Thông báo mời họp là văn bản do người có thẩm quyền của công ty ký, gửi đến người tham dự để báo trước thời gian, địa điểm, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Họp nội bộ thông thường không có thời hạn bắt buộc. Họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông thì phải gửi đúng thời hạn và đủ nội dung theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Tóm tắt nhanh
- Thông báo mời họp cần có: tên công ty, số/ký hiệu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung, yêu cầu chuẩn bị, người ký.
- Họp nội bộ thường kỳ (giao ban, họp phòng ban): công ty tự quy định thời hạn báo trước trong quy chế nội bộ.
- Họp Hội đồng thành viên và Hội đồng quản trị: thông báo thường gửi chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, trừ khi Điều lệ quy định khác.
- Họp Đại hội đồng cổ đông: gửi chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ khi Điều lệ quy định dài hơn.
- Bài có sẵn 3 mẫu để sao chép: họp nội bộ, họp Hội đồng thành viên, họp Đại hội đồng cổ đông.
Thông báo mời họp là gì và khi nào cần?
Thông báo mời họp (còn gọi là giấy mời họp, thư mời họp) là văn bản hành chính dùng để triệu tập một cuộc họp. Văn bản này giúp người nhận sắp xếp thời gian, chuẩn bị tài liệu và là bằng chứng công ty đã mời đúng quy trình.
Bạn cần dùng thông báo mời họp trong các tình huống sau:
- Họp nội bộ thường kỳ: giao ban tuần, tổng kết tháng, họp phòng ban, họp triển khai dự án.
- Họp quản trị công ty: họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, họp của chủ sở hữu công ty.
- Họp tổ chức đoàn thể trong công ty: hội nghị người lao động, đại hội công đoàn cơ sở.
Văn bản nên trình bày đúng thể thức văn bản hành chính. Nếu cần ôn lại cách viết, bạn có thể xem bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.
Một thông báo mời họp cần có những nội dung nào?
Với họp nội bộ, pháp luật không quy định mẫu cố định, công ty tự ban hành theo quy chế. Dù vậy, một thông báo đầy đủ nên có các mục dưới đây.
| Mục | Nội dung cần ghi |
|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu ngữ | Thường dùng với thông báo chính thức của công ty (có thể lược bỏ với thông báo nội bộ ngắn, tùy quy chế). |
| Tên công ty, số, ngày tháng | Tên đầy đủ, số/ký hiệu văn bản, địa danh và ngày ban hành. |
| Tiêu đề | “THÔNG BÁO” kèm trích yếu: “V/v họp …”. |
| Căn cứ/lý do họp | Kế hoạch năm, yêu cầu của lãnh đạo, đề nghị của thành viên… |
| Thời gian, địa điểm | Giờ, ngày, phòng họp hoặc đường dẫn nếu họp trực tuyến. |
| Thành phần tham dự | Họ tên, chức danh hoặc tên phòng ban. |
| Nội dung, chương trình | Các vấn đề sẽ thảo luận, thứ tự dự kiến. |
| Yêu cầu chuẩn bị | Báo cáo, tài liệu mang theo, ủy quyền (nếu có). |
| Nơi nhận, người ký | Chức danh, họ tên, chữ ký; đóng dấu nếu quy chế yêu cầu. |
Nếu công ty yêu cầu đóng dấu lên thông báo, bạn tham khảo cách đóng dấu giáp lai và vị trí đóng dấu đúng quy cách.
Mẫu thông báo họp nội bộ công ty
Mẫu dưới đây dùng cho cuộc họp giao ban, họp triển khai công việc, họp toàn công ty. Bạn thay các nội dung trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế.
