Bản chính là văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành hoặc cấp, có giá trị pháp lý ban đầu để làm căn cứ sử dụng và đối chiếu. Bản sao là bản được tạo ra từ bản chính hoặc sổ gốc. Bản sao chỉ có giá trị như bản chính khi được sao, cấp hoặc chứng thực đúng quy định pháp luật.
Tóm tắt nhanh
- Trong công tác văn thư (Nghị định 30/2020/NĐ-CP), có các khái niệm: bản gốc, bản chính, bản sao y, bản sao lục, bản trích sao.
- Trong chứng thực (Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP), có các khái niệm: bản chính, bản sao từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính.
- Bản photo thông thường, không sao y và không chứng thực, không có giá trị thay bản chính.
- Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú. Thủ tục thực hiện tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Bản chính là gì?
Từ “bản chính” được hiểu hơi khác nhau tùy văn bản pháp luật điều chỉnh. Bạn cần biết bối cảnh để dùng đúng.
Bản chính trong công tác văn thư
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư dùng cho văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức. Theo nghị định này, bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức. Bản này được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Khi phát hành, văn thư đóng dấu cơ quan lên bản chính gửi đi.
Cần phân biệt với bản gốc. Bản gốc là bản có chữ ký trực tiếp trên giấy, hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan. Bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
Bản chính trong giấy tờ của công dân
Với giấy tờ cá nhân như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng, quyết định, thì “bản chính” là giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận. Bản được cấp lại theo đúng thủ tục cũng được coi là bản chính. Đây là bản mà cơ quan chứng thực dùng để đối chiếu khi chứng thực bản sao (Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Trước đây, thuật ngữ “sao y bản chính” được dùng phổ biến. Từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tên gọi chính thức là “sao y”. Lý do là văn bản điện tử không có khái niệm bản chính như văn bản giấy.
Phân biệt bản gốc, bản chính và các loại bản sao
| Loại | Bản chất | Căn cứ |
|---|---|---|
| Bản gốc | Bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử. | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Bản chính | Bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức, tạo từ bản có chữ ký trực tiếp. Dùng để phát hành. | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Bản sao y | Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung từ bản gốc hoặc bản chính, theo đúng thể thức quy định. | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Bản sao lục | Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung từ bản sao y. Làm bằng cách in, chụp từ bản sao y. | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Bản trích sao | Bản sao chính xác một phần nội dung của bản gốc hoặc bản chính. | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Bản sao từ sổ gốc | Bản do cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp, căn cứ sổ gốc. Ví dụ: trích lục hộ tịch, bản sao giấy khai sinh. | Nghị định 23/2015/NĐ-CP |
| Bản sao chứng thực | Bản sao do cơ quan, người có thẩm quyền căn cứ bản chính để chứng thực là đúng với bản chính. | Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP |
Lưu ý: “Sao y” và “chứng thực bản sao” là hai việc khác nhau. Sao y là do cơ quan, tổ chức tự sao văn bản của mình hoặc văn bản gửi đến, theo thể thức văn thư. Thẩm quyền ký sao y do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Chứng thực bản sao là dịch vụ công do UBND cấp xã, công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền khác thực hiện cho công dân.
Ví dụ: Bạn cần nộp hồ sơ xin việc. Công ty yêu cầu “bản sao công chứng bằng tốt nghiệp”. Bạn mang bản chính bằng và bản photo đến nơi chứng thực để đối chiếu. Người chứng thực ghi lời chứng, ký và đóng dấu lên bản photo. Bản photo đó khi ấy là bản sao chứng thực. Nếu công ty yêu cầu “sao y của trường”, bạn xin nhà trường sao y theo thể thức văn thư.
Giá trị pháp lý của bản sao
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định bản sao y, bản sao lục và bản trích sao thực hiện đúng nghị định có giá trị pháp lý như bản chính. Tương tự, bản sao cấp từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP được dùng thay bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Một số điểm cần nhớ:
- Bản photo thông thường không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền không thay được bản chính.
- Bản sao chứng thực chỉ có giá trị khi còn nguyên trạng, không bị tẩy xóa hay chỉnh sửa.
- Một số thủ tục vẫn bắt buộc nộp hoặc xuất trình bản chính. Ví dụ: ký hợp đồng chuyển nhượng, đăng ký xe, nhận lại giấy tờ gốc. Bạn nên xem yêu cầu cụ thể trong thành phần hồ sơ.
- Khi thủ tục nêu “xuất trình bản chính để đối chiếu”, cán bộ tiếp nhận tự đối chiếu và ký xác nhận vào bản sao nộp kèm. Họ không được buộc bạn phải đi chứng thực trước.
Chứng thực bản sao từ bản chính ở đâu, cần gì?
Cơ quan có thẩm quyền
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương có hai cấp và không còn cấp huyện. Vì vậy, việc trước đây làm tại Phòng Tư pháp cấp huyện nay không còn theo mô hình cũ. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025), các nơi chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
- Chủ tịch UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu): chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, chứng nhận.
- Công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng).
