Trích biên bản họp chi bộ: mẫu và cách viết mới nhất 2026

Trích biên bản họp chi bộ là bản sao lại nguyên văn phần nội dung của một cuộc họp chi bộ có liên quan đến một việc cụ thể (kết nạp đảng viên, xét công nhận chính thức, đề nghị khen thưởng, giới thiệu nhân sự…), do Bí thư chi bộ xác nhận để đưa vào hồ sơ gửi cấp ủy cấp trên. Bản trích phải khớp với biên bản gốc, không được thêm bớt nội dung.

Trích biên bản họp chi bộ là gì, dùng khi nào?

Biên bản họp chi bộ ghi lại toàn bộ diễn biến một kỳ sinh hoạt: thành phần dự họp, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết, kết luận. Biên bản gốc được lưu tại chi bộ. Khi cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền chỉ cần một nội dung, chi bộ lập bản trích thay vì gửi cả biên bản.

Các trường hợp thường phải làm bản trích:

• Hồ sơ kết nạp đảng viên, xét công nhận đảng viên chính thức.
• Giới thiệu đảng viên đi sinh hoạt tạm thời hoặc chuyển sinh hoạt đảng.
• Đề nghị khen thưởng, kỷ luật đối với đảng viên, hoặc nhận xét, đánh giá đảng viên.
• Giới thiệu nhân sự quy hoạch, bổ nhiệm, ứng cử; lấy ý kiến của chi bộ về một vấn đề cụ thể.
• Xác nhận nghị quyết của chi bộ gửi đảng ủy cấp trên hoặc cơ quan, đơn vị.

Ví dụ tình huống: Chi bộ có 18 đảng viên chính thức họp xét đề nghị kết nạp một quần chúng ưu tú. Biên bản gốc dài 4 trang vì còn bàn thêm công tác đảng phí và kế hoạch tháng sau. Hồ sơ gửi đảng ủy cấp trên chỉ cần phần xét kết nạp, nên chi bộ lập bản trích gồm nội dung xét kết nạp và kết quả biểu quyết.

Quy định hiện hành về họp, sinh hoạt chi bộ năm 2026

Mẫu biên bản các năm trước (kể cả bản 2022) vẫn dùng được về bố cục, nhưng bạn nên đối chiếu với các văn bản mới sau.

Chỉ thị 50-CT/TW và Hướng dẫn 42-HD/BTCTW

Chỉ thị 50-CT/TW ngày 23/7/2025 của Ban Bí thư yêu cầu đổi mới, nâng cao chất lượng sinh hoạt chi bộ. Ban Tổ chức Trung ương ban hành Hướng dẫn 42-HD/BTCTW ngày 28/10/2025 để thực hiện. Những điểm chính:

• Thời điểm: toàn Đảng thống nhất sinh hoạt chi bộ vào ngày 03 hằng tháng; nếu trùng ngày nghỉ hoặc có trường hợp đặc biệt thì sinh hoạt trong tuần đầu tiên của tháng.
• Không ghép họp: không họp chi bộ kết hợp với các cuộc họp khác.
• Thời lượng: tối thiểu 90 phút; tháng có cả sinh hoạt chuyên đề và sinh hoạt thường kỳ trong một buổi thì tối thiểu 120 phút. Chi bộ ít đảng viên do cấp ủy có thẩm quyền quy định cụ thể.
• Chuyên đề: mỗi quý sinh hoạt chuyên đề ít nhất một lần; không thay thế sinh hoạt thường kỳ.
• Công nghệ: chi bộ khai thác ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử để phổ biến văn bản và tiếp nhận ý kiến.

Điều lệ Đảng và Quy định thi hành

Đại hội XIV quyết định chưa sửa Điều lệ Đảng hiện hành, nên chi bộ cơ sở vẫn họp thường lệ mỗi tháng một lần, họp bất thường khi cần. Ngày 08/4/2026, Ban Chấp hành Trung ương khóa XIV ban hành Quy định 20-QĐ/TW về thi hành Điều lệ Đảng, thay thế Quy định 294-QĐ/TW ngày 26/5/2025. Khi viết căn cứ trong nghị quyết hoặc bản trích có dẫn văn bản, bạn nên ghi theo Quy định 20-QĐ/TW thay vì Quy định 294.

