Mẫu giấy đi công tác thường được hiểu là giấy đi đường (kèm văn bản cử đi công tác) để chứng minh bạn được cử đi làm nhiệm vụ ở nơi khác và làm căn cứ thanh toán công tác phí. Hiện nay chưa có một mẫu duy nhất bắt buộc cho mọi đơn vị: cơ quan nhà nước dùng mẫu C16-HD hoặc mẫu tự ban hành, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu miễn đủ thông tin.
Tóm tắt nhanh
- Giấy đi đường gồm: thông tin người đi, căn cứ cử đi (công lệnh, quyết định, giấy giới thiệu), lộ trình, thời gian, phương tiện, xác nhận của nơi đến và phần thanh toán.
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp: thanh toán công tác phí theo Thông tư 40/2017/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 04/05/2025).
- Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (từ 01/01/2026): mẫu giấy đi đường không còn trong phụ lục, doanh nghiệp tự thiết kế và quy định trong quy chế nội bộ.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC có thể tiếp tục dùng mẫu 04-LĐTL.
- Phụ cấp lưu trú đi công tác trong đất liền: 300.000 đồng/ngày (cơ quan nhà nước).
Giấy đi công tác là gì, gồm những loại nào?
Trên thực tế, khi nói “giấy đi công tác”, người ta thường nhắc tới ba loại giấy tờ khác nhau:
- Văn bản cử đi công tác (quyết định, công lệnh, giấy cử, giấy mời tham gia đoàn công tác): do người có thẩm quyền của đơn vị ký, cho biết ai đi, đi đâu, bao lâu, làm gì.
- Giấy đi đường: do đơn vị cấp cho người đi công tác, có xác nhận của nơi đến để chứng minh thời gian, địa điểm công tác và lưu trú.
- Giấy giới thiệu: giới thiệu người đến làm việc với cơ quan, tổ chức khác. Giấy này khác giấy đi đường nhưng thường được dùng kèm.
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền, kể cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình và thời gian đi đường.
Năm 2026 nên dùng mẫu nào?
Tùy loại đơn vị mà bạn chọn mẫu phù hợp:
| Đối tượng | Mẫu có thể dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập | Mẫu C16-HD (tham khảo theo Thông tư 107/2017/TT-BTC) hoặc mẫu do đơn vị ban hành | Phải khớp với quy chế chi tiêu nội bộ và Thông tư 40/2017/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC) |
| Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (từ 01/01/2026) | Mẫu tự thiết kế | Mẫu 04-LĐTL của Thông tư 200 không còn trong phụ lục, nhưng việc không có mẫu hướng dẫn không có nghĩa là bỏ chứng từ |
| Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC | Mẫu 04-LĐTL | Được điều chỉnh cho phù hợp hoạt động và quy trình quản lý |
| Đi công tác nước ngoài bằng ngân sách nhà nước | Hồ sơ theo chế độ công tác phí nước ngoài | Không dùng mẫu công tác trong nước |
Lưu ý: Một số cơ quan thuế địa phương đã hướng dẫn rằng pháp luật kế toán và thuế hiện hành không coi giấy đi đường là điều kiện bắt buộc để hạch toán chi phí công tác của doanh nghiệp. Khi tự thanh toán rồi được hoàn lại, doanh nghiệp cần tối thiểu có quyết định hoặc văn bản cử đi công tác cùng hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Dù vậy, giấy đi đường vẫn là chứng từ nên giữ để quản trị nội bộ và để khỏi tranh cãi khi quyết toán.
Mẫu giấy đi đường (để sao chép)
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây vào Word, thay tên đơn vị và chỉnh các cột theo quy chế của mình.
MẪU GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Đơn vị: …………………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Bộ phận: …………………………………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số: ………… /GĐĐ
Cấp cho ông/bà: …………………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………… Đơn vị công tác: ………………………………
Được cử đi công tác tại: ………………………………………………………………
Theo quyết định (công lệnh/giấy giới thiệu) số ……… ngày ……/……/………
Nội dung công tác: ……………………………………………………………………
Từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………
Phương tiện di chuyển: ……………………………………………………………
……, ngày ……… tháng ……… năm ………
Người duyệt (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Thủ trưởng đơn vị / Phụ trách bộ phận (Ký, ghi rõ họ tên)
Tiền tạm ứng trước: Lương ……………… đồng; Công tác phí ……………… đồng; Cộng ……………… đồng
| Ngày | Nơi đi | Nơi đến | Phương tiện | Độ dài chặng đường (km) | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Xác nhận của cơ quan/nơi lưu trú (ký, đóng dấu) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| …… | …… | …… | …… | …… | …… | …… | …… |
| …… | …… | …… | …… | …… | …… | …… | …… |
Thanh toán công tác phí:
– Vé đi lại: ……… vé × ……… đồng = ……… đồng
– Cước hành lý, tài liệu (nếu có): ……… đồng
– Phụ cấp lưu trú: ……… ngày × ……… đồng = ……… đồng
– Tiền thuê phòng nghỉ: ……… đồng
– Chi phí khác (nếu có): ……… đồng
Tổng cộng: ……… đồng. Số tiền đã tạm ứng: ……… đồng.
