Thể thức văn bản hành chính hiện hành được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Phụ lục I). Văn bản gồm 9 thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ ký, dấu và nơi nhận. Văn bản thiếu hoặc trình bày sai các thành phần này bị coi là sai thể thức.
Tóm tắt nhanh
- Khổ giấy A4 đặt dọc, font Times New Roman (Unicode), màu đen, cỡ chữ nội dung 13–14.
- Lề trên và dưới 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm.
- Có 9 thành phần chính bắt buộc, ngoài ra có thể bổ sung phụ lục, dấu mức độ khẩn, dấu chỉ độ mật…
- Bài có mẫu công văn đầy đủ để bạn sao chép và bảng các lỗi sai thể thức hay gặp.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; các tổ chức khác có thể tham khảo.
Thể thức văn bản hành chính là gì, áp dụng cho ai?
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu tạo nên một văn bản, gồm cả thành phần bắt buộc và thành phần bổ sung. Kỹ thuật trình bày là cách bố trí các thành phần đó trên trang giấy: khổ giấy, lề, phông chữ, cỡ chữ, vị trí từng dòng.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có hiệu lực từ ngày 05/03/2020, thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP. Nghị định áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Theo các nguồn pháp luật cập nhật đến tháng 10/2026, đây vẫn là văn bản gốc quy định thể thức văn bản hành chính thông thường.
Cần phân biệt hai nhóm văn bản:
- Văn bản hành chính thông thường (quyết định cá biệt, công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, giấy mời…): theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Văn bản quy phạm pháp luật (nghị định, thông tư, nghị quyết có quy phạm…): theo Nghị định 78/2025/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, bổ sung. Hai nhóm này có mẫu trình bày khác nhau.
Lưu ý: Đơn từ của cá nhân (đơn xin nghỉ phép, đơn đề nghị…) không bắt buộc theo Nghị định 30, nhưng nên trình bày gọn, đúng Quốc hiệu, Tiêu ngữ và dùng ngôn ngữ hành chính. Bạn có thể xem thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì và mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản.
9 thành phần chính của thể thức văn bản
| STT | Thành phần | Vị trí trên trang |
|---|---|---|
| 1 | Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Trên cùng, bên phải trang đầu |
| 2 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành (và cơ quan chủ quản trực tiếp) | Trên cùng, bên trái trang đầu |
| 3 | Số, ký hiệu văn bản | Dưới tên cơ quan ban hành |
| 4 | Địa danh và thời gian ban hành | Cùng dòng với số, ký hiệu, nằm dưới Tiêu ngữ |
| 5 | Tên loại và trích yếu nội dung | Giữa trang, dưới phần số – ngày |
| 6 | Nội dung văn bản | Phần thân văn bản |
| 7 | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền | Bên phải, dưới nội dung |
| 8 | Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức | Trùm một phần ba chữ ký về bên trái |
| 9 | Nơi nhận | Cuối văn bản, bên trái |
Ngoài 9 thành phần trên, văn bản có thể có thêm: phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành; địa chỉ cơ quan, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax.
