Thông báo tiếp nhận nhân sự mới là văn bản hoặc email do bộ phận nhân sự, hoặc người quản lý, gửi cho toàn đơn vị (hoặc đối tác) để giới thiệu người mới gia nhập. Nội dung cần đủ năm ý: họ tên, vị trí, bộ phận, ngày bắt đầu làm việc và đầu mối hỗ trợ. Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc, nên bạn có thể dùng các mẫu dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp.
Tóm tắt nhanh
- Thông báo giới thiệu nhân sự mới là văn bản nội bộ, không có mẫu bắt buộc của Nhà nước. Doanh nghiệp tự soạn theo quy chế của mình.
- Nên đưa vào: họ tên, chức danh, bộ phận, ngày nhận việc, người quản lý trực tiếp, kênh liên hệ công việc.
- Không đăng số CCCD, ngày sinh, địa chỉ nhà, số điện thoại cá nhân hay ảnh của người mới nếu chưa được họ đồng ý.
- Việc giới thiệu trong nội bộ không thay cho thủ tục pháp lý: ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, báo cáo thay đổi lao động.
- Bài có 4 mẫu sao chép được: thông báo nội bộ, email ngắn, thư gửi đối tác, thông báo gửi ứng viên đã trúng tuyển.
Thông báo giới thiệu nhân sự mới là gì, có bắt buộc không?
Đây là thông tin nội bộ nhằm giúp đồng nghiệp biết người mới, biết cần phối hợp với ai và về việc gì. Bộ luật Lao động và các nghị định hướng dẫn không yêu cầu doanh nghiệp phát hành văn bản này. Vì vậy hình thức rất linh hoạt: văn bản có số hiệu, email, tin nhắn trên nhóm làm việc hoặc phát biểu trong buổi họp.
Tuy nhiên, thông báo có số hiệu và người ký rõ ràng vẫn hữu ích. Nó là căn cứ để các phòng ban cấp tài khoản, thiết bị, chỗ ngồi, và để lưu hồ sơ nhân sự. Nếu đơn vị có quy chế quản lý văn bản, bạn nên đánh số theo quy chế đó.
Cần phân biệt hai loại thông báo hay bị nhầm:
- Thông báo tuyển dụng: kêu gọi ứng viên nộp hồ sơ vào vị trí còn trống.
- Thông báo tiếp nhận, giới thiệu nhân sự mới: được phát hành khi người đó đã trúng tuyển hoặc đã nhận việc. Đây là nội dung của bài này.
Một thông báo nhân sự mới cần có những gì?
| Mục | Nên ghi | Không nên ghi |
|---|---|---|
| Thông tin người mới | Họ tên, chức danh, bộ phận, cấp quản lý trực tiếp | Số CCCD, ngày sinh, địa chỉ cư trú, số điện thoại cá nhân |
| Thời gian | Ngày bắt đầu làm việc, thời gian thử việc (nếu muốn công bố) | Mức lương, thưởng, nội dung thỏa thuận riêng |
| Nhiệm vụ | Phạm vi phụ trách, đầu mối phối hợp | Đánh giá cá nhân mang tính chủ quan |
| Liên hệ | Email công việc, số máy lẻ nội bộ | Tài khoản mạng xã hội cá nhân (khi chưa được đồng ý) |
| Ký xác nhận | Người có thẩm quyền: giám đốc, trưởng bộ phận nhân sự | — |
Mẫu 1: Thông báo nội bộ tiếp nhận nhân sự mới
Dùng khi doanh nghiệp muốn phát hành văn bản chính thức, có số hiệu, gửi toàn bộ các phòng ban.
MẪU THÔNG BÁO TIẾP NHẬN NHÂN SỰ MỚI (NỘI BỘ)
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]
Số: …/TB-[viết tắt]
THÔNG BÁO
Về việc tiếp nhận nhân sự mới
Kính gửi: Toàn thể cán bộ, nhân viên và các phòng ban của Công ty.
