Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng do công chứng viên thành lập, chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch (mua bán nhà đất, ủy quyền, di chúc, phân chia di sản…) và thực hiện một số việc chứng thực như sao y bản chính, chứng thực chữ ký. Thời hạn công chứng thông thường không quá 02 ngày làm việc; giao dịch phức tạp không quá 10 ngày làm việc.
Tóm tắt nhanh
- Công chứng do công chứng viên thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng, theo Luật Công chứng 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Chứng thực bản sao, chữ ký là việc khác; hiện nay có thể làm tại UBND xã, phường (Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền) hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao, chữ ký không còn phụ thuộc nơi cư trú.
- Giao dịch về bất động sản chỉ công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi văn phòng đặt trụ sở (trừ một số ngoại lệ).
- Phí công chứng tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị giao dịch; phí chứng thực bản sao 2.000 đồng/trang đầu.
Văn phòng công chứng là gì? Khác Phòng công chứng ra sao?
Theo Luật Công chứng 2024, công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch. Tổ chức hành nghề công chứng gồm hai loại:
- Phòng công chứng: đơn vị sự nghiệp công lập, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở cấp tỉnh thành lập.
- Văn phòng công chứng: do công chứng viên thành lập, hoạt động theo loại hình công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân (loại hình doanh nghiệp tư nhân chỉ được lập tại những địa bàn Chính phủ cho phép).
Về giá trị pháp lý, văn bản công chứng của hai loại hình là như nhau. Văn bản công chứng có hiệu lực từ thời điểm công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu. Với văn bản công chứng điện tử, hiệu lực tính từ lúc có chữ ký số của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào?
Nhiều người gọi chung hai việc này là “công chứng” nên đến sai nơi. Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt nhanh.
| Tiêu chí | Công chứng | Chứng thực |
|---|---|---|
| Người thực hiện | Công chứng viên tại Phòng/Văn phòng công chứng | Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc người được ủy quyền, phân công); công chứng viên cũng làm một số việc chứng thực |
| Nội dung | Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch | Xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng của người yêu cầu; chứng thực một số hợp đồng, giao dịch |
| Ví dụ | Hợp đồng mua bán nhà, di chúc, văn bản phân chia di sản | Sao y CCCD/bằng cấp, chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch, đơn từ |
| Trách nhiệm | Công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung công chứng của mình | Người chứng thực chỉ xác nhận phần thuộc phạm vi chứng thực, không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản |
Những việc nào cần đến văn phòng công chứng?
Giao dịch pháp luật bắt buộc công chứng hoặc chứng thực
Một số giao dịch quan trọng phải được công chứng (hoặc chứng thực, tùy luật chuyên ngành) thì mới có hiệu lực hoặc mới đăng ký được. Tiêu biểu là các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, và hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, thế chấp nhà ở theo Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023, trừ một số trường hợp luật loại trừ (ví dụ một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản). Bạn nên đọc thêm hướng dẫn về giấy tờ mua bán đất viết tay có giá trị thế nào để hiểu vì sao giấy viết tay thường không đủ.
Giao dịch tự nguyện công chứng
Dù pháp luật không bắt buộc, bạn vẫn có thể công chứng để có bằng chứng chắc chắn khi xảy ra tranh chấp: hợp đồng ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hợp đồng thuê nhà, thỏa thuận tài sản vợ chồng, bản dịch giấy tờ… Với xe máy, ô tô, hợp đồng mua bán giữa cá nhân cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký để đăng ký sang tên; bạn có thể tham khảo mẫu giấy bán xe máy cá nhân và giấy tờ cần có khi mua xe máy cũ.
Chọn văn phòng công chứng ở đâu cho đúng?
Quy tắc về địa bàn
Công chứng viên chỉ được công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. Ngoại lệ: di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và văn bản ủy quyền liên quan đến thực hiện quyền đối với bất động sản có thể công chứng ngoài phạm vi tỉnh; luật cũng cho phép công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này. Sau sắp xếp còn 34 tỉnh, thành, phạm vi “tỉnh” nay là địa giới tỉnh mới, nên nhà đất ở các địa phương cũ đã sáp nhập thường công chứng được trong cùng một tỉnh.
