Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo bằng thuật toán khóa không đối xứng gồm khóa bí mật (để ký) và khóa công khai (để kiểm tra). Chữ ký số được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số do tổ chức được cấp phép phát hành. Khi đáp ứng đủ điều kiện luật định, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy.
Tóm tắt nhanh
- Chữ ký số được định nghĩa tại Luật Giao dịch điện tử 2023; hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
- Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ, nhưng không bảo đảm tính bí mật của nội dung.
- Chữ ký số công cộng phải đi kèm chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép phát hành.
- Chứng thư số công cộng của thuê bao có thời hạn tối đa 03 năm, hết hạn phải gia hạn hoặc đăng ký mới.
- Doanh nghiệp dùng chữ ký số để kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử, nộp bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng điện tử, tham gia đấu thầu qua mạng.
Chữ ký số là gì?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận người ký và khẳng định sự chấp thuận của người đó với nội dung được ký. Chữ ký số là loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng:
- Khóa bí mật: do người ký giữ, dùng để ký số.
- Khóa công khai: ghi trên chứng thư số, dùng để người nhận kiểm tra chữ ký.
Hiểu đơn giản, chữ ký số giống một “con dấu điện tử” gắn với danh tính của bạn hoặc của doanh nghiệp. Chỉ cần nội dung tệp bị sửa dù một ký tự sau khi ký, chữ ký sẽ báo không hợp lệ. Nhờ vậy người nhận tin tưởng tệp là của đúng người ký và chưa bị chỉnh sửa.
Ba đặc tính cốt lõi của chữ ký số
- Xác thực: xác định đúng chủ thể ký.
- Toàn vẹn: mọi thay đổi sau khi ký đều bị phát hiện.
- Chống chối bỏ: người ký không thể phủ nhận mình đã ký.
Lưu ý: chữ ký số không mã hóa nội dung. Nó không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu; muốn giữ bí mật phải dùng thêm biện pháp khác.
Chữ ký số có giá trị pháp lý không?
Có. Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó ở dạng điện tử. Chữ ký số (và chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trên văn bản giấy.
Để được coi là chữ ký điện tử hợp lệ, chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện chính sau:
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung thông điệp dữ liệu được người ký chấp thuận.
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Mọi thay đổi đối với thông điệp sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
- Được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số còn hiệu lực. Chứng thư số có hiệu lực là chứng thư chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc thu hồi.
Lưu ý: chữ ký số tạo ra trong lúc chứng thư số đã hết hạn, bị tạm dừng hoặc bị thu hồi thì không còn đủ điều kiện bảo đảm. Tờ khai, hóa đơn hay hợp đồng ký vào thời điểm đó có thể bị từ chối hoặc bị coi là không hợp lệ.
Các loại chữ ký số và chữ ký điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2023 chia chữ ký điện tử thành các nhóm sau:
| Loại | Đặc điểm | Ai dùng |
|---|---|---|
| Chữ ký số công cộng | Dùng trong hoạt động công cộng; được bảo đảm bởi chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phát hành. | Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức, cá nhân |
| Chữ ký số chuyên dùng công vụ | Dùng trong hoạt động công vụ; chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ quản lý, cấp. | Cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức |
| Chữ ký điện tử chuyên dùng | Do cơ quan, tổ chức tạo lập và sử dụng riêng cho hoạt động của mình, phù hợp chức năng, nhiệm vụ. | Cơ quan, tổ chức trong hệ thống nội bộ |
Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định mọi cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp đều có quyền được cấp chứng thư chữ ký số. Chứng thư cấp cho người có thẩm quyền phải nêu rõ chức danh và tên cơ quan, tổ chức của người đó.
Các hình thức lưu giữ khóa bí mật thường gặp
Trên thực tế, khóa bí mật có thể nằm trong thiết bị USB Token, trong thiết bị phần cứng bảo mật ký từ xa (HSM) hoặc trên ứng dụng ký số từ xa. Luật không bắt buộc một hình thức cụ thể. Điều quan trọng là phương tiện tạo chữ ký phải bảo đảm khóa bí mật không bị lộ, không bị lợi dụng để giả mạo chữ ký và nằm dưới sự kiểm soát của người ký.
Chữ ký số khác gì chữ ký điện tử, chữ ký scan, chứng thư số?
Chữ ký số và chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là khái niệm rộng. Chữ ký số chỉ là một loại chữ ký điện tử, dùng mã hóa khóa không đối xứng và có chứng thư số bảo chứng. Một ảnh chữ ký chèn vào tệp, hay tên gõ cuối email, cũng có thể là chữ ký điện tử nhưng thường không đủ độ an toàn như chữ ký số.
Chữ ký số và chữ ký scan
Chữ ký scan chỉ là ảnh chữ ký tay, ai cũng có thể sao chép và dán vào tệp khác. Nó không chứng minh nội dung có bị sửa hay không. Với hồ sơ thuế, hóa đơn, hợp đồng điện tử có giá trị lớn, nên dùng chữ ký số thay vì ảnh chữ ký.
