Giấy đi đường là chứng từ do cơ quan, doanh nghiệp cấp cho người được cử đi công tác. Giấy ghi nơi đi, nơi đến, thời gian, phương tiện và có xác nhận của nơi đến công tác. Đây là căn cứ để thanh toán tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú và chứng minh chuyến công tác có thật. Mẫu quen thuộc nhất là mẫu số 04-LĐTL.
Tóm tắt nhanh
- Giấy đi đường là chứng từ xác nhận người lao động, cán bộ, viên chức đi công tác theo phân công và là căn cứ thanh toán công tác phí.
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp dùng kinh phí ngân sách: giấy đi đường có đóng dấu xác nhận của nơi đến là một chứng từ thanh toán công tác phí (Thông tư 40/2017/TT-BTC).
- Doanh nghiệp: pháp luật kế toán, thuế không bắt buộc phải có giấy đi đường. Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng vì quy chế nội bộ yêu cầu.
- Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200 nhưng không ban hành mẫu giấy đi đường bắt buộc. Mẫu 04-LĐTL vẫn dùng được, có thể điều chỉnh.
Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường là văn bản do bộ phận hành chính – nhân sự (hoặc văn phòng) của cơ quan, đơn vị lập, cấp cho người được cử đi làm việc ở nơi khác. Nội dung chính gồm: họ tên, chức vụ, căn cứ cử đi công tác (công lệnh, giấy giới thiệu hoặc quyết định), hành trình, phương tiện, số ngày công tác và phần xác nhận của nơi đến.
Trong kế toán, giấy đi đường thuộc nhóm chứng từ về lao động – tiền lương, ký hiệu mẫu số 04-LĐTL. Tên gọi này khác hoàn toàn với “giấy đi đường” thời giãn cách xã hội năm 2021, vốn là giấy cho phép di chuyển trong thời gian phòng chống dịch và hiện không còn được sử dụng.
Giấy đi đường dùng để làm gì, có bắt buộc không?
Giấy đi đường dùng để làm gì?
- Chứng minh người lao động đi công tác theo phân công của đơn vị.
- Làm thủ tục tạm ứng và thanh toán tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú, tiền thuê chỗ nghỉ sau chuyến đi.
- Xác nhận thời gian có mặt tại nơi đến công tác, nhất là khi nơi đến xác nhận ngày giờ đến và đi.
Có bắt buộc phải có giấy đi đường không?
Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình đơn vị:
- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập dùng kinh phí ngân sách: Thông tư 40/2017/TT-BTC (đã sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC) quy định chứng từ thanh toán công tác phí có giấy đi đường kèm dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú). Vì vậy bạn nên coi đây là giấy tờ cần có.
- Doanh nghiệp: các quy định về kế toán và thuế thu nhập doanh nghiệp không đặt giấy đi đường là điều kiện bắt buộc để hạch toán chi phí công tác. Điều quan trọng là có quyết định hoặc văn bản cử người đi công tác và chứng từ chi phí hợp lệ. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể yêu cầu giấy đi đường trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Năm 2026 nên dùng mẫu giấy đi đường nào?
Trước đây, doanh nghiệp thường dùng mẫu 04-LĐTL kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC. Hiện nay tình hình như sau:
| Đối tượng | Mẫu có thể dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay Thông tư 200 từ 01/01/2026) | Mẫu tự thiết kế hoặc tham khảo mẫu 04-LĐTL | Thông tư 99 không quy định riêng mẫu giấy đi đường bắt buộc |
| Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC | Mẫu số 04-LĐTL | Được điều chỉnh cho phù hợp hoạt động, quy trình quản lý |
| Cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách | Mẫu theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hoặc mẫu đơn vị ban hành | Cần có dấu xác nhận của nơi đến để thanh toán công tác phí |
Lưu ý: Nếu đơn vị bạn có quy chế chi tiêu nội bộ hoặc mẫu riêng do cơ quan quản lý cấp trên ban hành, hãy ưu tiên dùng mẫu đó. Mẫu bên dưới là mẫu tham khảo phổ biến, không phải mẫu bắt buộc chung cho mọi đơn vị.
Mẫu giấy đi đường (mẫu số 04-LĐTL)
Bạn có thể sao chép nội dung dưới đây vào Word và điều chỉnh theo đơn vị mình.
