Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bên bán phải lập hóa đơn điện tử cho người mua, kể cả người mua là cá nhân. Từ 01/07/2026, việc này thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cá nhân không có mã số thuế vẫn được xuất hóa đơn. Khách lẻ không cung cấp thông tin thì hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
Tóm tắt nhanh
- Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt người mua là cá nhân hay tổ chức.
- Người mua là cá nhân không có mã số thuế: không phải ghi mã số thuế của người mua trên hóa đơn.
- Khách lẻ không lấy thông tin: hóa đơn vẫn lập, không bắt buộc ghi tên, địa chỉ người mua.
- Cá nhân kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn.
- Không lập hóa đơn theo quy định bị phạt theo mức tăng dần theo số hóa đơn vi phạm, cao nhất 60–80 triệu đồng (Nghị định 310/2025/NĐ-CP).
Xuất hóa đơn cho cá nhân có bắt buộc không?
Có. Nguyên tắc chung là khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Quy định này áp dụng với mọi người mua, gồm cả cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức và doanh nghiệp. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Điều này có nghĩa là bên bán không được từ chối xuất hóa đơn chỉ vì khách là cá nhân. Hóa đơn là căn cứ để bên bán kê khai doanh thu, tính thuế. Với người mua, hóa đơn là chứng từ bảo hành, đổi trả và giải quyết tranh chấp.
Lưu ý: Một số đối tượng bán hàng không phải dùng hóa đơn điện tử theo quy định riêng (ví dụ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống và chưa đăng ký). Khi đó bên bán thực hiện theo quy định về kê khai, lập chứng từ phù hợp. Tuy vậy, nếu họ đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử thì phải lập hóa đơn khi bán.
Thông tin người mua là cá nhân ghi thế nào?
Cá nhân không có mã số thuế có được xuất hóa đơn không?
Được. Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế của người mua. Bạn chỉ cần cung cấp họ tên và địa chỉ nếu muốn đưa vào hóa đơn. Từ 01/07/2025, mã số thuế của cá nhân là số định danh cá nhân, nên nhiều người đã có sẵn mã mà không biết. Bạn có thể xem thêm cách tra cứu mã số thuế cá nhân hoặc đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Khách lẻ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin thì sao?
Người bán vẫn phải lập hóa đơn. Với khách lẻ không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế, người bán không bắt buộc điền các thông tin này. Trên hóa đơn thể hiện rõ cụm “Bán cho người tiêu dùng”. Các nội dung của bên bán vẫn phải đầy đủ: tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thời điểm lập hóa đơn; mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
Những trường hợp người mua cá nhân được giảm chỉ tiêu
| Tình huống | Thông tin người mua trên hóa đơn |
|---|---|
| Cá nhân không có mã số thuế | Không thể hiện mã số thuế người mua |
| Mua hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại (cá nhân không kinh doanh) | Không bắt buộc tên, địa chỉ, mã số thuế người mua |
| Mua xăng dầu (cá nhân không kinh doanh) | Không bắt buộc tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua |
| Khách nước ngoài đến Việt Nam | Địa chỉ có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch |
Khi cần hóa đơn để thanh toán, hoàn thuế hoặc làm chứng từ, bạn nên cung cấp đầy đủ họ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân cho người bán. Hóa đơn sau khi đã lập không được tùy tiện sửa, nên hãy kiểm tra thông tin trước khi người bán phát hành.
Cá nhân, hộ kinh doanh bán hàng xuất hóa đơn ra sao?
Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi dùng hóa đơn điện tử bạn phải đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Loại hóa đơn phụ thuộc vào quy mô và lĩnh vực:
- Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng: phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Bán trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc một số lĩnh vực quy định (như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ phục vụ cá nhân): dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc chuyển sang máy tính tiền.
- Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống: nếu đủ điều kiện và có nhu cầu, vẫn có thể chủ động đăng ký dùng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn từ máy tính tiền phải nhận biết được là hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu. Loại này không bắt buộc có chữ ký số. Hộ kinh doanh có nhiều địa điểm dùng chung mã số thuế của hộ cho các cửa hàng, nhưng hóa đơn phải thể hiện tên, mã và địa chỉ từng địa điểm kinh doanh.
Về cách lập hóa đơn bán lẻ, bạn tham khảo thêm bài mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Cá nhân không kinh doanh có được xuất hóa đơn không?
Cá nhân không kinh doanh thường không thuộc diện tự lập hóa đơn. Khi phát sinh giao dịch đơn lẻ cần hóa đơn (ví dụ bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, cho thuê tài sản theo yêu cầu), cá nhân đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Hóa đơn loại này không nhất thiết có chữ ký số của người bán và người mua.
