Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để xác nhận hợp đồng lao động chấm dứt kể từ một ngày cụ thể, nêu rõ căn cứ pháp lý, lý do và quyền lợi của người lao động. Pháp luật không có mẫu bắt buộc, nhưng văn bản phải đủ nội dung, đúng căn cứ và được thông báo bằng văn bản cho người lao động.
Tóm tắt nhanh
- Văn bản áp dụng: Bộ luật Lao động 2019. Đến tháng 10/2026, các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động vẫn theo Điều 34 của Bộ luật này.
- Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng, trừ một số trường hợp luật quy định riêng.
- Hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt. Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
- Trợ cấp thôi việc: mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương, áp dụng cho người làm từ đủ 12 tháng trở lên và thuộc các trường hợp luật cho phép.
- Bài có mẫu quyết định đầy đủ để sao chép, kèm hướng dẫn điền và các lưu ý để tránh chấm dứt trái luật.
Khi nào cần ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động?
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân thuê mướn lao động thường ban hành quyết định này khi hợp đồng lao động chấm dứt. Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, các trường hợp chấm dứt gồm:
- Hết hạn hợp đồng, trừ trường hợp phải gia hạn đến hết nhiệm kỳ đối với thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
- Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
- Người lao động bị kết án tù giam, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng theo bản án đã có hiệu lực.
- Người lao động nước ngoài bị trục xuất, hoặc giấy phép lao động hết hiệu lực.
- Người lao động hoặc người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị tuyên mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
- Người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động.
- Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
- Một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 35, Điều 36.
- Người sử dụng lao động cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc do chia tách, sáp nhập, chuyển nhượng doanh nghiệp.
Nhiều tài liệu tổng hợp gọi đây là 13 trường hợp. Trong thực tế, doanh nghiệp nên ra quyết định bằng văn bản trong mọi trường hợp có người lao động còn đang làm việc, để có chứng cứ về ngày chấm dứt và việc thanh toán quyền lợi.
Lưu ý: Trường hợp người lao động tự nghỉ việc đúng luật (đơn phương chấm dứt), người lao động nộp đơn hoặc thông báo, còn công ty vẫn nên ban hành quyết định xác nhận ngày chấm dứt và chốt quyền lợi. Bạn có thể xem thêm cách viết đơn nghỉ ở bài mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để soạn văn bản đúng bố cục.
Quyết định cần có những nội dung nào?
Luật không liệt kê chi tiết các mục của quyết định. Theo thông lệ và để chứng minh được tính hợp pháp, quyết định nên có:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị, số và ngày ban hành quyết định.
- Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động, hợp đồng lao động, thỏa thuận hoặc đơn đề nghị của người lao động.
- Thông tin người lao động: họ tên, chức danh, bộ phận, số định danh cá nhân.
- Căn cứ chấm dứt (điều, khoản của Điều 34, 35, 36 hoặc 42, 43) và ngày chấm dứt.
- Quyền lợi: lương, ngày phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm (nếu có).
- Thời hạn thanh toán, việc bàn giao công việc, trả sổ bảo hiểm xã hội và giấy tờ.
- Chữ ký, chức danh người có thẩm quyền và dấu của đơn vị (nếu có). Về việc đóng dấu đúng cách, bạn xem bài cách đóng dấu giáp lai.
Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Mẫu dưới đây dùng cho các trường hợp phổ biến như thỏa thuận chấm dứt, hết hạn hợp đồng, người lao động đơn phương chấm dứt đúng luật hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt. Bạn xóa các phương án không phù hợp trong phần ngoặc vuông.
MẪU QUYẾT ĐỊNH CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
[TÊN CÔNG TY / ĐƠN VỊ]
Số: …… /QĐ-……
……, ngày …… tháng …… năm ……
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
GIÁM ĐỐC [TÊN CÔNG TY / ĐƠN VỊ]
Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Hợp đồng lao động số …… ngày …… tháng …… năm …… ký giữa [Tên công ty] và ông/bà [Họ tên người lao động];
Căn cứ Nội quy lao động của Công ty;
Căn cứ [Đơn xin nghỉ việc ngày …… / Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động ngày …… / Thông báo chấm dứt hợp đồng ngày …… / Biên bản và quyết định xử lý kỷ luật sa thải số …… ];
Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Chấm dứt hợp đồng lao động đối với:
Ông/Bà: …………………………………………… Ngày sinh: ……/……/……
Số định danh cá nhân/Số căn cước: …………………………
Chức danh: …………………… Bộ phận: ……………………
Loại hợp đồng: [Không xác định thời hạn / Xác định thời hạn …… tháng], số …… ngày ……
Lý do chấm dứt: [Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 / Hết hạn hợp đồng theo khoản 1 Điều 34 / Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 35 / Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 / Căn cứ khác: …… ].
Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động: kể từ ngày …… tháng …… năm …….
