Công văn đề nghị thanh toán nợ quá hạn là văn bản bên có quyền gửi cho bên nợ để thông báo khoản tiền đã đến hạn mà chưa được trả, nêu rõ số tiền, căn cứ, thời hạn thanh toán mới và hậu quả nếu tiếp tục chậm trả. Văn bản này không bắt buộc theo luật, nhưng là chứng cứ quan trọng khi cần khởi kiện đòi nợ.
Tóm tắt nhanh
- Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc; công văn cần đủ: căn cứ hợp đồng, số tiền gốc, thời điểm quá hạn, lãi chậm trả, hạn trả mới, cách thanh toán.
- Bên nợ chậm trả tiền phải trả lãi tương ứng thời gian chậm trả (Bộ luật Dân sự 2015; Luật Thương mại 2005 cho hợp đồng thương mại).
- Nên gửi bằng đường bảo đảm, giữ biên nhận hoặc có xác nhận đã nhận để làm chứng cứ.
- Thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại là 2 năm; tranh chấp dân sự thông thường là 3 năm.
Công văn đề nghị thanh toán nợ quá hạn là gì?
Đây là văn bản hành chính – thương mại thông dụng giữa các doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức khi một bên đã giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc cho vay nhưng bên kia chưa thanh toán đúng hạn. Cá nhân đòi nợ cá nhân thường dùng tên gọi “thư nhắc nợ” hoặc “đơn đề nghị thanh toán”, nội dung tương tự.
Công văn có ba tác dụng chính:
- Nhắc nhở và ấn định thời hạn thanh toán mới, tạo cơ hội thương lượng.
- Xác nhận khoản nợ: nếu bên nợ phản hồi, ký nhận hoặc hứa trả, đó là chứng cứ cho thấy họ thừa nhận nghĩa vụ.
- Chuẩn bị hồ sơ khởi kiện: chứng minh bạn đã yêu cầu thanh toán nhưng bên kia không thực hiện.
Tên gọi “công văn” chỉ đúng khi người gửi là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân. Về cách trình bày văn bản chuẩn mực, bạn có thể tham khảo bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để giữ giọng văn lịch sự, rõ ràng.
Mẫu công văn đề nghị thanh toán nợ quá hạn
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, thay các phần trong ngoặc vuông [ ] bằng thông tin thực tế.
MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NỢ QUÁ HẠN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Tên công ty/đơn vị gửi]
Số: […./CV-….]
V/v: Đề nghị thanh toán công nợ quá hạn theo [Hợp đồng số … ngày …]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [20..]
Kính gửi: [Tên công ty/cá nhân nhận công văn]
Địa chỉ: [địa chỉ trụ sở/nơi cư trú]
Người đại diện: [họ tên, chức vụ]
Căn cứ [Hợp đồng mua bán/cung cấp dịch vụ/vay tiền số … ngày … tháng … năm …] ký giữa [Tên bên gửi] và [Tên bên nhận];
Căn cứ [biên bản giao nhận hàng/nghiệm thu/hóa đơn số … ngày …] và [biên bản đối chiếu công nợ ngày … (nếu có)];
[Tên bên gửi] trân trọng thông báo và đề nghị [Tên bên nhận] thanh toán khoản công nợ đã quá hạn như sau:
1. Tổng số tiền nợ gốc: [số tiền bằng số] đồng (Bằng chữ: [số tiền bằng chữ]).
Chi tiết: [hóa đơn/đợt thanh toán số …, hạn thanh toán …, số tiền …].
2. Thời điểm quá hạn: từ ngày […./…./….]; đến ngày […./…./….] đã quá hạn [..] ngày.
3. Lãi chậm trả (nếu có): tạm tính đến ngày […./…./….] là [số tiền] đồng, theo [mức lãi suất thỏa thuận tại Điều … của Hợp đồng/quy định của pháp luật]. Lãi tiếp tục được tính đến ngày thanh toán thực tế.
