Sơ yếu lý lịch có thể đánh máy. Bạn soạn trên máy tính, in ra giấy, dán ảnh rồi ký tay trực tiếp trước mặt người chứng thực. Pháp luật không bắt buộc viết tay. Pháp luật cũng không quy định thời hạn giá trị của bản đã chứng thực. Trên thực tế, nhiều cơ quan, doanh nghiệp chỉ nhận bản chứng thực trong 3 đến 6 tháng gần nhất.
Tóm tắt nhanh
- Sơ yếu lý lịch đánh máy, in sẵn vẫn được chứng thực chữ ký. Phần chữ ký bắt buộc phải ký tay.
- Thủ tục đúng tên gọi là “chứng thực chữ ký”, không phải “công chứng”. Cơ quan chứng thực chỉ xác nhận chữ ký là của bạn, không xác nhận nội dung khai.
- Không có văn bản nào quy định thời hạn của sơ yếu lý lịch đã chứng thực. Mốc 3 hoặc 6 tháng là yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
- Từ 01/11/2025, người thực hiện chứng thực tại cấp xã là Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu hoặc người được ủy quyền. Phòng Tư pháp cấp huyện không còn.
- Lệ phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp theo Thông tư 226/2016/TT-BTC.
Sơ yếu lý lịch đánh máy được không?
Được. Quy định về chứng thực chữ ký không đòi hỏi tờ khai phải viết tay. Người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký của bạn trên một giấy tờ, văn bản. Giấy tờ đó soạn bằng cách nào không phải điều kiện của thủ tục.
Điều quan trọng nhất nằm ở chữ ký. Bạn phải ký trực tiếp bằng tay, trước mặt người thực hiện chứng thực. Chữ ký in sẵn, ký nháy hoặc nhờ người khác ký thay đều không được chấp nhận.
Nếu bạn đánh máy, hãy in ra giấy A4 hoặc dùng mẫu in sẵn, điền thông tin bằng máy. Sau đó dán ảnh và mang ra bộ phận chứng thực.
Lưu ý: Một số cơ quan, đơn vị có thể yêu cầu dùng mẫu lý lịch riêng hoặc yêu cầu viết tay. Ví dụ như hồ sơ tuyển dụng viên chức, hồ sơ nhập ngũ, hồ sơ nhập học. Đó là quy định nội bộ của nơi nhận hồ sơ. Bạn nên hỏi rõ trước khi in hoặc đánh máy. Bạn có thể tham khảo mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
Sơ yếu lý lịch “công chứng” thực chất là gì?
Trong đời sống, nhiều người quen gọi là “công chứng sơ yếu lý lịch”. Về mặt pháp lý, đây là chứng thực chữ ký của người khai. Hai thủ tục này khác nhau:
| Tiêu chí | Chứng thực chữ ký (sơ yếu lý lịch) | Công chứng (hợp đồng, giao dịch) |
|---|---|---|
| Cơ quan xác nhận điều gì? | Chữ ký trong tờ khai đúng là của người yêu cầu | Tính hợp pháp, tự nguyện của nội dung hợp đồng, giao dịch |
| Nội dung khai | Người khai tự chịu trách nhiệm | Công chứng viên kiểm tra nội dung |
| Nơi thực hiện | UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng | Chỉ tổ chức hành nghề công chứng |
Theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Thông tư 01/2020/TT-BTP, khi chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch, người chứng thực không được ghi nhận xét về hạnh kiểm hay việc chấp hành chủ trương, chính sách. Họ chỉ xác nhận chữ ký. Vì vậy, bạn phải khai trung thực và tự chịu trách nhiệm về thông tin của mình.
Sơ yếu lý lịch chứng thực có thời hạn bao lâu?
Hiện chưa có văn bản pháp luật nào quy định thời hạn sử dụng của sơ yếu lý lịch đã chứng thực chữ ký. Nói cách khác, về nguyên tắc, bản đã chứng thực không có ngày hết hạn do luật quy định.
Tuy vậy, nơi tiếp nhận hồ sơ có quyền đặt yêu cầu riêng. Thực tế phổ biến là:
- 3 tháng: một số doanh nghiệp, cơ quan yêu cầu bản chứng thực mới trong 3 tháng gần nhất.
- 6 tháng: mốc thông dụng nhất trong hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học, hồ sơ làm thủ tục hành chính.
