Biên bản vi phạm hành chính: mẫu số 01 mới nhất 2026 và cách ghi

Biên bản vi phạm hành chính là văn bản do người có thẩm quyền lập để ghi nhận hành vi vi phạm, làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Từ 01/07/2025, biểu mẫu dùng là Mẫu biên bản số 01 tại Phụ lục Nghị định 190/2025/NĐ-CP, thay cho mẫu MBB01 của Nghị định 118/2021/NĐ-CP. Bài này có mẫu để sao chép và hướng dẫn cách ghi.

Biên bản vi phạm hành chính là gì?

Biên bản vi phạm hành chính ghi lại thời gian, địa điểm, hành vi, người vi phạm, biện pháp ngăn chặn đã áp dụng và ý kiến của các bên. Đây là chứng cứ ban đầu của hồ sơ xử phạt, được quy định tại Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Biên bản không phải là quyết định xử phạt. Nó chỉ ghi nhận sự việc. Mức phạt, hình thức xử phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả được quyết định sau, bằng quyết định xử phạt của người có thẩm quyền. Vì vậy, ký vào biên bản không đồng nghĩa với việc bạn đã chấp nhận mức phạt.

Biên bản cũng khác với “biên bản làm việc” (dùng khi người đang thi hành công vụ không có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc cần ghi nhận sự việc để chuyển cho cơ quan khác). Hai loại biên bản có biểu mẫu riêng. Về cách trình bày văn bản hành chính nói chung, bạn có thể xem thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính.

Khi nào phải lập, khi nào không lập biên bản?

Nguyên tắc: khi phát hiện hành vi vi phạm thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản.

Trường hợp xử phạt không lập biên bản

Theo Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính (sửa đổi, bổ sung năm 2025, có hiệu lực từ 01/07/2025), có thể xử phạt không lập biên bản khi:

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 500.000 đồng đối với cá nhân, đến 1.000.000 đồng đối với tổ chức (trước 01/07/2025 là 250.000 đồng và 500.000 đồng);
• Hành vi vi phạm do cơ quan tiến hành tố tụng hình sự chuyển đến theo quy định của Luật.

Khi xử phạt không lập biên bản, người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt tại chỗ và giao cho người vi phạm. Nếu người vi phạm không nộp phạt tại chỗ theo quy định thì vẫn phải lập biên bản như thông thường.

Ai có thẩm quyền lập biên bản?

Người có thẩm quyền lập biên bản là người đang thi hành công vụ, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của mình, như lực lượng Công an, thanh tra chuyên ngành, quản lý thị trường, kiểm lâm, cán bộ cấp xã… tùy lĩnh vực. Luật sửa đổi năm 2025 đã thay đổi cách quy định thẩm quyền xử phạt theo hướng bãi bỏ quy định chi tiết từng chức danh ở các Điều 38–51, nên khi cần xác định thẩm quyền, bạn cần đối chiếu Luật mới và nghị định xử phạt của từng lĩnh vực.

Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã) nên các nội dung trước đây ghi “UBND cấp huyện” hay “xã, phường, thị trấn” trong biểu mẫu đã được điều chỉnh. Mẫu mới dùng cụm “xã, phường, đặc khu” và “UBND cấp xã”.

Trường hợp người đang xem xét vụ việc không có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, họ lập biên bản làm việc rồi chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền.

Nội dung bắt buộc của biên bản

Theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 68/2025/NĐ-CP và Nghị định 190/2025/NĐ-CP), biên bản vi phạm hành chính cần có các nội dung chính sau:

• Ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản;
• Họ tên, chức vụ, cơ quan của người lập biên bản;
• Thông tin về cá nhân, tổ chức vi phạm và người có liên quan; nếu không xác định được chủ thể thì ghi rõ “không xác định được cá nhân, tổ chức vi phạm”;
• Thời gian, địa điểm xảy ra vi phạm; mô tả cụ thể hành vi;
• Lời khai của người vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại (nếu có);
• Biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính đã áp dụng (tạm giữ tang vật, phương tiện, giấy phép…);
• Quyền và thời hạn giải trình;
• Thời gian, địa điểm người vi phạm phải có mặt để giải quyết vụ việc;
• Họ tên người nhận và thời gian nhận biên bản nếu giao trực tiếp.

Mẫu biên bản vi phạm hành chính (Mẫu số 01)

Dưới đây là mẫu trình bày theo cấu trúc Mẫu biên bản số 01 tại Phụ lục Nghị định 190/2025/NĐ-CP. Bạn có thể sao chép để tham khảo hoặc hình dung cách lập. Khi lập biên bản chính thức, cơ quan có thẩm quyền sử dụng biểu mẫu in sẵn hoặc biểu mẫu điện tử do cơ quan ban hành, và có thể có khác biệt nhỏ về trình bày, chú thích.

