Công văn thay đổi số tài khoản là văn bản công ty gửi khách hàng, đối tác để báo số tài khoản ngân hàng mới dùng cho việc thanh toán. Văn bản cần có số, ngày, thông tin tài khoản cũ và mới, ngày áp dụng, người liên hệ xác nhận, chữ ký người đại diện và dấu (nếu có). Bài này có mẫu đầy đủ để bạn sao chép.
Tóm tắt nhanh
- Pháp luật không quy định một mẫu bắt buộc cho công văn gửi khách hàng. Đây là văn bản thương mại, bạn trình bày theo thể thức công văn thông thường.
- Bắt buộc có: thông tin tài khoản cũ, tài khoản mới, ngày hiệu lực, người ký có thẩm quyền.
- Nên gửi kèm kênh xác thực (số máy bàn, email chính thức) để khách kiểm tra lại, tránh bị mạo danh.
- Việc thông báo cho cơ quan thuế là thủ tục riêng, dùng Mẫu 08-MST theo Thông tư 90/2026/TT-BTC khi cần điều chỉnh thông tin đăng ký thuế.
Khi nào cần gửi công văn thay đổi số tài khoản?
Bạn nên gửi công văn khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc tổ chức thay đổi nơi nhận tiền. Các tình huống thường gặp:
- Chuyển sang mở tài khoản ở ngân hàng khác hoặc đóng tài khoản cũ.
- Ngân hàng sáp nhập, đổi chi nhánh hoặc đổi tên giao dịch.
- Mở thêm tài khoản chuyên thu để đối soát công nợ dễ hơn.
- Đổi tên doanh nghiệp nên tên chủ tài khoản thay đổi theo.
Ví dụ: Công ty A bán hàng cho 30 đại lý, nay chuyển tài khoản thu tiền từ ngân hàng X sang ngân hàng Y. Nếu chỉ báo miệng, một số đại lý vẫn chuyển vào tài khoản cũ, dẫn đến lệch công nợ và mất thời gian truy soát. Một công văn chính thức, có chữ ký và dấu, giúp các bên có căn cứ đối chiếu.
Công văn cần có những nội dung nào?
Công văn là văn bản hành chính – thương mại nên cần đúng thể thức và ngôn ngữ nghiêm túc. Bạn có thể tham khảo thêm bài về phong cách ngôn ngữ hành chính để viết gọn, đúng giọng văn. Một công văn đầy đủ gồm:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu công ty dùng thể thức công văn đầy đủ) và tên công ty ở góc trái.
- Số, ký hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành.
- Trích yếu: “V/v thay đổi số tài khoản ngân hàng”.
- Kính gửi: tên khách hàng, đối tác.
- Nội dung chính: tài khoản cũ, tài khoản mới (chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng, chi nhánh), ngày áp dụng.
- Cam kết và xử lý khoản thanh toán chuyển nhầm hoặc phát sinh trước ngày hiệu lực.
- Thông tin liên hệ xác thực của bộ phận kế toán.
- Chữ ký người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu nếu có. Hướng dẫn thêm ở bài cách đóng dấu giáp lai nếu công văn nhiều trang.
Lưu ý: Tên chủ tài khoản nên trùng với tên pháp nhân ghi trên hợp đồng và hóa đơn. Nếu chuyển sang tài khoản đứng tên người khác (ví dụ cá nhân), bạn cần có văn bản giải thích và thỏa thuận của hai bên, vì đây là tình huống khách hàng dễ nghi ngờ nhất.
Mẫu công văn thay đổi số tài khoản gửi khách hàng
MẪU CÔNG VĂN THÔNG BÁO THAY ĐỔI SỐ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
Số: ……/CV-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày …… tháng …… năm ……
V/v: Thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng
Kính gửi: [Tên khách hàng/đối tác] – Mã số thuế: ……
Công ty [TÊN CÔNG TY], mã số thuế ……, địa chỉ trụ sở: …… xin gửi lời cảm ơn Quý đơn vị đã hợp tác với chúng tôi trong thời gian qua.
Nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động và thuận tiện cho việc thanh toán, Công ty chúng tôi xin thông báo thay đổi số tài khoản nhận thanh toán như sau:
1. Thông tin tài khoản cũ (ngừng sử dụng kể từ ngày …/…/……):
– Chủ tài khoản: ……
– Số tài khoản: ……
– Ngân hàng: …… – Chi nhánh: ……
2. Thông tin tài khoản mới (áp dụng từ ngày …/…/……):
– Chủ tài khoản: ……
– Số tài khoản: ……
– Ngân hàng: …… – Chi nhánh: ……
3. Quy định áp dụng:
– Các khoản thanh toán thực hiện từ ngày …/…/…… trở đi đề nghị chuyển vào tài khoản mới nêu trên.
– Các khoản thanh toán đã chuyển vào tài khoản cũ trước ngày …/…/…… vẫn có giá trị thanh toán đối với các hợp đồng, đơn hàng liên quan.
– Các điều khoản khác của hợp đồng số ……/…… ngày …/…/…… giữ nguyên.
Để bảo đảm an toàn giao dịch, trước khi chuyển khoản lần đầu vào tài khoản mới, đề nghị Quý đơn vị xác nhận lại thông tin với bộ phận Kế toán của Công ty qua số điện thoại cố định …… hoặc email ……@…… (địa chỉ email chính thức đã dùng trong hợp đồng).
Rất mong nhận được sự hợp tác của Quý đơn vị. Trân trọng thông báo!
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT, Kế toán.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn điền mẫu
- Bước 1: Điền số công văn theo sổ công văn đi của công ty; ghi địa danh và ngày ký thực tế.
- Bước 2: Ghi chính xác tên khách hàng và mã số thuế theo hợp đồng hoặc hóa đơn đã xuất.
- Bước 3: Điền thông tin tài khoản cũ và mới, đối chiếu với giấy xác nhận hoặc thông báo mở tài khoản của ngân hàng để không sai một chữ số nào.
- Bước 4: Chọn ngày hiệu lực hợp lý. Nên báo trước ít nhất 7–15 ngày để khách hàng kịp cập nhật hệ thống.
- Bước 5: Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu (nếu công ty dùng dấu). Gửi bản gốc hoặc bản scan có chữ ký qua email chính thức, kèm bản giấy với khách hàng lớn.
Mẫu email ngắn và trường hợp gửi nhà cung cấp
Mẫu nội dung email kèm công văn
MẪU EMAIL GỬI KÈM
Tiêu đề: [Tên công ty] – Thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng từ ngày …/…/……
Kính gửi Quý khách hàng,
Công ty [Tên công ty] xin thông báo thay đổi số tài khoản nhận thanh toán từ ngày …/…/…… như nội dung công văn số ……/CV-…… đính kèm. Quý khách vui lòng xác nhận qua số máy bàn …… trước khi thực hiện giao dịch đầu tiên. Công ty không thay đổi thông tin này qua tin nhắn hoặc mạng xã hội.
Trân trọng,
[Họ tên, chức danh, bộ phận Kế toán]
Công văn gửi nhà cung cấp thì khác gì?
Nếu công ty bạn là bên mua và muốn đổi tài khoản nhận tiền hoàn trả, đặt cọc hoặc bù trừ công nợ, bạn dùng cấu trúc tương tự, chỉ đổi phần “Kính gửi” và nêu rõ khoản tiền nào dùng tài khoản mới. Với các hợp đồng đã ký, nên bổ sung bằng phụ lục hợp đồng để có giá trị ràng buộc rõ ràng hơn công văn.
Có phải thông báo cho cơ quan thuế không?
Đây là câu hỏi nhiều người nhầm với công văn gửi khách hàng. Hai việc này độc lập:
- Công văn gửi khách hàng: thông báo thương mại, không phải nộp cho cơ quan nhà nước.
- Thay đổi thông tin đăng ký thuế: khi có thay đổi thuộc nội dung đăng ký thuế (tên, địa chỉ, người đại diện…) hoặc cần cập nhật thông tin để thực hiện thủ tục với cơ quan thuế, người nộp thuế dùng Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế Mẫu số 08-MST ban hành kèm Thông tư 90/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/07/2026), nộp theo hình thức điện tử.
Trước đây, từ năm 2021, quy định đã bỏ việc doanh nghiệp phải đăng ký số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế khi thành lập. Tuy nhiên bạn vẫn nên kiểm tra hướng dẫn mới nhất của cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nhất là khi cần nhận tiền hoàn thuế vào tài khoản mới.
Với cá nhân kinh doanh, mã số thuế hiện là số định danh cá nhân. Bạn có thể xem thêm quy định về mã số thuế cá nhân để kê khai đúng.