Số tiền phải nộp lại / được thanh toán thêm: ……… đồng.
Người đi công tác Phụ trách bộ phận Kế toán Người duyệt (Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu giấy cử đi công tác
Đây là văn bản làm căn cứ để cấp giấy đi đường và thanh toán. Doanh nghiệp, cơ quan có thể dùng làm giấy cử hoặc lệnh công tác nội bộ.
MẪU GIẤY CỬ ĐI CÔNG TÁC
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ: …………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: ……… /GCCT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày ……… tháng ……… năm ………
GIẤY CỬ ĐI CÔNG TÁC
Căn cứ yêu cầu công việc và quy chế của …………………………………………,
…………………………………… (chức danh người ký) cử:
1. Ông/bà: …………………………… Chức vụ: …………………… Bộ phận: ……………………
2. Ông/bà: …………………………… Chức vụ: …………………… Bộ phận: ……………………
Đi công tác tại: …………………………………………………………………………
Làm việc với: ……………………………………………………………………………
Nội dung công tác: …………………………………………………………………
Thời gian: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/………
Phương tiện: ……………………… Kinh phí: …………………………………………
Các bộ phận liên quan (hành chính, kế toán) có trách nhiệm hỗ trợ người đi công tác hoàn tất thủ tục tạm ứng, thanh toán theo quy định của đơn vị.
Người đi công tác (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu)
Khi soạn văn bản, bạn nên giữ văn phong ngắn gọn, đúng thể thức. Có thể xem thêm phong cách ngôn ngữ hành chính để diễn đạt chuẩn hơn và cách đóng dấu giáp lai khi giấy tờ có nhiều trang.
Hướng dẫn cách ghi từng mục
- Bước 1 – Điền thông tin người đi: ghi đúng họ tên, chức vụ, bộ phận như trong hồ sơ nhân sự.
- Bước 2 – Ghi căn cứ cử đi: nêu số, ngày của quyết định, công lệnh hoặc giấy giới thiệu. Nếu chưa có văn bản này, nên xin ký duyệt trước khi đi.
- Bước 3 – Ghi nơi đến, nội dung, thời gian: ghi địa danh theo đơn vị hành chính hiện hành (tỉnh/thành, xã/phường). Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện, nên không ghi “quận/huyện” theo cách cũ.
- Bước 4 – Điền lộ trình từng chặng: mỗi chặng đi hoặc về ghi một dòng, gồm ngày, nơi đi, nơi đến, phương tiện, số km.
- Bước 5 – Xin xác nhận tại nơi đến: cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú) ký, đóng dấu xác nhận ngày đến, ngày đi.
- Bước 6 – Quyết toán: sau chuyến đi, người đi công tác điền phần thanh toán, đính kèm vé, hóa đơn và nộp cho kế toán để đối chiếu với số tiền đã tạm ứng.
Hồ sơ thanh toán công tác phí gồm những gì?
Với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp, công tác phí gồm chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ, cước hành lý và tài liệu mang theo (nếu có). Để được thanh toán, bạn cần đáp ứng ba điều kiện: đúng nhiệm vụ được giao, được thủ trưởng cử đi (hoặc mời tham gia đoàn công tác) và có đủ chứng từ.
Bộ chứng từ thường gồm:
- Văn bản cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác;
- Giấy đi đường có xác nhận của cơ quan nơi đến hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú;
- Vé phương tiện, hóa đơn thuê phòng hợp lệ (khi thanh toán theo thực tế);
- Bảng kê thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng/hoàn ứng theo quy chế đơn vị.
Mức phụ cấp lưu trú hiện nay
Theo Thông tư 40/2017/TT-BTC được sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 04/05/2025), phụ cấp lưu trú là khoản hỗ trợ thêm ngoài tiền lương, tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi trở về, gồm cả thời gian đi đường. Mức hiện hành:
| Trường hợp | Mức |
|---|---|
| Đi công tác trong đất liền | 300.000 đồng/ngày (trước đây 200.000 đồng/ngày) |
| Làm nhiệm vụ trên biển, đảo | 400.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo (trước đây 250.000 đồng) |
| Đi và về trong ngày | Thủ trưởng quyết định theo số giờ, quãng đường, quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ |
Doanh nghiệp không bị ràng buộc bởi mức này khi tự quy định chế độ công tác phí cho người lao động, nhưng cần ghi rõ trong quy chế và có chứng từ hợp lý để chi phí được tính hợp lệ. Nếu cần đối chiếu chứng từ mua hàng, dịch vụ phát sinh trong chuyến đi, bạn có thể tham khảo mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Những lưu ý khi lập và sử dụng giấy đi công tác
Cảnh báo: Không tự ý ghi sai ngày, kéo dài số ngày công tác hoặc làm việc riêng trong thời gian công tác để hưởng phụ cấp. Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác không được thanh toán công tác phí, và khai khống chứng từ có thể bị xử lý kỷ luật hoặc xử lý theo quy định pháp luật.
