PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng do bên mua lập và gửi cho bên bán để yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Một mẫu PO chuẩn cần có thông tin hai bên, số PO, danh mục hàng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng, thanh toán và chữ ký. Khi bên bán xác nhận, PO thường trở thành thỏa thuận mua bán có giá trị ràng buộc.
Tóm tắt nhanh
- PO do bên mua phát hành; bên bán xác nhận (ký, đóng dấu hoặc phản hồi bằng email) thì PO có giá trị ràng buộc như một hợp đồng mua bán.
- PO không phải hóa đơn. Sau khi giao hàng, bên bán vẫn phải lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/07/2026).
- Với giao dịch lớn, dài hạn hoặc có yếu tố nước ngoài, nên ký hợp đồng riêng và dùng PO làm đơn hàng cụ thể kèm theo.
- Bài có sẵn mẫu PO tiếng Việt đầy đủ để sao chép và bảng hướng dẫn điền từng mục.
PO là gì?
PO là viết tắt của Purchase Order, tiếng Việt gọi là đơn đặt hàng hoặc phiếu đặt hàng. Đây là chứng từ thương mại do người mua phát hành, ghi rõ loại hàng, số lượng, giá và các điều kiện giao nhận để yêu cầu người bán cung cấp.
PO dùng phổ biến trong mua bán trong nước lẫn xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp thường dùng PO để kiểm soát ngân sách mua hàng, lưu vết người phê duyệt và làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng, thanh toán.
Ví dụ: Công ty A cần mua 200 hộp giấy in từ công ty B. Thay vì chỉ gọi điện, kế toán công ty A lập PO số PO-2026-0145, ghi đơn giá, địa chỉ giao hàng, hạn giao và gửi email cho công ty B. Công ty B ký xác nhận rồi giao hàng theo đúng PO.
PO có giá trị pháp lý không?
Có, nhưng phụ thuộc vào việc bên bán có chấp nhận hay không. Theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015, PO là lời đề nghị giao kết hợp đồng của bên mua. Khi bên bán chấp nhận (ký xác nhận, đóng dấu, trả lời đồng ý bằng email hoặc giao hàng đúng nội dung PO), hai bên đã thiết lập quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa.
Luật Thương mại 2005 cho phép hợp đồng mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể. Riêng mua bán hàng hóa quốc tế phải thực hiện bằng hợp đồng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Thông điệp dữ liệu (email, chứng từ điện tử) được thừa nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
Lưu ý: PO là văn bản do một bên lập, nên nếu bên bán chưa xác nhận thì rất khó chứng minh hai bên đã thỏa thuận. Vì vậy, bên bán nên luôn phản hồi xác nhận bằng văn bản hoặc email; bên mua nên lưu bằng chứng đã gửi PO và bằng chứng bên bán đã nhận. Với giao dịch xuất nhập khẩu hoặc giá trị lớn, cơ quan, ngân hàng hoặc đối tác có thể yêu cầu hợp đồng riêng thay vì chỉ PO.
Một PO cần có những nội dung gì?
Pháp luật không quy định một biểu mẫu PO bắt buộc. Doanh nghiệp tự thiết kế, miễn là đủ các nội dung cốt lõi của một thỏa thuận mua bán dưới đây.
- Thông tin PO: số PO, ngày lập, số hợp đồng khung hoặc báo giá liên quan (nếu có).
- Bên mua (Buyer): tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại, email.
- Bên bán (Seller): tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ.
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ: tên, mã hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng giá trị: đã hoặc chưa gồm thuế GTGT, loại tiền tệ.
- Điều kiện giao hàng: địa điểm, thời hạn, người chịu chi phí vận chuyển (xuất nhập khẩu thường ghi điều kiện Incoterms).
- Điều kiện thanh toán: thời hạn, phương thức, tài khoản ngân hàng.
- Điều khoản khác: kiểm tra chất lượng, bảo hành, phạt vi phạm, luật áp dụng.
- Chữ ký: người có thẩm quyền bên mua và phần xác nhận của bên bán.
Mẫu PO (đơn đặt hàng) đầy đủ
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây vào Word hoặc Excel, thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế.
MẪU ĐƠN ĐẶT HÀNG (PURCHASE ORDER)
[TÊN CÔNG TY BÊN MUA]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG / PURCHASE ORDER
Số PO (PO No.): [PO-2026-0001]
Ngày lập (Date): [ngày/tháng/năm]
Căn cứ: [Hợp đồng số … ngày … / Báo giá số … ngày …] (nếu có)
I. BÊN MUA (BUYER)
Tên công ty: [………………]
Mã số thuế: [………………]
Địa chỉ: [………………]
Người liên hệ: [………………] – Điện thoại: [………………] – Email: [………………]
II. BÊN BÁN (SELLER)
Tên công ty: [………………]
Mã số thuế: [………………]
Địa chỉ: [………………]
Người liên hệ: [………………] – Điện thoại: [………………] – Email: [………………]
III. NỘI DUNG ĐẶT HÀNG
| STT | Tên hàng hóa/dịch vụ | Mã hàng / Quy cách | ĐVT | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [………] | [………] | [………] | [………] | [………] | [………] |
| 2 | [………] | [………] | [………] | [………] | [………] | [………] |
| Cộng tiền hàng | [………] | |||||
| Thuế GTGT ([…]%) | [………] | |||||
| Tổng cộng thanh toán | [………] | |||||
Bằng chữ: [………………………………………………] đồng.
