Văn bản mật là văn bản, tài liệu có chứa bí mật nhà nước, được người có thẩm quyền xác định độ mật và đóng dấu chỉ độ mật. Hiện có ba độ: Tuyệt mật, Tối mật và Mật. Từ 01/03/2026, việc xác định, sao chụp, giao nhận và bảo vệ văn bản mật thực hiện theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2025 và Nghị định 63/2026/NĐ-CP.
Tóm tắt nhanh
- “Văn bản mật” trong đời sống thường được hiểu là tài liệu chứa bí mật nhà nước, không phải mọi văn bản “lưu hành nội bộ”.
- Ba độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật. Thời hạn bảo vệ tối đa lần lượt là 30 năm, 20 năm và 10 năm.
- Người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật.
- Luật mới có hiệu lực từ 01/03/2026, kèm Nghị định 63/2026/NĐ-CP thay Nghị định 26/2020/NĐ-CP.
- Làm lộ, mua bán, chiếm đoạt, đăng tải văn bản mật có thể bị phạt hành chính đến 30 triệu đồng hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Văn bản mật là gì?
Pháp luật không dùng cụm từ “văn bản mật” như một thuật ngữ riêng. Thuật ngữ chính thức là tài liệu bí mật nhà nước (gồm bản giấy và văn bản điện tử). Luật hiện hành định nghĩa bí mật nhà nước là thông tin quan trọng do người có thẩm quyền xác định, chưa được công khai. Nếu thông tin này bị lộ hoặc bị mất thì có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc.
Vì vậy, một văn bản chỉ là “văn bản mật” khi đồng thời thỏa mãn hai điều kiện:
- Nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước do cơ quan có thẩm quyền ban hành, trong phạm vi các lĩnh vực mà luật quy định.
- Đã được người có thẩm quyền xác định là bí mật nhà nước và độ mật, rồi đóng dấu chỉ độ mật.
Lưu ý: Các dấu như “Lưu hành nội bộ”, “Không phổ biến” hay “Khẩn”, “Hỏa tốc” là cách quản lý nội bộ hoặc mức độ khẩn của văn bản hành chính. Chúng không đồng nghĩa với bí mật nhà nước. Luật mới còn nghiêm cấm việc xác định bí mật nhà nước đối với thông tin không thuộc danh mục. Về cách trình bày văn bản hành chính nói chung, bạn có thể xem thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.
Các độ mật và thời hạn bảo vệ
Bí mật nhà nước chia thành ba độ, xếp theo mức nguy hại nếu bị lộ hoặc bị mất. Thời hạn bảo vệ được giữ nguyên so với quy định trước đây.
| Độ mật | Mức nguy hại nếu bị lộ, bị mất | Thời hạn bảo vệ tối đa |
|---|---|---|
| Tuyệt mật | Đặc biệt nghiêm trọng đối với lợi ích quốc gia, dân tộc | 30 năm |
| Tối mật | Rất nghiêm trọng | 20 năm |
| Mật | Nghiêm trọng | 10 năm |
Thời hạn bảo vệ có thể ngắn hơn mức tối đa. Khi đó, cơ quan xác định độ mật phải thể hiện thời hạn trên tài liệu bằng dấu “Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước” hoặc hình thức phù hợp khác. Luật cũng có quy định về gia hạn, điều chỉnh độ mật và giải mật. Nhờ đó công dân vẫn có quyền tiếp cận thông tin khi bí mật không còn cần bảo vệ.
Ai có thẩm quyền xác định độ mật?
Theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2025, người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật là người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Bổ sung cấp phó nhằm tránh tình trạng văn bản bị chậm khi người đứng đầu vắng mặt.
Quy trình cơ bản gồm các bước sau:
- Bước 1: Người soạn thảo hoặc tiếp nhận thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước đề xuất độ mật, nơi nhận và số lượng bản phát hành.
- Bước 2: Người có thẩm quyền xem xét, quyết định bí mật nhà nước và độ mật.