- Không giới hạn: một số nơi chỉ cần có chứng thực chữ ký, không quan tâm ngày chứng thực.
Với bản sao chứng thực từ sơ yếu lý lịch, thời hạn cũng không do luật quy định. Nó phụ thuộc vào yêu cầu của nơi nhận. Theo nguyên tắc chung về chứng thực, người tiếp nhận chỉ được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, không được đòi bản sao mới chỉ vì “bản cũ”.
Lưu ý: Nếu thông tin cá nhân của bạn đã thay đổi (địa chỉ, công việc, tình trạng hôn nhân, số định danh…), hãy làm bản mới. Bản cũ khai không đúng thực tế sẽ gây rắc rối khi xác minh hồ sơ.
Ví dụ thực tế
Bạn chị Lan chứng thực sơ yếu lý lịch vào tháng 3 để nộp hồ sơ xin việc. Đến tháng 10, một công ty khác yêu cầu “sơ yếu lý lịch chứng thực trong vòng 6 tháng”. Dù luật không quy định hạn dùng, chị vẫn phải làm bản mới vì đó là điều kiện của nhà tuyển dụng. Nếu công ty không đặt điều kiện thời gian, bản cũ vẫn có thể được chấp nhận.
Chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu từ 2025?
Từ ngày 01/07/2025, nước ta không còn cấp huyện. Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/11/2025, đã điều chỉnh thẩm quyền chứng thực. Bạn có thể thực hiện tại:
- UBND xã, phường, đặc khu (cấp xã): người có thẩm quyền ký chứng thực là Chủ tịch UBND cấp xã. Chủ tịch có thể phân công hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch hoặc công chức đủ điều kiện thực hiện.
- Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng công chứng, Văn phòng công chứng có công chứng viên thực hiện chứng thực chữ ký.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: dành cho người đang ở nước ngoài.
Phòng Tư pháp cấp huyện trước đây có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Cơ quan này không còn, nên các bài hướng dẫn cũ nhắc đến “Phòng Tư pháp quận, huyện” đã lạc hậu.
Chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể đến UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng bất kỳ thuận tiện, kể cả khác tỉnh, thành phố với nơi thường trú. Chi tiết xem thêm tại bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành.
Lưu ý: UBND cấp tỉnh có thể chuyển giao một phần việc chứng thực cho các tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn có đủ điều kiện. Vì vậy, bạn nên kiểm tra thông báo của địa phương nơi định làm để biết nơi nào đang tiếp nhận.
Giấy tờ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện
Giấy tờ cần mang theo
- Sơ yếu lý lịch đã đánh máy hoặc viết tay, có dán ảnh (thường là ảnh 4×6 cm chụp trong 6 tháng gần nhất).
- Căn cước hoặc căn cước công dân, hộ chiếu còn giá trị sử dụng (bản chính). Bạn cũng có thể dùng thông tin căn cước đã tích hợp trên VNeID. Thẻ căn cước công dân còn hạn vẫn dùng được. Bạn có thể xem cách đăng ký làm căn cước online nếu cần đổi thẻ.
Hiện sổ hộ khẩu đã hết giá trị từ 01/01/2023, nên bạn không cần mang sổ hộ khẩu. Một số hướng dẫn cũ vẫn ghi cần sổ hộ khẩu, thông tin đó không còn đúng.
Trình tự thực hiện
- Bước 1: Hoàn thiện tờ khai, điền đầy đủ thông tin, không để trống nội dung quan trọng. Chưa ký tên vào tờ khai trước khi đến.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã hoặc quầy tiếp nhận của văn phòng công chứng. Xuất trình căn cước hoặc hộ chiếu.
- Bước 3: Ký trực tiếp vào tờ khai trước mặt người thực hiện chứng thực.
- Bước 4: Người chứng thực ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu. Bạn nộp lệ phí và nhận lại bản đã chứng thực.
Tại UBND cấp xã, việc chứng thực chữ ký thường được giải quyết ngay trong ngày làm việc. Hồ sơ nhận sau 15 giờ có thể được trả vào ngày làm việc kế tiếp. Nếu bạn cần đóng dấu giáp lai cho tờ khai nhiều trang, tham khảo cách đóng dấu giáp lai.
Cảnh báo: Người thực hiện chứng thực từ chối nếu bạn không xuất trình được giấy tờ tùy thân còn giá trị, giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc tờ khai có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội. Việc khai sai sự thật trong sơ yếu lý lịch có thể khiến hồ sơ bị loại, bị hủy kết quả tuyển dụng hoặc bị xử lý theo quy định.
