Thư mời phỏng vấn là văn bản hoặc email do doanh nghiệp gửi cho ứng viên đã qua vòng lọc hồ sơ, thông báo rõ vị trí tuyển dụng, thời gian, địa điểm (hoặc đường dẫn phỏng vấn trực tuyến), người liên hệ và giấy tờ cần mang theo. Một thư mời chuẩn ngắn gọn, lịch sự, đủ thông tin và không đặt điều kiện trái pháp luật. Bài này cung cấp mẫu sao chép được ngay.
Tóm tắt nhanh
- Thư mời phỏng vấn cần có 7 phần: tiêu đề, lời chào, vị trí ứng tuyển, thời gian – địa điểm, giấy tờ cần mang, người liên hệ, đề nghị xác nhận tham dự.
- Bài có sẵn 5 mẫu: thư mời văn bản, email, thư mời vòng 2, thư xác nhận của ứng viên và thư mời tiếng Anh.
- Nhà tuyển dụng chỉ được yêu cầu bản sao hoặc xuất trình bản chính để đối chiếu, không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ.
- Thư mời yêu cầu nộp tiền “phí phỏng vấn”, “phí hồ sơ” là dấu hiệu đáng ngờ, ứng viên nên kiểm tra kỹ trước khi đi.
Thư mời phỏng vấn gồm những nội dung gì?
Pháp luật không quy định một biểu mẫu bắt buộc cho thư mời phỏng vấn. Doanh nghiệp tự soạn theo quy chế tuyển dụng nội bộ. Dù vậy, thư mời nên có đủ các mục sau để ứng viên không phải hỏi lại.
| Mục | Nội dung cần nêu |
|---|---|
| Tiêu đề | Ghi rõ “Thư mời phỏng vấn – vị trí …”, có tên công ty để ứng viên dễ nhận ra, không bị lẫn vào thư rác. |
| Lời chào | Gọi đúng họ tên ứng viên, cảm ơn đã quan tâm và nộp hồ sơ. |
| Vị trí ứng tuyển | Tên vị trí, phòng ban, hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian). |
| Thời gian | Ngày, giờ bắt đầu, thời lượng dự kiến. |
| Địa điểm / hình thức | Địa chỉ cụ thể theo đơn vị hành chính hiện hành (xã/phường, tỉnh/thành phố), hoặc nền tảng và đường dẫn phỏng vấn trực tuyến. |
| Giấy tờ mang theo | Căn cước hoặc căn cước công dân để đối chiếu, CV, bản sao văn bằng, chứng chỉ liên quan. |
| Người liên hệ | Họ tên, chức danh, email hoặc số điện thoại của bộ phận nhân sự. |
| Đề nghị phản hồi | Hạn xác nhận tham dự hoặc xin đổi lịch. |
Mẫu thư mời phỏng vấn bằng văn bản
Mẫu dưới đây dùng khi doanh nghiệp gửi thư giấy hoặc tệp PDF. Bạn thay nội dung trong dấu ngoặc vuông.
MẪU THƯ MỜI PHỎNG VẤN
[TÊN CÔNG TY]
Địa chỉ: [số nhà, đường, xã/phường, tỉnh/thành phố]
Số: [số/năm]/TMPV
THƯ MỜI PHỎNG VẤN
Kính gửi: Anh/Chị [Họ và tên ứng viên]
Công ty [Tên công ty] chân thành cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm và gửi hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Phòng/Bộ phận].
Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi trân trọng mời Anh/Chị tham dự buổi phỏng vấn với thông tin như sau:
1. Vị trí phỏng vấn: [Tên vị trí]
2. Thời gian: [giờ] ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm] (dự kiến kéo dài [số] phút)
3. Địa điểm: [địa chỉ cụ thể / đường dẫn phỏng vấn trực tuyến]
4. Người tiếp đón: [Họ tên, chức danh], điện thoại/email: [thông tin liên hệ]
5. Hình thức: [Phỏng vấn trực tiếp / trực tuyến], gồm [phần trao đổi chuyên môn, bài kiểm tra nếu có]
Anh/Chị vui lòng mang theo: căn cước (hoặc căn cước công dân) để đối chiếu thông tin; bản CV; bản sao văn bằng, chứng chỉ liên quan; [portfolio hoặc giấy tờ khác nếu cần].
Anh/Chị vui lòng phản hồi qua email [địa chỉ email] trước [giờ] ngày [ngày/tháng/năm] để xác nhận tham dự. Nếu thời gian chưa phù hợp, Anh/Chị có thể đề xuất lịch khác để chúng tôi sắp xếp.
Rất mong được gặp Anh/Chị.
Trân trọng,
[Địa danh], ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]
[Chức danh người ký]
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Mẫu email mời phỏng vấn
Email là cách gửi thư mời phổ biến nhất hiện nay. Tiêu đề nên cụ thể, câu chữ ngắn hơn thư giấy.
