Quy trình soạn thảo văn bản hành chính gồm sáu bước: xác định tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn; thu thập và xử lý thông tin; viết bản thảo đúng thể thức; trình người có thẩm quyền duyệt; kiểm tra trước khi ban hành; cuối cùng là ký, đóng dấu, cấp số và phát hành. Căn cứ chính là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, hiện vẫn còn hiệu lực.
Tóm tắt nhanh
- Văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức nhà nước soạn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 05/03/2020, đến tháng 10/2026 vẫn còn hiệu lực).
- Người soạn thảo chịu trách nhiệm về bản thảo; người ký văn bản duyệt bản thảo; người đứng đầu đơn vị soạn thảo kiểm tra nội dung trước khi trình ký.
- Trình bày: giấy A4, phông Times New Roman (Unicode), chữ đen, cỡ chữ nội dung 13–14, lề trái 30–35 mm.
- Văn bản quy phạm pháp luật không soạn theo quy trình này mà theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025.
Quy trình này áp dụng cho văn bản nào?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, trong đó có soạn thảo, ký ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nghị định áp dụng trước hết với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Các tổ chức khác thường tham khảo để soạn văn bản cho chuẩn mực.
Bạn cần phân biệt ba nhóm văn bản:
- Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), thông báo, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép… Nghị định 30 liệt kê 29 loại. Nhóm này soạn theo quy trình trong bài.
- Văn bản quy phạm pháp luật (luật, nghị định, thông tư, nghị quyết…): thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025 (Luật số 64/2025/QH15, hiệu lực từ 01/04/2025, sửa đổi bởi Luật số 87/2025/QH15). Luật này đã bỏ thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền cấp xã.
- Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định 30 để quy định cho phù hợp.
Lưu ý: Tổ chức Đảng có quy định riêng của Đảng về thể thức văn bản. Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc áp dụng nghị định này nhưng có thể dùng làm chuẩn nội bộ. Phong cách viết của loại văn bản này xem thêm ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.
6 bước trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định ba khâu chính: soạn thảo, duyệt bản thảo và kiểm tra trước khi ban hành. Trong thực tế, người làm văn phòng thường chia thành sáu bước sau.
- Bước 1 – Xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo phải trả lời trước: ban hành để làm gì, gửi cho ai, dùng loại văn bản nào (công văn, thông báo, kế hoạch, tờ trình…). Chọn sai tên loại là lỗi phổ biến nhất.
- Bước 2 – Thu thập, xử lý thông tin có liên quan. Tập hợp căn cứ pháp lý, số liệu, văn bản cấp trên, ý kiến các bộ phận. Số liệu phải chính xác, văn bản căn cứ phải còn hiệu lực. Nếu đề cập tên cơ quan hoặc đơn vị hành chính, bạn cần ghi đúng tên hiện hành sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025 (34 tỉnh, thành phố, chính quyền hai cấp).
- Bước 3 – Soạn bản thảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Lập dàn ý rồi viết theo mẫu của từng loại văn bản (Phụ lục III Nghị định 30). Ngôn ngữ phải rõ, ngắn gọn, một ý một câu, không dùng từ địa phương hay từ đa nghĩa.
- Bước 4 – Trình duyệt bản thảo. Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Nếu bản thảo đã duyệt cần sửa chữa, bổ sung thì phải được người duyệt đồng ý.
- Bước 5 – Kiểm tra trước khi ban hành. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Bộ phận văn thư kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.
- Bước 6 – Ký, đóng dấu, cấp số, phát hành và lưu. Người có thẩm quyền ký; văn thư đăng ký số, ngày tháng, đóng dấu (hoặc ký số với văn bản điện tử), gửi theo nơi nhận và lưu bản gốc. Chi tiết về dấu xem tại bài cách đóng dấu giáp lai.
Ai chịu trách nhiệm ở từng khâu?
| Khâu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|
| Soạn bản thảo | Cá nhân được giao soạn thảo: chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo trong phạm vi nhiệm vụ |
| Duyệt bản thảo | Người có thẩm quyền ký văn bản |
| Kiểm tra nội dung | Người đứng đầu đơn vị soạn thảo: chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật |
| Kiểm tra thể thức, đóng dấu, phát hành | Văn thư cơ quan theo quy chế công tác văn thư |
Thể thức văn bản hành chính gồm những thành phần nào?
Thể thức là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản. Văn bản hành chính có các thành phần chính áp dụng cho mọi loại văn bản và các thành phần bổ sung cho từng trường hợp cụ thể.
| Ô số | Thành phần thể thức |
|---|---|
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (kèm tên cơ quan chủ quản trực tiếp nếu có) |
| 3 | Số, ký hiệu của văn bản |
| 4 | Địa danh và thời gian ban hành |
| 5a | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
| 5b | Trích yếu nội dung công văn (công văn không ghi tên loại) |
| 6 | Nội dung văn bản |
| 7a, 7b, 7c | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
| 8 | Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
| 9a, 9b | Nơi nhận |
Ngoài ra còn các thành phần bổ sung như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành, địa chỉ cơ quan, thư điện tử, số điện thoại. So với Thông tư 01/2011/TT-BNV trước đây, từ năm 2020 văn bản hành chính phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp.