Căn cứ nhu cầu nhân sự và Hợp đồng lao động số …/… ngày …/…/… ,
Ban Giám đốc / Phòng Nhân sự trân trọng thông báo:
1. Công ty tiếp nhận Ông/Bà: [Họ và tên].
2. Chức danh: [Chức danh]; Bộ phận: [Tên bộ phận/phòng ban].
3. Người quản lý trực tiếp: [Họ tên, chức danh].
4. Ngày bắt đầu làm việc: …/…/… .
5. Phạm vi công việc chính: [Mô tả ngắn 1–2 dòng].
6. Email công việc: [địa chỉ email].
Đề nghị các phòng ban phối hợp hướng dẫn, hỗ trợ Ông/Bà [Tên] nhanh chóng làm quen với công việc. Phòng Hành chính chuẩn bị chỗ làm việc, thiết bị và tài khoản; Phòng Nhân sự hướng dẫn nội quy lao động và các thủ tục liên quan.
Thông báo có hiệu lực kể từ ngày ký.
[Địa danh], ngày … tháng … năm 20…
GIÁM ĐỐC / TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT, NS.
Mẫu 2: Email giới thiệu nhân sự mới
Phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc khi cần thông báo nhanh trước ngày nhân sự nhận việc.
MẪU EMAIL GIỚI THIỆU NHÂN SỰ MỚI
Tiêu đề: [Chào mừng] [Họ tên] gia nhập [Bộ phận] từ ngày …/…
Kính gửi anh/chị em,
Từ ngày …/…/… , chúng ta có thêm một thành viên mới là [Họ tên], đảm nhiệm vị trí [Chức danh] tại [Bộ phận], báo cáo trực tiếp cho [Tên quản lý].
[Họ tên] từng làm việc trong lĩnh vực [lĩnh vực/kinh nghiệm chính, nếu người đó đồng ý chia sẻ] và sẽ phụ trách [công việc chính].
Mọi người có thể liên hệ [Họ tên] qua email [email công việc] khi cần phối hợp. Mong anh/chị em giúp đỡ để bạn sớm hòa nhập.
Trân trọng,
[Họ tên người gửi – chức danh]
Mẫu 3: Thư thông báo gửi đối tác, khách hàng
Dùng khi nhân sự mới tiếp nhận công việc đang làm việc với đối tác, ví dụ nhân viên phụ trách tài khoản hoặc kế toán đầu mối.
MẪU THƯ THÔNG BÁO NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH MỚI
Kính gửi: Quý đối tác [Tên đơn vị nhận],
[Tên công ty] xin thông báo: kể từ ngày …/…/… , Ông/Bà [Họ tên], chức danh [Chức danh], sẽ phụ trách [nội dung công việc/hợp đồng/dự án] thay cho Ông/Bà [Tên người phụ trách cũ].
Thông tin liên hệ công việc: email [email công việc]; số điện thoại cơ quan [số máy bàn/số công việc].
Chúng tôi cam kết các nội dung đã thỏa thuận giữa hai bên tiếp tục được thực hiện bình thường. Rất mong tiếp tục nhận được sự hợp tác của Quý đơn vị.
Trân trọng cảm ơn.
[Địa danh], ngày … tháng … năm 20…
ĐẠI DIỆN CÔNG TY
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu 4: Thông báo tiếp nhận gửi nhân sự trúng tuyển
Văn bản này gửi riêng cho người sắp nhận việc để họ biết cần chuẩn bị gì trong ngày đầu.
MẪU THÔNG BÁO TIẾP NHẬN NHÂN SỰ (GỬI ỨNG VIÊN TRÚNG TUYỂN)
Kính gửi: Ông/Bà [Họ tên],
[Tên công ty] chúc mừng Ông/Bà đã trúng tuyển vào vị trí [Chức danh] tại [Bộ phận].