MẪU EMAIL MỜI PHỎNG VẤN
Tiêu đề: [Tên công ty] – Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên ứng viên]
Chào [Anh/Chị Họ tên ứng viên],
Cảm ơn Anh/Chị đã ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Hồ sơ của Anh/Chị phù hợp với yêu cầu ban đầu, vì vậy chúng tôi muốn mời Anh/Chị tham gia buổi phỏng vấn như sau:
– Thời gian: [giờ, ngày/tháng/năm]
– Địa điểm/hình thức: [địa chỉ hoặc link phỏng vấn trực tuyến]
– Người phỏng vấn: [Họ tên, chức danh]
– Thời lượng dự kiến: [số] phút
Anh/Chị vui lòng chuẩn bị bản CV mới nhất và mang theo căn cước để đối chiếu. Buổi phỏng vấn không thu bất kỳ khoản phí nào của ứng viên.
Anh/Chị vui lòng trả lời email này trước [ngày/giờ] để xác nhận tham dự. Nếu cần hỗ trợ thêm, Anh/Chị liên hệ [Họ tên, email/điện thoại bộ phận nhân sự].
Trân trọng,
[Họ tên người gửi]
[Chức danh] – Bộ phận Nhân sự, [Tên công ty]
Mẫu thư mời phỏng vấn vòng 2
MẪU THƯ MỜI PHỎNG VẤN VÒNG 2
Kính gửi: Anh/Chị [Họ và tên ứng viên]
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn vòng 1 cho vị trí [Tên vị trí] ngày [ngày/tháng/năm]. Chúng tôi đánh giá cao những chia sẻ của Anh/Chị.
Công ty trân trọng mời Anh/Chị tham dự vòng phỏng vấn tiếp theo:
– Thời gian: [giờ, ngày/tháng/năm]
– Địa điểm/hình thức: [địa chỉ hoặc link trực tuyến]
– Người phỏng vấn: [Họ tên, chức danh]
– Nội dung: [trao đổi với trưởng bộ phận / bài kiểm tra chuyên môn / thảo luận về lương và phúc lợi]
Vui lòng xác nhận tham dự trước [ngày/giờ] qua email [địa chỉ email].
Trân trọng,
[Họ tên, chức danh, tên công ty]
Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh
INTERVIEW INVITATION LETTER
Subject: Interview Invitation – [Position] at [Company Name]
Dear [Candidate’s Full Name],
Thank you for applying for the [Position] role at [Company Name]. After reviewing your application, we would like to invite you to an interview.
Date and time: [date, time]
Location / Link: [address or online meeting link]
Interviewer: [name, title]
Duration: approximately [number] minutes
Please bring your ID card for verification and an updated copy of your CV. Kindly confirm your attendance by replying to this email before [deadline].
We look forward to meeting you.
Best regards,
[Name]
[Title], [Company Name]
Mẫu thư xác nhận tham dự của ứng viên
Ứng viên nên trả lời trong vòng 24 giờ, kể cả khi xin đổi lịch hoặc từ chối.
MẪU EMAIL XÁC NHẬN THAM DỰ PHỎNG VẤN
Tiêu đề: Xác nhận tham dự phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên]
Kính gửi Anh/Chị [Họ tên người gửi thư mời],
Em/Tôi cảm ơn Quý công ty đã mời tham gia phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]. Em/Tôi xác nhận sẽ có mặt vào [giờ] ngày [ngày/tháng/năm] tại [địa điểm/hình thức] theo thư mời.
Em/Tôi sẽ mang theo căn cước, CV và các giấy tờ được yêu cầu. Nếu có thay đổi, mong Anh/Chị báo lại qua email này.
Trân trọng,
[Họ và tên]
[Số điện thoại / email]
Lưu ý: Nếu cần xin nghỉ phép để đi phỏng vấn khi đang đi làm, bạn có thể tham khảo cách trình bày trong bài mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản.
Lưu ý pháp lý khi mời và đi phỏng vấn
Doanh nghiệp được yêu cầu giấy tờ gì?
Theo Bộ luật Lao động 2019, khi giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Không được yêu cầu người lao động đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản khác để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Vì vậy, thư mời chỉ nên ghi “mang bản chính để đối chiếu” và “nộp bản sao”. Hành vi giữ bản chính bị xử phạt vi phạm hành chính và buộc trả lại giấy tờ. Mức phạt cụ thể phụ thuộc nghị định xử phạt đang có hiệu lực tại thời điểm vi phạm, bạn nên kiểm tra văn bản mới nhất.
Trường hợp cần bản sao có chứng thực, bạn xem nơi thực hiện trong bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành và biểu mẫu sơ yếu lý lịch có xác nhận.
Thông tin trong thư mời phải trung thực
Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp thông tin trung thực về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, tiền lương, bảo hiểm xã hội và các vấn đề liên quan. Thư mời phỏng vấn không nhất thiết nêu hết, nhưng không nên đưa thông tin sai lệch về vị trí hoặc mức lương để thu hút ứng viên.
