Công văn giải trình BHXH là văn bản đơn vị sử dụng lao động gửi cơ quan bảo hiểm xã hội để nêu rõ lý do một số người lao động không được đóng BHXH hoặc đóng chưa đủ, kèm hồ sơ chứng minh. Công văn chỉ có giá trị khi lý do thuộc trường hợp pháp luật cho phép không đóng. Bài này có hai mẫu đầy đủ để sao chép, cập nhật theo quy định hiện hành đến tháng 10/2026.
Tóm tắt nhanh
- Công văn giải trình thường được lập khi cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu và thấy số người đóng BHXH thấp hơn số lao động thực tế (theo hồ sơ thuế, thông tin lao động…).
- Chỉ giải trình được các trường hợp không thuộc diện bắt buộc, ví dụ: hợp đồng lao động dưới 01 tháng, hợp đồng thử việc riêng, người đang hưởng lương hưu, cộng tác viên theo hợp đồng dân sự.
- Lý do “người lao động không muốn đóng” hoặc “đã trả tiền BHXH vào lương” không phải căn cứ hợp pháp nếu người đó thuộc diện bắt buộc.
- Từ 10/09/2026, hành vi vi phạm về đóng BHXH bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay cho Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Từ 01/07/2025, cơ quan BHXH cấp huyện đã đổi thành BHXH cơ sở trực thuộc BHXH tỉnh, thành phố; không còn “BHXH quận/huyện”.
Công văn giải trình BHXH là gì, khi nào phải lập?
Đây là văn bản hành chính do người đại diện theo pháp luật của đơn vị ký, trả lời yêu cầu của cơ quan BHXH hoặc chủ động trình bày lý do khi hồ sơ có điểm chưa khớp. Pháp luật chưa quy định một biểu mẫu thống nhất cho công văn này, nên đơn vị tự soạn theo thể thức văn bản hành chính. Bạn có thể tham khảo thêm về phong cách ngôn ngữ hành chính để câu chữ chuẩn mực, ngắn gọn.
Các tình huống thường gặp:
- Số người đóng BHXH không bằng số lao động trên hồ sơ khai thuế, báo cáo quyết toán thuế TNCN.
- Một người lao động còn hợp đồng nhưng một số tháng không phát sinh đóng BHXH.
- Đơn vị chậm đóng, chậm nộp hồ sơ biến động lao động (báo tăng, báo giảm).
- Có người lao động thuộc diện không phải tham gia BHXH bắt buộc nhưng vẫn có tên trong danh sách nhân sự.
Ví dụ: Công ty A khai 45 lao động trong quyết toán thuế TNCN nhưng chỉ 38 người đóng BHXH. Cơ quan BHXH gửi công văn yêu cầu giải trình. Trong 7 người chênh lệch có 2 người ký hợp đồng thử việc riêng, 2 người là cộng tác viên theo hợp đồng dịch vụ, 1 người đang hưởng lương hưu và 2 người ký hợp đồng lao động dưới 01 tháng. Công ty lập công văn nêu từng nhóm, đính kèm hợp đồng và giấy tờ chứng minh.
Khi đối chiếu số liệu thuế, bạn nên kiểm tra lại mã số thuế cá nhân và mức giảm trừ gia cảnh đã kê khai, vì sai lệch ở hồ sơ thuế cũng là nguyên nhân làm số liệu hai bên không khớp.
Những trường hợp không đóng BHXH hợp pháp
Từ 01/07/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc, kể cả khi hai bên đặt tên hợp đồng khác nhưng thực chất có trả công, tiền lương và chịu quản lý, điều hành, giám sát. Vì vậy, chỉ các trường hợp sau thường được chấp nhận khi giải trình:
| Trường hợp | Cơ sở và lưu ý | Giấy tờ chứng minh |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động dưới 01 tháng | Không thuộc diện bắt buộc theo Luật BHXH 2024. Nếu gia hạn, ký tiếp khiến tổng thời gian từ đủ 01 tháng thì phải đóng. | Hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương |
| Hợp đồng thử việc ký riêng | Thử việc ký thành hợp đồng riêng không thuộc diện bắt buộc theo hướng dẫn tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Nếu thử việc là một điều khoản trong hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng thì vẫn phải đóng. | Hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động ký sau |
| Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng | Không thuộc diện bắt buộc theo khoản 7 Điều 2 Luật BHXH 2024. | Quyết định hưởng lương hưu hoặc thông tin hưởng lương hưu |
| Cộng tác viên, làm việc theo hợp đồng dịch vụ/dân sự | Phải là quan hệ dân sự thực chất, không có quản lý, điều hành, giám sát và tiền lương như hợp đồng lao động. | Hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán |
| Học việc, tập nghề không phải hợp đồng lao động | Mục đích đào tạo nghề, không phải hợp đồng lao động. | Hợp đồng đào tạo, học nghề |
| Không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng | Tháng đó không đóng BHXH và thời gian này không được tính hưởng chế độ. | Quyết định, thỏa thuận nghỉ không lương, bảng chấm công |
Lưu ý: Người làm việc không trọn thời gian có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thấp nhất, và người quản lý doanh nghiệp (kể cả không hưởng lương), là nhóm mới phải đóng BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2024. Đừng đưa họ vào nhóm “không phải đóng”.
