Mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ hiện nay phải là hóa đơn điện tử: hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Tờ “hóa đơn bán lẻ” mua sẵn ở hiệu sách chỉ là phiếu bán hàng nội bộ, không có giá trị như hóa đơn. Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
- Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 01/7/2026; không còn khái niệm “hóa đơn bán lẻ” giấy viết tay có giá trị pháp lý.
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền; hộ từ 1 tỷ đồng trở xuống được tự nguyện đăng ký.
- Không còn ngưỡng “dưới 200.000 đồng không phải xuất hóa đơn”; khách không lấy thông tin thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
- Bài có mẫu phiếu bán lẻ dùng nội bộ và khung nội dung bắt buộc của hóa đơn bán hàng điện tử.
Hóa đơn bán lẻ là gì? Có phải hóa đơn hợp lệ không?
Trong đời sống, “hóa đơn bán lẻ” thường chỉ tờ phiếu in sẵn (mua ở hiệu sách, văn phòng phẩm) mà cửa hàng ghi tay tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền rồi đưa khách. Cách gọi này đã có từ lâu, nhưng pháp luật về hóa đơn không có loại nào tên là “hóa đơn bán lẻ”.
Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các loại hóa đơn chính gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: dùng cho người bán khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng: dùng cho người bán khai thuế theo phương pháp trực tiếp, trong đó có hộ, cá nhân kinh doanh. Đây chính là loại gần nhất với cách hiểu “hóa đơn bán lẻ”.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng được lập từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, phù hợp với cửa hàng bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.
- Một số loại khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận tải, hóa đơn thương mại…
Lưu ý: Tờ phiếu “hóa đơn bán lẻ” ghi tay không được dùng để kê khai, khấu trừ thuế hay hạch toán chi phí cho doanh nghiệp mua hàng. Nó chỉ có giá trị như giấy biên nhận giữa hai bên, giúp khách đối chiếu hàng hóa, bảo hành hoặc đổi trả.
Quy định hóa đơn mới nhất áp dụng từ 01/7/2026
Trước đây, hóa đơn, chứng từ thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/6/2025). Hiện nay, từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực và thay thế hai nghị định trên. Một số điểm người bán lẻ cần nắm:
| Nội dung | Trước đây | Hiện nay (tháng 10/2026) |
|---|---|---|
| Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in | Được bán, cấp cho một số đối tượng | Hết giá trị sử dụng từ 01/7/2026 |
| Bán lẻ dưới 200.000 đồng | Thời Thông tư 39/2014 được lập bảng kê cuối ngày nếu khách không lấy hóa đơn | Không còn ngưỡng này; mỗi lần bán đều phải lập hóa đơn (với người thuộc diện dùng hóa đơn) |
| Khách lẻ không cung cấp thông tin | Có thể để trống thông tin người mua | Ghi “Bán cho người tiêu dùng” ở phần người mua |
| Giao dịch ban đêm (22h–6h) khi chưa có phần mềm lập tự động | Chưa có quy định riêng | Được lập hóa đơn chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo |
| Viết tắt tên, địa chỉ dài | Hạn chế | Được viết tắt một số từ phổ biến (P., TP., TNHH…) nhưng phải xác định được đúng địa chỉ, tên đăng ký |
Hộ kinh doanh nào phải dùng hóa đơn điện tử?