Thông số kỹ thuật trình bày: khổ giấy, lề, font, cỡ chữ
| Hạng mục | Quy định |
|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 mm × 297 mm), trình bày theo chiều dài; nếu có bảng, biểu không làm phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng |
| Font chữ | Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001, màu đen |
| Lề trang | Trên và dưới 20–25 mm; trái 30–35 mm; phải 15–20 mm |
| Cỡ chữ nội dung | 13–14, kiểu chữ đứng |
| Giãn dòng | Từ dòng đơn (single) đến 1,5 lines |
| Khoảng cách giữa các đoạn | Tối thiểu 6pt |
| Số trang | Chữ số Ả Rập, cỡ 13–14, canh giữa phần lề trên, không hiển thị ở trang thứ nhất |
Cỡ chữ và kiểu chữ từng thành phần
| Thành phần | Kiểu trình bày |
|---|---|
| Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” | Chữ in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm |
| Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” | Chữ in thường, cỡ 13–14 (lớn hơn Quốc hiệu một cỡ), đứng, đậm; chữ cái đầu mỗi cụm từ viết hoa, có gạch nối giữa các cụm; có đường kẻ ngang nét liền phía dưới, dài bằng dòng chữ |
| Tên cơ quan ban hành | Chữ in hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm, đặt dưới tên cơ quan chủ quản; có đường kẻ ngang dài khoảng 1/3 đến 1/2 dòng chữ |
| Địa danh, ngày tháng | Chữ in thường, cỡ 13–14, nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy |
| Căn cứ ban hành | Chữ in thường, nghiêng, cỡ 13–14; cuối mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy, căn cứ cuối kết thúc bằng dấu chấm |
Lưu ý: Đường kẻ dưới Tiêu ngữ và dưới tên cơ quan nên vẽ bằng công cụ Draw/Shapes, không dùng lệnh gạch chân (Underline) vì độ dài sẽ không đúng chuẩn.
Mẫu thể thức công văn đầy đủ
Dưới đây là khung công văn để bạn sao chép và thay thông tin. Nội dung trong ngoặc vuông là phần cần điền. Phần ghi chú trong ngoặc tròn chỉ để hướng dẫn, xóa đi khi dùng.
MẪU CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP] — (chữ in hoa, ở cột bên trái)
[TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH] — (chữ in hoa, đậm, có đường kẻ ngang dưới)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM — (cột bên phải, chữ in hoa, đậm)
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc — (canh giữa dưới Quốc hiệu, có đường kẻ ngang)
Số: [số]/[chữ viết tắt cơ quan]-[chữ viết tắt đơn vị soạn thảo] [Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
V/v [trích yếu nội dung công văn] — (chữ in thường, đứng)
Kính gửi: [tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản]
[Nội dung công văn: nêu lý do, căn cứ → nội dung đề nghị, đề xuất → thời hạn, đầu mối phối hợp (nếu có). Chia đoạn rõ ràng, mỗi đoạn một ý.]
[Câu kết, ví dụ: Đề nghị Quý cơ quan xem xét, phối hợp thực hiện./.]
[QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ] — (chữ in hoa, đậm)
(Chữ ký, dấu)
[Họ và tên]
Nơi nhận:
– Như trên;
– [Cơ quan, đơn vị liên quan];
– Lưu: VT, [chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, người đánh máy].
Ví dụ số, ký hiệu: quyết định của một sở ghi Số: 25/QĐ-SNV; công văn ghi dạng Số: 123/UBND-VP (số/chữ viết tắt cơ quan-chữ viết tắt đơn vị soạn thảo). Công văn không có chữ viết tắt tên loại trong ký hiệu.
Hướng dẫn điền từng thành phần
- Bước 1 – Quốc hiệu, Tiêu ngữ: đặt ở góc trên bên phải trang đầu, ghi nguyên văn, không viết tắt, không đổi chữ hoa/thường.
- Bước 2 – Tên cơ quan: ghi tên đầy đủ hoặc viết tắt đúng theo văn bản thành lập, quy chế tổ chức. Cơ quan chủ quản trực tiếp ở trên, cơ quan ban hành ở dưới.
- Bước 3 – Số, ký hiệu: số là số thứ tự đăng ký tại văn thư, đánh từ 01 ngày 01/01 đến hết 31/12 hằng năm. Ký tự trong số và ký hiệu viết liền, không cách chữ. Số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước.
- Bước 4 – Địa danh, ngày tháng: ghi đủ ngày, tháng, năm bằng chữ số Ả Rập; ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0 (ví dụ: ngày 05 tháng 02 năm 2026).
