Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên như thế nào?

Chào Luật sư, Luật sư có thể cho tôi biết thêm thông tin về quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên?. Tôi xin chân thành cảm ơn luật sư rất nhiều vì đã trả lời câu hỏi của tôi.

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Theo quy định của pháp luật, người lao động bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội; cho nên các doanh nghiệp tại Việt Nam phải có trách nhiệm làm hồ sơ xin cấp bảo hiểm xã hôi cho người lao động của mình. Tuy nhiên do hiểu biết pháp luật còn hạn chế cho nên đã có rất nhiều doanh nghiệp không biết làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên của mình như thế nào? Vậy theo quy định của pháp luật thì quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên? được quy định như thế nào?

Để có thể cung cấp cho bạn thông tin về quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên?. LuatsuX mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi.

Căn cứ pháp lý

Luật Bảo hiểm xã hội 2014

Công văn số 2089/VBHN-BHXH

Bảo hiểm xã hội là loại bảo hiểm gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì bảo hiểm xã hội được quy định như sau:

Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Bảo hiểm xã hội gồm 02 loại bắt buộc và tự nguyện.

Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.
Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình và Nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền đóng bảo hiểm xã hội để người tham gia hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về đối tượng áp dụng bảo hiểm xã hội tại Việt Nam và quy định tại Điều 2 Nghị định 143/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật bảo hiểm xã hội và Luật an toàn, vệ sinh lao động về bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam như sau:

– Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
Cán bộ, công chức, viên chức;
Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;
Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;
Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;
Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

– Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ.

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam

* Người lao động quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 143/2018/NĐ-CP không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại Nghị định này khi thuộc một trong các trường hợp sau:

Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 1 Điều 187 của Bộ luật Lao động.

* Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

* Cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động là công dân nước ngoài.

– Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

– Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện là công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên và không thuộc đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

– Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến bảo hiểm xã hội. Các đối tượng quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 sau đây gọi chung là người lao động.

Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên?

– Thành phần hồ sơ:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK3-TS).
Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS).

Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

– Kê khai và nộp hồ sơ:

Người tham gia BHXH bắt buộc kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 23 Công văn số 2089/VBHN-BHXH và nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc.

Người đi lao động ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4 Công văn số 2089/VBHN-BHXH kê khai hồ sơ và nộp như sau:

+ Trường hợp đóng qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài: Kê khai hồ sơ theo quy định tại Tiết b Điểm 1.1 Khoản 1 Điều 23 Công văn số 2089/VBHN-BHXH nộp cho đơn vị.

+ Trường hợp đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài: Kê khai hồ sơ theo quy định tại Tiết b Điểm 1.1 Khoản 1 Điều 23 Công văn số 2089/VBHN-BHXH nộp cho cơ quan BHXH.

+ Trường hợp người lao động được gia hạn hợp đồng hoặc ký HĐLĐ mới ngay tại nước tiếp nhận lao động truy nộp sau khi về nước: Kê khai hồ sơ theo quy định tại Tiết b Điểm 1.1 Khoản 1 Điều 23 Công văn số 2089/VBHN-BHXH nộp cho đơn vị hoặc nộp cho cơ quan BHXH.

Các trường hợp cấp lại, gộp sổ, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH: kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 Công văn số 2089/VBHN-BHXH và nộp hồ sơ như sau:

+ Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.

+ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.

Đóng tiền BHXH:

+ Hằng tháng hoặc 03 tháng, 06 tháng theo phương thức đóng của đơn vị, đơn vị trích từ tiền lương của người lao động theo mức quy định để chuyển đóng vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.

+ Người đi lao động ở nước ngoài theo hợp đồng đóng thông qua đơn vị, kể cả người lao động được gia hạn hợp đồng hoặc ký HĐLĐ mới ngay tại nước tiếp nhận lao động truy đóng sau khi về nước: nộp tiền cho cơ quan BHXH hoặc đơn vị nơi nhận hồ sơ truy nộp.

+ Người lao động có thời gian đóng BHXH chưa đủ 15 năm (kể cả người lao động đang bảo lưu thời gian đóng BHXH), nếu còn thiếu tối đa 06 tháng mà bị chết, nếu có thân nhân đủ điều kiện hưởng chế độ tuất hằng tháng theo quy định tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc thì thân nhân người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), kèm theo sổ BHXH của người lao động, để đóng tiền vào quỹ hưu trí và tử tuất tại BHXH huyện nơi cư trú với mức đóng hằng tháng bằng 22% mức tiền lương tháng đóng BHXH trước khi chếtcho số tháng còn thiếu để được hưởng trợ cấp tuất hằng tháng.

– Nhận kết quả:

Sổ BHXH.
Thông báo, xác nhận thời gian đóng BHXH hằng năm.