4. Các lần nhắc nợ trước đây: [ngày … bằng email/điện thoại/văn bản số …] nhưng đến nay [Tên bên nhận] chưa thanh toán.
Vì vậy, [Tên bên gửi] đề nghị [Tên bên nhận] thanh toán toàn bộ số tiền nợ gốc và tiền lãi nêu trên chậm nhất vào ngày […./…./….] bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản:
– Chủ tài khoản: [……….]
– Số tài khoản: [……….]
– Ngân hàng: [……….]
– Nội dung chuyển khoản: [Thanh toán công nợ HĐ số …]
Trường hợp có khó khăn về tài chính, đề nghị [Tên bên nhận] liên hệ bằng văn bản trước ngày […./…./….] để thỏa thuận kế hoạch thanh toán.
Nếu quá thời hạn trên mà [Tên bên nhận] không thanh toán hoặc không phản hồi, [Tên bên gửi] sẽ áp dụng các biện pháp theo hợp đồng và quy định pháp luật, bao gồm yêu cầu phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại (nếu có thỏa thuận) và khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Rất mong nhận được sự hợp tác của Quý đơn vị.
Trân trọng./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT, [bộ phận kế toán/pháp chế].
[CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Tài liệu đính kèm: bản sao hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận/đối chiếu công nợ.
Hướng dẫn điền từng mục
- Bước 1 – Tiêu đề và số công văn: ghi đúng tên hợp đồng, số, ngày ký để bên nhận đối chiếu ngay. Số công văn theo quy chế văn thư của đơn vị bạn.
- Bước 2 – Người nhận: ghi đúng tên pháp nhân và địa chỉ trụ sở trên giấy đăng ký doanh nghiệp, hoặc địa chỉ trong hợp đồng. Nếu hợp đồng có điều khoản “địa chỉ nhận thông báo”, hãy gửi đúng địa chỉ đó.
- Bước 3 – Căn cứ: nêu hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, biên bản giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ. Càng cụ thể, càng khó bị phủ nhận.
- Bước 4 – Số tiền: tách rõ nợ gốc, lãi và phạt (nếu có). Số tiền ghi bằng số và bằng chữ phải khớp nhau.
- Bước 5 – Hạn trả mới: thường để 5–10 ngày làm việc kể từ ngày nhận công văn; hạn quá ngắn hoặc mơ hồ dễ gây tranh cãi.
- Bước 6 – Ký và đóng dấu: người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Cách đóng dấu đúng vị trí xem thêm tại bài cách đóng dấu giáp lai nhanh, đơn giản.
Cách tính lãi chậm trả khi đòi nợ quá hạn
Quyền yêu cầu trả lãi có cần ghi trong hợp đồng không?
Không nhất thiết. Theo Bộ luật Dân sự 2015, bên chậm trả tiền phải trả lãi tương ứng với thời gian chậm trả. Với hợp đồng thương mại, Luật Thương mại 2005 cũng cho phép bên bị vi phạm yêu cầu lãi trên số tiền chậm trả, kể cả khi hợp đồng không ghi điều khoản này.
Mức lãi suất áp dụng là bao nhiêu?
- Có thỏa thuận: áp dụng theo thỏa thuận nhưng không vượt 20%/năm (khoản 1 Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015). Phần vượt quá không có hiệu lực.
- Quan hệ dân sự, không thỏa thuận: thường áp dụng 10%/năm (bằng 50% mức trần 20%).
- Hợp đồng thương mại, không thỏa thuận: theo Điều 306 Luật Thương mại 2005, tính theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán; thực tiễn xét xử thường lấy mức trung bình của ít nhất 03 ngân hàng thương mại.
Lưu ý: Tiền lãi chỉ tính trên nợ gốc, không tính trên tiền phạt vi phạm hoặc tiền bồi thường. Đây là mức tính minh họa; khi tranh chấp, Tòa án quyết định mức lãi cụ thể.
