Bảng phân công trực nhật là văn bản liệt kê ai làm việc gì, vào ngày nào, ở khu vực nào trong một tập thể (lớp học, cơ quan, phòng ban, ký túc xá). Pháp luật không quy định một mẫu bắt buộc. Bạn có thể dùng mẫu dưới đây, chỉnh theo thực tế và công bố công khai để mọi người cùng thực hiện, theo dõi.
Tóm tắt nhanh
- Bảng phân công trực nhật và lịch làm việc là văn bản nội bộ, không có mẫu bắt buộc của Nhà nước.
- Nội dung cốt lõi: thời gian, người phụ trách, nhiệm vụ, khu vực, người kiểm tra, ghi chú.
- Với doanh nghiệp, lịch làm việc phải tuân thủ Bộ luật Lao động 2019: giờ làm bình thường, làm thêm giờ, nghỉ giữa ca, nghỉ hằng tuần.
- Bài có sẵn 3 mẫu: trực nhật lớp học, trực nhật cơ quan, lịch làm việc theo tuần.
Bảng phân công trực nhật là gì?
Đây là bảng xoay vòng nhiệm vụ vệ sinh, sắp xếp, trực phòng, mở – đóng cửa… giữa các thành viên của một tập thể. Mục đích là chia việc đều, ai cũng biết phần mình và có người kiểm tra kết quả.
Bảng thường dùng ở ba nhóm môi trường:
- Trường học: lớp học, ký túc xá, chi đoàn, câu lạc bộ.
- Cơ quan, doanh nghiệp: phòng làm việc, phòng họp, bếp ăn, kho, quầy lễ tân.
- Gia đình, khu trọ, tổ dân phố: chia việc vệ sinh khu vực chung.
Còn “lịch phân công làm việc” mang nghĩa rộng hơn: sắp xếp ca, giờ làm của từng người trong tuần hoặc tháng. Với doanh nghiệp, loại lịch này liên quan trực tiếp đến thời giờ làm việc theo luật lao động.
Một bảng phân công cần có những nội dung nào?
Dù dùng cho mục đích nào, bảng nên có các cột sau để rõ ràng, dễ đối chiếu khi có tranh cãi:
- Thời gian trực (thứ, ngày, ca hoặc khung giờ).
- Họ tên người được phân công; nếu làm theo nhóm thì ghi tổ trưởng.
- Nội dung công việc cụ thể (quét lớp, lau bảng, đổ rác, tắt điện, khóa cửa…).
- Khu vực phụ trách.
- Người kiểm tra hoặc xác nhận (lớp trưởng, trưởng phòng, quản lý).
- Ghi chú: đổi ca, nghỉ có phép, trường hợp bất thường.
Lưu ý: Nên ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng, người lập bảng và người phê duyệt. Như vậy bảng có giá trị như một quyết định nội bộ khi cần xét thi đua, nhắc nhở hoặc xử lý kỷ luật.
Mẫu 1: Bảng phân công trực nhật lớp học
Mẫu phù hợp lớp học, chi đoàn, câu lạc bộ. Bạn có thể bỏ bớt cột hoặc thêm nhiệm vụ tùy lớp.
MẪU BẢNG PHÂN CÔNG TRỰC NHẬT LỚP HỌC
Lớp: ………………… Năm học: ………………… Áp dụng từ ngày: …/…/……
BẢNG PHÂN CÔNG TRỰC NHẬT
| Thứ | Tổ/nhóm trực | Họ và tên thành viên | Nhiệm vụ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Thứ Hai | Tổ 1 | ……………… | Quét lớp, lau bảng, đổ rác | |
| Thứ Ba | Tổ 2 | ……………… | Lau bàn ghế, sắp xếp bàn ghế | |
| Thứ Tư | Tổ 3 | ……………… | Quét hành lang, tưới cây | |
| Thứ Năm | Tổ 4 | ……………… | Lau bảng, lau cửa kính | |
| Thứ Sáu | Tổ 5 | ……………… | Quét lớp, kiểm tra điện, quạt, khóa cửa | |
| Thứ Bảy | Tổ 6 | ……………… | Tổng vệ sinh lớp |
Lớp trưởng kiểm tra: ………………………………
…………, ngày … tháng … năm ……
GIÁO VIÊN CHỦ NHIỆM LỚP TRƯỞNG
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu 2: Bảng phân công trực nhật cơ quan, văn phòng
Mẫu này dùng cho phòng ban, công ty hoặc đơn vị sự nghiệp. Mỗi người trực theo vòng, thường theo tuần hoặc theo ngày.