MẪU THÔNG BÁO MỜI HỌP NỘI BỘ CÔNG TY
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
Số: …/TB-[Ký hiệu]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
THÔNG BÁO
Về việc họp [tên cuộc họp: giao ban tháng …/triển khai kế hoạch quý …]
Kính gửi: [Ban Giám đốc / Trưởng các phòng ban / Toàn thể cán bộ, nhân viên]
Căn cứ [kế hoạch công tác năm …/ chỉ đạo của Giám đốc/ yêu cầu công việc], Ban Giám đốc Công ty [tên công ty] trân trọng thông báo và mời [thành phần tham dự] tham dự cuộc họp như sau:
1. Thời gian: … giờ … phút, ngày … tháng … năm … (thứ …).
2. Địa điểm: [Phòng họp …, tầng …, địa chỉ …] / [Họp trực tuyến qua …, mã phòng …].
3. Thành phần tham dự: [Ban Giám đốc; Trưởng, phó các phòng …; đại diện …].
4. Nội dung cuộc họp:
– [Báo cáo kết quả công việc tháng/quý …];
– [Triển khai nhiệm vụ tháng/quý …];
– [Thảo luận, đề xuất, kiến nghị];
– [Nội dung khác].
5. Yêu cầu chuẩn bị: [Các phòng ban gửi báo cáo bằng văn bản về … trước … giờ ngày …]; [mang theo tài liệu …].
Trường hợp không thể tham dự, đề nghị [thành phần tham dự] báo cáo lý do với [người phụ trách/thư ký cuộc họp] trước … giờ ngày …, đồng thời cử người thay mặt (nếu cần).
Trân trọng thông báo./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT, [bộ phận soạn thảo].
[CHỨC DANH NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Mẫu thông báo mời họp Hội đồng thành viên
Mẫu này dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên. Thông báo cần được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được từng thành viên và kèm theo tài liệu phục vụ cuộc họp, theo Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020.
MẪU THÔNG BÁO MỜI HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY]
Mã số doanh nghiệp: [………]
Trụ sở chính: [địa chỉ]
Số: …/TB-HĐTV
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
THÔNG BÁO MỜI HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Kính gửi: Ông/Bà [họ tên thành viên], thành viên góp vốn Công ty TNHH [tên công ty]
Địa chỉ liên lạc: [địa chỉ/email của thành viên]
Căn cứ Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty TNHH [tên công ty], Chủ tịch Hội đồng thành viên [hoặc: người triệu tập họp] trân trọng mời Ông/Bà tham dự cuộc họp Hội đồng thành viên [thường niên/bất thường] như sau:
1. Thời gian: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
2. Địa điểm: [địa chỉ phòng họp] / [hình thức trực tuyến: nền tảng, đường dẫn].
3. Chương trình họp:
– [Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh năm …];
– [Thông qua báo cáo tài chính năm …];
– [Phân chia lợi nhuận/ sửa đổi Điều lệ/ bổ nhiệm, miễn nhiệm …];
– [Nội dung khác].
4. Tài liệu kèm theo: [Chương trình họp; dự thảo nghị quyết; báo cáo …; mẫu giấy ủy quyền].
5. Yêu cầu đối với người dự họp: mang theo [giấy tờ tùy thân]; trường hợp ủy quyền, người được ủy quyền mang theo giấy ủy quyền hợp lệ; thành viên có kiến nghị bổ sung chương trình họp gửi về trụ sở chính chậm nhất … ngày làm việc trước ngày họp.
Trân trọng kính mời./.
Nơi nhận:
– Các thành viên Hội đồng thành viên;
– Lưu: VT.
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông
Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông; thời gian, địa điểm họp và các yêu cầu khác đối với người dự họp. Thông báo còn phải được đăng trên trang thông tin điện tử của công ty theo Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020.
MẪU THÔNG BÁO MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]
Mã số doanh nghiệp: [………]
Trụ sở chính: [địa chỉ]
Số: …/TB-HĐQT
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
THÔNG BÁO MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG [THƯỜNG NIÊN/BẤT THƯỜNG] NĂM …
Kính gửi: Quý cổ đông Công ty cổ phần [tên công ty]
Cổ đông: [họ tên/tên tổ chức]; Địa chỉ liên lạc: [địa chỉ]; Số cổ phần sở hữu: [số cổ phần] (theo danh sách chốt ngày …/…/…).