Từ năm 2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà chuyển sang tự khai, tự nộp. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các quy định về quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh, nghĩa vụ dùng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào doanh thu năm:
| Doanh thu năm | Hóa đơn |
|---|---|
| Từ 1 tỷ đồng trở xuống | Không bắt buộc hóa đơn điện tử; được tự nguyện đăng ký nếu đủ điều kiện |
| Trên 1 tỷ đồng | Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền |
| Hộ mới kinh doanh hoặc doanh thu lũy kế trong năm vượt 1 tỷ đồng | Phải đăng ký dùng hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định kể từ khi doanh thu vượt ngưỡng |
Nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN của hộ kinh doanh được xác định theo ngưỡng doanh thu và phương pháp tính thuế hiện hành; bạn nên kiểm tra với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hộ có nhiều cửa hàng dùng chung mã số thuế của hộ và ghi mã địa điểm kinh doanh trên từng hóa đơn. Từ 01/7/2025, mã số thuế của cá nhân, chủ hộ là số định danh cá nhân; bạn có thể xem thêm bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử do phần mềm hóa đơn hoặc máy tính tiền tự sinh theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế, người bán không tự thiết kế tờ giấy như trước. Tuy vậy, bạn cần biết hóa đơn phải thể hiện những thông tin nào để kiểm tra khi chọn phần mềm hoặc khi nhận hóa đơn. Khung dưới đây mô tả bố cục thông thường của một hóa đơn bán hàng điện tử:
KHUNG NỘI DUNG HÓA ĐƠN BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ (THAM KHẢO)
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Ký hiệu mẫu số hóa đơn: …… Ký hiệu hóa đơn: ………… Số: …………
Ngày …… tháng …… năm 20……
Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã): ………………………………
Tên người bán (hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh): ………………………………
Mã số thuế: ……………………… Mã địa điểm kinh doanh (nếu có): …………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………
Họ tên người mua: ……………………… (hoặc “Bán cho người tiêu dùng”)
Tên đơn vị mua: ……………………………… Mã số thuế/Số định danh: ……………
Địa chỉ người mua: ……………………………………………………………
Hình thức thanh toán: …………………
STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền
1 | ………………………… | …… | …… | ………… | …………
2 | ………………………… | …… | …… | ………… | …………
Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: ……………………………
Số tiền viết bằng chữ: ………………………………………………………
Người mua hàng (nếu có) Người bán hàng
(Chữ ký số, nếu có) (Chữ ký số/chữ ký điện tử)
Tra cứu hóa đơn tại: ……………………… Mã tra cứu: …………
Hướng dẫn các mục quan trọng
- Ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn: phần mềm tự cấp theo quy định; hóa đơn bán hàng có ký hiệu mẫu số khác hóa đơn GTGT.
- Mã của cơ quan thuế: chỉ có trên hóa đơn có mã. Hóa đơn từ máy tính tiền có mã hoặc chuỗi nhận diện riêng để khách tra cứu.
- Thông tin người mua: khách là doanh nghiệp cần ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ; khách lẻ không cung cấp thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
- Hàng hóa: ghi tên cụ thể, không ghi chung chung kiểu “hàng hóa” hay “đồ dùng”.
- Thuế: hóa đơn bán hàng không có dòng thuế suất GTGT như hóa đơn GTGT.
Mẫu phiếu bán lẻ (hóa đơn bán lẻ) dùng nội bộ
Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống chưa đăng ký hóa đơn điện tử vẫn nên đưa khách một phiếu bán hàng để làm bằng chứng giao dịch và ghi sổ doanh thu. Mẫu dưới đây có thể in sẵn hoặc lập trên máy, nhưng cần ghi rõ đây không phải hóa đơn để tránh hiểu nhầm.
MẪU PHIẾU BÁN HÀNG (HÓA ĐƠN BÁN LẺ NỘI BỘ)
CỬA HÀNG/HỘ KINH DOANH: ………………………………………………………
Địa chỉ: ………………………………………………………………………………
Mã số thuế (số định danh cá nhân của chủ hộ): ……………………………
PHIẾU BÁN HÀNG
Số: ………… Ngày …… tháng …… năm 20……
Tên khách hàng: ………………………………………………………………
Địa chỉ/Số điện thoại khách (nếu khách đồng ý cung cấp): ……………………
STT | Tên hàng | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền
1 | ………………………… | …… | …… | ………… | …………
2 | ………………………… | …… | …… | ………… | …………
3 | ………………………… | …… | …… | ………… | …………
Tổng cộng: ……………………………… đồng
Bằng chữ: …………………………………………………………………………
Hình thức thanh toán: Tiền mặt ☐ Chuyển khoản ☐
Khách hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
……………………… ………………………
Ghi chú: Phiếu này dùng để xác nhận giao dịch, không thay thế hóa đơn theo quy định về hóa đơn, chứng từ.
Cách điền phiếu bán lẻ
- Bước 1: In thông tin cửa hàng cố định ở đầu phiếu, đánh số phiếu liên tục để dễ đối chiếu sổ doanh thu.
- Bước 2: Ghi ngày bán thực tế, tên khách (nếu khách đồng ý). Không bắt buộc ghi số điện thoại của khách.
- Bước 3: Ghi từng mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; cộng tổng và ghi bằng chữ.
- Bước 4: Hai bên ký. Cửa hàng nên lưu một liên hoặc chụp lại để ghi sổ và đối chiếu với tài khoản nhận tiền bán hàng.