Cách ghi số, ký hiệu văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký tại văn thư, bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12. Ký hiệu gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (hoặc đơn vị soạn thảo). Ví dụ: Số: 25/QĐ-UBND là quyết định của Ủy ban nhân dân; công văn thì ghi Số: 112/UBND-VP. Chữ viết tắt tên loại tra ở Phụ lục III Nghị định 30.
Kỹ thuật trình bày: khổ giấy, lề, phông chữ
- Khổ giấy: A4 (210 mm × 297 mm), trình bày theo chiều dài. Văn bản có bảng, biểu không tách thành phụ lục riêng thì được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề: trên và dưới 20–25 mm; trái 30–35 mm; phải 15–20 mm.
- Phông chữ: tiếng Việt Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ nội dung: 13–14. Quốc hiệu, tên cơ quan trình bày cỡ 12–13; tên loại văn bản in hoa, đậm, cỡ 13–14.
- Căn cứ ban hành (với quyết định…): chữ in thường, kiểu nghiêng, cỡ 13–14; mỗi căn cứ một dòng, căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
- Viết hoa: theo Phụ lục II Nghị định 30; viết tắt tên loại: theo Phụ lục III.
Lưu ý: Nhiều tài liệu cũ còn ghi lề trái 30 mm, cỡ chữ 14 theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. Thông tư này đã được thay bằng Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nên bạn cần dùng khoảng giá trị trong nghị định như trên.
Lỗi thường gặp khi soạn thảo
- Chọn sai loại văn bản (dùng công văn cho nội dung phải ban hành bằng quyết định hoặc thông báo).
- Ghi sai hoặc thiếu căn cứ pháp lý, dẫn văn bản đã hết hiệu lực.
- Lề trái dưới 30 mm khiến không đóng gáy được hồ sơ; trộn lẫn phông VnTime và Times New Roman.
- Thiếu tên cơ quan chủ quản, không ghi nơi nhận hoặc ghi nơi nhận không rõ “để thực hiện”, “để báo cáo”, “để biết”.
- Văn bản đã phát hành có sai sót thể thức phải đính chính bằng công văn của cơ quan ban hành, không tự sửa tay.
- Ký thay, ký thừa lệnh khi chưa có quy định hoặc chưa được giao quyền.
Ví dụ tình huống thực tế
Cán bộ văn phòng một ủy ban nhân dân phường được giao soạn kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết. Chị xác định đúng tên loại là “Kế hoạch” (không phải công văn), thu thập chương trình, kinh phí, danh sách thành phần, rồi soạn bản thảo theo mẫu kế hoạch. Bản thảo được trình lãnh đạo ký duyệt, trưởng bộ phận kiểm tra nội dung, văn thư kiểm tra thể thức, rồi mới ký, vào sổ lấy số và đóng dấu. Nếu bỏ qua bước kiểm tra, sai sót chỉ lộ ra sau khi phát hành và phải đính chính bằng công văn.
Với tình huống cá nhân, bạn cũng có thể áp dụng cách trình bày chuẩn khi viết các giấy tờ như đơn xin nghỉ phép, hoặc bản kiểm điểm. Đây không phải văn bản hành chính của cơ quan nhà nước nhưng bố cục rõ ràng, đủ quốc hiệu, tiêu ngữ, thời gian, nội dung và chữ ký vẫn là chuẩn nên theo. Khi cần dùng giấy tờ cá nhân vào hồ sơ, bạn có thể tham khảo thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (các Phụ lục I, II, III).
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15, sửa đổi bởi Luật số 87/2025/QH15 (đối với văn bản quy phạm pháp luật).
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh (ảnh hưởng đến tên cơ quan ghi trên văn bản).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính gồm mấy bước?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định ba khâu: soạn thảo, duyệt bản thảo, kiểm tra trước khi ban hành. Khi áp dụng thực tế, thường chia thành sáu bước: xác định nội dung, thu thập thông tin, viết bản thảo, trình duyệt, kiểm tra, ký và phát hành.
Nghị định 30/2020 còn hiệu lực năm 2026 không?
Có. Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật ghi nhận nghị định này còn hiệu lực từ 05/03/2020, và các cơ quan vẫn dùng Phụ lục I, III của nghị định để soạn và trình bày văn bản hành chính trong năm 2026.
Ai có trách nhiệm duyệt bản thảo văn bản?
Người có thẩm quyền ký văn bản duyệt bản thảo. Trước đó, người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra nội dung. Người trực tiếp soạn thảo chịu trách nhiệm về bản thảo trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
Văn bản hành chính trình bày bằng phông chữ và cỡ chữ nào?
Dùng phông Times New Roman, bộ mã Unicode, màu đen, cỡ chữ nội dung từ 13 đến 14, giấy A4. Lề trên và dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm.
Soạn văn bản quy phạm pháp luật có theo quy trình này không?
Không. Văn bản quy phạm pháp luật phải theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2025 với trình tự riêng (đề nghị, soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm định, thẩm tra…). Nghị định 30 chỉ áp dụng cho văn bản hành chính.
Soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn là làm đủ ba việc: chọn đúng loại văn bản và nội dung, trình bày đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, và qua đủ các khâu duyệt, kiểm tra trước khi ký ban hành. Hãy lưu bộ mẫu trình bày chuẩn của cơ quan để mỗi lần soạn không phải thiết lập lại từ đầu.
