Mẫu tờ trình mới nhất 2026: tờ trình nội bộ và lên cấp trên

Tờ trình là văn bản hành chính để cấp dưới trình bày đề xuất, xin phê duyệt hoặc xin chỉ đạo của cấp trên về một việc cụ thể. Mẫu chuẩn là Mẫu 1.4, Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP: có quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu “TTr”, “Kính gửi”, nội dung ba phần (lý do – đề xuất – kiến nghị) và chữ ký người có thẩm quyền.

Tờ trình là gì và dùng khi nào?

Tờ trình nằm trong nhóm văn bản hành chính được liệt kê tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận dùng tờ trình để đề xuất một chủ trương, giải pháp, kế hoạch hay khoản chi và xin cấp trên xem xét, phê duyệt.

Tình huống thường gặp:

• Phòng chuyên môn trình lãnh đạo cơ quan về việc mua sắm thiết bị, sửa chữa trụ sở.
• Đơn vị xin kinh phí tổ chức hội nghị, tập huấn, sự kiện.
• Đề nghị phê duyệt kế hoạch, đề án, dự án, nhân sự, khen thưởng.
• Cơ quan soạn thảo trình dự thảo văn bản lên cấp có thẩm quyền ban hành (với văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ trình còn phải theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật).

Phân biệt tờ trình, báo cáo và công văn

Tờ trình nội bộ và tờ trình lên cấp trên khác nhau thế nào?

“Tờ trình nội bộ” là cách gọi thông dụng cho tờ trình giữa các bộ phận trong cùng một cơ quan hoặc doanh nghiệp, ví dụ phòng kế toán trình giám đốc. “Tờ trình lên cấp trên” là tờ trình gửi cơ quan quản lý cấp trên, ví dụ trường học gửi Sở, phường gửi Ủy ban nhân dân tỉnh. Cơ quan nhà nước phải theo thể thức Nghị định 30. Doanh nghiệp tư nhân thường theo quy chế nội bộ, nhưng áp dụng bố cục này vẫn là cách làm gọn và chuyên nghiệp.

Bố cục và thể thức tờ trình theo Nghị định 30

Một tờ trình đầy đủ thể thức gồm các thành phần sau:

1. Quốc hiệu và tiêu ngữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành (kèm tên cơ quan chủ quản trực tiếp nếu có).
3. Số, ký hiệu: Số: …/TTr-[chữ viết tắt tên cơ quan].
4. Địa danh và ngày tháng năm ban hành.
5. Tên loại “TỜ TRÌNH” và trích yếu nội dung (ghi “Về việc …”).
6. Dòng “Kính gửi:” và tên cơ quan, cá nhân nhận tờ trình.
7. Nội dung tờ trình.
8. Chức vụ, chữ ký, họ tên người ký; dấu của cơ quan, tổ chức (hoặc chữ ký số đối với văn bản điện tử).
9. Nơi nhận.

Về kỹ thuật, Nghị định 30 yêu cầu trình bày trên khổ A4, chữ màu đen, phông chữ tiếng Việt Unicode (thường dùng Times New Roman) cỡ 13–14. Phần “Kính gửi” của tờ trình cấp dưới gửi cấp trên được trình bày ở vị trí riêng ngay dưới trích yếu. Phần nơi nhận có hai phần: “Kính gửi” ở trên, “Nơi nhận” với dòng “Như trên” ở cuối văn bản.

Mẫu tờ trình chuẩn (trình lên cấp trên)

Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay nội dung trong ngoặc vuông.

Hướng dẫn điền từng phần

1. Bước 1 – Đầu trang: ghi tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên cơ quan ban hành. Số ký hiệu theo thứ tự văn bản trong năm của cơ quan, số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước (ví dụ 05/TTr-…).
2. Bước 2 – Địa danh, ngày tháng: ghi nơi cơ quan đặt trụ sở và ngày ký ban hành. Cơ quan ở xã, phường ghi tên xã, phường hoặc tên tỉnh, thành phố theo quy định về địa danh của cơ quan mình.
3. Bước 3 – Trích yếu: viết một câu ngắn, nêu đúng việc cần trình, ví dụ “Về việc đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm 2026”.
4. Bước 4 – Kính gửi: chỉ ghi cơ quan hoặc người trực tiếp có thẩm quyền giải quyết. Nếu gửi nhiều nơi, liệt kê từng nơi trên từng dòng.
5. Bước 5 – Nội dung: viết theo 3 phần: lý do, đề xuất, kiến nghị. Số liệu, kinh phí phải rõ nguồn và có thể kiểm tra.
6. Bước 6 – Ký và đóng dấu: người đứng đầu hoặc người được ủy quyền ký. Cách ghi quyền hạn ký (TM., KT., TL.) theo Nghị định 30. Cách đóng dấu đúng vị trí xem tại bài cách đóng dấu giáp lai nhanh, đơn giản.
7. Bước 7 – Nơi nhận: ghi “Như trên” và các nơi cần gửi để biết, kèm “Lưu: VT” (văn thư).

Mẫu tờ trình xin kinh phí (ví dụ)

Ví dụ: Trường Tiểu học A (thuộc phường B) xin kinh phí tổ chức hội nghị tập huấn. Thông tin chỉ mang tính minh họa.

Mẫu tờ trình nội bộ đề xuất

Tờ trình nội bộ thường ngắn hơn. Ví dụ sau dùng cho bộ phận đề xuất mua sắm thiết bị gửi ban giám đốc.

Lỗi thường gặp khi viết tờ trình

• Nhầm với công văn hoặc báo cáo: tờ trình phải có đề xuất và kiến nghị cụ thể, không chỉ tường thuật tình hình.
• Trích yếu chung chung: “Về việc xin ý kiến” khiến cấp trên không biết nội dung chính. Hãy nêu rõ việc cần duyệt.
• Thiếu cơ sở: không có số liệu, dự toán, căn cứ nên khó được chấp thuận.
• Sai thể thức: thiếu ký hiệu “TTr”, để sai vị trí “Kính gửi”, quên dòng “Như trên” ở nơi nhận.
• Sai thẩm quyền: gửi cho cơ quan không có quyền quyết định hoặc người ký không đúng thẩm quyền.
• Quá dài: tờ trình nên gọn, phần chi tiết đưa vào phụ lục hoặc tài liệu đính kèm.

Nếu bạn soạn các giấy tờ thường gặp khác trong cơ quan, trường học, có thể tham khảo thêm mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản hoặc cách viết bản kiểm điểm. Khi cần sao y, chứng thực hồ sơ gửi kèm tờ trình, xem chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.

Căn cứ pháp lý

Câu hỏi thường gặp

Một tờ trình tốt có thể tóm lại trong ba ý: đúng thể thức theo Nghị định 30, đúng thẩm quyền người nhận và người ký, đề xuất rõ ràng có cơ sở. Bạn có thể dùng các mẫu trên làm khung rồi điều chỉnh theo quy chế của cơ quan hoặc doanh nghiệp mình.