Quy trình tạm ứng gồm hai giai đoạn. Giai đoạn một: người lao động lập giấy đề nghị tạm ứng, được trưởng bộ phận, kế toán và người có thẩm quyền duyệt, rồi kế toán lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền. Giai đoạn hai: sau khi xong việc, người nhận tiền lập bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc, được duyệt rồi hoàn ứng hoặc nhận bổ sung phần chênh lệch.
Tóm tắt nhanh
- Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ năm tài chính 2026 (thay Thông tư 200/2014). Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Doanh nghiệp tự ban hành quy chế tạm ứng: đối tượng, mức tiền, mục đích, thời hạn hoàn ứng, thẩm quyền duyệt.
- Chứng từ chính: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, bảng thanh toán tạm ứng kèm hóa đơn, chứng từ gốc.
- Tạm ứng dùng không hết phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương; chi vượt thì doanh nghiệp chi bổ sung.
- Khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính chi phí được trừ thuế TNDN.
Tạm ứng là gì và ai được tạm ứng?
Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư doanh nghiệp giao trước cho người lao động để thực hiện một công việc đã được phê duyệt, ví dụ đi công tác, mua vật tư, tiếp khách, chi hành chính. Người nhận tạm ứng phải là người lao động của doanh nghiệp và chỉ được dùng đúng mục đích, đúng nội dung đã duyệt.
Từ năm tài chính 2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC giao cho doanh nghiệp tự xây dựng quy chế và kiểm soát nội bộ về tạm ứng. Quy chế nên có tối thiểu các nội dung sau:
- đối tượng được tạm ứng;
- mục đích, giá trị và hình thức tạm ứng (tiền mặt hay chuyển khoản);
- thời hạn hoàn ứng;
- thẩm quyền phê duyệt theo từng hạn mức;
- điều kiện tạm ứng lần sau khi lần trước chưa thanh toán.
Lưu ý: Tạm ứng công việc khác với tạm ứng lương. Tạm ứng lương là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019, không tính lãi. Còn tạm ứng trong bài này là khoản tiền chi cho công việc của doanh nghiệp. Nếu bạn cho người khác vay cá nhân, hãy xem thêm mẫu giấy vay tiền, giấy ghi nợ viết tay.
Quy trình tạm ứng tiền mặt từng bước
- Bước 1 – Lập giấy đề nghị tạm ứng: người cần tạm ứng ghi họ tên, bộ phận, số tiền (bằng số và bằng chữ), lý do, thời hạn thanh toán và gửi người có thẩm quyền xét duyệt. Chứng từ này trước đây theo mẫu 03-TT của Thông tư 200/2014 và Thông tư 133/2016; hiện doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu, miễn đủ thông tin theo Luật Kế toán và quy chế nội bộ.
- Bước 2 – Trưởng bộ phận xem xét: kiểm tra công việc có thật, số tiền có hợp lý, rồi ký và chuyển phòng tài chính – kế toán.
- Bước 3 – Kế toán kiểm tra: xem hồ sơ đã đủ chưa, người đề nghị còn khoản tạm ứng cũ chưa thanh toán không, số tiền có nằm trong hạn mức không.
- Bước 4 – Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) duyệt: ký duyệt số tiền và thời hạn hoàn ứng.
- Bước 5 – Lập phiếu chi và chi tiền: kế toán lập phiếu chi, thủ quỹ chi tiền mặt cho người nhận, người nhận ký nhận. Thủ quỹ lưu giấy đề nghị và phiếu chi có đủ chữ ký.
- Bước 6 – Ghi sổ: kế toán ghi nhận vào tài khoản 141 và mở sổ chi tiết theo dõi từng người nhận, từng lần tạm ứng.
Các bước trên là thông lệ phổ biến. Số cấp duyệt, thời hạn xử lý cụ thể phụ thuộc quy chế của từng doanh nghiệp.
Quy trình quyết toán (thanh toán) tạm ứng
Quyết toán tạm ứng còn gọi là thanh toán tạm ứng hoặc hoàn ứng. Khi xong việc hoặc đến hạn, người nhận tạm ứng phải thanh toán dứt điểm từng lần, từng khoản.
- Bước 1 – Tập hợp chứng từ gốc: hóa đơn, biên lai, vé tàu xe, quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, biên bản nghiệm thu, bảng kê… Chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ và đúng nội dung được duyệt. Nếu bộ chứng từ nhiều tờ, bạn có thể đóng dấu giáp lai khi quy chế của đơn vị yêu cầu.
- Bước 2 – Lập bảng thanh toán tạm ứng: ghi số đã tạm ứng, số đã chi được duyệt và chênh lệch. Bảng thanh toán đính kèm toàn bộ chứng từ gốc. Mẫu cũ là mẫu 04-TT (Giấy thanh toán tiền tạm ứng); doanh nghiệp hiện có thể dùng mẫu tham khảo hoặc tự thiết kế.