Chữ ký số và chứng thư số
Chứng thư số (chứng thư chữ ký số) là thông điệp dữ liệu xác nhận chủ thể là người ký và gắn với khóa công khai của họ. Chứng thư chứa các thông tin như tên chủ thể, số hiệu chứng thư, thời hạn hiệu lực, khóa công khai và chữ ký số của tổ chức phát hành. Còn chữ ký số là dữ liệu tạo ra khi dùng khóa bí mật ký vào văn bản. Hai khái niệm đi liền nhau nhưng không đồng nhất.
Ngoài ra, chữ ký số cũng không thay cho con dấu vật lý trong mọi trường hợp. Với văn bản giấy, bạn vẫn cần các thao tác như đóng dấu giáp lai theo quy định; còn văn bản điện tử thì ký số thay cho việc ký và đóng dấu trên giấy.
Khi nào doanh nghiệp phải dùng chữ ký số?
Pháp luật không bắt mọi người phải có chữ ký số, nhưng nhiều thủ tục điện tử của doanh nghiệp đòi hỏi ký số:
- Hóa đơn điện tử: hóa đơn có chữ ký số của người bán. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026), hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên thỏa thuận. Một số loại như hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số của người bán. Bạn có thể xem thêm cách lập mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
- Kê khai và nộp thuế điện tử: doanh nghiệp thường dùng chữ ký số để ký tờ khai gửi qua mạng. Cá nhân đăng ký thuế trực tuyến có thể tham khảo cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
- Bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử, đấu thầu qua mạng: hồ sơ nộp trực tuyến của doanh nghiệp thường phải ký số.
- Hợp đồng điện tử, báo cáo, văn bản nội bộ: ký số giúp ký từ xa, giảm in ấn và lưu trữ.
- Dịch vụ công trực tuyến: nhiều thủ tục dành cho tổ chức yêu cầu ký số. Với cá nhân, một số thủ tục hiện thực hiện bằng tài khoản định danh điện tử, ví dụ đăng ký tạm trú online.
Lưu ý: quy định về việc có bắt buộc ký số trên từng loại hồ sơ thay đổi theo văn bản chuyên ngành (thuế, hóa đơn, BHXH, hải quan…). Trước khi mua, bạn nên đối chiếu thủ tục mình cần làm với hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.
Thủ tục đăng ký, gia hạn chữ ký số
Chữ ký số công cộng chỉ được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép. Bạn nên chọn đơn vị có trong danh sách được cấp phép do cơ quan quản lý chuyên ngành (hiện là Bộ Khoa học và Công nghệ) công bố, tránh mua từ nguồn không rõ ràng.
Quy trình đăng ký mới
- Bước 1: Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ được cấp phép và gói dịch vụ (thời hạn 1–3 năm, hình thức USB Token hoặc ký số từ xa).
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ. Thông thường gồm giấy đề nghị cấp chứng thư số, giấy tờ pháp lý của tổ chức (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương) và giấy tờ tùy thân của người đại diện hoặc người đăng ký, như thẻ căn cước. Nếu chưa có thẻ, bạn có thể xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.
- Bước 3: Xác minh danh tính. Tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm tra thông tin chủ thể; có thể làm trực tiếp hoặc trực tuyến theo quy trình của đơn vị.
- Bước 4: Nhận chứng thư số và thiết bị, cài đặt, đổi mã PIN ban đầu.
- Bước 5: Đăng ký sử dụng với cơ quan liên quan, ví dụ đăng ký chữ ký số trên cổng dịch vụ công, hệ thống thuế, hệ thống hóa đơn điện tử, cổng BHXH.
Gia hạn, thay đổi thông tin
Khi chứng thư sắp hết hạn, bạn nộp yêu cầu gia hạn cho nhà cung cấp trước ngày hết hạn. Sau khi gia hạn, số sê-ri chứng thư có thể thay đổi, nên cần cập nhật lại trên các hệ thống đang dùng chữ ký số. Khi đổi tên doanh nghiệp, đổi người đại diện hoặc thay đổi thông tin ghi trên chứng thư, bạn cần làm thủ tục thay đổi hoặc cấp chứng thư mới để dữ liệu khớp với hồ sơ pháp lý.
Chi phí do từng tổ chức cung cấp dịch vụ công bố, phụ thuộc loại hình (token, ký số từ xa) và thời hạn gói. Hãy hỏi rõ tổng chi phí gồm thiết bị, thuế và phí gia hạn.
Thời hạn, tạm dừng và thu hồi chứng thư số
Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao có thời hạn hiệu lực tối đa 03 năm. Chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ có thời hạn dài hơn; ví dụ chứng thư gốc của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia có hiệu lực 25 năm.
Chứng thư số mất hiệu lực khi:
- hết thời hạn ghi trên chứng thư;
- bị tạm dừng theo yêu cầu của thuê bao hoặc theo quy định;
- bị thu hồi, ví dụ khi thuê bao yêu cầu, khi lộ khóa bí mật hoặc khi thông tin chủ thể không còn đúng.