Thông tin nhận việc:
– Thời gian: [giờ], ngày …/…/… ; Địa điểm: [địa chỉ].
– Người đón tiếp: [Họ tên, chức danh].
– Hồ sơ cần mang theo: căn cước hoặc căn cước công dân (bản gốc để đối chiếu), bằng cấp – chứng chỉ liên quan, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe còn giá trị, ảnh theo yêu cầu, thông tin về người phụ thuộc (nếu đăng ký giảm trừ gia cảnh), mã số bảo hiểm xã hội (nếu có).
– Hợp đồng lao động sẽ được ký trong ngày đầu tiên làm việc.
Nếu cần thay đổi thời gian, Ông/Bà vui lòng phản hồi qua email này trước ngày …/…/… .
Trân trọng,
PHÒNG NHÂN SỰ
Hướng dẫn điền và viết cho đúng văn phong
- Bước 1: Xác định người nhận (toàn công ty, một phòng ban hay đối tác) để chọn đúng mẫu và mức độ trang trọng.
- Bước 2: Xin ý kiến người mới về những thông tin sẽ công bố: ảnh, kinh nghiệm làm việc, sở thích. Chỉ nêu những gì họ đồng ý.
- Bước 3: Điền thông tin theo hợp đồng lao động hoặc quyết định tiếp nhận để chức danh, bộ phận, ngày bắt đầu khớp với hồ sơ.
- Bước 4: Rà lại văn phong: câu ngắn, dùng đúng đại từ, không quảng bá quá mức. Bạn có thể tham khảo thêm nguyên tắc ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính.
- Bước 5: Người có thẩm quyền ký và gửi đúng thời điểm, tốt nhất trước ngày nhận việc 1–3 ngày để các bộ phận kịp chuẩn bị.
Lưu ý: Với thông báo gửi đối tác, nên có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Cách này tránh tranh chấp về việc ai có quyền trao đổi, chốt khối lượng công việc thay công ty.
Lưu ý về dữ liệu cá nhân khi giới thiệu nhân sự
Họ tên, chức danh, email công việc là thông tin phục vụ công việc và thường được công bố trong nội bộ. Trong khi đó, số căn cước, ngày sinh, địa chỉ, tình trạng hôn nhân, sức khỏe, mức lương là thông tin cá nhân cần bảo vệ. Từ 01/01/2026, việc xử lý dữ liệu cá nhân được điều chỉnh bởi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
Cảnh báo: Đăng ảnh, tiểu sử chi tiết hoặc thông tin liên hệ cá nhân của nhân viên lên kênh chung, trang web hay mạng xã hội của công ty khi chưa có sự đồng ý của họ có thể gây tranh chấp và rủi ro bị xử lý theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Cách làm an toàn: hỏi ý kiến người mới bằng văn bản hoặc email, giới hạn nội dung ở mức cần thiết cho công việc, chỉ gửi trong phạm vi những người cần biết.
Thủ tục pháp lý sau khi tiếp nhận nhân sự mới
Thông báo giới thiệu chỉ là bước nội bộ. Doanh nghiệp vẫn phải hoàn tất các thủ tục theo quy định, gồm:
- Giao kết hợp đồng lao động: bằng văn bản theo Bộ luật Lao động 2019, hoặc hình thức khác được pháp luật cho phép với hợp đồng dưới một tháng.
- Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội: thực hiện theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025) và văn bản hướng dẫn. Thông thường doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng. Nếu bạn là người lao động muốn biết thêm về quyền lợi, xem bài cách tính bảo hiểm xã hội một lần trên VssID.
- Khai thuế thu nhập cá nhân: từ 01/07/2025, mã số thuế cá nhân dùng số định danh cá nhân. Người mới cần cung cấp số định danh và thông tin người phụ thuộc. Tham khảo quy định về mã số thuế cá nhân và mức giảm trừ gia cảnh mới. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
- Báo cáo tình hình thay đổi lao động: người sử dụng lao động báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm (theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã sửa đổi, hiện thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến Sở Nội vụ). Trường hợp tăng hoặc giảm từ 50 lao động trở lên còn phải thông báo biến động theo Nghị định 374/2025/NĐ-CP.