Ví dụ tính lãi
Công ty A giao hàng cho cá nhân B, còn nợ 200.000.000 đồng, quá hạn 90 ngày, hai bên không thỏa thuận lãi và áp dụng 10%/năm. Lãi tạm tính = 200.000.000 × 10% × 90/365 ≈ 4.931.507 đồng. Công văn nên ghi “tạm tính” và nêu rõ lãi tiếp tục phát sinh đến ngày trả đủ.
| Khoản tiền | Điều kiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nợ gốc | Đã đến hạn mà chưa trả | Phải có hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận… |
| Lãi chậm trả | Luật cho phép dù hợp đồng không ghi | Tính theo số ngày chậm trả |
| Phạt vi phạm | Phải có thỏa thuận trong hợp đồng | Hợp đồng thương mại: tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm (Luật Thương mại 2005) |
| Bồi thường thiệt hại | Có thiệt hại thực tế và chứng minh được | Không tính lãi trên khoản này |
Cách gửi và lưu chứng cứ
Công văn chỉ phát huy tác dụng khi bạn chứng minh được bên nợ đã nhận. Nên làm như sau:
- Gửi bản giấy qua bưu điện có bảo đảm, giữ phiếu gửi và thông tin phát; hoặc giao trực tiếp, yêu cầu người nhận ký, ghi ngày vào bản lưu.
- Gửi thêm email theo địa chỉ ghi trong hợp đồng (nếu hợp đồng cho phép thông báo qua email), lưu lại nội dung thư.
- Nếu bên nợ trốn tránh nhận, lập biên bản có người làm chứng.
- Lưu toàn bộ tin nhắn, email, biên bản làm việc liên quan đến việc nhắc nợ.
Nếu khoản nợ phát sinh từ giao dịch vay giữa cá nhân, bạn nên có giấy tờ chứng minh khoản vay; tham khảo thêm mẫu giấy ghi nợ viết tay mới nhất. Với hoạt động bán lẻ có chứng từ, xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để bảo đảm chứng từ đầy đủ.
Nếu bên nợ vẫn không trả thì làm gì?
Bạn có thể đi tiếp theo thứ tự sau:
- Bước 1: Gửi công văn nhắc nợ lần 2 (hoặc thư cảnh báo cuối cùng) với thời hạn rõ ràng.
- Bước 2: Thương lượng, đối chiếu công nợ, lập biên bản hoặc thỏa thuận lịch trả nợ nhiều đợt, có chữ ký hai bên.
- Bước 3: Nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài hoặc hòa giải, thực hiện theo điều khoản đó.
- Bước 4: Nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền (từ 01/07/2025 là Tòa án nhân dân khu vực hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh tùy tính chất vụ việc) kèm hợp đồng, chứng từ, công văn nhắc nợ và chứng cứ đã gửi.
Cảnh báo: Chỉ dùng biện pháp hợp pháp để đòi nợ. Đe dọa, xúc phạm, khủng bố tinh thần, chiếm giữ tài sản trái phép hoặc gây rối nơi ở, nơi làm việc của người nợ có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự. Không dùng công văn để dọa nạt hay nêu thông tin sai sự thật.
Về thời hiệu: tranh chấp thương mại là 2 năm kể từ thời điểm quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm (Luật Thương mại 2005); tranh chấp dân sự thông thường là 3 năm (Bộ luật Dân sự 2015). Việc bên nợ thừa nhận nghĩa vụ hoặc có cam kết trả nợ có thể làm thời hiệu bắt đầu lại; hãy giữ các văn bản này.
Lưu ý khi soạn công văn
- Giọng văn lịch sự, dứt khoát; nêu sự việc và số liệu, không dùng lời lẽ công kích.
- Số liệu phải khớp sổ sách, hóa đơn. Sau khi hóa đơn điện tử được áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026), hãy ghi đúng số, ký hiệu, ngày lập hóa đơn trên hệ thống.