Địa điểm công chứng
Nguyên tắc là công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Chỉ một số trường hợp luật cho phép làm ngoài trụ sở, ví dụ lập di chúc tại chỗ ở theo Bộ luật Dân sự.
Tiêu chí chọn văn phòng
- Văn phòng có tên, địa chỉ, công chứng viên, lịch làm việc rõ ràng; theo luật, văn phòng phải niêm yết thủ tục, lịch làm việc, phí công chứng và các khoản giá dịch vụ tại trụ sở.
- Yêu cầu báo trước tổng chi phí (phí công chứng, soạn thảo, sao chụp, dịch) và biên nhận.
- Ưu tiên nơi gần bất động sản hoặc gần các bên để cả hai cùng đến ký được.
- Có thể tra danh sách tổ chức hành nghề công chứng trên cổng thông tin của UBND tỉnh hoặc cơ quan quản lý tư pháp địa phương.
Hồ sơ và thủ tục công chứng từng bước
Giấy tờ thường cần chuẩn bị
- Căn cước, CCCD hoặc hộ chiếu của các bên (còn hạn; có thể dùng bản tích hợp trên VNeID nếu văn phòng hỗ trợ). Nếu cần nhắc nơi cấp, xem cách ghi nơi cấp căn cước công dân.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở; đăng ký xe…).
- Giấy tờ về tình trạng hôn nhân hoặc tài sản chung vợ chồng khi cần (giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thỏa thuận tài sản).
- Dự thảo hợp đồng nếu bạn tự soạn; nếu không, văn phòng có thể soạn theo yêu cầu và thu giá dịch vụ.
- Sổ hộ khẩu giấy hết giá trị từ 01/01/2023; hiện nay cơ quan dùng thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu, bạn chỉ cần giấy tờ chứng minh cư trú khi được yêu cầu cụ thể. Nếu bạn chưa có thẻ căn cước, xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.
Trình tự thực hiện
- Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại văn phòng. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, năng lực hành vi dân sự và tính hợp pháp của giao dịch.
- Bước 2: Công chứng viên giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý; các bên đọc lại dự thảo và chỉnh sửa nếu cần.
- Bước 3: Các bên ký (hoặc điểm chỉ) trước mặt công chứng viên. Việc ký phải được chụp ảnh và lưu trong hồ sơ công chứng.
- Bước 4: Công chứng viên ký, văn phòng đóng dấu, bạn nộp phí và nhận bản chính văn bản công chứng.
Thời hạn công chứng
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; giao dịch có nội dung phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc. Thời hạn tính từ ngày công chứng viên nhận hồ sơ hợp lệ ghi trong sổ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả. Thời gian xác minh, giám định hoặc niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản không tính vào thời hạn này.
Lưu ý: Luật Công chứng 2024 không quy định thời hạn hiệu lực chung cho mọi văn bản công chứng. Hiệu lực phụ thuộc nội dung giao dịch, thỏa thuận của các bên và luật chuyên ngành.
Phí công chứng và phí chứng thực
Phí công chứng gồm phí công chứng giao dịch, phí nhận lưu giữ di chúc và phí cấp bản sao văn bản công chứng. Ngoài ra bạn có thể phải trả giá dịch vụ nếu nhờ văn phòng soạn thảo, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ và phí khai thác thông tin liên quan giao dịch. Mức thu phí hiện vẫn thực hiện theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC); phí chứng thực theo Thông tư 226/2016/TT-BTC.
