Khi cha mẹ không thể tự đi đăng ký khai sinh, ông bà hoặc người thân thích khác được đi thay mà không bắt buộc phải có văn bản ủy quyền, nhưng phải thống nhất với cha mẹ về nội dung khai sinh. Nếu người đi thay là người khác, bạn cần lập giấy ủy quyền và chứng thực chữ ký. Riêng ủy quyền cho ông, bà, anh, chị, em ruột… thì không phải chứng thực.
Tóm tắt nhanh
- Hạn đăng ký khai sinh: 60 ngày kể từ ngày sinh con; cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký trước tiên.
- Ông bà, người thân thích đi đăng ký thay khi cha mẹ không thể đi: không cần văn bản ủy quyền, nhưng phải thống nhất nội dung khai sinh với cha mẹ.
- Người được ủy quyền là người ngoài nhóm thân thuộc: văn bản ủy quyền phải được chứng thực.
- Người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột: lập văn bản, không phải chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Nơi nộp hồ sơ: Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (không còn cấp huyện từ 01/07/2025) hoặc nộp trực tuyến.
- Giả mạo chữ ký, giấy tờ hoặc khai sai sự thật có thể bị phạt tiền từ 3–5 triệu đồng, nặng hơn có thể bị xử lý hình sự.
Ông bà đi khai sinh cho cháu có cần giấy ủy quyền không?
Theo Luật Hộ tịch 2014, trong 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con. Nếu cha mẹ không thể đi, trách nhiệm này thuộc về ông, bà hoặc người thân thích khác, hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ.
Thông tư 04/2020/TT-BTP bổ sung một điểm thuận lợi: khi ông, bà hoặc người thân thích khác đi đăng ký khai sinh cho trẻ thì không phải có văn bản ủy quyền của cha mẹ, nhưng phải thống nhất với cha mẹ về các nội dung khai sinh (họ, chữ đệm, tên, dân tộc, quốc tịch…).
Ví dụ: chị Lan sinh con tại bệnh viện tỉnh, sức khỏe còn yếu, chồng đi công tác xa. Bà ngoại cầm giấy chứng sinh, giấy tờ tùy thân của mình và giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ cháu đến UBND phường. Hai vợ chồng đã thống nhất tên con từ trước. Trường hợp này, theo quy định, bà ngoại có thể đi khai sinh mà không bắt buộc có giấy ủy quyền.
Lưu ý: Quy định trên áp dụng khi cha mẹ không thể tự đi đăng ký. Trên thực tế, cán bộ tiếp nhận có thể đề nghị bổ sung giấy tờ để chắc chắn về sự thống nhất của cha mẹ. Vì vậy, lập sẵn một giấy ủy quyền (mẫu bên dưới) vẫn là cách làm an toàn, tránh phải đi lại nhiều lần.
Khi nào giấy ủy quyền phải chứng thực?
Đăng ký khai sinh là một thủ tục hộ tịch nên bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản. Việc có phải chứng thực hay không phụ thuộc vào quan hệ giữa người ủy quyền và người được ủy quyền:
| Người được ủy quyền | Văn bản ủy quyền | Giấy tờ kèm theo |
|---|---|---|
| Ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền | Lập thành văn bản, không phải công chứng, chứng thực | Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền |
| Người khác (hàng xóm, bạn bè, họ hàng xa…) | Lập thành văn bản và phải được chứng thực (hoặc công chứng) | Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền |
| Ông, bà, người thân thích đi khai sinh khi cha mẹ không thể đi | Không bắt buộc có văn bản ủy quyền | Phải thống nhất với cha mẹ về nội dung khai sinh |
Phạm vi ủy quyền nên bao trùm toàn bộ công việc: nộp hồ sơ, ký tờ khai, nhận kết quả. Người ủy quyền phải tự ký trước mặt người chứng thực nếu văn bản cần chứng thực.
Chứng thực chữ ký thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Quy trình chứng thực chữ ký tương tự việc chứng thực giấy tờ, văn bản ở đâu theo quy định hiện hành.