- Bước 3 – Trình duyệt: trưởng bộ phận xác nhận, kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, giám đốc phê duyệt số thực chi.
- Bước 4 – Xử lý chênh lệch: xem bảng dưới đây.
- Bước 5 – Ghi sổ, lưu hồ sơ: kế toán tất toán khoản tạm ứng trên sổ chi tiết và lưu chứng từ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Số thực chi bằng số đã tạm ứng | Tất toán khoản tạm ứng, không phát sinh thu chi thêm. |
| Chi không hết | Người nhận nộp lại quỹ, hoặc doanh nghiệp trừ vào lương theo quy chế. |
| Chi vượt số đã tạm ứng | Doanh nghiệp chi bổ sung cho người nhận phần chênh lệch đã được duyệt. |
| Chứng từ không hợp lệ | Khoản chi không được duyệt; người nhận hoàn trả hoặc xử lý theo quy chế nội bộ. |
Cảnh báo: Việc trừ tạm ứng vào lương cần có căn cứ trong quy chế hoặc thỏa thuận và phải phù hợp quy định của Bộ luật Lao động về khấu trừ tiền lương. Đơn vị không nên tự ý khấu trừ nếu chưa có cơ sở rõ ràng.
Hạch toán tạm ứng trên tài khoản 141
Doanh nghiệp theo dõi tạm ứng trên tài khoản 141 – Tạm ứng. Bên Nợ phản ánh tiền, vật tư đã tạm ứng. Bên Có phản ánh khoản đã thanh toán, khoản dùng không hết đã nhập lại quỹ, nhập kho hoặc trừ vào lương. Số dư cuối kỳ (nếu có) là số dư Nợ, tức khoản tạm ứng chưa thanh toán.
| Nghiệp vụ | Định khoản |
|---|---|
| Chi tạm ứng bằng tiền mặt | Nợ TK 141 / Có TK 111 |
| Thanh toán tạm ứng bằng chứng từ gốc đã duyệt | Nợ các TK chi phí hoặc tài sản liên quan (như 152, 153, 156, 641, 642…) / Có TK 141 |
| Tạm ứng dùng không hết, nộp lại quỹ | Nợ TK 111 / Có TK 141 |
| Tạm ứng dùng không hết, trừ vào lương | Nợ TK 334 / Có TK 141 |
| Thực chi được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, chi bổ sung | Nợ TK 141 / Có TK 111 (hoặc 112) |
Doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết cho từng người nhận tạm ứng và ghi đầy đủ từng lần nhận, từng lần thanh toán. Bảng trên chỉ mang tính minh họa nguyên tắc chung; kế toán cần đối chiếu Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC (hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng) khi hạch toán thực tế.
Lưu ý về thuế khi tạm ứng bằng tiền mặt
Bản thân khoản tạm ứng chưa phải chi phí. Nó chỉ trở thành chi phí khi được thanh toán bằng chứng từ hợp lệ. Vì vậy, phần quan trọng là chứng từ của khoản chi thực tế.
- Chi phí được trừ thuế TNDN: theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/12/2025), khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Mua nhiều lần trong cùng ngày của một người bán, tổng từ 5 triệu đồng, cũng tính theo nguyên tắc này.
- Thuế GTGT đầu vào: hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên cũng cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
- Người lao động mua hộ: nếu doanh nghiệp giao người lao động mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên và người này thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt, khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi có hóa đơn, chứng từ và quy chế hoặc quyết định nội bộ về việc ủy quyền, và doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Lưu ý: Với khoản chi lớn, bạn nên tạm ứng bằng chuyển khoản và yêu cầu người nhận thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng. Tạm ứng tiền mặt rồi chi tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng có thể làm doanh nghiệp mất quyền tính chi phí và khấu trừ thuế. Về hóa đơn đầu vào, bạn có thể tham khảo thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Nếu khoản tạm ứng là tiền lương, bạn cần xem thêm cách tính thuế thu nhập cá nhân và mức giảm trừ gia cảnh mới nhất khi kê khai.
Tạm ứng trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp
Cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập áp dụng Thông tư 24/2024/TT-BTC về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2025, thay Thông tư 107/2017/TT-BTC). Theo thông tư này, tài khoản 141 chia hai loại: tạm ứng với người lao động và tạm ứng với đầu mối chi tiêu.
Người làm công tác cung ứng vật tư, hành chính quản trị được phân công nhận tạm ứng phải được thủ trưởng đơn vị chỉ định cụ thể. Xong việc, người đó lập bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tiền không dùng hết phải nộp lại đơn vị. Ngoài ra, việc tạm ứng còn phải tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định về dự toán, công tác phí của đơn vị.
Ví dụ tình huống thực tế
Anh Nam là nhân viên kinh doanh của một công ty thương mại, được cử đi công tác 3 ngày. Anh lập giấy đề nghị tạm ứng 6.000.000 đồng, ghi rõ chi phí vé tàu xe, lưu trú và công tác phí, thời hạn thanh toán 5 ngày sau khi về. Sau khi được trưởng phòng, kế toán và giám đốc duyệt, anh nhận tiền mặt theo phiếu chi.