Hội đồng quản trị Công ty cổ phần [tên công ty] trân trọng thông báo và kính mời Quý cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông như sau:
1. Thời gian: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
2. Địa điểm: [địa chỉ] (có thể kết hợp hình thức trực tuyến nếu Điều lệ cho phép).
3. Nội dung dự kiến: [báo cáo của Hội đồng quản trị; báo cáo kết quả kinh doanh; báo cáo tài chính; phương án phân phối lợi nhuận; bầu, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị …].
4. Điều kiện dự họp: cổ đông có tên trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chốt ngày …/…/…; mang theo giấy tờ tùy thân và thông báo mời họp. Trường hợp ủy quyền, người được ủy quyền xuất trình giấy ủy quyền theo mẫu đính kèm.
5. Tài liệu họp: đăng tải tại [địa chỉ trang thông tin điện tử của công ty] và gửi kèm thông báo này: [chương trình họp, dự thảo nghị quyết, mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền, phiếu biểu quyết].
6. Đăng ký tham dự: Quý cổ đông xác nhận tham dự trước … giờ ngày …/…/… qua [địa chỉ/email của công ty].
Trân trọng kính mời./.
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Lưu ý: Công ty niêm yết, công ty đại chúng còn phải thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin theo pháp luật chứng khoán. Nếu thuộc nhóm này, hãy đối chiếu thêm quy định chuyên ngành bên cạnh mẫu trên.
Gửi thông báo mời họp trước bao nhiêu ngày?
| Loại cuộc họp | Thời hạn gửi thông báo | Căn cứ |
|---|---|---|
| Họp nội bộ thường kỳ (giao ban, họp phòng ban) | Theo quy chế, nội quy công ty; thường báo trước 1–3 ngày làm việc | Quy chế nội bộ |
| Họp Hội đồng thành viên (TNHH 2 thành viên trở lên) | Thông thường chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, trừ khi Điều lệ quy định thời hạn khác | Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025) |
| Họp Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) | Thông thường chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, trừ khi Điều lệ quy định khác | Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 |
| Họp Đại hội đồng cổ đông | Chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ khi Điều lệ quy định dài hơn | Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 |
Thời hạn 21 ngày của Đại hội đồng cổ đông dài hơn nhiều so với quy định cũ (10 ngày theo Luật Doanh nghiệp 2014). Nếu công ty của bạn còn dùng mẫu hoặc quy trình cũ, hãy cập nhật để tránh nghị quyết bị cho là triệu tập sai trình tự.
Khi cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành, công ty phải triệu tập lần hai, lần ba. Với Đại hội đồng cổ đông, thông báo lần hai gửi trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, thông báo lần ba gửi trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần hai. Với Hội đồng thành viên, thông báo lần hai gửi trong vòng 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.
Cảnh báo: Nếu triệu tập họp sai thẩm quyền, sai thời hạn hoặc thiếu nội dung bắt buộc, nghị quyết của cuộc họp có thể bị yêu cầu hủy theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Hãy kiểm tra Điều lệ công ty trước khi gửi, vì Điều lệ có thể quy định thời hạn dài hơn mức tối thiểu của luật.
Hướng dẫn điền mẫu và lưu ý khi gửi
- Bước 1: Xác định đúng người có quyền triệu tập (Chủ tịch Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Giám đốc/người được giao…) theo Điều lệ.
- Bước 2: Chọn mẫu phù hợp loại cuộc họp, điền đầy đủ thời gian, địa điểm, chương trình. Ghi cụ thể giờ và ngày, tránh ghi “đầu tuần sau”.
- Bước 3: Lập danh sách người nhận. Với họp cổ đông, danh sách cổ đông có quyền dự họp được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông, không quá 10 ngày trước ngày gửi thông báo nếu Điều lệ không quy định ngắn hơn.
- Bước 4: Đính kèm tài liệu họp, dự thảo nghị quyết, mẫu giấy ủy quyền.