Những lý do không được dùng để giải trình
Nhiều mẫu cũ lưu hành từ năm 2022 ghi lý do “người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương”. Lý do này không có giá trị nếu người đó thuộc diện bắt buộc: đóng BHXH là nghĩa vụ theo luật, hai bên không thể thỏa thuận bỏ qua.
Cảnh báo: Không đăng ký, không đóng hoặc đóng không đủ BHXH bắt buộc cho người lao động có thể bị xử phạt hành chính, buộc nộp đủ tiền và tiền lãi, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN (Điều 216 Bộ luật Hình sự). Không nên đưa thông tin sai sự thật vào công văn giải trình.
Các lý do sau cũng không được chấp nhận: kinh doanh khó khăn, quên báo tăng, “sẽ đóng bù sau” (không có kế hoạch cụ thể), hoặc đổi tên hợp đồng thành “cộng tác viên” nhưng thực tế vẫn chấm công, nhận lương và chịu sự điều hành như nhân viên. Nếu đã sai sót, cách đúng là thừa nhận, nêu nguyên nhân và lập hồ sơ đăng ký, đóng bổ sung.
Mẫu công văn giải trình không đóng BHXH
Bạn chọn mẫu phù hợp, thay phần in đậm và dấu chấm bằng thông tin thực tế.
MẪU 1 – CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH SỐ NGƯỜI THAM GIA BHXH KHÔNG BẰNG SỐ LAO ĐỘNG THỰC TẾ
CÔNG TY …………………………
Số: ……/CV-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …… tháng …… năm 2026
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v: Số lao động tham gia BHXH không bằng số lao động theo hồ sơ khai thuế)
Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………… (BHXH cơ sở/BHXH tỉnh, thành phố đang quản lý đơn vị)
Tên đơn vị: ……………………………………………………
Mã số thuế/mã đơn vị tham gia BHXH: ………………………
Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: ……………………
Ngày …/…/…… , chúng tôi nhận được Công văn số …… ngày …/…/…… của Bảo hiểm xã hội ………… yêu cầu giải trình về việc số lao động tham gia BHXH không bằng số lao động trên hồ sơ khai thuế, báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân kỳ ……………
Chúng tôi xin giải trình như sau:
Tại thời điểm ………, đơn vị có tổng số … lao động theo hồ sơ khai thuế, trong đó … lao động đã tham gia BHXH bắt buộc. Chênh lệch … người thuộc các trường hợp:
1. … người ký hợp đồng thử việc riêng, không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (danh sách, thời gian thử việc ở phụ lục kèm theo).
2. … người làm việc theo hợp đồng lao động dưới 01 tháng.
3. … người là cộng tác viên, làm việc theo hợp đồng dịch vụ, không có quan hệ lao động với đơn vị.
4. … người đang hưởng lương hưu hằng tháng.
5. Các trường hợp khác (nếu có): ………………………………
Chúng tôi cam kết nội dung giải trình là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nếu cơ quan BHXH cần bổ sung hồ sơ, đơn vị sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời.
Hồ sơ kèm theo: (1) Danh sách lao động chưa tham gia BHXH, nêu lý do; (2) Bản sao hợp đồng liên quan; (3) Bảng lương, chứng từ thanh toán; (4) Giấy tờ khác: ……………
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT, …
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
MẪU 2 – CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH VỀ VIỆC KHÔNG ĐÓNG BHXH CHO MỘT NGƯỜI LAO ĐỘNG
CÔNG TY …………………………
Số: ……/CV-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …… tháng …… năm 2026
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v: Không đóng BHXH cho ông/bà ……………… từ tháng …/…… đến tháng …/……)
Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………
Tên đơn vị: …………………… Mã số thuế: ……………………
Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: ……………………
Ngày …/…/……, đơn vị nhận được Công văn số …… của Bảo hiểm xã hội ………… yêu cầu giải trình lý do không đóng BHXH cho ông/bà …………… (số định danh cá nhân: ……………) từ tháng …/…… đến tháng …/…… trong khi đơn vị chưa báo giảm lao động.