Về công ty, anh nộp bảng thanh toán tạm ứng kèm vé, hóa đơn lưu trú và giấy đi đường, tổng chi được duyệt là 5.200.000 đồng. Anh nộp lại 800.000 đồng vào quỹ. Kế toán ghi Nợ TK 111 / Có TK 141 với 800.000 đồng và kết chuyển 5.200.000 đồng chi phí vào các tài khoản liên quan. Nếu tổng chi lên 6.500.000 đồng, công ty sẽ chi bổ sung 500.000 đồng cho anh.
Lưu ý: nếu hóa đơn lưu trú một lần từ 5 triệu đồng, anh nên thanh toán bằng chuyển khoản hoặc thẻ để công ty được tính chi phí và khấu trừ thuế.
Lỗi thường gặp và cách xử lý khoản tạm ứng quá hạn
- Tạm ứng nhưng không có giấy đề nghị hoặc không có người duyệt: khó chứng minh khoản chi, dễ bị loại khi kiểm tra.
- Dùng sai mục đích hoặc vượt hạn mức: đây là rủi ro kiểm soát nội bộ phổ biến, cần xử lý theo quy chế.
- Không thanh toán đúng hạn: làm sai lệch số dư tài khoản 141. Kế toán nên rà soát cuối kỳ, nhắc thu hồi, và chỉ cho tạm ứng tiếp khi lần trước đã thanh toán.
- Hóa đơn không hợp lệ hoặc không đúng thông tin doanh nghiệp: khoản chi có thể không được duyệt hoặc không được trừ thuế.
- Dùng chứng từ cũ: từ năm tài chính 2026, doanh nghiệp đang theo Thông tư 200 cần chuyển sang Thông tư 99. Chứng từ phát sinh từ năm 2025 trở về trước vẫn lập và lưu theo chế độ cũ.
Cảnh báo: Người nhận tạm ứng cố ý chiếm đoạt hoặc dùng tiền vào mục đích trái quy định có thể bị xử lý kỷ luật, buộc bồi hoàn và tùy tính chất, mức độ có thể bị xử lý theo quy định pháp luật khác. Hãy luôn thanh toán tạm ứng đúng hạn và giữ chứng từ gốc.
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán 2015.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thông tư 24/2024/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2025, thay Thông tư 107/2017/TT-BTC).
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng.
- Bộ luật Lao động 2019 (quy định về tạm ứng tiền lương).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đề nghị tạm ứng hiện nay có bắt buộc theo mẫu 03-TT không?
Không bắt buộc. Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp tự thiết kế chứng từ kế toán, miễn bảo đảm đủ thông tin theo Luật Kế toán và quy chế nội bộ. Mẫu 03-TT chỉ còn là mẫu tham khảo. Đơn vị hành chính, sự nghiệp cũng được tự thiết kế chứng từ, trừ trường hợp pháp luật đã quy định mẫu riêng.
Bao lâu phải quyết toán tạm ứng?
Pháp luật kế toán không ấn định một thời hạn chung cho mọi doanh nghiệp. Thời hạn do quy chế tạm ứng của doanh nghiệp quy định, thường ghi ngay trong giấy đề nghị. Nguyên tắc là phải thanh toán dứt điểm khi hoàn thành công việc hoặc đến hạn đã ghi.
Tạm ứng không dùng hết thì xử lý thế nào?
Người nhận nộp lại phần dư vào quỹ. Nếu không nộp, doanh nghiệp có thể trừ vào lương của người nhận theo quy chế và quy định pháp luật lao động. Kế toán ghi giảm tài khoản 141 tương ứng.
Chi vượt số đã tạm ứng thì có được hoàn lại không?
Có, nếu phần chi vượt phục vụ đúng công việc đã được duyệt và có chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp sẽ chi bổ sung cho người nhận tạm ứng sau khi duyệt bảng thanh toán.
Tạm ứng bằng tiền mặt có làm mất chi phí được trừ thuế không?
Bản thân việc tạm ứng tiền mặt không làm mất chi phí. Vấn đề nằm ở khoản chi thực tế: nếu từng lần chi từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì không được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN và không được khấu trừ GTGT đầu vào, trừ các trường hợp pháp luật cho phép.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa có phải chuyển sang Thông tư 99 không?
Không bắt buộc. Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200 nhưng không thay Thông tư 133/2016/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể dùng Thông tư 133 hoặc chọn áp dụng Thông tư 99 nếu phù hợp.
Tóm lại, tạm ứng tiền mặt cần có đề nghị được duyệt, phiếu chi hợp lệ và việc quyết toán đúng hạn bằng chứng từ gốc. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế tạm ứng rõ ràng, ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên để tránh rủi ro về thuế.