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài đối với người Việt Nam ở nước ngoài.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP còn cho phép UBND cấp tỉnh xem xét chuyển giao một phần hoặc toàn bộ việc chứng thực bản sao, chữ ký cho tổ chức hành nghề công chứng ở những xã đã có tổ chức này. Vì vậy, địa phương bạn có thể có cách phân công cụ thể khác nhau.
Lưu ý: Việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể chọn nơi thuận tiện nhất.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Chuẩn bị bản chính và bản sao cần chứng thực. Mang theo giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, CCCD còn hạn hoặc căn cước điện tử trên VNeID).
- Bước 2: Nộp bản chính để người thực hiện chứng thực đối chiếu với bản sao. Nếu giấy tờ đã tích hợp trên VNeID hoặc có trong cơ sở dữ liệu, người chứng thực phải tự khai thác thông tin. Họ không được yêu cầu bạn xuất trình bản chính hay bản sao chứng thực của giấy tờ đó.
- Bước 3: Người chứng thực kiểm tra, ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
- Bước 4: Nộp phí, lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính và nhận bản sao đã chứng thực.
Nếu bạn cần chứng thực giấy tờ cụ thể như sơ yếu lý lịch, hãy xem hướng dẫn về chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu và mẫu sơ yếu lý lịch có chứng thực. Hai trường hợp này khác với chứng thực bản sao. Sơ yếu lý lịch là giấy do cá nhân tự lập, nên người chứng thực xác nhận chữ ký hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, chứ không chứng thực là “bản sao”.
Những trường hợp không được chứng thực
Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối khi bản chính không đủ điều kiện, bao gồm:
- Bản chính do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định (trừ trường hợp được miễn).
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt hoặc hư hỏng, không đọc được rõ nội dung.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, hoặc thuộc loại pháp luật cấm sao chụp.
Cảnh báo: Làm giả hoặc sửa chữa bản chính, sử dụng bản sao giả để nộp hồ sơ có thể bị xử phạt hành chính. Hành vi nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung). Chỉ nên dùng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp và chứng thực đúng thủ tục.
Lưu ý khi dùng bản chính và bản sao
- Giữ cẩn thận bản chính. Không nên nộp bản chính nếu thủ tục chỉ yêu cầu bản sao. Trường hợp bắt buộc nộp, hãy xin giấy biên nhận.
- Kiểm tra hình thức bản sao. Với văn bản hành chính, bản sao y có đủ phần “SAO Y”, tên cơ quan sao, chức vụ, họ tên người ký, ngày tháng và dấu. Dấu đóng đúng vị trí giúp bản sao hợp lệ, bạn có thể xem thêm cách đóng dấu giáp lai khi văn bản nhiều trang.
- Ngôn ngữ văn bản. Nếu bạn soạn văn bản gửi cơ quan nhà nước, nên nắm phong cách ngôn ngữ hành chính để trình bày đúng.
- Giao dịch tài sản. Khi mua bán xe, đất, thường phải đối chiếu giấy tờ gốc. Ví dụ, hồ sơ mua xe máy cũ cần giấy đăng ký xe bản chính chứ không thể thay bằng bản photo.
- Dùng giấy tờ điện tử. Giấy tờ tích hợp trên VNeID có giá trị tương đương bản chính trong các trường hợp pháp luật cho phép. Một số thủ tục vẫn yêu cầu bản giấy theo hướng dẫn riêng.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Điều 3, Điều 25, 26, 27).
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định số 07/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 (hiệu lực 01/11/2025) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Luật Công chứng 2024.
- Nghị quyết số 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Bản chính và bản gốc có phải là một không?
Không hoàn toàn. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản gốc là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, thường lưu tại văn thư. Bản chính được tạo từ bản gốc và dùng để phát hành. Trong đời sống, người ta hay gọi chung giấy tờ do cơ quan cấp cho mình là “bản chính”.
Bản photo có giá trị như bản chính không?
Không. Bản photo thông thường chưa được sao y hay chứng thực nên không có giá trị thay bản chính. Bạn cần mang bản chính đến chứng thực, hoặc xin bản sao từ sổ gốc nếu có.
Sao y và chứng thực bản sao khác nhau thế nào?
Sao y là việc cơ quan, tổ chức sao văn bản theo thể thức văn thư, do người có thẩm quyền của cơ quan đó ký. Chứng thực bản sao là việc UBND cấp xã, công chứng viên hoặc người có thẩm quyền khác xác nhận bản sao đúng với bản chính. Cả hai khi thực hiện đúng quy định đều có giá trị sử dụng thay bản chính.
Chứng thực bản sao có phải về nơi cư trú không?
Không. Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện nhất.
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật về chứng thực không quy định thời hạn cho bản sao chứng thực. Tuy nhiên, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể đặt yêu cầu riêng, ví dụ bản sao cấp trong vòng 6 tháng, theo quy định của thủ tục đó. Bạn nên xem kỹ thành phần hồ sơ.
Phân biệt đúng bản chính, bản gốc và các loại bản sao giúp bạn tránh bị trả hồ sơ vì giấy tờ không hợp lệ. Hãy xác định trước thủ tục cần bản sao y, bản sao từ sổ gốc hay bản sao chứng thực. Sau đó chuẩn bị bản chính để đối chiếu và thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền hiện hành.