IV. ĐIỀU KIỆN GIAO HÀNG
1. Địa điểm giao hàng: [………………]
2. Thời hạn giao hàng: chậm nhất ngày [ngày/tháng/năm]
3. Phương thức vận chuyển và người chịu chi phí: [………………]
4. Kiểm tra, nghiệm thu: Bên mua kiểm tra số lượng, chất lượng khi nhận hàng và lập biên bản giao nhận.
V. ĐIỀU KIỆN THANH TOÁN
1. Phương thức: [chuyển khoản / tiền mặt]
2. Thời hạn: [thanh toán trong … ngày kể từ ngày nhận hàng và hóa đơn hợp lệ]
3. Tài khoản bên bán: [Số tài khoản – Ngân hàng – Chủ tài khoản]
4. Chứng từ kèm theo: hóa đơn theo quy định, biên bản giao nhận.
VI. ĐIỀU KHOẢN KHÁC
1. Bảo hành: [………………]
2. Xử lý vi phạm: giao chậm hoặc giao sai quy cách, chất lượng thì bên bán chịu phạt [… %] giá trị phần vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
3. Tranh chấp: hai bên thương lượng; nếu không thành thì giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.
4. Bên bán xác nhận PO trong vòng [… ngày] kể từ ngày nhận. Quá thời hạn mà bên bán không phản hồi, PO được xem là chưa được chấp nhận, trừ khi bên bán đã giao hàng theo PO.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
XÁC NHẬN CỦA BÊN BÁN (Đồng ý nhận và thực hiện đơn hàng; ký, ghi rõ họ tên, ngày xác nhận, đóng dấu nếu có)
Hướng dẫn điền mẫu PO
| Mục | Cách điền |
|---|---|
| Số PO | Đánh số liên tục theo năm (ví dụ PO-2026-0145) để dễ tra cứu và đối chiếu với hóa đơn, phiếu nhập kho. |
| Căn cứ | Ghi số báo giá hoặc hợp đồng khung nếu có. Nếu PO mâu thuẫn với hợp đồng khung, nên nêu rõ văn bản nào được ưu tiên áp dụng. |
| Thông tin hai bên | Ghi đúng tên và mã số thuế trên giấy đăng ký doanh nghiệp để hóa đơn xuất sau này khớp thông tin. Cá nhân mua hàng ghi họ tên và số định danh cá nhân; số này đồng thời là mã số thuế cá nhân từ 01/07/2025. |
| Danh mục hàng | Mô tả cụ thể quy cách, mã hàng, đơn vị tính. Tránh ghi chung chung như “hàng theo mẫu” mà không có tài liệu đính kèm. |
| Giá và thuế | Ghi rõ đơn giá đã hay chưa gồm thuế GTGT, đơn vị tiền tệ. Kiểm tra lại phép tính thành tiền và tổng cộng. |
| Giao hàng | Nêu địa chỉ cụ thể, hạn giao, ai chịu phí vận chuyển và rủi ro hư hỏng khi vận chuyển. |
| Thanh toán | Nêu mốc tính hạn thanh toán rõ ràng (từ ngày nhận hàng, từ ngày nhận hóa đơn…) và số tài khoản nhận tiền. |
| Chữ ký | Người ký nên là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Bên bán ký xác nhận hoặc phản hồi email để PO có hiệu lực ràng buộc. |
Quy trình phát hành và xác nhận PO
- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu mua hàng, nêu rõ hàng hóa, số lượng, thời điểm cần.
- Bước 2: Bộ phận mua hàng so sánh báo giá, chọn nhà cung cấp.
- Bước 3: Lập PO theo mẫu, trình người có thẩm quyền phê duyệt theo hạn mức nội bộ.
- Bước 4: Ký, đóng dấu (nếu có) rồi gửi PO cho bên bán qua email hoặc văn bản, lưu bằng chứng gửi.
- Bước 5: Bên bán kiểm tra, xác nhận PO (ký lại hoặc email đồng ý) hoặc đề nghị điều chỉnh. Nếu điều chỉnh, bên mua cần phát hành PO sửa đổi có đánh số mới hoặc ghi rõ lần sửa.
- Bước 6: Giao nhận hàng, lập biên bản, đối chiếu với PO. Bên bán xuất hóa đơn, hai bên đối chiếu công nợ và thanh toán.
Việc ký, đóng dấu văn bản trong quy trình này có thể xem thêm tại hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai.