Lưu ý về hóa đơn: Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026), nội dung bắt buộc trên hóa đơn gồm thông tin người bán, người mua, hàng hóa, thuế… Số tài khoản ngân hàng không phải nội dung bắt buộc, nhưng nhiều công ty vẫn in để khách thanh toán. Nếu bạn có ghi, hãy cập nhật cho khớp với tài khoản mới. Có thể tham khảo thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Cách tránh bị lừa khi nhận công văn đổi tài khoản
Cảnh báo: Giả mạo công văn, email “đổi tài khoản” để chiếm đoạt tiền thanh toán là thủ đoạn lừa đảo phổ biến. Hành vi này có thể bị xử lý hình sự về tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản hoặc các tội liên quan đến công nghệ thông tin, tùy mức độ.
Nếu bạn là bên nhận công văn, hãy kiểm tra:
- Địa chỉ email người gửi có đúng tên miền mọi khi hai bên vẫn trao đổi không.
- Chủ tài khoản mới có trùng tên pháp nhân trên hợp đồng không. Tài khoản cá nhân là dấu hiệu cần xác minh kỹ.
- Gọi lại theo số điện thoại đã lưu từ trước, không dùng số ghi trong công văn mới.
- Yêu cầu đối chiếu chữ ký, con dấu với công văn, hợp đồng trước đây.
- Chuyển thử một khoản nhỏ rồi xác nhận lại, nếu số tiền thanh toán lớn.
Nếu bạn là bên gửi, đừng thông báo đổi tài khoản chỉ qua tin nhắn hoặc tin nhắn mạng xã hội. Nên dùng email chính thức, kèm văn bản có chữ ký, và lưu lại bằng chứng đã gửi.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về thực hiện nghĩa vụ thanh toán và thỏa thuận giữa các bên).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Thông tư 90/2026/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế (hiệu lực từ 01/07/2026), có Mẫu số 08-MST.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử (hiệu lực từ 01/07/2026).
- Quy định hiện hành về công tác văn thư và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công văn thay đổi số tài khoản có bắt buộc đóng dấu không?
Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu trên mọi văn bản, nhưng chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền là cần thiết. Nếu công ty vẫn dùng dấu, bạn nên đóng dấu để khách hàng dễ tin cậy và đối chiếu.
Có thể gửi công văn đổi tài khoản qua email không?
Được. Bạn nên gửi bản scan có chữ ký từ email chính thức của công ty, đồng thời cung cấp kênh xác nhận qua điện thoại. Với hợp đồng giá trị lớn, nên gửi thêm bản giấy hoặc ký phụ lục hợp đồng.
Đổi tài khoản có phải sửa hợp đồng không?
Nếu hợp đồng ghi cố định số tài khoản thanh toán, bạn nên lập phụ lục sửa đổi để tránh tranh chấp về việc đã thanh toán đúng nơi hay chưa. Nếu hợp đồng cho phép thông báo bằng văn bản, công văn là đủ.
Khách đã chuyển tiền vào tài khoản cũ sau ngày hiệu lực thì sao?
Hai bên nên thỏa thuận trong công văn về cách xử lý. Thông thường, khoản tiền chuyển vào tài khoản cũ còn hoạt động sẽ được công ty chuyển tiếp sang tài khoản mới. Nếu tài khoản cũ đã đóng, ngân hàng sẽ hoàn lại tiền cho người chuyển theo quy trình của ngân hàng.
Hộ kinh doanh hoặc cá nhân có dùng được mẫu này không?
Được. Bạn thay phần tên công ty bằng tên hộ kinh doanh hoặc họ tên cá nhân, ghi mã số thuế (số định danh cá nhân) nếu có, và người ký là chủ hộ hoặc chính cá nhân đó.
Mẫu 08-MST có phải là công văn gửi khách hàng không?
Không. Mẫu 08-MST là tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế gửi cơ quan thuế, còn công văn thay đổi số tài khoản gửi khách hàng là văn bản thương mại riêng, không cần nộp cho cơ quan thuế.
Công văn thay đổi số tài khoản không phức tạp, nhưng một lỗi nhỏ về số tài khoản hay người ký cũng có thể gây thất thoát tiền hoặc tranh chấp công nợ. Bạn hãy ghi đủ thông tin, báo trước ngày hiệu lực, đưa ra kênh xác thực và lưu lại bằng chứng gửi để mọi giao dịch sau đó được rõ ràng.