- Bước 5 – Tên loại và trích yếu: tên loại (QUYẾT ĐỊNH, THÔNG BÁO, KẾ HOẠCH…) in hoa, đậm; trích yếu nằm ngay dưới, nêu ngắn gọn nội dung chính. Riêng công văn không có tên loại, chỉ có trích yếu “V/v”.
- Bước 6 – Nội dung: bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm tùy loại văn bản; ngôn ngữ chính xác, trang trọng.
- Bước 7 – Chữ ký: ghi đúng quyền hạn ký: TM. (thay mặt tập thể), KT. (ký thay), TL. (thừa lệnh), TUQ. (thừa ủy quyền), sau đó là chức vụ, chữ ký và họ tên.
- Bước 8 – Đóng dấu: dấu đóng rõ, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Văn bản điện tử dùng chữ ký số của cơ quan. Nếu văn bản nhiều tờ cần đóng dấu giáp lai, xem bài cách đóng dấu giáp lai.
- Bước 9 – Nơi nhận: liệt kê cơ quan, cá nhân nhận văn bản và dòng “Lưu: VT” cùng ký hiệu đơn vị soạn thảo.
Các lỗi sai thể thức thường gặp và cách sửa
Văn bản “sai thể thức” thường rơi vào những lỗi dưới đây. Đây cũng là danh sách để văn thư kiểm tra trước khi trình ký.
| Lỗi thường gặp | Cách sửa đúng |
|---|---|
| Dùng font Arial, VnTime hoặc cỡ chữ 11, 15, 16 cho nội dung | Dùng Times New Roman Unicode, cỡ 13–14, màu đen |
| Căn lề sai (ví dụ lề trái chỉ 2 cm, lề phải 3 cm) | Trái 30–35 mm; phải 15–20 mm; trên, dưới 20–25 mm |
| Tiêu ngữ viết in hoa toàn bộ, thiếu gạch nối hoặc gạch chân bằng Underline | “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, in thường, chữ cái đầu mỗi cụm viết hoa, đường kẻ vẽ bằng Draw |
| Quốc hiệu và Tiêu ngữ cùng cỡ chữ | Tiêu ngữ lớn hơn Quốc hiệu một cỡ (12 – 13 hoặc 13 – 14) |
| Ghi “Số : 5 / QĐ – UBND” (có khoảng trắng, thiếu số 0) | Ghi “Số: 05/QĐ-UBND”, các ký tự liền nhau |
| Ký hiệu sai tên loại, ví dụ báo cáo ghi “TB” | Dùng đúng chữ viết tắt tên loại: Báo cáo – BC, Thông báo – TB, Kế hoạch – KH, Biên bản – BB, Tờ trình – TTr… |
| Ghi ngày “5/2/2026”, thiếu dấu phẩy sau địa danh | “[Địa danh], ngày 05 tháng 02 năm 2026” |
| Căn cứ ban hành in thẳng, không xuống dòng, thiếu chấm phẩy | Chữ nghiêng, mỗi căn cứ một dòng, kết thúc bằng dấu chấm phẩy; căn cứ cuối bằng dấu chấm |
| Thiếu nơi nhận hoặc không có dòng “Lưu: VT” | Có đầy đủ “Nơi nhận” và nơi lưu |
| Người ký không ghi TM., KT., TL., TUQ. khi ký thay quyền | Ghi đúng quyền hạn ký và chức vụ của người ký |
| Dấu đóng lệch, đè hết họ tên, hoặc đóng khi chưa có chữ ký | Dấu trùm khoảng 1/3 chữ ký về bên trái, đóng sau khi người có thẩm quyền ký |
| Hiển thị số trang ở trang đầu hoặc đặt ở cuối trang | Số trang canh giữa ở lề trên, bắt đầu hiển thị từ trang 2 |
| Viết hoa tùy tiện tên cơ quan, chức danh | Viết hoa theo quy tắc viết hoa tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
Cảnh báo: Văn bản sai thể thức có thể bị trả lại, yêu cầu làm lại hoặc không được cơ quan tiếp nhận xử lý. Với văn bản ban hành trái thẩm quyền hoặc giả mạo chữ ký, con dấu, người vi phạm còn có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ. Vì vậy, hãy kiểm tra thể thức trước khi ký và đóng dấu.