Độ tuổi và sức khỏe của ứng viên
Doanh nghiệp chỉ được tuyển người đủ độ tuổi lao động theo luật. Bạn có thể xem thêm độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất. Giấy khám sức khỏe khi nhận việc phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp. Việc “mua” giấy khám sức khỏe là vi phạm, bạn nên đọc mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không để hiểu rủi ro.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân của ứng viên
Từ 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực. CV, số căn cước, địa chỉ, ngày sinh của ứng viên là dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp chỉ nên thu thập đủ mục đích tuyển dụng, bảo mật và không chia sẻ cho bên khác khi chưa được đồng ý.
Cảnh báo: Thư mời “phỏng vấn” yêu cầu chuyển khoản phí hồ sơ, phí đào tạo, tiền cọc đồng phục, hoặc yêu cầu giao nộp bản chính căn cước, bằng cấp là dấu hiệu rủi ro. Ứng viên nên kiểm tra đơn vị tuyển dụng, địa chỉ làm việc, không cung cấp mã OTP hay thông tin tài khoản ngân hàng. Nếu nghi ngờ lừa đảo, hãy báo cơ quan công an nơi bạn cư trú.
Khi nhà tuyển dụng cần đối chiếu thông tin căn cước, ứng viên có thể xem cách ghi nơi cấp trong bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Mẹo viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp
- Bước 1: Gửi sớm, tối thiểu 2–3 ngày làm việc trước buổi phỏng vấn để ứng viên sắp xếp.
- Bước 2: Đặt tiêu đề rõ ràng, có tên công ty và vị trí.
- Bước 3: Ghi địa chỉ đầy đủ, hướng dẫn đường đi hoặc nơi gửi xe nếu cần. Với phỏng vấn trực tuyến, kiểm tra đường dẫn trước khi gửi.
- Bước 4: Nêu rõ buổi phỏng vấn gồm những phần nào (trao đổi, bài kiểm tra, thử việc ngắn).
- Bước 5: Đặt hạn phản hồi và kênh liên hệ, gửi nhắc lại trước buổi phỏng vấn một ngày.
- Bước 6: Giữ giọng văn lịch sự, ngắn gọn, nhất quán cách xưng hô (Anh/Chị, Bạn).
Lưu ý: Văn bản gửi ứng viên nên viết theo văn phong rõ ràng, trang trọng, tránh từ ngữ khẩu ngữ. Bạn có thể xem thêm đặc điểm này trong bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.
Địa chỉ trong thư mời cần theo đơn vị hành chính hiện hành. Từ 01/07/2025, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố và chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã/phường), không còn cấp huyện. Vì vậy, nếu mẫu cũ ghi “quận/huyện”, bạn nên cập nhật lại.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Điều 16, Điều 17 về cung cấp thông tin và hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết hợp đồng lao động).
- Luật Việc làm 2025 (số 74/2025/QH15), hiệu lực từ 01/01/2026.
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/01/2026.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
- Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động đang có hiệu lực tại thời điểm áp dụng.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Thư mời phỏng vấn có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?
Không. Pháp luật chưa quy định mẫu thư mời phỏng vấn bắt buộc. Mỗi doanh nghiệp tự soạn, miễn là đủ thông tin và không vi phạm quy định về tuyển dụng, giao kết hợp đồng lao động.
Thư mời phỏng vấn có cần đóng dấu không?
Không bắt buộc. Thư mời gửi qua email thường không cần dấu. Thư giấy hoặc tệp PDF chính thức có thể có chữ ký người có thẩm quyền và dấu của công ty nếu doanh nghiệp có quy định nội bộ.
Công ty có được yêu cầu nộp bản chính bằng cấp khi đi phỏng vấn không?
Công ty có thể yêu cầu bạn xuất trình bản chính để đối chiếu, nhưng không được giữ lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ. Bạn chỉ cần nộp bản sao.
Nhận được thư mời phỏng vấn thì nên trả lời thế nào?
Bạn nên trả lời trong 24 giờ, xác nhận ngày giờ, địa điểm và các giấy tờ sẽ mang. Nếu không tham dự được, hãy báo sớm và lịch sự, có thể đề xuất lịch khác.
Thư mời phỏng vấn yêu cầu đóng phí có hợp pháp không?
Doanh nghiệp tuyển dụng không được yêu cầu người lao động đặt cọc hoặc bảo đảm bằng tiền, tài sản khi giao kết hợp đồng. Thư mời thu “phí phỏng vấn”, “phí hồ sơ” là dấu hiệu đáng ngờ, bạn nên xác minh kỹ đơn vị tuyển dụng trước khi chuyển tiền.
Một thư mời phỏng vấn tốt chỉ cần rõ vị trí, thời gian, địa điểm, giấy tờ và đầu mối liên hệ, đồng thời tôn trọng quy định của Bộ luật Lao động về giấy tờ và dữ liệu cá nhân của ứng viên. Bạn có thể dùng các mẫu ở trên, thay thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp.