– Xử lý hồ sơ và cấp mã số BHXH:

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ:

+ Nhận hồ sơ của người tham gia, đơn vị, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường do đơn vị dịch vụ bưu chính công ích, Phòng/Tổ chế độ BHXH chuyển đến; kể cả hồ sơ nhận qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Hệ thống các phần mềm giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam; kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý.

a) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của BHXH ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH.

b) Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: Viết giấy hẹn (Mẫu số 01) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH .

c) Đối với người tham gia nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH:

*Hướng dẫn người tham gia lập hồ sơ quy định tại Điều 23, 24, 25, 27. Đối với các trường hợp có hồ sơ kèm theo thì sao và xác nhận, trả bản chính.

*Hướng dẫn người tham gia nộp tiền theo quy định.

– Viết giấy hẹn (Mẫu số 01) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH .

Chuyển hồ sơ, dữ liệu cho Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ.

Trường hợp đã kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp: Phần mềm tiếp nhận và quản lý hồ sơ tự động lập Danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D03- TS) chuyển Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ.

Nhận từ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ, Phòng/Tổ quản lý thu kết quả giải quyết thủ tục hành chính của đơn vị, người tham gia (sổ BHXH, thẻ BHYT), hồ sơ của đơn vị, người tham gia, hồ sơ xác định số phải thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của cơ quan BHXH.

a) Trả sổ BHXH cho người tham gia, thẻ BHYT cho đơn vị để trả cho người tham gia thông qua dịch vụ bưu chính công ích. b) Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

– Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ:

Nhận hồ sơ, dữ liệu giao dịch điện tử do Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, Phòng/Tổ quản lý thu, Phòng/Tổ chế độ BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu đúng đủ các chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu quản lý .

a) Đối với hồ sơ cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995; gộp sổ BHXH: phối hợp với các phòng liên quan thẩm định, lập Phiếu đề nghị cập nhật thời gian công tác không phải đóng BHXH (Mẫu C09-TS), Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) trình Lãnh đạo phê duyệt; scan hồ sơ có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo BHXH tỉnh vào phần mềm quản lý thu.

b) Phân loại và chuyển hồ sơ

*Chuyển ngay Phòng/Tổ quản lý thu hồ sơ của đơn vị, người tham gia có đủ mã số BHXH.

*Đối với hồ sơ có từ 01 người tham gia trở lên chưa có mã số BHXH: Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, ghi mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D02-TS, D03-TS, D05-TS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

*Trường hợp đơn vị, người tham gia nộp hồ sơ phát sinh của tháng sau vào ngày cuối tháng trước, đảm bảo thẻ BHYT có giá trị sử dụng ngày mùng một tháng phát sinh.

– Căn cứ tình hình thực tế từng địa phương, Giám đốc BHXH tỉnh giao thời hạn xử lý hồ sơ giữa các bộ phận nghiệp vụ, đảm bảo thời gian hoàn thiện mã số BHXH, cập nhật dữ liệu thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia không quá 02 ngày.

– Cấp sổ BHXH

Cấp mới: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Mời bạn xem thêm

Thông tin liên hệ Luật sư X

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên?″. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến quy định soạn thảo mẫu đơn xin tạm ngừng kinh doanh; thủ tục giải thể công ty cổ phần; cách tra số mã số thuế cá nhân; công chứng di chúc tại nhà; hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội; hoặc; trích lục khai sinh bản sao; muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh, thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 0833.102.102.

Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp

Các chế độ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Theo Điều 4 Luật Bảo hiểm xã hội, các chế độ bảo hiểm xã hội gồm:
– Bảo hiểm xã hội bắt buộc có các chế độ sau đây:
a) Ốm đau;
b) Thai sản;
c) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
d) Hưu trí;
đ) Tử tuất.
– Bảo hiểm xã hội tự nguyện có các chế độ sau đây:
a) Hưu trí;
b) Tử tuất.
– Bảo hiểm hưu trí bổ sung do Chính phủ quy định.

Đủ 20 năm đóng BHXH nhưng chưa đủ tuổi nghỉ hưu thì có được hưởng hay không?

Đủ 20 năm đóng BHXH nhưng chưa đủ tuổi nghỉ hưu thì có được hưởng hay không? Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành nếu bạn đã đóng đủ 20 năm đóng BHXH nhưng chưa đủ tuổi nghỉ hưu thì có thể áp dụng chế độ bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội hoặc có thể nghỉ hưu trước tuổi nghỉ hưu nếu thoả điều kiện luật định.

Quá tuổi nghỉ hưu có phải đóng BHXH?

Người lao động quá tuổi vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:
“1. Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:
a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;……….”
Người lao động quá tuổi lao động đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật BHXH 2014 thì sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.Tuy nhiên, khi NLĐ đã đóng đủ 20 năm thăm gia BHXH sẽ không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nữa. Như vậy.
Người lao động cao tuổi khi chưa đóng đủ 20 năm BHXH vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và vẫn sẽ được đóng BHXH theo đúng quy định.
Người lao động khi đã tham gia BHXH 20 năm và đã được nhận lương hưu hàng tháng không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nữa và NSDLĐ sẽ không phải đóng BHXH.