Lưu ý: Giao dịch dân sự giữa các cá nhân, như bán xe máy cũ hoặc nhà đất, chủ yếu cần hợp đồng, giấy tờ mua bán và thủ tục sang tên. Chi tiết xem thêm tại mẫu giấy bán xe máy cá nhân. Thuế, lệ phí phải nộp khi chuyển nhượng tính theo quy định riêng của từng loại tài sản.
Các bước xuất hóa đơn cho khách là cá nhân
- Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (có mã, không có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền, tùy đối tượng).
- Bước 2: Thiết lập mẫu hóa đơn trên phần mềm hoặc máy tính tiền, đủ các chỉ tiêu bắt buộc về người bán, hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
- Bước 3: Hỏi khách có lấy hóa đơn không. Nếu khách cung cấp họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì nhập vào hóa đơn. Nếu không, ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
- Bước 4: Lập hóa đơn đúng thời điểm, thường là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa; với dịch vụ là khi hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền theo quy định.
- Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua (in, email, tin nhắn hoặc tra cứu) và bảo đảm dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định.
Ví dụ: chị Lan mua máy lọc nước tại một cửa hàng của hộ kinh doanh. Chị chưa dùng số định danh để đăng ký thuế riêng nhưng vẫn yêu cầu hóa đơn. Cửa hàng ghi họ tên, địa chỉ chị Lan, không cần ghi mã số thuế người mua vì chị là cá nhân không kinh doanh. Nếu chị chỉ đến mua nhanh và không muốn cung cấp thông tin, hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
Khi cần xác minh giấy tờ nhân thân để ghi thông tin trên hóa đơn, bạn có thể dùng thẻ căn cước. Xem cách tra số căn cước công dân online nếu quên số.
Không xuất hóa đơn cho cá nhân bị phạt thế nào?
Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026) sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP, chuyển sang phạt tăng dần theo số hóa đơn vi phạm. Với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt cao nhất là 60–80 triệu đồng khi vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên. Số hóa đơn càng ít, mức phạt càng thấp, và có trường hợp chỉ bị cảnh cáo. Lập hóa đơn không đúng thời điểm cũng bị phạt, cao nhất đến 70 triệu đồng.
Cảnh báo: Mức phạt cụ thể còn phụ thuộc đối tượng vi phạm (tổ chức hay cá nhân), số hóa đơn và tình tiết từng vụ việc. Ngoài phạt hành chính, bên bán còn bị truy thu thuế nếu bị xác định ẩn doanh thu. Bạn không nên thỏa thuận “không lấy hóa đơn để rẻ hơn”, vì người mua mất quyền lợi bảo hành và chứng từ hợp lệ.
Nếu người bán từ chối lập hóa đơn khi bạn yêu cầu, bạn có thể phản ánh đến cơ quan thuế quản lý địa bàn hoặc qua kênh phản ánh của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Xuất hóa đơn cho cá nhân có cần mã số thuế không?
Không bắt buộc. Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế thì hóa đơn không thể hiện mã số thuế người mua. Khi cần, bạn có thể cung cấp số định danh cá nhân, vì đây là mã số thuế của cá nhân từ 01/07/2025.
Khách không lấy hóa đơn thì người bán có phải xuất không?
Có, trong các trường hợp pháp luật yêu cầu lập hóa đơn khi bán hàng, như bán trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc đối tượng dùng máy tính tiền. Hóa đơn có thể ghi “Bán cho người tiêu dùng” và không cần thông tin cụ thể của khách.
Cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có phải xuất hóa đơn không?
Phụ thuộc doanh thu và lĩnh vực. Doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền. Doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống không bắt buộc, trừ khi thuộc lĩnh vực phải dùng máy tính tiền hoặc đã tự đăng ký dùng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn bán cho cá nhân có được tính chi phí hợp lý không?
Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân cần hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp. Hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế được xem là chứng từ hợp pháp khi mua hàng, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Có thể yêu cầu xuất hóa đơn sau khi đã mua hàng không?
Có thể, nhưng hóa đơn phải lập đúng thời điểm theo quy định. Nếu đã quá thời điểm, bên bán có thể bị xử phạt lập hóa đơn không đúng thời điểm. Vì vậy bạn nên yêu cầu ngay khi thanh toán.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15).
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực từ 01/07/2026), thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026).
- Thông tư 86/2024/TT-BTC về đăng ký thuế (số định danh cá nhân là mã số thuế từ 01/07/2025) và Thông tư 90/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/07/2026.
Tóm lại, cá nhân mua hàng đều có quyền được lập hóa đơn, còn bên bán có trách nhiệm lập đúng thời điểm và đúng đối tượng. Người mua là cá nhân không có mã số thuế hoặc là khách lẻ vẫn nhận được hóa đơn, với thông tin được giản lược. Thông tin cập nhật tháng 10/2026; bạn nên đối chiếu văn bản mới nếu có sửa đổi, hướng dẫn thêm từ cơ quan thuế.
