Cách đóng dấu giáp lai, dấu treo, dấu chữ ký đúng quy định

Cách đóng dấu đúng quy định: dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng mực đỏ; khi đóng lên chữ ký thì trùm khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng tối đa 05 tờ. Quy định này nằm trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Quy định chung về cách đóng dấu

Với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập, việc đóng dấu thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Doanh nghiệp không bắt buộc áp dụng toàn bộ nghị định này, nhưng hầu hết đều làm theo để văn bản được các cơ quan, đối tác chấp nhận.

Nguyên tắc chung: dấu phải rõ nét, ngay ngắn, đúng chiều (chữ đọc xuôi), dùng mực dấu màu đỏ. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể trong quy chế văn thư.

Đóng dấu giáp lai là gì? Khi nào cần?

Đóng dấu giáp lai là đóng một con dấu lên mép của nhiều tờ giấy xếp chồng lệch nhau, sao cho tờ nào cũng có một phần hình dấu. Khi ghép lại, các phần này tạo thành con dấu hoàn chỉnh. Nhờ vậy, không ai có thể rút bớt hoặc thay một trang mà không bị phát hiện.

Các trường hợp thường phải đóng dấu giáp lai:

• Văn bản, hợp đồng có từ 02 tờ trở lên, nhất là hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng.
• Bản sao được chứng thực từ bản chính có từ 02 trang trở lên: người thực hiện chứng thực ghi lời chứng ở trang cuối và đóng dấu giáp lai.
• Văn bản công chứng có nhiều trang: các tờ được đánh số trang và đóng dấu giáp lai của tổ chức hành nghề công chứng.
• Hồ sơ dự thầu, báo cáo tài chính, biên bản nhiều trang theo yêu cầu của bên nhận.

Cá nhân không có con dấu thì thay bằng cách ký nháy từng trang. Ví dụ, khi lập giấy vay tiền nhiều trang, hai bên nên ký nháy vào lề mỗi trang.

Cách đóng dấu giáp lai nhanh, đẹp

1. Bước 1 – Sắp xếp: Kiểm tra đủ trang, đúng thứ tự, đã có chữ ký. Tách thành từng nhóm tối đa 05 tờ (không phải 05 trang; một tờ in hai mặt vẫn tính là một tờ).
2. Bước 2 – Xòe giấy: Úp các tờ xuống hoặc để ngửa tùy quy chế đơn vị, đẩy lệch mép phải của các tờ thành hình bậc thang, mỗi tờ lệch nhau khoảng 3–5 mm. Cách khác là gập đôi tài liệu theo chiều dọc rồi đặt mép phải lên nhau.
3. Bước 3 – Căn vị trí: Đặt dấu ở khoảng giữa chiều cao mép phải, sao cho phần dấu phủ lên tất cả các tờ trong nhóm.
4. Bước 4 – Đóng dấu: Ấn dấu dứt khoát một lần, giữ thẳng, không xoay hay di dấu để tránh nhòe.
5. Bước 5 – Nhóm tiếp theo: Với văn bản trên 05 tờ, đóng tiếp cho nhóm sau. Nên để tờ cuối của nhóm trước nằm trong nhóm sau để các nhóm liên kết với nhau.
6. Bước 6 – Kiểm tra: Xếp lại các tờ, xem mỗi tờ đều có phần dấu và các phần ghép khớp nhau.

Cách đóng dấu treo

Dấu treo dùng cho phụ lục, văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (ví dụ quy chế ban hành kèm quyết định). Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc một phần tiêu đề phụ lục, thường ở góc trên bên trái.

Dấu treo chỉ có ý nghĩa xác nhận phụ lục thuộc văn bản đã ký. Nó không thay thế chữ ký của người có thẩm quyền và không có giá trị như dấu trên chữ ký. Ví dụ: hóa đơn, phiếu giao hàng có dấu treo của người bán là cách xác nhận thông tin đơn vị bán. Với hóa đơn, bạn nên đọc thêm bài mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.

Cách đóng dấu lên chữ ký

1. Bước 1: Chỉ đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không đóng dấu vào giấy trắng hoặc văn bản chưa ký.
2. Bước 2: Đặt dấu sao cho phần dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký, lệch về phía bên trái.
3. Bước 3: Kiểm tra lại: hình dấu rõ nét, đúng chiều, vẫn nhìn thấy phần lớn chữ ký và họ tên người ký.

Cách đóng này giúp liên kết con dấu với chữ ký, khó cắt ghép. Lỗi phổ biến là đóng dấu tách rời chữ ký hoặc trùm kín toàn bộ chữ ký khiến không đọc được.

Văn bản hành chính có thể thức riêng về vị trí chữ ký, chức danh và con dấu. Bạn có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính để soạn văn bản đúng chuẩn.

Con dấu doanh nghiệp và dấu trên văn bản điện tử

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; việc quản lý, sử dụng, lưu giữ dấu theo điều lệ hoặc quy chế nội bộ. Doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Với văn bản điện tử của cơ quan nhà nước, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện bằng hình ảnh con dấu màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế, đặt ở vị trí trùm khoảng 1/3 chữ ký số của người có thẩm quyền về phía bên trái. Văn bản điện tử ký số không cần đóng dấu giáp lai.

Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu (áp dụng với các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh, không áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp).

Lỗi thường gặp khi đóng dấu

• Đóng dấu ngược chiều, nghiêng, nhòe, mờ không đọc được tên cơ quan.
• Dùng mực xanh, đen hoặc in màu con dấu thay cho đóng dấu thật trên văn bản giấy.
• Đóng dấu giáp lai quá 05 tờ một lần khiến phần dấu trên mỗi tờ quá nhỏ.
• Đóng dấu giáp lai nhưng thiếu dấu trên chữ ký ở trang cuối.
• Đóng dấu vào văn bản chưa ký, hoặc người không được giao nhiệm vụ tự ý đóng dấu.

Hồ sơ cá nhân như sơ yếu lý lịch cũng có quy cách xác nhận riêng. Xem bài mẫu sơ yếu lý lịch công chứng để biết vị trí đóng dấu xác nhận.

Căn cứ pháp lý

Câu hỏi thường gặp

Nắm đúng ba cách đóng dấu cơ bản (trên chữ ký, giáp lai, treo) giúp văn bản của bạn chặt chẽ, được chấp nhận khi nộp hồ sơ và hạn chế tranh chấp. Doanh nghiệp nên ghi rõ các quy tắc này trong quy chế nội bộ. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.