- Bước 5: Gửi bằng phương thức có thể chứng minh được (email công ty, chuyển phát có xác nhận, ký nhận trực tiếp) và lưu bằng chứng gửi.
- Bước 6: Theo dõi xác nhận tham dự; gửi nhắc lịch trước cuộc họp.
Một số lưu ý thực tế
- Họp trực tuyến: nêu rõ nền tảng, đường dẫn, mã phòng, cách biểu quyết. Điều lệ công ty cần cho phép hình thức này với cuộc họp quản trị.
- Ủy quyền dự họp: đính kèm mẫu giấy ủy quyền để thành viên, cổ đông dễ thực hiện.
- Biên bản: sau họp phải lập biên bản; với cuộc họp quản trị, biên bản và nghị quyết cần lưu cùng hồ sơ công ty.
- Người vắng mặt: nhân viên không dự được có thể làm đơn gửi quản lý; bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép nếu vắng mặt vì nghỉ phép.
- Họp tổ chức công đoàn: thông báo họp công đoàn, hội nghị người lao động nên bám theo điều lệ và kế hoạch của tổ chức đó. Nếu phải chuẩn bị phát biểu, xem thêm bài tham luận đại hội công đoàn cơ sở.
Ví dụ tình huống
Công ty cổ phần A dự định họp Đại hội đồng cổ đông thường niên vào ngày 30/04. Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn, nên Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 21 ngày trước đó, đồng thời đăng thông báo và tài liệu họp lên website công ty. Nếu chỉ gửi trước 10 ngày, cổ đông có thể cho rằng việc triệu tập chưa đúng luật.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14), trong đó có Điều 57 (triệu tập họp Hội đồng thành viên), Điều 143 (mời họp Đại hội đồng cổ đông), Điều 157 (họp Hội đồng quản trị).
- Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Điều lệ công ty và quy chế nội bộ của từng doanh nghiệp.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (tham khảo thể thức văn bản hành chính).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Nội dung mang tính tham khảo phổ thông; mẫu cần điều chỉnh theo Điều lệ và quy chế của từng công ty.
Câu hỏi thường gặp
Thông báo mời họp nội bộ có bắt buộc theo mẫu nào không?
Không. Họp nội bộ thông thường do công ty tự quy định mẫu và thời hạn trong quy chế. Bạn nên giữ đủ các mục: thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung, yêu cầu chuẩn bị và người ký.
Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông gửi trước bao nhiêu ngày?
Chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ khi Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn. Thông báo cũng phải được đăng trên trang thông tin điện tử của công ty.
Có thể gửi thông báo mời họp qua email không?
Có thể, nếu phương thức đó bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của người nhận và phù hợp Điều lệ, quy chế công ty. Bạn nên lưu lại email đã gửi và xác nhận đã nhận làm bằng chứng.
Thông báo mời họp có cần đóng dấu không?
Pháp luật không quy định chung cho mọi cuộc họp nội bộ. Việc đóng dấu tùy quy chế công ty; với họp quản trị, người có thẩm quyền ký là yêu cầu quan trọng hơn.
Khác nhau giữa thông báo họp và giấy mời họp là gì?
Thông báo thường gửi đến một nhóm người theo chức danh hoặc phòng ban. Giấy mời gửi đích danh từng cá nhân. Về nội dung hai loại văn bản này tương tự, nên có thể dùng chung mẫu.
Triệu tập họp sai thời hạn thì hậu quả gì?
Với họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết có thể bị thành viên, cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét hủy nếu trình tự triệu tập, ra quyết định vi phạm quy định luật và Điều lệ.
Thông báo mời họp tốt phải ngắn gọn, đủ thời gian, địa điểm, nội dung và gửi đúng thời hạn. Với họp nội bộ, bạn dùng mẫu đầu tiên và điều chỉnh theo quy chế. Với họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, hãy đối chiếu Điều lệ công ty để bảo đảm cuộc họp và nghị quyết có giá trị pháp lý.