Từ 01/01/2026, Thông tư 28/2025/TT-BKHCN quy định chuẩn định dạng thông tin trên chứng thư chữ ký số công cộng theo chuẩn X.509 v3. Các tổ chức cung cấp dịch vụ đang hoạt động có thời hạn rà soát, cập nhật theo quy định. Người dùng không phải làm gì thêm, nhưng có thể được nhà cung cấp thông báo đổi hoặc cấp lại chứng thư.
Lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Cảnh báo: khóa bí mật và mã PIN là “chìa khóa” đại diện cho bạn hoặc doanh nghiệp. Cho người khác mượn token hoặc tiết lộ mã PIN có thể khiến bạn phải chịu trách nhiệm với mọi văn bản được ký bằng chữ ký đó.
- Tự bảo quản thiết bị và mã PIN. Không cho mượn, không ghi mã PIN lên thiết bị. Nếu giao nhân viên kế toán giữ, nên có quy chế nội bộ về người được ký, phạm vi ký và việc bàn giao.
- Báo ngay khi mất, lộ khóa. Thông báo cho nhà cung cấp để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư, đồng thời thông báo cho các cơ quan nơi bạn đã đăng ký dùng chữ ký số.
- Theo dõi ngày hết hạn. Chứng thư hết hạn làm gián đoạn việc nộp thuế điện tử và phát hành hóa đơn. Hãy gia hạn trước hạn.
- Chỉ ký tệp đã kiểm tra kỹ nội dung. Một khi đã ký, người ký khó phủ nhận vì chữ ký số có tính chống chối bỏ.
- Không giả mạo, sử dụng trái phép chữ ký số của người khác. Tùy tính chất, mức độ, hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự (ví dụ nếu dùng để chiếm đoạt tài sản hoặc làm giả tài liệu). Giao dịch dựa trên chữ ký giả mạo cũng có thể bị tuyên vô hiệu.
- Chữ ký số nước ngoài. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý như chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ công cộng của Việt Nam cấp.
Tình huống minh họa
Một công ty nhỏ nhờ kế toán dùng token ký tờ khai thuế hằng quý. Kế toán nghỉ việc nhưng token và mã PIN không được bàn giao lại, chứng thư cũng không bị thu hồi. Công ty sau đó phải làm thủ tục báo mất, xin cấp lại chứng thư và cập nhật lại trên các hệ thống. Nếu có quy chế bàn giao ngay từ đầu, rủi ro và thời gian gián đoạn sẽ nhỏ hơn.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2024).
- Nghị định số 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
- Thông tư số 28/2025/TT-BKHCN quy định định dạng thông tin chứng thư chữ ký số (hiệu lực từ 01/01/2026).
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực từ 01/07/2026).
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về các tội danh liên quan đến giả mạo, chiếm đoạt tài sản.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký số là gì, viết tắt có phải “chữ ký điện tử” không?
Không hoàn toàn. Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, còn chữ ký số là loại chữ ký điện tử dùng khóa bí mật – khóa công khai và có chứng thư số bảo đảm. Mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số.
Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?
Có, nếu đáp ứng điều kiện của Luật Giao dịch điện tử 2023, trong đó có việc được bảo đảm bởi chứng thư số còn hiệu lực. Khi đó chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký của cá nhân trên văn bản giấy.
Chứng thư số công cộng có thời hạn bao lâu?
Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao có hiệu lực tối đa 03 năm. Thời hạn cụ thể phụ thuộc gói bạn đăng ký; hết hạn bạn phải gia hạn hoặc đăng ký mới.
Hộ kinh doanh, cá nhân có bắt buộc dùng chữ ký số không?
Không có quy định chung bắt buộc mọi cá nhân, hộ kinh doanh phải có chữ ký số. Việc có cần hay không phụ thuộc hình thức hóa đơn và thủ tục bạn sử dụng. Ví dụ, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số của người bán, còn hóa đơn điện tử thông thường cần chữ ký số của người bán.
Hết hạn chữ ký số thì có ký được hóa đơn, tờ khai không?
Không. Chứng thư hết hạn thì chữ ký số không còn được bảo đảm hợp lệ, hệ thống thuế và hóa đơn điện tử có thể từ chối hồ sơ. Bạn cần gia hạn và cập nhật lại số sê-ri mới trên các hệ thống đang dùng.
Mất token chữ ký số phải làm gì?
Báo ngay cho nhà cung cấp để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư, rồi làm thủ tục cấp lại. Sau đó cập nhật chứng thư mới trên hệ thống thuế, hóa đơn điện tử và các cổng dịch vụ công bạn đang dùng.
Tóm lại, chữ ký số là công cụ xác thực người ký và bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản điện tử, có giá trị pháp lý như chữ ký tay khi chứng thư số còn hiệu lực. Hãy chọn nhà cung cấp được cấp phép, giữ kỹ khóa bí mật, theo dõi hạn chứng thư và đối chiếu quy định chuyên ngành trước khi ký các hồ sơ quan trọng.