- Cấp trước khi đi: nên hoàn tất văn bản cử và giấy đi đường trước ngày khởi hành để xin tạm ứng đúng quy trình.
- Dấu xác nhận: nơi đến chỉ cần xác nhận ngày đến và ngày đi. Nếu nơi lưu trú là khách sạn, nhà khách, có thể nhờ xác nhận ở đó.
- Chuyến đi nhiều nơi: mỗi nơi đến xác nhận một dòng trong bảng lộ trình.
- Thanh toán khoán: với tiền thuê phòng hoặc tiền phương tiện tự túc, đơn vị phải quy định mức khoán trong quy chế chi tiêu nội bộ.
- Xin nghỉ gắn với chuyến đi: nếu nối thêm ngày phép sau chuyến công tác, bạn cần làm riêng đơn xin nghỉ phép, không ghi lẫn vào giấy đi đường.
- Bên ngoài cơ quan nhà nước: khi cần xin giấy tờ xác nhận về bản thân để làm việc với đối tác, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Ví dụ: Chị Lan là chuyên viên một sở ở tỉnh A, được cử đi họp 3 ngày tại tỉnh B. Chị nhận giấy cử, xin giấy đi đường, nhờ cơ quan nơi họp đóng dấu xác nhận. Khi về, chị nộp giấy đi đường, vé tàu, hóa đơn khách sạn cho kế toán. Phụ cấp lưu trú tính 3 ngày × 300.000 đồng = 900.000 đồng (nếu đơn vị áp dụng mức tối đa theo quy chế), trừ số tiền đã tạm ứng.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị;
- Thông tư 12/2025/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 40/2017/TT-BTC (hiệu lực từ 04/05/2025);
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2026);
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;
- Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (mẫu C16-HD);
- Thông tư 200/2014/TT-BTC (đã được thay thế bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC từ năm tài chính 2026);
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Đơn vị cần đối chiếu quy chế chi tiêu nội bộ và văn bản hướng dẫn mới của Bộ Tài chính trước khi áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đi đường có bắt buộc không?
Với cơ quan nhà nước, giấy đi đường có xác nhận của nơi đến là chứng từ thanh toán công tác phí theo Thông tư 40/2017/TT-BTC. Với doanh nghiệp, pháp luật kế toán và thuế hiện hành không đặt giấy này là điều kiện bắt buộc, nhưng doanh nghiệp vẫn nên dùng và quy định trong quy chế nội bộ.
Năm 2026 còn dùng mẫu 04-LĐTL được không?
Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vẫn có thể dùng mẫu này. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC có thể lấy mẫu cũ làm tham khảo và tự thiết kế mẫu phù hợp.
Ai ký, đóng dấu giấy đi đường?
Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền ký duyệt và đóng dấu đơn vị cử đi. Cơ quan nơi đến (hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú) ký, đóng dấu xác nhận ở phần lộ trình.
Phụ cấp lưu trú đi công tác là bao nhiêu?
Cán bộ, công chức, viên chức đi công tác trong đất liền hưởng 300.000 đồng/ngày, trên biển, đảo là 400.000 đồng/ngày thực tế. Đi và về trong ngày do thủ trưởng đơn vị quyết định trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Đi công tác bằng xe cá nhân có được thanh toán không?
Có thể được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện, nhưng không vượt chế độ quy định và phải được ghi trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Mất giấy đi đường thì làm thế nào?
Bạn báo bộ phận hành chính hoặc kế toán để cấp lại hoặc làm giấy xác nhận thay thế, kèm vé, hóa đơn lưu trú và xác nhận của nơi đến. Việc chấp nhận hồ sơ do thủ trưởng đơn vị quyết định theo quy chế.
Tóm lại, giấy đi công tác là bộ hồ sơ gồm văn bản cử đi và giấy đi đường có xác nhận của nơi đến. Cơ quan nhà nước làm theo Thông tư 40/2017/TT-BTC (sửa đổi năm 2025), còn doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu khi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC. Bạn chỉ cần điền đủ thông tin, giữ chứng từ và ghi đúng thời gian để việc thanh toán thuận lợi.