Điều 2. Quyền lợi của người lao động:
1. Công ty thanh toán tiền lương đến hết ngày chấm dứt hợp đồng; tiền lương của số ngày nghỉ phép năm chưa nghỉ (…… ngày); các khoản phụ cấp, thưởng, chế độ khác (nếu có) theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế của Công ty.
2. [Công ty chi trả trợ cấp thôi việc / trợ cấp mất việc làm với tổng số tiền …… đồng (bằng chữ: …… ), thời gian làm việc để tính trợ cấp là …… năm …… tháng.] / [Người lao động không thuộc diện hưởng trợ cấp thôi việc, vì lý do: …… ].
3. Thời hạn thanh toán: trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. [Trường hợp kéo dài không quá 30 ngày theo quy định của pháp luật: nêu rõ lý do.]
Điều 3. Trách nhiệm của các bên:
1. Người lao động có trách nhiệm bàn giao đầy đủ công việc, tài liệu, tài sản, thiết bị của Công ty cho [Người nhận bàn giao] chậm nhất vào ngày …… tháng …… năm …….
2. Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; trả lại bản chính giấy tờ của người lao động (nếu Công ty đã giữ); cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.
3. Phòng Kế toán có trách nhiệm tính toán, thanh toán các khoản tại Điều 2 và thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (nếu có) theo quy định.
Điều 4. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phòng Kế toán và ông/bà [Họ tên người lao động] chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
– Như Điều 4;
– Lưu: VT, HCNS.
GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Người lao động đã nhận quyết định:
Ngày nhận: ……/……/…… Ký, ghi rõ họ tên: ……………………
Lưu ý: Trường hợp sa thải, quyết định phải căn cứ vào quy trình xử lý kỷ luật đã thực hiện đúng luật (họp xử lý kỷ luật, biên bản, có mặt đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở…). Khi đó, tên văn bản thường là “Quyết định xử lý kỷ luật sa thải” thay vì mẫu chung ở trên. Để hiểu cách lập bản tường trình, bản kiểm điểm trong hồ sơ kỷ luật, bạn xem cách viết bản kiểm điểm.
Hướng dẫn điền từng phần của mẫu
Căn cứ ban hành quyết định
Chọn đúng một căn cứ phù hợp với tình huống thực tế. Ví dụ, anh An làm tại công ty theo hợp đồng không xác định thời hạn, nộp đơn xin nghỉ trước 45 ngày. Công ty ghi căn cứ là đơn xin nghỉ việc của anh An và dẫn chiếu Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Nếu hai bên chốt nghỉ sớm hơn thời hạn báo trước, hãy lập biên bản thỏa thuận chấm dứt rồi ghi theo khoản 3 Điều 34.
Ngày chấm dứt hợp đồng
Đây là mốc quan trọng nhất, vì thời hạn 14 ngày làm việc để thanh toán tính từ ngày này. Hãy ghi rõ ngày, không dùng cụm “sau khi bàn giao xong”. Ngày chấm dứt cũng ảnh hưởng đến việc chốt bảo hiểm xã hội và hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp.
Phần thanh toán quyền lợi
Liệt kê rõ từng khoản: lương, ngày phép, thưởng, trợ cấp. Khoản trợ cấp thôi việc phụ thuộc vào thời gian làm việc thực tế trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Thời gian thử việc làm việc thực tế vẫn được tính nếu thuộc thời gian làm việc cho công ty và không đóng bảo hiểm thất nghiệp.
Người ký và con dấu
Người ký là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Doanh nghiệp có thể có hoặc không có dấu tùy quy định nội bộ. Về cách trình bày văn bản đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo phong cách ngôn ngữ hành chính.
Thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt
Khi một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật, thời hạn báo trước thông thường như sau:
| Loại hợp đồng lao động | Thời hạn báo trước tối thiểu |
|---|---|
| Không xác định thời hạn | 45 ngày |
| Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | 30 ngày |
| Xác định thời hạn dưới 12 tháng | 03 ngày làm việc |
| Ngành, nghề, công việc đặc thù | Theo Chính phủ quy định (ví dụ: ít nhất 120 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn hoặc từ 12 tháng trở lên) |
Một số trường hợp người lao động được nghỉ ngay mà không cần báo trước (ví dụ không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc không được trả đủ lương đúng hạn, bị ngược đãi, quấy rối…). Người sử dụng lao động cũng chỉ được đơn phương chấm dứt khi thuộc các trường hợp ghi tại Điều 36 và phải báo trước theo luật.
Cảnh báo: Người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động đang ốm đau, điều trị theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh, đang nghỉ phép, nghỉ việc riêng được đồng ý, hoặc là lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi (trừ một số trường hợp luật cho phép, như sa thải hoặc doanh nghiệp chấm dứt hoạt động). Vi phạm sẽ bị coi là chấm dứt trái pháp luật.