Mức phí công chứng hợp đồng, giao dịch theo giá trị tài sản
| Giá trị tài sản/giao dịch | Mức phí |
|---|---|
| Dưới 50 triệu đồng | 50.000 đồng |
| Từ 50 đến 100 triệu đồng | 100.000 đồng |
| Từ trên 100 triệu đến 1 tỷ đồng | 0,1% giá trị |
| Từ trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng | 1 triệu đồng + 0,06% phần vượt quá 1 tỷ |
| Từ trên 3 tỷ đến 5 tỷ đồng | 2,2 triệu đồng + 0,05% phần vượt quá 3 tỷ |
| Từ trên 5 tỷ đến 10 tỷ đồng | 3,2 triệu đồng + 0,04% phần vượt quá 5 tỷ |
| Từ trên 10 tỷ đến 100 tỷ đồng | 5,2 triệu đồng + 0,03% phần vượt quá 10 tỷ |
| Trên 100 tỷ đồng | 32,2 triệu đồng + 0,02% phần vượt quá 100 tỷ, tối đa 70 triệu đồng |
Một số giao dịch không tính theo giá trị có mức riêng, ví dụ hợp đồng ủy quyền và di chúc thường thu 50.000 đồng; bạn hãy đối chiếu với bảng niêm yết tại văn phòng.
Phí chứng thực
- Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang với trang 1 và trang 2, từ trang thứ 3 trở lên 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Mức này áp dụng thống nhất tại UBND cấp xã, Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
- Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp (một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một văn bản được tính là một trường hợp).
Lưu ý: Hãy hỏi giá tổng và yêu cầu biên lai. Mức phí nhà nước quy định là cố định; chênh lệch thường nằm ở khoản soạn thảo, sao chụp, dịch thuật.
Chứng thực giấy tờ thường gặp ở đâu?
Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, phù hợp với chính quyền địa phương hai cấp: thẩm quyền chứng thực thuộc Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu (gọi chung là UBND cấp xã) hoặc người được ủy quyền, phân công. Không còn Phòng Tư pháp cấp huyện. Điểm cần nhớ:
- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và một số việc khác (như di chúc, văn bản ủy quyền, văn bản từ chối nhận di sản) không phụ thuộc nơi cư trú: bạn có thể làm tại UBND xã, phường nào thuận tiện.
- UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực một số giao dịch về động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở theo quy định.
- Nếu giấy tờ đã tích hợp trên VNeID hoặc có trong cơ sở dữ liệu, cơ quan chứng thực không được bắt nộp thêm bản giấy hay bản sao có chứng thực.
- Bạn cũng có thể chứng thực bản sao, chữ ký tại Phòng/Văn phòng công chứng.
Sơ yếu lý lịch: công chứng hay chứng thực?
Sơ yếu lý lịch thường chỉ cần chứng thực chữ ký của người khai (hoặc xác nhận của cơ quan nơi công tác/địa phương, tùy yêu cầu của đơn vị nhận hồ sơ), không phải công chứng nội dung. Chi tiết nơi làm và thủ tục xem tại bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu, kèm mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
Cảnh báo: Chỉ ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực; không ký trước rồi mang đi chứng thực. Sử dụng giấy tờ giả hoặc bị sửa chữa để chứng thực, công chứng có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự (ví dụ Điều 341 Bộ luật Hình sự, khoản 1 phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm).
Công chứng điện tử
Luật Công chứng 2024 đặt nền tảng cho công chứng điện tử, gồm hai hình thức:
- Công chứng điện tử trực tiếp: các bên giao kết giao dịch trước mặt công chứng viên, sau đó công chứng viên và tổ chức hành nghề ký số để tạo văn bản công chứng điện tử.
- Công chứng điện tử trực tuyến: thực hiện qua hệ thống công chứng điện tử, theo điều kiện luật và văn bản hướng dẫn.
Chỉ công chứng viên, tổ chức hành nghề đáp ứng điều kiện về hạ tầng, an ninh, bảo mật mới được cung cấp dịch vụ này. Trước khi chọn hình thức điện tử, bạn nên hỏi văn phòng xem đã triển khai chưa và loại giao dịch nào áp dụng được.
Lưu ý để tránh rủi ro
- Phải có mặt đúng người ký trước công chứng viên; không ủy quyền “ký hộ” nếu không có văn bản ủy quyền hợp lệ.
- Đọc kỹ dự thảo trước khi ký, nhất là thông tin tài sản, giá, thời hạn thanh toán, nghĩa vụ thuế, phí.
- Công chứng viên có quyền từ chối nếu giao dịch trái luật, tài sản đang tranh chấp hoặc hồ sơ không hợp lệ.
