Biên bản bàn giao hàng hóa: mẫu chuẩn, cách lập 2026

Biên bản bàn giao hàng hóa (còn gọi là biên bản giao nhận hàng hóa) là văn bản do bên giao và bên nhận cùng ký, xác nhận hàng đã được giao đúng số lượng, chủng loại, tình trạng tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc, nên bạn có thể tự soạn theo mẫu dưới đây, miễn đủ nội dung cốt lõi.

Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?

Đây là văn bản ghi nhận việc bên bán (hoặc bên giao) đã chuyển hàng cho bên mua (hoặc bên nhận) và bên nhận đã kiểm đếm, tiếp nhận. Văn bản này thường được lập kèm hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, lệnh điều chuyển nội bộ hoặc hợp đồng gia công, vận chuyển.

Về căn cứ, Luật Thương mại 2005 quy định bên bán phải giao hàng và chứng từ theo thỏa thuận về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản; bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và làm những việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng. Biên bản giao nhận chính là bằng chứng hai bên đã thực hiện các nghĩa vụ đó.

Tên gọi có thể khác nhau: biên bản giao hàng, phiếu giao nhận hàng hóa, biên bản bàn giao hàng hóa, giấy biên nhận hàng. Về bản chất, chúng đều xác nhận một việc: hàng đã giao – đã nhận.

Khi nào cần lập biên bản?

• Giao hàng theo hợp đồng mua bán giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, hoặc doanh nghiệp với cá nhân.
• Điều chuyển hàng nội bộ giữa các kho, chi nhánh, cửa hàng.
• Giao hàng nhiều đợt: mỗi đợt lập một biên bản để theo dõi lũy kế.
• Giao hàng cho đơn vị vận chuyển hoặc người nhận hàng thay.
• Giao hàng giá trị lớn, dễ vỡ, dễ hư hỏng – nơi hay phát sinh tranh chấp về tình trạng hàng.

Với giao dịch nhỏ lẻ giữa cá nhân, bạn vẫn nên lập biên bản hoặc giấy biên nhận ngắn gọn. Nếu giao hàng kèm công nợ, có thể tham khảo thêm cách viết mẫu giấy ghi nợ viết tay để ghi nhận khoản chưa thanh toán.

Biên bản cần có những nội dung gì?

Hiện chưa có văn bản pháp luật quy định cụ thể mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để hạn chế tranh chấp, biên bản nên có các nội dung sau:

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa

Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây vào Word hoặc Excel rồi điều chỉnh theo hợp đồng của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bước 1 – Ghi căn cứ: nêu đúng số, ngày hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Nếu giao dịch không có hợp đồng, ghi “theo thỏa thuận miệng/tin nhắn ngày…” để có mốc đối chiếu.
2. Bước 2 – Ghi thông tin hai bên: khớp với giấy tờ pháp lý. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Với cá nhân, ghi số căn cước hoặc số định danh cá nhân và nơi cấp theo thông tin hiện hành; bạn có thể xem thêm hướng dẫn cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
3. Bước 3 – Lập bảng hàng hóa: tách rõ “số lượng theo hợp đồng” và “số lượng thực giao”. Ghi cụ thể tên, model, quy cách, màu sắc, số seri nếu có.
4. Bước 4 – Kiểm đếm tại chỗ: bên nhận mở kiện, đếm, kiểm tra niêm phong, chụp ảnh hoặc quay video trước khi ký với hàng giá trị lớn.
5. Bước 5 – Ghi chú sai khác: hàng thiếu, hỏng, móp méo ghi ngay vào cột ghi chú hoặc Điều 2.
6. Bước 6 – Ký, đóng dấu, giữ bản: mỗi bên giữ một bản gốc. Nếu là doanh nghiệp, cách đóng dấu giáp lai giúp tránh việc thay trang khi biên bản có nhiều trang.

Hàng thiếu, hàng lỗi thì ghi thế nào?

Đây là tình huống dễ tranh chấp nhất. Bạn nên ghi theo hướng rõ ràng, có số liệu.

Giao thiếu số lượng

Ví dụ: hợp đồng 100 thùng nước đóng chai, thực giao 95 thùng. Ghi ở cột “SL thực giao” là 95 và ghi chú: “Thiếu 05 thùng, bên A cam kết giao bổ sung trước ngày…”. Như vậy biên bản vừa xác nhận phần đã nhận, vừa giữ được quyền yêu cầu phần còn thiếu.

Hàng không phù hợp hợp đồng

Theo Luật Thương mại 2005, nếu hợp đồng không quy định cụ thể thì hàng hóa bị coi là không phù hợp khi không đáp ứng mục đích sử dụng thông thường của hàng cùng chủng loại, hoặc không được đóng gói, bảo quản theo cách thông thường. Bên mua có quyền từ chối nhận hàng không phù hợp. Khi từ chối, hãy lập biên bản ghi rõ lý do thay vì ký nhận đủ.

Giao hàng trước thời hạn

Nếu bên bán giao trước thời hạn đã thỏa thuận, bên mua có quyền nhận hoặc không nhận, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. Nếu nhận, ghi rõ ngày giờ nhận thực tế.

Lưu ý pháp lý khi ký nhận

• Biên bản không thay thế hóa đơn. Hóa đơn là chứng từ kế toán – thuế, lập theo quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành (từ 01/07/2026 áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Biên bản chỉ chứng minh việc giao nhận hàng. Với bán lẻ, bạn có thể xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
• Người ký đúng thẩm quyền. Nhân viên giao nhận ký thay phải có giấy ủy quyền hoặc quy chế nội bộ cho phép.
• Không tẩy xóa. Sửa số liệu thì gạch một đường, ký tắt bên cạnh và hai bên cùng xác nhận.
• Biên bản điện tử. Biên bản ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử theo quy định về giao dịch điện tử vẫn có giá trị, nếu các bên đồng ý hình thức này. Hãy lưu file kèm lịch sử email/hệ thống.
• Giao dịch tài sản có đăng ký. Với xe, nhà đất, bạn cần làm thủ tục đăng ký, công chứng, chứng thực theo luật chuyên ngành; biên bản giao nhận không thay thế các thủ tục này. Ví dụ: giao dịch xe máy cần thêm giấy bán xe máy theo đúng hướng dẫn.
• Trình bày văn bản. Văn phong nên ngắn, chính xác, không dùng từ mơ hồ như “khoảng”, “tương đối”; tham khảo thêm phong cách ngôn ngữ hành chính khi soạn biên bản cho tổ chức.

Ví dụ tình huống thực tế

Cửa hàng văn phòng phẩm A giao 20 máy in cho công ty B. Khi mở kiện, nhân viên B phát hiện 2 máy móp thùng, 1 máy thiếu dây nguồn. Hai bên ghi vào biên bản: thực giao 20 máy; 2 máy móp bao bì chờ kiểm tra hoạt động; 1 máy thiếu phụ kiện, A bổ sung trong 3 ngày. B chụp ảnh đính kèm. Sau đó 2 máy móp bị lỗi, B có căn cứ yêu cầu đổi vì đã ghi nhận ngay từ lúc nhận hàng.

Câu hỏi thường gặp

Một biên bản bàn giao hàng hóa tốt cần ngắn gọn nhưng rõ ràng: ai giao, ai nhận, giao gì, bao nhiêu, tình trạng ra sao, kèm chứng từ nào. Hãy kiểm hàng trước khi ký và ghi nhận ngay mọi sai khác để bảo vệ quyền lợi của mình.