MẪU BẢNG PHÂN CÔNG TRỰC NHẬT CƠ QUAN, VĂN PHÒNG
Tên cơ quan/đơn vị: ………………………………
Bộ phận: ………………………………
BẢNG PHÂN CÔNG TRỰC NHẬT THÁNG …/……
| STT | Ngày trực | Họ và tên | Công việc phụ trách | Khu vực | Người kiểm tra | Xác nhận hoàn thành |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | …/…/…… | ……………… | Vệ sinh phòng làm việc, pha nước, kiểm tra thiết bị | Phòng … | ……………… | |
| 2 | …/…/…… | ……………… | Dọn phòng họp, sắp xếp tài liệu | Phòng họp | ……………… | |
| 3 | …/…/…… | ……………… | Đổ rác, dọn bếp, tắt điện, khóa cửa cuối ngày | Bếp, hành lang | ……………… |
Nguyên tắc đổi trực: người cần đổi báo trước cho trưởng bộ phận ít nhất … ngày và tự thỏa thuận người thay.
…………, ngày … tháng … năm ……
NGƯỜI LẬP BẢNG TRƯỞNG BỘ PHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu 3: Lịch phân công làm việc theo tuần
Dùng khi bạn cần phân ca, giờ làm cho nhân viên theo tuần (cửa hàng, nhà hàng, văn phòng làm theo ca). Ví dụ: ca sáng 07:30–11:30, ca chiều 13:00–17:00, bạn điều chỉnh theo thực tế.
MẪU LỊCH PHÂN CÔNG LÀM VIỆC TUẦN
Bộ phận: ………………… Tuần từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/……
| Họ và tên | Thứ Hai | Thứ Ba | Thứ Tư | Thứ Năm | Thứ Sáu | Thứ Bảy | Chủ nhật |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ……………… | Sáng | Sáng | Chiều | Chiều | Cả ngày | Nghỉ | Nghỉ |
| ……………… | Chiều | Chiều | Sáng | Sáng | Nghỉ | Cả ngày | Nghỉ |
| ……………… | Nghỉ | Cả ngày | Cả ngày | Nghỉ | Sáng | Sáng | Chiều |
Ghi chú: Ca sáng: …… – ……; Ca chiều: …… – ……; Cả ngày: …… – …… (đã gồm thời gian nghỉ giữa ca).
Lịch này được thông báo cho người lao động từ ngày …/…/……
NGƯỜI LẬP LỊCH NGƯỜI PHÊ DUYỆT
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Nếu cần dấu của đơn vị trên lịch hoặc quyết định phân công, bạn xem cách đóng dấu đúng vị trí trong bài cách đóng dấu giáp lai nhanh, đơn giản.
Cách lập bảng phân công công bằng, dễ thực hiện
- Bước 1: Liệt kê toàn bộ đầu việc và khu vực cần trực, chia nhỏ để mỗi nhiệm vụ rõ ràng, đo được kết quả.
- Bước 2: Lập danh sách người tham gia, ghi chú trường hợp đặc biệt (sức khỏe, lịch học, ca làm cố định).
- Bước 3: Chia xoay vòng để mọi người luân phiên cả việc nhẹ và việc nặng. Tránh một người trực mãi một vị trí.
- Bước 4: Thống nhất quy tắc đổi trực, báo nghỉ, người kiểm tra và cách ghi nhận hoàn thành.
- Bước 5: Lấy ý kiến nhanh của tập thể, người có thẩm quyền phê duyệt, rồi niêm yết hoặc gửi qua nhóm chung.
- Bước 6: Rà soát sau 2–4 tuần, điều chỉnh nếu phát sinh bất hợp lý.
Khi soạn văn bản phân công chính thức (quyết định, thông báo), bạn nên dùng văn phong rõ, ngắn, đúng thể thức. Có thể tham khảo đặc điểm phong cách ngôn ngữ hành chính.
Lưu ý: Với lớp học, nên chia theo tổ và có luân phiên nam – nữ hợp lý. Không phân công học sinh làm công việc nặng, nguy hiểm hoặc không phù hợp lứa tuổi, như trèo cao lau cửa kính hay xử lý hóa chất tẩy rửa mạnh.
Lịch làm việc cần tuân thủ quy định nào của pháp luật?
Bảng trực nhật trong lớp học hay gia đình không bị điều chỉnh bởi luật lao động. Nhưng khi doanh nghiệp xếp lịch làm việc cho người lao động, lịch phải phù hợp Bộ luật Lao động 2019, văn bản hiện hành tại thời điểm tháng 10/2026.
Giờ làm việc bình thường
- Không quá 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần.
- Người sử dụng lao động có quyền quy định giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết. Nếu theo tuần, giờ làm bình thường không quá 10 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần.
- Nhà nước khuyến khích áp dụng tuần làm việc 40 giờ.