Mẫu giấy ủy quyền làm giấy khai sinh cho con
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, điền thông tin thật và in ra để ký. Mẫu dùng cho trường hợp cha mẹ ủy quyền cho ông, bà (hoặc người thân khác) đăng ký khai sinh cho con.
MẪU GIẤY ỦY QUYỀN ĐĂNG KÝ KHAI SINH CHO CON
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
GIẤY ỦY QUYỀN
(Về việc đăng ký khai sinh cho con)
…………, ngày ….. tháng ….. năm 20…..
I. BÊN ỦY QUYỀN (cha/mẹ của trẻ):
1. Ông/Bà: …………………………………… Sinh ngày: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/CCCD/hộ chiếu: …………………… Cấp ngày: ………… Nơi cấp: ……………………
Nơi cư trú: ……………………………………………………………………………
2. Ông/Bà: …………………………………… Sinh ngày: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/CCCD/hộ chiếu: …………………… Cấp ngày: ………… Nơi cấp: ……………………
Nơi cư trú: ……………………………………………………………………………
II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:
Ông/Bà: …………………………………… Sinh ngày: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/CCCD/hộ chiếu: …………………… Cấp ngày: ………… Nơi cấp: ……………………
Nơi cư trú: ……………………………………………………………………………
Quan hệ với bên ủy quyền: ………………… (ví dụ: bà nội/ông ngoại/mẹ đẻ của ông/bà …)
III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:
Bên ủy quyền ủy quyền cho bên được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho con của chúng tôi với thông tin như sau:
– Họ, chữ đệm, tên của trẻ: ……………………………………………………………
– Giới tính: ………… Ngày, tháng, năm sinh: ……/……/………… Nơi sinh: ……………………………
– Dân tộc: ………… Quốc tịch: …………
– Giấy chứng sinh số: ………… do ……………………………… cấp ngày ……/……/…………
– Các nội dung khác ghi trong tờ khai đăng ký khai sinh: ……………………………………
Bên được ủy quyền được thay mặt chúng tôi: nộp hồ sơ, ký tờ khai đăng ký khai sinh, nhận kết quả (Giấy khai sinh/Trích lục khai sinh) và làm các việc cần thiết khác có liên quan tại Ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu ……………………, tỉnh/thành phố ……………………
IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN: Từ ngày ……/……/………… đến khi hoàn thành việc đăng ký khai sinh và nhận kết quả (hoặc đến ngày ……/……/…………).
V. CAM KẾT:
– Chúng tôi cam đoan các thông tin trên là đúng sự thật và tự nguyện lập giấy ủy quyền này, hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã ủy quyền.
– Bên được ủy quyền cam kết thực hiện đúng phạm vi ủy quyền, khai đúng theo nội dung đã thống nhất với bên ủy quyền.
BÊN ỦY QUYỀN (ký, ghi rõ họ tên) BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (ký, ghi rõ họ tên)
…………………………… ……………………………
(Phần chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng – chỉ cần khi người được ủy quyền không thuộc nhóm ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột.)
Hướng dẫn điền mẫu
- Bước 1 – Điền thông tin các bên: ghi đúng họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và nơi cư trú như trên giấy tờ tùy thân còn hiệu lực. Thông tin về giấy tờ cần khớp với bản bạn xuất trình. Nếu chưa rõ cách ghi nơi cấp, bạn xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Bước 2 – Ghi đúng quan hệ: nêu rõ người được ủy quyền là ông, bà nội/ngoại hay người thân khác. Quan hệ này quyết định văn bản có phải chứng thực hay không.
- Bước 3 – Ghi thông tin của trẻ theo giấy chứng sinh: sao chép chính xác họ tên, ngày giờ sinh, nơi sinh. Tên con, dân tộc, quốc tịch phải do cha mẹ thống nhất trước khi ghi.
- Bước 4 – Xác định phạm vi và thời hạn: nên ghi bao quát từ nộp hồ sơ đến nhận kết quả để người được ủy quyền không phải bổ sung giấy ủy quyền khác.
- Bước 5 – Ký tên: mỗi người tự ký, không ký thay. Nếu cần chứng thực, người ủy quyền mang giấy tờ tùy thân đến ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực.