Hướng dẫn cách ghi biên bản

1. Bước 1 – Ghi thời gian, địa điểm lập biên bản: Nếu lập ngay khi phát hiện thì địa điểm lập là nơi xảy ra vi phạm. Nếu lập tại trụ sở cơ quan hoặc nơi khác, cần ghi lý do (ví dụ người vi phạm không có mặt khi phát hiện).
2. Bước 2 – Ghi đầy đủ thành phần tham gia: người lập biên bản, người chứng kiến, người phiên dịch, đại diện UBND cấp xã (nếu có). Người chứng kiến ghi họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ liên hệ.
3. Bước 3 – Ghi thông tin người vi phạm: đúng theo giấy tờ tùy thân (số định danh cá nhân, căn cước hoặc hộ chiếu); với tổ chức ghi theo giấy phép, mã số doanh nghiệp, người đại diện. Người chưa thành niên thì ghi thêm thông tin cha mẹ hoặc người giám hộ.
4. Bước 4 – Mô tả hành vi: nêu cụ thể giờ, ngày, địa điểm, diễn biến, tang vật, phương tiện; viết khách quan, không nhận xét chủ quan. Ghi rõ điểm, khoản, điều của nghị định xử phạt hiện hành mà hành vi vi phạm.
5. Bước 5 – Ghi biện pháp ngăn chặn: tên biện pháp đã áp dụng (tạm giữ người, tang vật, phương tiện, giấy phép…). Nếu tạm giữ ngay lúc lập biên bản thì có thể ghi trong biên bản mà không cần lập biên bản tạm giữ riêng, theo hướng dẫn của mẫu.
6. Bước 6 – Ghi ý kiến các bên và quyền giải trình: ghi nguyên văn ý kiến người vi phạm, kể cả khi không đồng ý. Ghi thời hạn giải trình và cơ quan nhận giải trình.
7. Bước 7 – Đọc lại, ký và giao biên bản: đọc cho mọi người nghe, ký từng trang nếu có nhiều tờ, giao 01 bản cho người vi phạm.

Mẫu biên bản có hai phương án thời hạn giải trình là 02 ngày làm việc và 05 ngày làm việc. Người lập biên bản chọn phương án phù hợp với quy định áp dụng cho vụ việc và gạch bỏ phần không áp dụng.

Thời hạn lập, ký, giao và chuyển biên bản

Luật sửa đổi năm 2025 cho phép lập biên bản, ra quyết định xử phạt và trao đổi hồ sơ trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như bản giấy. Nghị định 189/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết nội dung này.

Quyền của người bị lập biên bản

• Quyền đọc và ghi ý kiến: được đọc biên bản, ghi ý kiến, yêu cầu sửa chỗ ghi chưa đúng.
• Quyền giải trình: gửi văn bản hoặc đề nghị giải trình trực tiếp với người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn ghi trong biên bản (theo Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính).
• Quyền chứng minh mình không vi phạm: trách nhiệm chứng minh vi phạm thuộc về người có thẩm quyền xử phạt; bạn có quyền tự mình hoặc nhờ người đại diện hợp pháp chứng minh không vi phạm.
• Quyền được nhận 01 bản biên bản ngay sau khi lập.
• Quyền khiếu nại, khởi kiện: đối với quyết định xử phạt (không phải đối với bản thân biên bản) theo quy định về khiếu nại, tố tố tụng hành chính.

Cũng cần nhớ thời hiệu xử phạt: thông thường là 01 năm kể từ ngày vi phạm, một số lĩnh vực như thuế, xây dựng, đất đai, môi trường… có thời hiệu dài hơn theo luật chuyên ngành.

Ví dụ tình huống thực tế

Tình huống 1 – Không đăng ký tạm trú: Anh Nam thuê trọ tại phường mới chuyển đến nhưng không đăng ký tạm trú. Khi kiểm tra, Công an cấp xã lập biên bản về hành vi này. Mức phạt theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/12/2025) là từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Anh Nam đọc biên bản, ghi ý kiến, nhận 01 bản và chờ quyết định xử phạt. Để tránh bị lập biên bản, bạn có thể tham khảo cách đăng ký tạm trú online.

Tình huống 2 – Lái xe không có giấy phép: Người điều khiển xe máy bị dừng xe kiểm tra, không xuất trình được giấy phép lái xe. Lực lượng chức năng lập biên bản, có thể tạm giữ phương tiện theo quy định. Bạn có thể đọc thêm về mức phạt không có bằng lái xe máy hoặc mức phạt ô tô chạy quá tốc độ từ 10–20 km/h. Ở các vụ việc này, mức phạt cụ thể phụ thuộc Nghị định 168/2024/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 238/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/08/2026).

Tình huống 3 – Sử dụng công cụ, chất bị kiểm soát: Việc mang hoặc sử dụng một số vật dụng, chất gây tranh cãi, ví dụ bình xịt hơi cay tự vệ hay bóng cười, có thể bị lập biên bản vi phạm hành chính hoặc nặng hơn là bị xử lý hình sự tùy tính chất. Người vi phạm nên đọc kỹ biên bản, ghi ý kiến trung thực và thực hiện đúng yêu cầu có mặt giải quyết vụ việc.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, biên bản vi phạm hành chính là bước ghi nhận sự việc, không phải quyết định xử phạt. Hãy dùng đúng Mẫu số 01 theo Nghị định 190/2025/NĐ-CP, ghi đầy đủ nội dung, đọc kỹ trước khi ký, giữ lại bản của mình và theo dõi thời hạn giải trình để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.