Phân biệt PO, hợp đồng, PI và hóa đơn
| Chứng từ | Do ai lập | Bản chất |
|---|---|---|
| PO – đơn đặt hàng | Bên mua | Yêu cầu mua cụ thể; có giá trị ràng buộc khi bên bán chấp nhận. |
| Hợp đồng mua bán | Hai bên cùng ký | Thỏa thuận đầy đủ quyền, nghĩa vụ, chế tài, giải quyết tranh chấp. |
| Proforma Invoice (PI) – hóa đơn chiếu lệ | Bên bán | Bảng chào giá, thông tin đơn hàng trước khi ký hợp đồng; mang tính tham khảo. |
| Hóa đơn | Bên bán | Chứng từ ghi nhận việc bán hàng, dùng để kê khai thuế và thanh toán; lập theo quy định về hóa đơn điện tử. |
Hóa đơn điện tử hiện nay lập theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ 01/07/2026. Nếu giao dịch bán lẻ, bạn có thể tham khảo thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Lưu ý để PO không gây tranh chấp
Cảnh báo: Không nên chỉ dùng PO cho giao dịch giá trị lớn hoặc nhiều đợt giao hàng mà không có hợp đồng khung. PO thường ngắn, thiếu các điều khoản về bất khả kháng, bồi thường, giải quyết tranh chấp nên dễ phát sinh bất đồng.
- Ghi rõ mâu thuẫn: Nếu bên bán có điều khoản bán hàng riêng, hai bên cần thống nhất điều khoản nào ưu tiên. Nếu im lặng, bên nào cũng có thể viện dẫn điều khoản có lợi cho mình.
- Lưu bằng chứng: Giữ email gửi PO, xác nhận của bên bán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho để chứng minh khi có tranh chấp.
- Người ký đúng thẩm quyền: PO ký bởi người không có thẩm quyền có thể bị phủ nhận. Nên ban hành quy chế phê duyệt theo hạn mức giá trị.
- Thanh toán minh bạch: Thanh toán theo tài khoản đã ghi trong PO; nếu thay đổi tài khoản phải có thông báo bằng văn bản của bên bán để tránh lừa đảo.
- Chậm trả hoặc nợ: Nếu bên mua chưa thanh toán ngay, có thể lập thêm văn bản xác nhận công nợ, tham khảo mẫu giấy ghi nợ.
- Bên mua là cá nhân: Cá nhân dùng số định danh cá nhân làm mã số thuế; bạn có thể xem thêm cách đăng ký mã số thuế cá nhân khi cần xuất hóa đơn.
- Tài sản đặc thù: Mua bán xe, đất đai, tài sản phải đăng ký có yêu cầu riêng về hình thức hợp đồng, không thay bằng PO được. Ví dụ, tham khảo mẫu giấy bán xe máy.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về hợp đồng, đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng, hình thức giao dịch dân sự).
- Luật Thương mại 2005 (hợp đồng mua bán hàng hóa, hình thức hợp đồng, mua bán hàng hóa quốc tế).
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (giá trị của thông điệp dữ liệu, chứng từ điện tử).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực từ 01/07/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Nội dung chỉ mang tính tham khảo phổ thông, không thay thế tư vấn cho từng vụ việc cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
PO là gì, viết tắt của từ nào?
PO là viết tắt của Purchase Order, nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là chứng từ bên mua lập và gửi cho bên bán để yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo số lượng, giá và điều kiện đã nêu.
PO có thay thế được hợp đồng mua bán không?
Trong giao dịch đơn giản, PO được bên bán xác nhận có thể đóng vai trò như hợp đồng. Tuy nhiên với giao dịch lớn, dài hạn hoặc có yếu tố nước ngoài, nên ký hợp đồng riêng để quy định đầy đủ quyền, nghĩa vụ và cách giải quyết tranh chấp.
Ai là người phát hành PO, bên mua hay bên bán?
PO do bên mua phát hành. Bên bán lập tài liệu tương tự thì gọi là báo giá hoặc hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice), không phải PO.
PO có cần đóng dấu không?
Pháp luật không bắt buộc PO phải có dấu nếu hai bên không thỏa thuận. Tuy vậy, chữ ký của người có thẩm quyền và xác nhận của bên bán mới là yếu tố quan trọng; đóng dấu giúp tăng độ tin cậy, nhất là khi giao dịch lần đầu.
PO có thay thế hóa đơn để kê khai thuế không?
Không. PO chỉ là chứng từ đặt hàng. Việc kê khai, khấu trừ thuế dựa vào hóa đơn điện tử hợp lệ do bên bán lập theo quy định hiện hành, cùng chứng từ thanh toán và các giấy tờ liên quan.
Gửi PO qua email có hợp lệ không?
Hợp lệ nếu có thể chứng minh nội dung, người gửi và thời điểm gửi. Thông điệp dữ liệu được thừa nhận theo Luật Giao dịch điện tử. Bạn nên lưu email gốc và phản hồi xác nhận của bên bán.
Tóm lại, mẫu PO nên ngắn gọn nhưng đủ thông tin hai bên, hàng hóa, giá, giao nhận, thanh toán và chữ ký xác nhận. Khi bên bán đã chấp nhận, PO có thể ràng buộc như hợp đồng; với giao dịch lớn, bạn nên kết hợp thêm hợp đồng khung để hạn chế tranh chấp.