Đơn vị xin giải trình như sau:
1. Nguyên nhân: ……………………………… (ví dụ: ông/bà đã chấm dứt hợp đồng lao động từ ngày …/…/…… và hiện làm việc theo hợp đồng dịch vụ số …; hoặc nghỉ không hưởng lương từ ngày … đến ngày …; hoặc đơn vị sơ suất chưa kịp báo giảm/báo tăng).
2. Biện pháp khắc phục: Đơn vị đã/sẽ nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, đóng bổ sung số tiền còn thiếu (nếu có) và nộp khoản tiền lãi theo quy định trước ngày …/…/……
3. Cam kết: Đơn vị cam kết nội dung trên là đúng sự thật, rà soát lại việc đăng ký, kê khai để không tái diễn sai sót.
Hồ sơ kèm theo: – Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động/quyết định nghỉ không lương; – Hợp đồng dịch vụ (nếu có); – Bảng lương, chứng từ thanh toán; – Hồ sơ điều chỉnh, báo giảm/báo tăng (nếu có).
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT, …
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn điền mẫu và hồ sơ kèm theo
- Bước 1: Đọc kỹ công văn yêu cầu của cơ quan BHXH để ghi đúng số, ngày, kỳ đối chiếu và thời hạn trả lời.
- Bước 2: Lập danh sách từng người chênh lệch: họ tên, số định danh cá nhân, loại hợp đồng, thời gian làm việc, lý do chưa đóng.
- Bước 3: Đối chiếu từng người với quy định hiện hành. Ai thuộc diện bắt buộc thì không đưa vào nhóm giải trình mà làm thủ tục đăng ký, đóng bổ sung.
- Bước 4: Soạn công văn ngắn gọn, nêu sự việc, lý do, căn cứ, biện pháp khắc phục, cam kết. Mỗi lý do phải có giấy tờ chứng minh.
- Bước 5: Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu; nếu có phụ lục nhiều trang thì đóng dấu giáp lai để bảo đảm tính toàn vẹn.
Lưu ý: Số liệu trong công văn phải khớp với bảng lương, hợp đồng, hồ sơ thuế và dữ liệu đã kê khai với cơ quan BHXH. Chỉ nên nêu các thông tin cần thiết của người lao động, tránh đưa dữ liệu cá nhân không liên quan vào công văn.
Với người lao động đã nghỉ việc và muốn nhận BHXH một lần, đơn vị cần chốt sổ, báo giảm đúng hạn; bạn có thể xem thêm cách tính BHXH một lần trên VssID để hiểu quyền lợi của người lao động.
Gửi công văn cho cơ quan nào, bằng cách nào?
Trước đây công văn thường ghi “Kính gửi: BHXH quận/huyện”. Từ 01/07/2025 hệ thống BHXH tổ chức theo ba cấp (Trung ương, tỉnh, cơ sở); BHXH khu vực đổi thành BHXH tỉnh, thành phố, còn BHXH cấp huyện đổi thành BHXH cơ sở. Vì vậy bạn ghi đúng tên cơ quan đã gửi công văn yêu cầu, thường là BHXH cơ sở hoặc BHXH tỉnh, thành phố đang quản lý đơn vị.
Đơn vị có thể trả lời bằng văn bản giấy qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp, hoặc gửi qua hệ thống giao dịch điện tử có chữ ký số nếu cơ quan BHXH chấp nhận hình thức này. Hãy lưu bản có dấu nhận hoặc biên nhận để chứng minh đã trả lời đúng hạn.
Không đóng BHXH bị xử phạt thế nào từ 10/09/2026?
Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/07/2026, có hiệu lực từ 10/09/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, thay thế khung phạt trước đây tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Nghị định tách riêng hành vi “chậm đóng” và “trốn đóng” BHXH bắt buộc. Thời hiệu xử phạt vi phạm về lao động, BHXH là 01 năm.
| Hành vi | Mức xử phạt chính | Biện pháp khắc phục |
|---|---|---|
| Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ người phải tham gia BHXH bắt buộc | Phạt theo số người lao động bị vi phạm, từ vài triệu đồng đến tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp 2 lần | Lập hồ sơ đăng ký đầy đủ; đóng đủ tiền (nếu trốn đóng) và nộp 0,03%/ngày |
| Chậm đóng BHXH bắt buộc | Cảnh cáo nếu số tiền vi phạm dưới 400.000 đồng tại thời điểm lập biên bản; phạt 12–15% số tiền chậm đóng (tối đa 75 triệu đồng với cá nhân) hoặc theo số lao động tùy trường hợp | Đóng đủ số tiền chậm đóng và tiền lãi theo quy định |
| Trốn đóng BHXH bắt buộc (ví dụ đăng ký lương thấp hơn mức quy định, đã bị đôn đốc mà vẫn không đóng) | Phạt theo số lao động hoặc 18–20% số tiền trốn đóng; tối đa 75 triệu đồng với cá nhân và 150 triệu đồng với tổ chức | Đóng đủ tiền trốn đóng và nộp 0,03%/ngày tính trên số tiền, số ngày trốn đóng |
Tiền phạt không thay thế nghĩa vụ đóng BHXH. Nếu hành vi đủ yếu tố cấu thành tội phạm, cơ quan có thẩm quyền chuyển hồ sơ để xử lý hình sự. Việc áp dụng nghị định mới hay cũ đối với vi phạm xảy ra trước 10/09/2026 phụ thuộc quy định chuyển tiếp và nguyên tắc áp dụng pháp luật xử lý vi phạm hành chính, bạn nên đối chiếu văn bản gốc khi bị lập biên bản.
Với người lao động, cần biết rằng nếu bạn thuộc diện bắt buộc mà đơn vị không đóng, quyền lợi về ốm đau, thai sản, thất nghiệp, hưu trí có thể bị ảnh hưởng. Bạn nên lưu hợp đồng, bảng lương và kiểm tra quá trình đóng trên ứng dụng VssID.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025)
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/07/2026 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (hiệu lực từ 10/09/2026), thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP
- Bộ luật Lao động 2019
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025)
- Quyết định 2286/QĐ-BTC sửa đổi Quyết định 391/QĐ-BTC về cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Mẫu công văn mang tính tham khảo, đơn vị cần điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của cơ quan BHXH.
Câu hỏi thường gặp
Công văn giải trình BHXH có mẫu bắt buộc không?
Không. Pháp luật chưa quy định mẫu thống nhất. Đơn vị soạn theo thể thức văn bản hành chính, nêu đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan nhận, lý do, hồ sơ kèm theo và chữ ký, dấu của người đại diện theo pháp luật.
Người lao động không muốn đóng BHXH thì công ty giải trình thế nào?
Nếu người đó thuộc diện bắt buộc thì ý muốn cá nhân không phải lý do hợp pháp. Công ty vẫn phải đăng ký và đóng BHXH. Việc “trả tiền bảo hiểm vào lương” không thay thế nghĩa vụ này.
Người đang hưởng lương hưu đi làm lại có phải đóng BHXH không?
Không. Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo khoản 7 Điều 2 Luật BHXH 2024. Đơn vị nên giữ hồ sơ chứng minh để giải trình khi cần.
Hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH không?
Nếu ký hợp đồng thử việc riêng thì không thuộc diện bắt buộc. Nếu thử việc nằm trong hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thì người lao động phải tham gia BHXH ngay từ đầu.
Chậm đóng BHXH và trốn đóng BHXH khác nhau thế nào?
Từ 10/09/2026, hai hành vi có khung phạt riêng. Chậm đóng thường phạt 12–15% số tiền chậm đóng; trốn đóng bị phạt nặng hơn, 18–20% số tiền trốn đóng, tối đa 75 triệu đồng với cá nhân và 150 triệu đồng với tổ chức, và có thể bị xử lý hình sự nếu đủ yếu tố.
Công văn giải trình có thể thay cho việc đóng bổ sung BHXH không?
Không. Công văn chỉ có tác dụng chứng minh trường hợp không phải đóng. Nếu người lao động thuộc diện bắt buộc, đơn vị vẫn phải làm hồ sơ đăng ký và đóng bổ sung số tiền còn thiếu cùng tiền lãi theo quy định.
Công văn giải trình BHXH chỉ hiệu quả khi lý do đúng luật, số liệu khớp và có giấy tờ chứng minh đi kèm. Từ 10/09/2026, mức phạt cho hành vi chậm đóng, trốn đóng đã tăng và được phân định rõ, nên đơn vị nên rà soát danh sách lao động, đăng ký đủ người thuộc diện bắt buộc trước khi cơ quan BHXH yêu cầu giải trình.
