Xin chào luật sư X, tôi hiện đang là kế toán cho một cửa hàng bán buôn, bán lẻ nguyên vật liệu xây dựng. Ngoài các khách hàng là hộ kinh doanh, doanh nghiệp thì cửa hàng tôi còn có các khách hàng là người tiêu dùng. Tôi muốn hỏi khi xuất hóa đơn đầu ra không có mã số thuế thì cần làm như thế nào?
Cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi cho luật sư X, vấn đề bạn đang quan tâm cũng là thắc mắc của nhiều người. Chúng tôi sẽ giải đáp đầy đủ qua bài viết dưới đây về vấn đề xuất hoá đơn đầu ra không có mã số thuế.
Căn cứ pháp lý
Hoá đơn đầu ra là gì?
Một cách dễ hình dung nhất thì hóa đơn đầu ra chỉ những bill do bên bán xuất và có thể hiện các nội dung như tên, số lượng, đơn giá, tổng tiền của hàng hóa, dịch vụ mà bên bán cung cấp cho khách hàng và đối tác của họ.
Lưu ý quan trọng cần biết liên quan đến hóa đơn đầu ra
Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra
Nội dung ghi trên hóa đơn
Trong khi tiết hành viết hóa đơn đầu ra cho khách, các kế toán viên cần để ý độ chính xác của câu chữ để tránh trường hợp bị áp mức thuế suất cao hơn gấp nhiều lần. Ví dụ như trường hợp một doanh nghiệp kinh doanh vận tải trong thời kỳ giảm thuế GTGT từ 10% xuống 5%. Tuy nhiên, trong quá trình làm hóa đơn thì kế toán viết “Cho thuê xe” thì thuế xuất phải chịu là 10% chứ không được hưởng 5% như khi ghi “Dịch vụ vận tải”.
Kiểm tra hóa đơn có bị bỏ sót không
Kiểm tra hóa đơn có bị bỏ sót không là một công việc hết sức quan trọng. Các kế toán viên có trách nhiệm rà soát tất cả các loại hóa đơn đầu ra hàng tháng để đảm bảo đã đủ 100%. Với trường hợp có hóa đơn bị bỏ sót thì cần nhanh chóng lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế theo đúng quy định.
Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra
Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn khi chuyển gia quyền chủ sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, các công trình lắp đặt được quy định khác nhau, các nội dung cụ thể của các ngành hàng được nêu rõ dưới dây:
– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa: Khi chuyển gia quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
– Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi giao dịch thì thời điểm xuất là ngày thu tiền.
– Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình: Không quá 7 ngày từ khi ghi chỉ số điệnm nước tiêu thụ, hoặc ngày kết thúc kỳ được quy ước với dịch vụ truyền hình, viễn thông.
– Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
– Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu: Với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ đối với người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán được thực hiện định kì theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm theo các chứng từ, kê khai có xác nhận của hai bên, chậm nhật là ngày cuối của tháng phát sinh trong hoạt động cung cấp xăng dầu.
– Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại được xác định như thời điểm bán hàng hóa không phân biệt đã thu tiền hay chưa được thu tiền. Ngày xác nhận doanh thu tính thuế được xác định là ngày hoàn tất thủ tục ở hải quan.
Các sản phẩm nội bộ cũng cần phải xuất hóa đơn đầu ra
Đối với các trường hợp doanh nghiệp có chính sách trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc xuất hàng với mục đích cho, biếu, tặng, từ thiện,… đều cần phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT theo đúng quy định. Nếu thiếu các khoản này mà bị phát hiện thì sẽ bị xử phạt và cộng lãi khi tiến hành quyết toán thuế cho doanh nghiệp.
Lập hóa đơn đầu ra theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn
Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra các doanh nghiệp luôn phải tuân thủ là lập số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đặt in có chung phương thức ký hiệu phân chia cho từng đơn vị thì phía tổ chức cần theo thõi để phân bổ ủy nhiệm cho từng ban. Các đơn vị này sẽ lập hóa đơn theo thứ tự trong phạm vi được phân chia.
Đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc sử dụng cùng một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử có cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ máy chủ thì doanh nghiệp cần có phương án truy xuất ngẫu nhiên cho từng đơn vị. Thứ tự lập hóa đơn tăng dần cho hóa đơn truy xuất toàn chi nhánh.
Khi nào hóa đơn đầu ra không nhất thiết phải có đủ nội dung?
Mã số thuế là một nội dung cần có để đảm bảo hóa đơn điện tử được lập chính xác. Tuy nhiên, cũng có một vài trường hợp hóa đơn điện tử xuất cho khách hàng cá nhân không bắt buộc phải bao gồm đầy đủ nội dung.
Các trường hợp như vậy được quy định tại Điều 14, Nghị định 123. Theo đó:
- Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
- HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua.
- HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì hóa đơn bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Riêng HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:
Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.
- HĐĐT là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có các nội dung:
Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã);
Tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế);
Tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.
– Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có:
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng
- Mã số thuế, địa chỉ người mua
- Chữ ký số của người bán.
Xuất hóa đơn đầu ra không có mã số thuế
Liên quan đến vấn việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế, kế toán viên có thể dựa theo quy định tại khoản 5, điều 10, Nghị định 123 về tên, địa chỉ, MST của người mua để áp dụng.
Cụ thể:
“Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.”
Như vậy, căn cứ theo quy định hiện hành, đối với khách hàng cá nhân không có mã số thuế, khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách, có thể BỎ TRỐNG trường thông tin này.
Trên đây là những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không có mã số thuế, hy vọng đã mang lại thông tin hữu ích cho độc giả.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế
Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:
“Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”
Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:
Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP
Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai mã số thuế nhưng đã gửi cho người mua
Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:
“Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”
Như vậy, các bước thực hiện được mô phỏng như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
“b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Như vậy, bạn đọc xử lý như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
Mời bạn xem thêm
- Giá trị bao nhiêu thì phải xuất hóa đơn?
- Hóa đơn bán lẻ như thế nào là hợp lệ?
- Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Xuất hóa đơn đầu ra không có mã số thuế “. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến dịch vụ tra cứu khả năng đăng kí nhãn hiệu; làm hồ sơ đăng kí nhãn hiệu; mẫu đơn đăng kí nhãn hiệu, đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền, của Luật sư X , hãy liên hệ: 0833102102 .
Câu hỏi thường gặp
– Khách hàng là cá nhân không có Mã Số Thuế
– Đơn vị mua hàng là công ty hoặc tổ chức nước ngoài nên Mã Số Thuế đôi khi dưới 10 ký tự
Xuất hoá đơn đầu ra không có mã số thuế được quy định tại tại khoản 5 điều 10 Nghị định 123 về tên, địa chỉ, Mã Số Thuế (MST) của người mua. Ngoài ra quy định về xuất hoá đơn đầu ra còn được ghi nhận trong Luật thuế giá trị gia tăng 2008.
Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