Mẫu trích biên bản họp chi bộ

Dưới đây là mẫu thông dụng, bạn có thể sao chép và thay phần dấu chấm bằng thông tin thực tế.

Cách lập và điền bản trích từng bước

1. Bước 1: Xác định nội dung cần trích. Đọc yêu cầu của cấp ủy hoặc cơ quan nhận hồ sơ để biết cần trích phần nào, thường chỉ một vấn đề.
2. Bước 2: Đối chiếu biên bản gốc. Lấy biên bản đã có chữ ký của chủ tọa và thư ký làm căn cứ. Không lập bản trích từ ghi chép nháp.
3. Bước 3: Chép nguyên văn. Giữ nguyên thành phần dự họp, số liệu biểu quyết, kết luận. Có thể lược các phần không liên quan nhưng không sửa câu chữ của phần được trích.
4. Bước 4: Ghi đủ số liệu biểu quyết. Nêu số đồng chí tán thành, không tán thành, không biểu quyết và tỷ lệ. Tỷ lệ cần đạt để thông qua phụ thuộc loại nội dung (ví dụ kết nạp, công nhận chính thức, kỷ luật) và được quy định trong Điều lệ Đảng cùng Quy định thi hành.
5. Bước 5: Ký xác nhận. Bí thư chi bộ ký; trường hợp Bí thư vắng, Phó Bí thư ký thay theo phân công. Có đóng dấu hay không tùy chi bộ có con dấu và hướng dẫn của cấp ủy cấp trên.
6. Bước 6: Lưu và gửi. Lưu một bản tại chi bộ cùng biên bản gốc, gửi bản còn lại theo hồ sơ.

Mẫu biên bản sinh hoạt chi bộ thường kỳ

Đây là biên bản gốc để từ đó lập bản trích. Mẫu được rút gọn theo cấu trúc hướng dẫn sinh hoạt hằng tháng; bạn nên điều chỉnh theo biểu mẫu cấp ủy cấp trên đang áp dụng.

Lưu ý khi dùng bản trích trong hồ sơ

• Viết đúng văn phong văn bản Đảng: câu ngắn, trung tính, không dùng từ cảm xúc. Bạn có thể tham khảo thêm bài về phong cách ngôn ngữ hành chính để trình bày gọn, đúng.
• Viết tay hay đánh máy: cả hai đều được, miễn rõ ràng, không tẩy xóa. Chữ ký là chữ ký tay của người có thẩm quyền.
• Đóng dấu giáp lai: nếu bản trích nhiều trang và chi bộ có con dấu, tham khảo cách đóng dấu giáp lai để tránh sai sót.
• Hồ sơ cá nhân kèm theo: hồ sơ kết nạp hoặc chuyển sinh hoạt thường có thêm giấy tờ cá nhân. Ví dụ, nhiều người hỏi chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành; bạn có thể xem cả mẫu sơ yếu lý lịch để chuẩn bị.
• Nội dung kiểm điểm, tự phê bình: nếu chi bộ ghi nhận kết quả kiểm điểm của đảng viên, có thể đối chiếu cách viết tại bài cách viết bản kiểm điểm; bài thu hoạch sau học tập, chuyên đề xem thêm hướng dẫn viết bài thu hoạch.
• Bảo mật: biên bản chi bộ là tài liệu nội bộ của Đảng, chỉ cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền; không đăng tải lên mạng xã hội.

Câu hỏi thường gặp

Bản trích biên bản họp chi bộ chỉ có giá trị khi trung thực, đủ số liệu biểu quyết và có xác nhận của người có thẩm quyền. Hãy lập biên bản gốc đúng quy định của Chỉ thị 50 và Hướng dẫn 42, sau đó dùng mẫu trên để trích từng nội dung khi cần gửi hồ sơ.