Đơn xin nghỉ phép: mẫu đơn giản, cách viết chuẩn 2026

Đơn xin nghỉ phép là văn bản người lao động gửi người sử dụng lao động hoặc người quản lý trực tiếp để báo trước và đề nghị chấp thuận cho nghỉ trong một khoảng thời gian. Đơn cần có đủ: người nhận, thông tin người viết, lý do, thời gian nghỉ, cam kết bàn giao công việc, ngày tháng và chữ ký. Bạn có thể dùng ngay các mẫu bên dưới, chỉ cần thay thông tin của mình.

Khi nào cần viết đơn xin nghỉ phép?

Bạn nên làm đơn trong mọi trường hợp nghỉ có kế hoạch: nghỉ phép năm đi du lịch, về quê, giải quyết việc gia đình, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng hoặc xin nghỉ không lương. Đơn là bằng chứng bạn đã báo trước và được đồng ý, tránh bị coi là tự ý nghỉ việc.

Pháp luật lao động chỉ yêu cầu người lao động thông báo với người sử dụng lao động trong các trường hợp nghỉ việc riêng. Hình thức thông báo (đơn giấy, email, phần mềm nhân sự, tin nhắn) thường do nội quy lao động hoặc quy chế của đơn vị quy định. Vì vậy trước khi viết, hãy xem công ty hoặc cơ quan bạn có mẫu riêng không. Nếu có, dùng mẫu đó; nếu chưa có, dùng các mẫu trong bài.

Đơn xin nghỉ phép là một dạng văn bản hành chính thông dụng, nên cần diễn đạt ngắn gọn, lịch sự, đúng chuẩn mực. Bạn có thể tham khảo thêm về phong cách ngôn ngữ hành chính để viết đơn trang trọng và rõ ý hơn.

Quy định nghỉ phép hiện hành năm 2026

Đến tháng 10/2026, nghỉ phép của người lao động trong doanh nghiệp vẫn thực hiện theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 112 đến Điều 115) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Chế độ nghỉ ốm, thai sản thực hiện theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025.

Nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?

Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động.

Nếu làm chưa đủ 12 tháng, số ngày phép được tính theo tỷ lệ với số tháng làm việc. Bạn cũng có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp, tối đa không quá 3 năm một lần. Khi thôi việc hoặc mất việc mà chưa nghỉ hết phép, bạn được thanh toán tiền cho những ngày chưa nghỉ.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước. Người lao động cũng có thể tự đề xuất thời điểm nghỉ bằng đơn xin nghỉ phép năm.

Nghỉ việc riêng và nghỉ không hưởng lương

Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ việc riêng vẫn hưởng nguyên lương và phải thông báo trong các trường hợp sau:

• Bản thân kết hôn: nghỉ 3 ngày.
• Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ 1 ngày.
• Cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ vợ hoặc chồng qua đời; vợ hoặc chồng qua đời; con đẻ, con nuôi qua đời: nghỉ 3 ngày.

Ngoài ra, bạn được nghỉ không hưởng lương 1 ngày và phải thông báo khi ông bà nội, ngoại hoặc anh chị em ruột qua đời, hoặc khi cha mẹ, anh chị em ruột kết hôn. Với các lý do khác, bạn có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ không hưởng lương.

Nghỉ ốm có được hưởng chế độ không?

Nghỉ ốm không trừ vào phép năm. Nếu đang tham gia BHXH bắt buộc và nghỉ việc vì điều trị bệnh có giấy tờ của cơ sở khám chữa bệnh, bạn có thể được hưởng trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH. Luật BHXH 2024 bổ sung cách tính ốm đau không trọn ngày: nghỉ dưới nửa ngày tính là nửa ngày, từ nửa ngày đến dưới một ngày tính là một ngày. Với bệnh cần chữa trị dài ngày, thời gian hưởng trong một năm tối đa từ 30 đến 70 ngày tùy điều kiện làm việc, mức hưởng 75% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Khi nghỉ việc và muốn rút BHXH, bạn có thể xem cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.

Cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn

Dù là đơn xin nghỉ phép viết tay hay soạn trên máy tính, bố cục nên gồm các phần sau:

1. Bước 1: Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu nộp cho cơ quan nhà nước hoặc đơn vị yêu cầu) và tên đơn: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP.
2. Bước 2: Kính gửi – ghi rõ người nhận: Ban giám đốc, trưởng phòng, trưởng bộ phận nhân sự hoặc thủ trưởng đơn vị.
3. Bước 3: Thông tin người viết – họ tên, chức danh, bộ phận, mã nhân viên (nếu có).
4. Bước 4: Nội dung xin nghỉ – loại nghỉ (phép năm, ốm, việc riêng, không lương), số ngày, từ ngày nào đến hết ngày nào, ngày đi làm lại.
5. Bước 5: Lý do – nêu ngắn gọn, trung thực. Không cần kể dài dòng chuyện cá nhân.
6. Bước 6: Bàn giao công việc – ghi người nhận bàn giao, việc đã sắp xếp, cách liên lạc khi cần.
7. Bước 7: Cam kết, ngày tháng, chữ ký – kèm ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền (nếu đơn vị dùng mẫu có phần duyệt).

Nên nộp đơn sớm hơn thời hạn đơn vị quy định. Với nghỉ có kế hoạch, nhiều nơi yêu cầu báo trước từ 1 đến vài ngày làm việc, nghỉ dài thường báo trước lâu hơn. Con số cụ thể phụ thuộc nội quy lao động của từng đơn vị.

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Hướng dẫn điền: ghi chính xác số ngày làm việc, không tính ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ nằm giữa kỳ nghỉ nếu đơn vị không tính vào phép. Nếu muốn nghỉ gộp phép nhiều năm, ghi rõ trong phần nội dung và xin thỏa thuận với người sử dụng lao động.

Mẫu đơn xin nghỉ ốm

Mẫu đơn xin nghỉ việc riêng

Với trường hợp đột xuất như người thân qua đời, bạn có thể báo miệng hoặc nhắn tin cho quản lý trước, sau đó bổ sung đơn và giấy tờ khi quay lại làm việc.

Mẫu đơn xin nghỉ không lương

Nghỉ không hưởng lương cần có sự đồng ý của người sử dụng lao động. Nếu nghỉ liên tục từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, tháng đó thường không phải đóng BHXH bắt buộc và thời gian này không được tính là thời gian đóng. Hãy hỏi bộ phận nhân sự để biết cách xử lý cụ thể.

Mẫu đơn xin phép nghỉ học

Từ khóa “đơn xin nghỉ phép” cũng được nhiều phụ huynh, học sinh, sinh viên tìm để xin nghỉ học. Mẫu dưới đây dành cho phụ huynh viết thay con.

Đối với sinh viên đại học, bạn nên gửi đơn cho giảng viên phụ trách học phần hoặc cố vấn học tập, kèm giấy tờ minh chứng lý do.

Lưu ý khi nộp đơn xin nghỉ phép

• Nộp trước, giữ bản sao. Bạn nên chụp lại đơn đã có chữ ký hoặc lưu email để làm bằng chứng. Gửi trước là cách tốt nhất để tránh bị coi là nghỉ không phép.
• Không nghỉ khi chưa được duyệt. Trừ trường hợp khẩn cấp, bạn nên chờ phản hồi. Tự ý bỏ việc từ 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng có thể bị xử lý kỷ luật sa thải theo nội quy lao động.
• Thống nhất hình thức. Nhiều đơn vị dùng phần mềm nhân sự, email hoặc biểu mẫu in sẵn. Hãy dùng đúng hình thức quy định. Đơn viết tay cần ký tươi; nếu đơn vị yêu cầu đóng dấu duyệt, bạn tham khảo thêm cách đóng dấu giáp lai cho các văn bản nhiều trang.
• Người chưa thành niên. Người lao động dưới 18 tuổi có quy định riêng về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và được nghỉ phép năm 14 ngày. Bạn xem thêm độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
• Viên chức, công chức, lực lượng vũ trang. Chế độ nghỉ phép có thể theo văn bản chuyên ngành riêng, nên cần hỏi bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan.
• Trung thực. Không nêu lý do sai sự thật hoặc dùng giấy tờ giả; đây là lỗi nặng có thể dẫn đến kỷ luật.

Căn cứ pháp lý

Thông tin cập nhật tháng 10/2026.

Câu hỏi thường gặp

Một đơn xin nghỉ phép tốt chỉ cần ngắn, rõ, đúng người nhận và gửi trước. Hãy xác định loại nghỉ (phép năm, ốm, việc riêng hay không lương), chọn mẫu phù hợp ở trên, điền thông tin chính xác và lưu lại bản đã được duyệt để bảo vệ quyền lợi của mình.