- Nên giữ biên nhận, bản sao văn bản công chứng và ảnh chụp thông báo phí niêm yết.
- Không tin lời mời “công chứng nhanh, không cần có mặt” hoặc “bao đậu hồ sơ”; đó là dấu hiệu lừa đảo hoặc vi phạm.
- Với giao dịch vay, ghi nợ đơn giản, bạn có thể xem mẫu giấy ghi nợ viết tay; nếu số tiền lớn nên công chứng hoặc chứng thực chữ ký để tăng giá trị chứng cứ.
Thay đổi sắp có hiệu lực từ 01/01/2027
Quốc hội thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng (số 04/2026/QH16) ngày 23/04/2026, có hiệu lực từ 01/01/2027. Đến tháng 10/2026, luật này chưa áp dụng. Các điểm đáng chú ý:
- Bỏ bắt buộc công chứng đối với 6 loại giao dịch hiện nằm trong các nghị định.
- Mở rộng công chứng không theo địa hạt cho giao dịch không có đối tượng trực tiếp là bất động sản (ví dụ hợp đồng ủy quyền, đặt cọc, chuyển nhượng hợp đồng).
- Vẫn giữ giới hạn địa bàn cấp tỉnh với giao dịch có đối tượng là bất động sản; Chính phủ sẽ quy định lộ trình công chứng bất động sản không phụ thuộc địa giới khi cơ sở dữ liệu vận hành đồng bộ.
- UBND cấp tỉnh có thể quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực giao dịch từ Chủ tịch UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng ở nơi đủ năng lực.
Căn cứ pháp lý
- Luật Công chứng 2024 (Luật số 46/2024/QH15), hiệu lực từ 01/07/2025.
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng (Luật số 04/2026/QH16), hiệu lực từ 01/01/2027.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Thông tư 257/2016/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC) về phí công chứng; Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực.
- Luật Đất đai 2024; Luật Nhà ở 2023; Bộ luật Dân sự 2015; Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng công chứng khác phòng công chứng ở điểm nào?
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập, còn văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập, hoạt động như doanh nghiệp. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng của hai loại là như nhau, mức phí nhà nước quy định áp dụng chung.
Công chứng mất bao lâu?
Thông thường không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Giao dịch phức tạp có thể kéo dài đến tối đa 10 ngày làm việc. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn này.
Mang bản photo đi chứng thực có được không?
Chứng thực bản sao từ bản chính cần xuất trình bản chính để đối chiếu. Nếu giấy tờ đã tích hợp trên VNeID hoặc có trong cơ sở dữ liệu, cơ quan chứng thực khai thác thông tin, không được bắt bạn nộp thêm bản giấy.
Có phải về nơi thường trú mới chứng thực được không?
Không. Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao, chữ ký (và một số việc khác) không phụ thuộc nơi cư trú, bạn có thể làm tại UBND xã, phường thuận tiện hoặc tại tổ chức hành nghề công chứng.
Văn bản công chứng có thời hạn bao lâu?
Luật không quy định thời hạn chung. Văn bản có hiệu lực từ khi công chứng viên ký và văn phòng đóng dấu; thời hạn thực tế phụ thuộc nội dung giao dịch, thỏa thuận và luật chuyên ngành.
Nhà đất ở tỉnh khác có công chứng ở văn phòng gần nhà tôi được không?
Thông thường không: giao dịch về bất động sản phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng trong cùng tỉnh, thành phố nơi có bất động sản. Ngoại lệ gồm di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và văn bản ủy quyền liên quan đến quyền đối với bất động sản.
Tóm lại, văn phòng công chứng phù hợp với các giao dịch cần độ an toàn pháp lý cao, còn bản sao, chữ ký thông thường bạn có thể chứng thực ngay tại UBND cấp xã. Hãy xác định đúng loại việc, chuẩn bị đủ giấy tờ, đối chiếu bảng phí niêm yết và theo dõi các thay đổi của Luật Công chứng sửa đổi có hiệu lực từ 01/01/2027.