Quyền lợi và nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng
Thanh toán trong 14 ngày làm việc
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong các trường hợp như: người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng doanh nghiệp; thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm
- Trợ cấp thôi việc (Điều 46): áp dụng khi hợp đồng chấm dứt theo các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34, cho người đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. Mỗi năm làm việc được nửa tháng tiền lương. Thời gian tính là thời gian làm việc thực tế trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp.
- Trợ cấp mất việc làm (Điều 47): áp dụng khi người sử dụng lao động cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế, đối với người làm từ đủ 12 tháng trở lên. Mỗi năm làm việc được ít nhất một tháng tiền lương, tối thiểu hai tháng.
- Sa thải và nghỉ trái luật: người lao động bị sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật không được hưởng trợ cấp thôi việc.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ bản chính nếu đã giữ. Người lao động đủ điều kiện có thể nộp hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp theo Luật Việc làm 2025 (hiệu lực từ 01/01/2026) hoặc hưởng bảo hiểm xã hội một lần theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Bạn xem thêm hướng dẫn ở bài cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Thuế thu nhập cá nhân
Một số khoản chi trả khi thôi việc có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân. Từ ngày 01/07/2026, thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn. Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành được trình bày ở bài giảm trừ gia cảnh mới nhất.
Lưu ý để không chấm dứt trái pháp luật
- Chỉ ra quyết định khi có căn cứ rõ ràng thuộc Điều 34 và đúng trình tự (báo trước, thông báo bằng văn bản, họp xử lý kỷ luật nếu sa thải).
- Giữ lại chứng từ: đơn xin nghỉ, biên bản thỏa thuận, biên bản bàn giao, phiếu chi trả, xác nhận đã nhận quyết định.
- Trường hợp người lao động từ chối ký nhận, lập biên bản có người chứng kiến và gửi quyết định bằng phương thức bảo đảm (thư bảo đảm, email theo hợp đồng).
- Kiểm tra nghĩa vụ báo cáo biến động lao động theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, thay thế hiện hành. Thẩm quyền tiếp nhận hiện nay đã điều chỉnh theo mô hình chính quyền hai cấp, nên cần xem hướng dẫn mới nhất của địa phương.
- Chấm dứt trái pháp luật có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả lương những ngày không được làm việc, đóng bảo hiểm và bồi thường theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019. Người lao động nghỉ trái luật cũng phải bồi thường theo Điều 40.
- Đối với hợp đồng lao động điện tử, thực hiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026).
Nếu bạn là người lao động và cần chứng minh thời gian làm việc, hãy yêu cầu công ty cung cấp bản sao các tài liệu liên quan và xác nhận quá trình đóng bảo hiểm. Khi cần giấy tờ nhân thân phục vụ hồ sơ mới, bạn tham khảo bài mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (các Điều 34, 35, 36, 37, 40, 41, 45, 46, 47, 48 và Điều 125).
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (đã được sửa đổi; cần kiểm tra văn bản sửa đổi, thay thế mới nhất).
- Luật Việc làm 2025 (hiệu lực từ 01/01/2026).
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử (hiệu lực từ 01/01/2026).
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Pháp luật có quy định mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động bắt buộc không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 không ban hành mẫu bắt buộc. Doanh nghiệp tự soạn nhưng phải bảo đảm đủ căn cứ, ngày chấm dứt, quyền lợi người lao động và đúng quy định về thông báo bằng văn bản.
Công ty có bắt buộc báo trước khi chấm dứt hợp đồng hết hạn không?
Bộ luật Lao động 2019 không quy định số ngày báo trước riêng cho trường hợp hợp đồng hết hạn. Tuy vậy, người sử dụng lao động vẫn nên thông báo bằng văn bản và nêu rõ ngày chấm dứt để tránh tranh chấp, đồng thời cần lưu ý quy định về việc ký tiếp hoặc chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn khi hết hạn mà người lao động vẫn làm việc.
Chấm dứt hợp đồng lao động thì bao lâu được nhận lương và trợ cấp?
Thông thường là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, sáp nhập hoặc thiên tai, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Người lao động bị sa thải có được trợ cấp thôi việc không?
Không. Trợ cấp thôi việc chỉ áp dụng với các trường hợp chấm dứt hợp đồng theo các khoản 1, 2, 3, 4, 6, 7, 9 và 10 Điều 34. Sa thải và đơn phương chấm dứt trái luật không nằm trong danh sách này.
Người lao động không ký nhận quyết định thì xử lý thế nào?
Công ty lập biên bản ghi nhận việc từ chối ký có người chứng kiến, đồng thời gửi quyết định qua thư bảo đảm hoặc email đã đăng ký trong hợp đồng. Việc lưu giữ chứng cứ gửi và nhận rất quan trọng nếu sau này có tranh chấp.
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động không chỉ là thủ tục nội bộ mà còn là chứng cứ pháp lý quan trọng. Hãy chọn đúng căn cứ, ghi rõ ngày chấm dứt, thanh toán đủ quyền lợi trong 14 ngày làm việc và lưu giữ hồ sơ đầy đủ để tránh tranh chấp về sau.