- Nếu đã có biên bản đối chiếu công nợ, đính kèm; đây là chứng cứ mạnh nhất.
- Nên soạn 02 bản gốc: một bản gửi, một bản lưu; đính kèm danh mục tài liệu.
- Không nêu những cam kết bạn không thể thực hiện (ví dụ “sẽ báo công an” khi vụ việc chỉ là tranh chấp dân sự).
- Khi cần bổ sung giấy tờ nhân thân của bên nợ cá nhân (đối chiếu thông tin), hãy tham khảo cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (số 91/2015/QH13): các quy định về chậm thực hiện nghĩa vụ trả tiền (Điều 357), lãi suất (Điều 468), thời hiệu khởi kiện.
- Luật Thương mại 2005 (số 36/2005/QH11), văn bản hợp nhất hiện hành: lãi chậm thanh toán (Điều 306), phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, thời hiệu khởi kiện.
- Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung): thẩm quyền Tòa án, hồ sơ khởi kiện.
- Nghị quyết 01/2019/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao: hướng dẫn xác định lãi suất, lãi chậm trả.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực từ 01/07/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Mẫu mang tính tham khảo; hợp đồng có thỏa thuận riêng về thông báo, lãi và giải quyết tranh chấp thì cần điều chỉnh cho phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Công văn đòi nợ có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?
Không. Pháp luật không ban hành mẫu bắt buộc. Bạn trình bày theo thể thức văn bản thông thường, miễn đủ thông tin về các bên, hợp đồng, số tiền, hạn trả và hậu quả khi chậm trả.
Nợ quá hạn bao lâu thì nên gửi công văn?
Không có mốc cố định. Thực tế nhiều đơn vị gửi nhắc nợ nhẹ khi quá hạn vài ngày, rồi công văn chính thức sau 15–30 ngày nếu bên nợ im lặng. Gửi sớm giúp bạn giữ chứng cứ và tránh để thời hiệu khởi kiện trôi qua.
Không có công văn nhắc nợ thì có khởi kiện được không?
Vẫn được, nếu bạn có hợp đồng, chứng từ giao nhận hoặc giấy nợ chứng minh khoản nợ. Tuy nhiên, công văn và chứng cứ gửi nhận giúp chứng minh bạn đã yêu cầu thanh toán và thể hiện thiện chí thương lượng.
Có thể đòi cả lãi và phạt vi phạm không?
Có thể, nếu đủ điều kiện. Lãi chậm trả tính trên nợ gốc theo thời gian chậm trả. Phạt vi phạm chỉ áp dụng khi hợp đồng có thỏa thuận; hợp đồng thương mại bị giới hạn tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.
Cá nhân đòi nợ cá nhân có dùng mẫu này được không?
Được, bạn đổi tiêu đề thành “Thư đề nghị thanh toán” hoặc “Đơn đề nghị thanh toán”, ghi họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ hai bên, bỏ phần quốc hiệu nếu chỉ là thư riêng. Nội dung về số tiền, hạn trả giữ nguyên.
Bên nợ chuyển trụ sở sau sáp nhập đơn vị hành chính thì gửi đâu?
Hãy gửi theo địa chỉ ghi trong hợp đồng và địa chỉ hiện tại trên đăng ký kinh doanh. Từ 01/07/2025 nhiều địa chỉ đã đổi tên đơn vị hành chính sau sắp xếp 34 tỉnh, thành, nên kiểm tra lại thông tin để tránh gửi nhầm nơi.
Công văn đề nghị thanh toán nợ quá hạn đơn giản nhưng có giá trị chứng cứ lớn nếu bạn ghi đúng căn cứ, số tiền, thời hạn và bảo đảm gửi nhận hợp lệ. Hãy ưu tiên thương lượng, giữ đầy đủ hồ sơ, và chỉ khởi kiện khi các bước nhắc nợ không có kết quả, trong thời hiệu luật định.