MẪU GIẤY ĐI ĐƯỜNG (Mẫu số 04-LĐTL)
Đơn vị: ……………………………………… Bộ phận: ………………………… Số: …………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………….., ngày ….. tháng ….. năm ………
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho: ……………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………
Được cử đi công tác tại: …………………………………………………
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu, quyết định cử đi công tác) số ………… ngày ….. tháng ….. năm ………
Từ ngày ….. tháng ….. năm ………… đến ngày ….. tháng ….. năm …………
| Ngày | Nơi đi – Nơi đến | Phương tiện sử dụng | Độ dài chặng đường (km) | Số ngày công tác | Lý do lưu trú | Chứng nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến (ký tên, đóng dấu) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| …… | …… | …… | …… | …… | …… | …… |
| …… | …… | …… | …… | …… | …… | …… |
Vé tàu, xe, máy bay, cước hành lý: …………………………… đồng
Phụ cấp lưu trú: ………… ngày × ………… đồng/ngày = …………………… đồng
Tiền thuê chỗ nghỉ: …………………………… đồng
Chi phí khác (nếu có): …………………………… đồng
Tổng cộng: …………………………… đồng
Duyệt – Số tiền được thanh toán là: ……………………………………………
Ngày ….. tháng ….. năm …………
Thủ trưởng đơn vị / Phụ trách bộ phận (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người đi công tác (ký, họ tên)
Cách ghi giấy đi đường từng cột
- Bước 1 – Lập giấy: sau khi có quyết định hoặc lệnh cử đi công tác, bộ phận hành chính điền thông tin người đi, chức vụ, nơi đến, số và ngày của văn bản cử đi, rồi trình người có thẩm quyền ký, đóng dấu.
- Bước 2 – Tạm ứng (nếu cần): người đi công tác mang giấy đến phòng kế toán để làm thủ tục tạm ứng tiền tàu xe, công tác phí.
- Bước 3 – Điền hành trình: ghi nơi đi, nơi đến; ngày đi, ngày đến; phương tiện (ô tô cơ quan, xe khách, tàu hỏa, máy bay…); độ dài chặng đường; số ngày công tác; lý do lưu trú.
- Bước 4 – Xin xác nhận: khi đến nơi, nhờ cơ quan, đơn vị đến công tác xác nhận ngày giờ đến và đi bằng chữ ký, dấu. Nếu nghỉ ở khách sạn, nhà khách thì có thể xin xác nhận tại nơi lưu trú theo quy định thanh toán của đơn vị.
- Bước 5 – Thanh toán: sau chuyến đi, nộp giấy đi đường cùng chứng từ chi phí cho kế toán để tính tiền và quyết toán tạm ứng.
Nếu cần dấu xác nhận hoặc dấu giáp lai trên giấy tờ nhiều trang, bạn tham khảo thêm cách đóng dấu giáp lai đúng quy định.
Hồ sơ thanh toán công tác phí gồm những gì?
Tùy quy chế từng đơn vị, hồ sơ thường gồm:
- Quyết định, lệnh hoặc văn bản cử đi công tác;
- Giấy đi đường có xác nhận của nơi đến;
- Giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng;
- Vé tàu, xe, vé máy bay (hoặc chứng từ điện tử), thẻ lên máy bay nếu có;
- Hóa đơn tiền phòng nghỉ và các chi phí hợp lệ khác (xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ);
- Biên bản làm việc, báo cáo kết quả công tác hoặc tài liệu giải trình khi lịch trình thay đổi.
Mức phụ cấp lưu trú hiện nay
Với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi Thông tư 40/2017/TT-BTC, sau khi được sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 04/05/2025), phụ cấp lưu trú là 300.000 đồng/ngày. Người làm nhiệm vụ trên biển, đảo được hưởng 400.000 đồng/ngày thực tế đi biển, đảo. Trường hợp đi trong ngày, thủ trưởng đơn vị quyết định mức theo quy chế chi tiêu nội bộ.
Bộ Tài chính đã công bố dự thảo thông tư mới về công tác phí và chi hội nghị để thay thế. Tại thời điểm cập nhật, chế độ hiện hành vẫn là Thông tư 40/2017/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC). Bạn nên theo dõi văn bản mới nếu đơn vị bạn thuộc khối cơ quan nhà nước.