Lưu ý về tên cơ quan, địa danh sau khi sắp xếp đơn vị hành chính
Từ 01/07/2025, cả nước tổ chức chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã/phường), không còn cấp huyện. Theo quy tắc thể thức, địa danh ghi trên văn bản của cơ quan địa phương là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở. Cơ quan trung ương ghi tên tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở.
Vì vậy bạn cần lưu ý:
- Cập nhật tên tỉnh, xã, phường mới ở dòng cơ quan chủ quản và dòng địa danh; không dùng tên huyện, quận đã không còn.
- Đơn vị hành chính được đặt theo tên người, chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì ghi đầy đủ tên gọi.
- Rà soát lại khuôn mẫu (template) văn bản đang lưu sẵn trong máy, vì nhiều mẫu cũ còn ghi tên đơn vị trước khi sáp nhập.
- Một số câu chữ trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP vẫn nhắc đến cấp huyện. Khi áp dụng, bạn hiểu theo mô hình tổ chức hiện hành và theo hướng dẫn của cơ quan nội vụ, văn thư có thẩm quyền.
Văn bản cá nhân và hồ sơ giấy tờ có cần đúng thể thức này không?
Các giấy tờ cá nhân như bản kiểm điểm, sơ yếu lý lịch, đơn từ không thuộc phạm vi của Nghị định 30. Tuy vậy, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu bố cục chuẩn: có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, ngày tháng, người ký. Bạn có thể tham khảo cách viết bản kiểm điểm, mẫu sơ yếu lý lịch có xác nhận và hướng dẫn chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Điều 8, Điều 9; Phụ lục I, II, III).
- Nghị định 78/2025/NĐ-CP quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật (và văn bản sửa đổi, bổ sung).
- Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 về bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Thể thức văn bản hành chính gồm những thành phần nào?
Gồm 9 thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh và thời gian ban hành; tên loại và trích yếu; nội dung; chức vụ, họ tên, chữ ký; dấu, chữ ký số; nơi nhận. Ngoài ra có thể có phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn…
Lề văn bản hành chính theo Nghị định 30 là bao nhiêu?
Lề trên và lề dưới cách mép giấy 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm. Khổ giấy A4 đặt dọc, font Times New Roman, cỡ chữ nội dung 13–14.
Công văn có cần ghi tên loại văn bản không?
Không. Công văn không có tên loại, chỉ có trích yếu dạng “V/v …” và phần “Kính gửi”. Số, ký hiệu của công văn gồm số, chữ viết tắt cơ quan và đơn vị soạn thảo, không có chữ viết tắt tên loại.
Văn bản sai thể thức có giá trị pháp lý không?
Văn bản vẫn có thể được ban hành nhưng dễ bị cơ quan nhận trả lại, yêu cầu chỉnh sửa hoặc không được xử lý. Thiếu thành phần bắt buộc như chữ ký, dấu hoặc sai thẩm quyền ký có thể khiến văn bản không có hiệu lực thi hành.
Cá nhân viết đơn có phải theo Nghị định 30 không?
Không bắt buộc, vì Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tuy nhiên bạn nên dùng khổ A4, font Times New Roman, có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, ngày tháng và chữ ký để đơn được tiếp nhận thuận lợi.
Nắm vững 9 thành phần thể thức, thông số lề, font và danh sách lỗi sai ở trên, bạn có thể tự kiểm tra một văn bản hành chính trước khi trình ký. Khi tên cơ quan hoặc địa danh thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính, hãy cập nhật lại khuôn mẫu để văn bản luôn đúng quy định hiện hành.