Lưu ý: Nếu cha, mẹ đang ở nước ngoài, việc chứng thực hoặc hợp pháp hóa giấy ủy quyền thực hiện theo quy định về chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sở tại; bạn nên hỏi trước cơ quan đại diện Việt Nam để chuẩn bị đúng thủ tục.
Hồ sơ và nơi nộp sau khi sắp xếp đơn vị hành chính
Hồ sơ người được ủy quyền cần mang theo
- Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu, nhận tại bộ phận một cửa hoặc kê khai trực tuyến).
- Giấy chứng sinh. Nếu không có thì nộp văn bản của người làm chứng; không có người làm chứng thì có giấy cam đoan về việc sinh.
- Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký (thẻ căn cước, căn cước công dân còn hạn hoặc hộ chiếu). Bạn có thể xem cách tra số thẻ căn cước công dân online khi cần ghi số giấy tờ.
- Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ nếu con sinh trong thời kỳ hôn nhân.
- Giấy ủy quyền (nếu có) và giấy tờ chứng minh quan hệ với người ủy quyền, ví dụ giấy khai sinh của cha hoặc mẹ trẻ có ghi tên ông bà.
Nộp hồ sơ ở đâu?
Từ 01/07/2025, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp, UBND xã, phường, đặc khu thực hiện đăng ký khai sinh; không còn UBND cấp huyện. Người dân có quyền chọn nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi khác; nếu không phải nơi có thẩm quyền, cán bộ có trách nhiệm hỗ trợ chuyển hồ sơ trực tuyến đến đúng nơi. Nếu gia đình đang ở nhà thuê, bạn có thể tham khảo cách đăng ký tạm trú online.
Bạn cũng có thể nộp hồ sơ khai sinh qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, đính kèm bản chụp giấy chứng sinh và giấy tờ liên quan. Khi nộp trực tuyến, người được ủy quyền vẫn nên mang bản chính để đối chiếu nếu cơ quan yêu cầu.
Lưu ý về Luật Hộ tịch 2026: Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/04/2026 và có hiệu lực từ 01/03/2027, cho phép đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã bất kỳ không phụ thuộc nơi cư trú và bổ sung cơ chế khai sinh chủ động. Đến thời điểm hiện nay, các quy định trong bài vẫn áp dụng; bạn nên kiểm tra lại hướng dẫn mới khi luật có hiệu lực.
Hậu quả pháp lý khi giả mạo giấy ủy quyền hoặc khai sai
Giấy ủy quyền chỉ có giá trị khi phản ánh đúng ý chí của cha mẹ. Việc tự viết rồi ký thay, nhờ người khác ký giả hoặc khai sai nội dung để “cho nhanh” có thể kéo theo trách nhiệm pháp lý cho cả người ủy quyền lẫn người đi đăng ký.
Xử phạt hành chính
Nghị định 109/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 18/05/2026, thay Nghị định 82/2020/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hành chính tư pháp, trong đó có đăng ký khai sinh:
- Phạt 1.000.000 – 3.000.000 đồng với hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp để làm thủ tục khai sinh.
- Phạt 3.000.000 – 5.000.000 đồng với một trong các hành vi: cam đoan, làm chứng sai sự thật về việc sinh; cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về nội dung khai sinh; sử dụng giấy tờ của người khác để làm thủ tục khai sinh.
- Giấy khai sinh đã cấp từ hồ sơ sai phạm có thể bị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý (cải chính, hủy bỏ), gây ảnh hưởng đến việc nhập học, bảo hiểm y tế và các thủ tục sau này của trẻ.
Trách nhiệm hình sự
Làm giả giấy tờ, chữ ký trên văn bản ủy quyền hoặc sử dụng giấy tờ giả để nộp cho cơ quan nhà nước có thể bị xem xét theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về tội làm giả, sử dụng con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức. Khung hình phạt tại khoản 1 là phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm; mức cụ thể phụ thuộc tính chất, hậu quả và do Tòa án quyết định.
