Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử: Cách xử lý mới nhất 2026

Khi hóa đơn điện tử đã phát hành mà ghi sai tên hàng hóa, người bán không được tự sửa hoặc xóa hóa đơn đó. Từ 01/07/2026, người bán chọn một trong hai cách: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Riêng hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu thì phải lập hóa đơn thay thế.

Sai tên hàng hóa thuộc nhóm lỗi nào?

Quy định về hóa đơn điện tử chia lỗi trên hóa đơn thành hai nhóm chính.

• Nhóm 1 – lỗi nhẹ: sai tên hoặc địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ, hoặc các nội dung khác nhưng không làm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa ghi trên hóa đơn. Người bán chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
• Nhóm 2 – lỗi nội dung bắt buộc: sai mã số thuế; tên hàng hóa hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế và các nội dung bắt buộc khác như số lượng, thành tiền. Người bán phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Sai tên hàng hóa nằm ở nhóm 2. Ví dụ: bạn bán “máy lọc không khí” nhưng hóa đơn ghi “máy hút ẩm”. Đây không còn là lỗi trình bày mà là sai thông tin hàng hóa, nên phải lập hóa đơn mới theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

Nên chọn hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế?

Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, người bán được chọn một trong hai cách. Bảng dưới đây giúp bạn so sánh.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn hóa đơn thay thế khi sai tên hàng vì hóa đơn mới chứa đủ thông tin đúng, người mua dễ hạch toán hơn. Hóa đơn điều chỉnh phù hợp khi bạn muốn điều chỉnh thông tin mà không làm thay đổi giá trị giao dịch.

Các bước xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

1. Bước 1 – Xác định đúng loại lỗi và loại hóa đơn. Xem hóa đơn có mã của cơ quan thuế, không mã, hay lập từ máy tính tiền. Với tình huống sai tên hàng, bạn xử lý theo nhóm 2 ở trên.
2. Bước 2 – Thông báo cho người mua. Cho người mua biết hóa đơn đã lập sai và nội dung cần sửa. Giữ lại bằng chứng trao đổi (email, tin nhắn, biên bản).
3. Bước 3 – Lập văn bản thỏa thuận nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Văn bản ghi rõ nội dung sai và cách xử lý (điều chỉnh hay thay thế). Xem mẫu ở phần sau.
4. Bước 4 – Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Ghi đúng tên hàng hóa, kèm dòng chữ tham chiếu hóa đơn gốc. Ký số, gửi hóa đơn cho người mua. Hóa đơn có mã phải được cơ quan thuế cấp mã.
5. Bước 5 – Kê khai thuế và lưu hồ sơ. Kê khai theo hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng kỳ, lưu văn bản thỏa thuận cùng hóa đơn gốc để đối chiếu khi cần.

Nhiều hóa đơn cùng sai một nội dung trong tháng

Nếu trong cùng tháng bạn lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của một người mua, bạn có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn. Hóa đơn này đính kèm bảng kê các hóa đơn đã lập sai theo mẫu quy định.

Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Với trường hợp hóa đơn không mã gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp, thông tin điều chỉnh hoặc thay thế được khai trên bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo. Bạn không phải gửi thêm Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong trường hợp này.

Văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua

Khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Bạn có thể tham khảo mẫu sau và điều chỉnh theo thực tế.

Cách điền: nêu chính xác số hiệu hóa đơn gốc, ghi nguyên văn tên hàng sai và tên hàng đúng, và chọn rõ hình thức điều chỉnh hay thay thế. Nếu cơ quan bạn dùng dấu, xem thêm hướng dẫn về cách đóng dấu đúng quy cách.

Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý

Hóa đơn từ máy tính tiền

Nếu hóa đơn sai là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Trường hợp người mua trả lại hàng thì áp dụng quy định riêng về trả lại hàng hóa.

Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Hóa đơn bán ô tô, xe máy và các tài sản phải đăng ký cũng xử lý bằng hóa đơn thay thế. Tên hàng trên hóa đơn thường gắn với hồ sơ đăng ký, nên sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục của người mua. Nếu bạn là người mua xe, xem thêm giấy tờ khi mua xe máy và cách tính lệ phí trước bạ xe máy để chuẩn bị hồ sơ.

Người mua là cá nhân không kinh doanh

Quy định yêu cầu lập văn bản thỏa thuận nêu rõ đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Với người mua là cá nhân tiêu dùng, bạn vẫn cần thông báo và lưu lại việc xử lý. Nếu người mua yêu cầu thông tin để kê khai, ví dụ cần mã số thuế cá nhân, họ có thể xem hướng dẫn về mã số thuế cá nhân hoặc cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.

Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai và thông báo, người bán rà soát và xử lý bằng điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo theo đúng Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong thời hạn cơ quan thuế yêu cầu.

Rủi ro nếu không xử lý đúng cách

• Hóa đơn mới không hợp lệ: nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không ghi dòng chữ tham chiếu bắt buộc, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ.
• Ảnh hưởng đến người mua: người mua có thể gặp khó khăn khi kê khai, khấu trừ hoặc tính chi phí nếu hóa đơn ghi hàng hóa không khớp thực tế.
• Bị xử phạt: hành vi lập, kê khai hóa đơn không đúng quy định bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026). Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào hành vi và số lượng hóa đơn vi phạm.

Với hóa đơn bán lẻ, bạn nên rà tên hàng ngay khi lập để tránh phải sửa. Có thể tham khảo mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để biết hóa đơn cần có những nội dung nào.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử không thể bỏ qua hay tự sửa. Bạn cần xác định loại hóa đơn, thỏa thuận với người mua khi thuộc diện phải lập văn bản, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng dòng chữ tham chiếu, rồi kê khai và lưu hồ sơ đầy đủ.