Lưu ý: Với doanh nghiệp, mức phụ cấp công tác do quy chế nội bộ quy định. Khoản phụ cấp vượt mức theo quy định về thuế có thể ảnh hưởng đến chi phí được trừ và thu nhập chịu thuế của người lao động, nên cần xem lại hướng dẫn thuế hiện hành.
Lưu ý khi lập và sử dụng giấy đi đường
- Ghi đúng, đủ, không tẩy xóa: thông tin về ngày, hành trình phải khớp với vé, hóa đơn và văn bản cử đi công tác.
- Xin xác nhận ngay khi đến nơi: bổ sung dấu sau thường khó, nhất là khi làm việc với nhiều đơn vị.
- Dùng ngôn ngữ văn bản chuẩn mực: các phần ghi chú, lý do lưu trú nên ngắn gọn, đúng văn phong hành chính (xem phong cách ngôn ngữ hành chính).
- Không khai khống: kê khai sai thời gian, quãng đường để nhận công tác phí là vi phạm quy chế và có thể bị xử lý kỷ luật, thậm chí xử lý theo quy định pháp luật nếu gây thiệt hại.
- Đi công tác khác với đi nghỉ phép: nghỉ việc riêng cần làm đơn riêng (tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép), không dùng giấy đi đường.
- Cần chứng minh nhân thân tại nơi đến: nếu nơi đến công tác yêu cầu, bạn có thể chuẩn bị thêm giấy xác nhận nhân thân hoặc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực.
Cảnh báo: Không giả mạo dấu, chữ ký xác nhận của cơ quan nơi đến hoặc làm giấy đi đường khống để thanh toán. Hành vi này có thể bị xử lý kỷ luật, buộc hoàn trả và tùy mức độ có thể bị xử lý hình sự.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (mẫu số 04-LĐTL tại phụ lục chứng từ).
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, hiệu lực từ 01/01/2026.
- Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 12/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 04/05/2025).
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp (về chi phí được trừ).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường là chứng từ do cơ quan, doanh nghiệp cấp cho người được cử đi công tác, thể hiện hành trình, thời gian, phương tiện và xác nhận của nơi đến. Giấy là căn cứ để thanh toán công tác phí và chứng minh chuyến công tác.
Ai cấp giấy đi đường?
Thường do bộ phận hành chính – nhân sự hoặc văn phòng của đơn vị cử người đi công tác lập, sau đó người có thẩm quyền như thủ trưởng đơn vị hoặc phụ trách bộ phận ký, đóng dấu.
Giấy đi đường có cần đóng dấu không?
Với cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách, giấy đi đường cần có dấu xác nhận của nơi đến công tác (hoặc nơi lưu trú) để làm chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp áp dụng theo quy chế nội bộ.
Doanh nghiệp không có giấy đi đường thì có được tính chi phí công tác không?
Quy định kế toán, thuế không đặt giấy đi đường là điều kiện bắt buộc để hạch toán chi phí công tác. Tuy nhiên bạn vẫn cần có quyết định hoặc văn bản cử đi công tác và chứng từ chi phí hợp lệ.
Mẫu giấy đi đường theo Thông tư 200 còn dùng được không?
Thông tư 200 đã được Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế từ 01/01/2026. Thông tư 99 không ban hành mẫu giấy đi đường bắt buộc, nên doanh nghiệp có thể tiếp tục dùng cấu trúc mẫu 04-LĐTL hoặc tự thiết kế mẫu phù hợp quy chế nội bộ.
Giấy đi đường có khác giấy công tác, giấy giới thiệu không?
Có. Quyết định cử đi công tác hoặc giấy giới thiệu là văn bản cho phép, giới thiệu người đi làm việc. Giấy đi đường là chứng từ ghi hành trình và dùng để thanh toán chi phí, thường lập dựa trên các văn bản đó.
Tóm lại, giấy đi đường là chứng từ nhỏ nhưng quan trọng với người hay đi công tác, đặc biệt trong khối cơ quan nhà nước. Bạn hãy chọn mẫu theo chế độ kế toán và quy chế của đơn vị, ghi đầy đủ hành trình, xin xác nhận của nơi đến và lưu kèm chứng từ chi phí để việc thanh toán thuận lợi.