Làm thêm giờ
Muốn xếp người lao động làm thêm giờ, doanh nghiệp phải có sự đồng ý của họ và bảo đảm giới hạn:
| Tiêu chí | Giới hạn |
|---|---|
| Theo ngày (làm việc theo ngày) | Không quá 50% số giờ làm bình thường trong ngày |
| Theo ngày (làm việc theo tuần) | Tổng giờ bình thường và giờ làm thêm không quá 12 giờ/ngày |
| Theo tháng | Không quá 40 giờ |
| Theo năm | Không quá 200 giờ; một số ngành, nghề, công việc theo luật định được đến 300 giờ |
Giờ làm thêm vào ngày thường được trả ít nhất 150% tiền lương giờ thực trả. Vào ngày nghỉ hằng tuần ít nhất 200%. Vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương ít nhất 300% (chưa kể tiền lương ngày nghỉ).
Nghỉ giữa ca và nghỉ hằng tuần
Khi xếp lịch, bạn cần bố trí thời gian nghỉ giữa ca và ít nhất một ngày nghỉ hằng tuần theo Bộ luật Lao động 2019. Ca đêm có thời gian nghỉ giữa ca dài hơn ca ngày. Lịch làm việc, nội quy lao động của doanh nghiệp không được trái các mức tối thiểu này.
Cảnh báo: Xếp lịch vượt giới hạn giờ làm thêm hoặc không có sự đồng ý của người lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Người xếp lịch cũng cần xem xét độ tuổi và điều kiện lao động đặc thù, ví dụ tham khảo bài độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới.
Nhân viên cần nghỉ vào ngày đã được phân công thì làm đơn theo mẫu. Bạn có thể xem mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để dùng kèm lịch.
Người được phân công không thực hiện thì xử lý ra sao?
Với tập thể học sinh, sinh viên, đoàn viên, hình thức xử lý thường là nhắc nhở, trực bù, kiểm điểm theo quy chế lớp hoặc nội quy trường. Việc kỷ luật học sinh phải theo quy định của ngành giáo dục, không tự đặt ra hình thức xâm phạm thân thể hay danh dự. Trường hợp cần viết bản kiểm điểm, bạn xem cách viết bản kiểm điểm đơn giản.
Với người lao động, nếu nhiệm vụ trực nhật nằm trong nội quy lao động hoặc phân công hợp lý của công ty thì không thực hiện có thể bị xử lý theo nội quy và Bộ luật Lao động. Công ty phải bảo đảm nội quy hợp pháp và đúng trình tự mới xử lý được.
Lưu ý: Thông tin trong bài mang tính tham khảo chung. Mẫu biểu có thể điều chỉnh theo quy chế riêng của từng trường, cơ quan, doanh nghiệp. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14), có hiệu lực từ 01/01/2021 – quy định về thời giờ làm việc, làm thêm giờ, nghỉ ngơi, nội quy lao động.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động – quy định giới hạn giờ làm thêm, tiền lương làm thêm.
- Nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế nội bộ của từng đơn vị.
Câu hỏi thường gặp
Bảng phân công trực nhật có mẫu bắt buộc không?
Không. Đây là văn bản nội bộ nên mỗi trường, lớp, cơ quan tự thiết kế. Bạn chỉ cần bảo đảm có đủ thông tin về thời gian, người trực, nhiệm vụ và người kiểm tra.
Bảng phân công trực nhật lớp học nên chia theo tuần hay theo ngày?
Thông thường chia theo tổ, mỗi tổ trực một ngày trong tuần và luân phiên sang tuần sau. Cách này đơn giản, công bằng và dễ nhớ với học sinh.
Trực nhật ngoài giờ ở công ty có được tính làm thêm giờ không?
Nếu công việc trực nhật diễn ra ngoài giờ làm việc bình thường do công ty yêu cầu thì có thể được tính là giờ làm thêm. Khi đó cần có sự đồng ý của người lao động và trả lương đúng mức luật định.
Lịch làm việc tuần có phải thông báo trước cho người lao động không?
Có. Doanh nghiệp được quy định giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết. Nên gửi lịch bằng văn bản hoặc kênh chính thức của công ty để làm bằng chứng.
Một người được làm thêm tối đa bao nhiêu giờ trong năm?
Theo Bộ luật Lao động 2019, không quá 200 giờ/năm, riêng một số ngành, nghề, công việc được đến 300 giờ/năm. Mỗi tháng không quá 40 giờ.
Có thể dùng bảng này cho chi đoàn, câu lạc bộ không?
Có. Bạn chỉ cần đổi cột nhiệm vụ cho phù hợp, ví dụ chuẩn bị phòng sinh hoạt, ghi biên bản, trực hoạt động. Đơn vị tự quyết định người phê duyệt theo điều lệ hoặc quy chế.
Một bảng phân công tốt cần rõ người, rõ việc, rõ thời gian và có người kiểm tra. Với lớp học hay gia đình, bạn chỉ cần mẫu đơn giản và thống nhất cách đổi trực. Với doanh nghiệp, lịch làm việc còn phải bảo đảm giờ làm, làm thêm giờ và nghỉ ngơi theo Bộ luật Lao động 2019.