Nếu phiếu là giấy biên nhận số tiền lớn hoặc bán trả chậm, bạn có thể tham khảo thêm cách ghi nghĩa vụ trả tiền tại bài mẫu giấy ghi nợ viết tay. Với phiếu nhiều tờ, có thể đóng dấu giáp lai nếu cửa hàng có con dấu.
Khách cần hóa đơn mà hộ chưa dùng hóa đơn điện tử thì làm gì?
Hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống, nếu khách (thường là doanh nghiệp) yêu cầu hóa đơn, có hai hướng:
- Tự nguyện đăng ký dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc từ máy tính tiền, nếu thường xuyên có khách cần hóa đơn.
- Đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh: hộ khai, nộp thuế (nếu có) theo từng lần rồi được cấp hóa đơn cho giao dịch đó.
Thủ tục đăng ký thực hiện với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thông thường qua cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng của ngành thuế. Nếu chưa rõ mã số thuế của mình, xem hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Ví dụ thực tế
Chị Lan bán văn phòng phẩm, doanh thu năm 2025 khoảng 800 triệu đồng. Năm 2026, chị chưa đăng ký hóa đơn điện tử. Một công ty mua 15 triệu đồng hàng và cần hóa đơn để hạch toán. Tờ “hóa đơn bán lẻ” ghi tay không đáp ứng yêu cầu của công ty, nên chị phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã cho giao dịch này hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đến tháng 9/2026, nếu doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng, chị phải đăng ký hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định.
Mức phạt khi không lập hóa đơn
Người thuộc diện phải dùng hóa đơn mà bán hàng không lập hóa đơn bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (đã được sửa đổi, bổ sung). Mức phạt tăng dần theo số lượng hóa đơn không lập; khi cần con số cụ thể, bạn nên đối chiếu văn bản hợp nhất mới nhất hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý.
Cảnh báo: Theo nguyên tắc chung, mức phạt tiền về hóa đơn quy định cho tổ chức; hộ, cá nhân kinh doanh vi phạm cùng hành vi bị phạt bằng một nửa. Ngoài tiền phạt, người bán còn bị buộc lập hóa đơn và có thể bị truy thu thuế nếu che giấu doanh thu. Dùng phiếu bán lẻ để thay hóa đơn khi đã thuộc diện bắt buộc là vi phạm.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 2025.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử (hiệu lực từ 01/7/2026), thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Các văn bản hướng dẫn về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (đã được sửa đổi, bổ sung).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán lẻ viết tay có hợp lệ không?
Không. Hóa đơn bán lẻ viết tay chỉ là phiếu bán hàng, giấy biên nhận giữa hai bên. Doanh nghiệp mua hàng không dùng được để khấu trừ thuế hay tính chi phí hợp lý.
Hộ kinh doanh nhỏ có bắt buộc xuất hóa đơn không?
Hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nhưng được tự nguyện đăng ký. Khi doanh thu vượt 1 tỷ đồng, hộ phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.
Bán hàng dưới 200.000 đồng có phải xuất hóa đơn?
Có, nếu bạn thuộc diện dùng hóa đơn. Quy định cũ cho phép không lập hóa đơn từng lần với giao dịch dưới 200.000 đồng đã hết hiệu lực từ lâu; hiện mỗi giao dịch đều phải lập hóa đơn.
Hóa đơn bán hàng khác hóa đơn GTGT thế nào?
Hóa đơn GTGT dùng cho người khai thuế theo phương pháp khấu trừ và có dòng thuế suất, tiền thuế GTGT. Hóa đơn bán hàng dùng cho người khai thuế theo phương pháp trực tiếp như hộ kinh doanh, không tách riêng tiền thuế GTGT.
Khách lẻ không cho thông tin thì ghi gì trên hóa đơn?
Ở phần người mua, ghi “Bán cho người tiêu dùng”. Nếu khách là doanh nghiệp cần hóa đơn, phải ghi đầy đủ tên, mã số thuế và địa chỉ theo đăng ký.
Nói ngắn gọn, “mẫu hóa đơn bán lẻ” giấy chỉ còn dùng như phiếu bán hàng nội bộ. Hóa đơn hợp lệ hiện nay là hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hộ kinh doanh nên theo dõi doanh thu lũy kế để đăng ký hóa đơn điện tử đúng hạn khi vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.