- Kiểm tra độ tuổi: chỉ tiếp nhận người đủ tuổi lao động theo quy định, xem thêm độ tuổi lao động tối thiểu.
Lưu ý: Nhiều doanh nghiệp yêu cầu người mới nộp sơ yếu lý lịch có chứng thực. Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn xem thêm hướng dẫn tại bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu.
Ví dụ tình huống: Chị Lan được tuyển làm kế toán, nhận việc ngày 03/11/2026. Phòng nhân sự gửi Mẫu 4 vào ngày 29/10, gửi Mẫu 1 cho các phòng ban vào ngày 30/10, ký hợp đồng ngày 03/11, rồi lập hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội ngay trong tuần đầu. Mỗi việc đều có mốc thời gian rõ ràng và không nhầm giữa thông báo nội bộ với thủ tục pháp lý.
Ngoài ra, khi nhân sự mới cần nghỉ phép trong thời gian thử việc, hai bên có thể dùng mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để thống nhất cách xin nghỉ.
Câu hỏi thường gặp
Thông báo giới thiệu nhân sự mới có bắt buộc theo luật không?
Không. Pháp luật lao động không yêu cầu doanh nghiệp phát hành văn bản này. Tuy vậy, nên thông báo để các bộ phận phối hợp và để có chứng từ lưu hồ sơ. Các thủ tục như hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và báo cáo lao động thì bắt buộc.
Ai là người ký thông báo tiếp nhận nhân sự mới?
Thường là giám đốc, người đại diện theo pháp luật hoặc trưởng phòng nhân sự được giao quyền theo quy chế công ty. Với email giới thiệu ngắn, người quản lý trực tiếp cũng có thể gửi.
Có thể đăng ảnh nhân sự mới lên fanpage hoặc website công ty không?
Chỉ nên đăng khi người đó đã đồng ý rõ ràng, tốt nhất bằng văn bản hoặc email. Đây là dữ liệu cá nhân, được bảo vệ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Nếu họ từ chối, công ty chỉ giới thiệu trong nội bộ hoặc không đăng ảnh.
Nên gửi thông báo vào thời điểm nào?
Tốt nhất trước ngày nhận việc 1–3 ngày để phòng hành chính, công nghệ thông tin kịp chuẩn bị chỗ ngồi, thiết bị, tài khoản. Có thể gửi thêm một lời chào ngắn vào ngày đầu tiên để nhân sự mới được đón tiếp thân thiện.
Thông báo có cần ghi mức lương, thời gian thử việc không?
Không nên ghi mức lương hoặc thỏa thuận riêng. Thời gian thử việc chỉ nên nêu khi công ty có chính sách công khai. Các điều khoản này nằm trong hợp đồng lao động và chỉ những người liên quan mới cần biết.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (quy định về hợp đồng lao động) và Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn, đã được sửa đổi, bổ sung.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), hiệu lực từ 01/07/2025.
- Luật Việc làm 2025 (số 74/2025/QH15), hiệu lực từ 01/01/2026; Nghị định 374/2025/NĐ-CP.
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/01/2026.
- Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế; Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2026); Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 về mức giảm trừ gia cảnh.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP về chứng thực.
Một thông báo nhân sự mới tốt chỉ cần ngắn gọn, đúng thông tin, đúng người ký và tôn trọng dữ liệu cá nhân của người được giới thiệu. Bạn có thể chọn trong bốn mẫu trên, rồi bổ sung theo đặc thù của đơn vị. Hãy luôn hoàn tất song song các thủ tục bắt buộc về hợp đồng, bảo hiểm và thuế. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