Cảnh báo: Không nhờ người khác ký thay, không dùng giấy ủy quyền ký trống, không tự điền thông tin trẻ khác với giấy chứng sinh. Nếu cha mẹ chưa thống nhất nội dung khai sinh hoặc không liên lạc được, hãy thông báo cho UBND cấp xã để được hướng dẫn thủ tục đúng, thay vì tự làm giả hoặc khai sai.
Còn việc đăng ký khai sinh chậm so với hạn 60 ngày: theo quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP trước đây, việc này không nằm trong các hành vi bị phạt tiền. Dù vậy, bạn vẫn nên đăng ký sớm để trẻ sớm có giấy tờ làm bảo hiểm y tế, tiêm chủng và nhập học.
Lưu ý khi dùng giấy ủy quyền
- Thống nhất trước với cả cha và mẹ về tên con, dân tộc, quốc tịch để tránh phải cải chính sau này.
- Giấy ủy quyền nên ghi rõ thời hạn; hết thời hạn mà chưa làm xong thì phải lập văn bản mới.
- Giữ lại một bản giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ; chỉ dùng cho đúng thủ tục khai sinh.
- Một số cơ quan có thể yêu cầu thêm giấy xác nhận quan hệ. Bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân nhưng cần dùng đúng mục đích, đúng thẩm quyền xác nhận.
- Giấy tờ phải còn giá trị sử dụng, thông tin trùng khớp trên toàn bộ hồ sơ.
Tóm lại, nếu ông bà đi khai sinh thay khi cha mẹ không thể đi, pháp luật không bắt buộc phải có giấy ủy quyền nhưng yêu cầu thống nhất nội dung khai sinh; lập giấy ủy quyền theo mẫu giúp hồ sơ rõ ràng hơn. Dù chọn cách nào, bạn cần khai trung thực và tự ký để tránh rủi ro pháp lý cho cả gia đình.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch 2014 (đang áp dụng); Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/03/2027).
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch.
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn một số quy định về hộ tịch.
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
- Nghị định 109/2026/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình… (hiệu lực từ 18/05/2026).
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Ông bà đi làm giấy khai sinh cho cháu có bắt buộc phải có giấy ủy quyền không?
Không bắt buộc khi cha mẹ không thể đi đăng ký và ông bà là người đi khai sinh. Tuy vậy, ông bà phải thống nhất với cha mẹ về nội dung khai sinh. Để tránh bị yêu cầu bổ sung, bạn nên lập giấy ủy quyền theo mẫu.
Giấy ủy quyền làm giấy khai sinh có cần chứng thực không?
Cần chứng thực nếu người được ủy quyền là người ngoài nhóm ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột. Với nhóm thân thuộc này, văn bản không phải chứng thực nhưng phải kèm giấy tờ chứng minh quan hệ.
Chỉ có mẹ ký giấy ủy quyền, bố không ký có được không?
Một bên cha hoặc mẹ có thể trực tiếp nộp hồ sơ mà không cần văn bản ủy quyền của bên còn lại. Nếu ủy quyền cho người khác, nên để cả hai cùng ký để tránh tranh chấp về nội dung khai sinh. Trường hợp chỉ một người ký, hãy hỏi cán bộ hộ tịch về hồ sơ cần bổ sung.
Nộp hồ sơ khai sinh ở đâu khi không còn UBND cấp huyện?
Từ 01/07/2025, bạn nộp tại UBND xã, phường, đặc khu hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công, VNeID. Người dân được chọn nộp tại UBND cấp xã nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi khác, và cán bộ có trách nhiệm hỗ trợ chuyển hồ sơ đến đúng cơ quan.
Ký thay hoặc làm giả giấy ủy quyền khai sinh bị xử lý thế nào?
Khai sai sự thật, cam đoan sai hoặc dùng giấy tờ của người khác để khai sinh có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng theo Nghị định 109/2026/NĐ-CP. Làm giả giấy tờ, chữ ký nộp cho cơ quan nhà nước còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự.
Quá 60 ngày mới đăng ký khai sinh có bị phạt không?
Theo quy định trước đây tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP, việc đăng ký quá hạn không bị phạt tiền và bạn vẫn đăng ký theo thủ tục thông thường. Bạn vẫn nên đăng ký sớm để bảo đảm quyền lợi cho trẻ.