Lệ phí chứng thực sơ yếu lý lịch
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC, phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là 10.000 đồng/trường hợp. “Một trường hợp” được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Mức này là mức nhà nước quy định. Nếu bạn nhờ văn phòng công chứng hỗ trợ soạn, in ấn, photo… thì có thể phát sinh thêm chi phí dịch vụ. Hãy hỏi rõ trước khi làm. Bạn cũng nên chứng thực 2–3 bản một lần nếu cần nộp nhiều nơi, vì cùng một ngày chứng thực sẽ tránh phải đi lại.
Nếu cần sao y thêm căn cước, bằng cấp kèm hồ sơ, thì đó là chứng thực bản sao từ bản chính, tính phí riêng theo trang. Người dân cũng cần lưu ý cách ghi thông tin về nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ cho thống nhất với giấy tờ gốc.
Lưu ý khi làm sơ yếu lý lịch đánh máy
- Thống nhất thông tin: họ tên, ngày sinh, số định danh, nơi cư trú phải khớp với căn cước, bằng cấp và các giấy tờ khác trong hồ sơ.
- Không tẩy xóa: nếu in sai, hãy in lại bản mới. Tờ khai có tẩy xóa, sửa chữa dễ bị từ chối chứng thực.
- Dán ảnh đúng quy cách: ảnh chụp gần đây, rõ mặt, dán vào ô quy định. Nếu nơi nhận yêu cầu có đóng dấu giáp lai ảnh thì làm theo.
- Tránh giấy tờ giả: tuyệt đối không dùng thông tin hoặc giấy tờ không đúng sự thật. Ví dụ, việc mua giấy khám sức khỏe xin việc là vi phạm pháp luật. Hãy khám sức khỏe tại cơ sở y tế đủ điều kiện.
- Không nhờ ký thay: bạn phải ký trực tiếp, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt về điểm chỉ.
Câu hỏi thường gặp
Sơ yếu lý lịch đánh máy có chứng thực được không?
Có. Bạn có thể in tờ khai đánh máy rồi ký tay trước mặt người thực hiện chứng thực. Điều kiện là tờ khai đầy đủ nội dung, có ảnh và bạn xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị. Nếu nơi nhận hồ sơ yêu cầu viết tay hay dùng mẫu riêng thì bạn làm theo yêu cầu đó.
Sơ yếu lý lịch chứng thực có thời hạn bao lâu?
Pháp luật không quy định thời hạn. Tuy nhiên, nhiều cơ quan, doanh nghiệp chỉ chấp nhận bản chứng thực trong 3 hoặc 6 tháng gần nhất. Bạn nên hỏi trước nơi nhận hồ sơ để tránh phải làm lại.
Phải chứng thực sơ yếu lý lịch ở nơi thường trú không?
Không. Chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể đến UBND xã, phường, đặc khu hoặc văn phòng công chứng bất kỳ. Điều kiện là cơ quan đó có thẩm quyền và đang tiếp nhận.
Chứng thực sơ yếu lý lịch hết bao nhiêu tiền?
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, lệ phí là 10.000 đồng cho mỗi trường hợp. Nếu dùng thêm dịch vụ như soạn thảo, in ấn tại văn phòng công chứng, bạn có thể phải trả thêm chi phí khác.
Có thể ký sẵn rồi mới mang đi chứng thực không?
Không nên. Người chứng thực phải trực tiếp nhìn bạn ký. Nếu bạn đã ký sẵn, họ có thể yêu cầu ký lại trên bản khác. Hãy mang bản in chưa ký đến nơi chứng thực.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025).
- Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC về mức thu phí, lệ phí chứng thực, công chứng.
- Luật Cư trú 2020 (sổ hộ khẩu hết giá trị từ 01/01/2023); Luật Căn cước 2023.
Tóm lại, sơ yếu lý lịch đánh máy vẫn được chứng thực chữ ký, miễn là bạn ký tay trước mặt người chứng thực. Luật không quy định thời hạn dùng. Bạn chỉ cần đáp ứng yêu cầu của nơi nhận hồ sơ, thường là bản chứng thực trong 3–6 tháng. Hãy kiểm tra yêu cầu của đơn vị nhận trước khi làm. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