- Bước 3: Cơ quan đóng dấu chỉ độ mật, dấu thời hạn bảo vệ (nếu có) và thể hiện phạm vi lưu hành, nơi nhận trên tài liệu.
- Bước 4: Đăng ký, ghi sổ hoặc quản lý trên hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước rồi mới phát hành.
Với văn bản điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật màu đỏ. Nghị định 63/2026/NĐ-CP cũng quy định dấu “Tài liệu thu hồi” và dấu “Điều chỉnh độ mật” trên văn bản điện tử khi cần thu hồi hoặc thay đổi độ mật.
Soạn thảo, đóng dấu, sao chụp và giao nhận
Dấu và cách thể hiện trên văn bản
Tài liệu bí mật nhà nước, kể cả bản gốc, bản chính và dự thảo, phải có dấu chỉ độ mật. Nếu có thời hạn riêng thì phải có thêm dấu thời hạn bảo vệ. Ngoài ra phải ghi rõ nơi nhận, số lượng bản và người soạn thảo ở mục nơi nhận. Mẫu dấu nằm trong các phụ lục của Nghị định 63/2026/NĐ-CP. Nếu bạn cần hiểu thêm về thao tác đóng dấu trong văn phòng, xem bài cách đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai là con dấu cơ quan, khác với dấu chỉ độ mật.
Sao, chụp văn bản mật
Chỉ người có thẩm quyền mới được cho phép sao, chụp. Luật mới bổ sung thẩm quyền cho cấp xã và một số cơ quan tổ chức theo mô hình khu vực (như Kho bạc Nhà nước khu vực, Hải quan khu vực, Tòa án nhân dân khu vực, Viện kiểm sát nhân dân khu vực) cho phép sao, chụp đến độ Tối mật. Luật cũng bỏ thủ tục ủy quyền cho cấp phó để giảm thủ tục nội bộ.
Nghị định 63/2026/NĐ-CP đơn giản hóa so với trước: bỏ dấu “Bản số”, “Bản sao số” và bỏ quy định ghi “được phép sao chụp”, “không được phép sao chụp”. Bản sao, chụp thực hiện trước ngày 01/03/2026 vẫn tiếp tục được sử dụng, quản lý, lưu giữ và bảo vệ.
Giao, nhận và mở bì
Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đi phải đăng ký vào sổ hoặc trên hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước trước khi giao. Tài liệu độ Tuyệt mật không được ghi trích yếu, và chỉ được mở bì khi người đứng đầu hoặc cấp phó của cơ quan tiếp nhận cho phép.
Lưu ý: Văn bản điện tử bí mật nhà nước được phép soạn thảo, lưu giữ trên mạng LAN độc lập. Máy tính hoặc thiết bị đang kết nối Internet, mạng máy tính hoặc mạng viễn thông thì không được dùng để soạn thảo, lưu giữ tài liệu bí mật nhà nước.
Những hành vi bị nghiêm cấm
Điều 5 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2025 nghiêm cấm nhiều hành vi, trong đó đáng chú ý với người dùng phổ thông là:
- Làm lộ, chiếm đoạt, mua, bán bí mật nhà nước; làm sai lệch, hư hỏng, mất tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
- Thu thập, trao đổi, cung cấp, chuyển giao bí mật nhà nước trái pháp luật.
- Sao, chụp, lưu giữ, vận chuyển, giao, nhận, thu hồi, tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước trái pháp luật.
- Mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ trái pháp luật.
- Đăng tải, phát tán bí mật nhà nước trên phương tiện thông tin đại chúng, Internet, mạng xã hội.
- Xác định bí mật nhà nước đối với thông tin không thuộc danh mục (quy định mới).
- Dùng trí tuệ nhân tạo hoặc công nghệ mới để xâm phạm bí mật nhà nước (quy định mới).
Cảnh báo: Chụp ảnh văn bản mật rồi gửi vào nhóm chat, hoặc đăng lên mạng xã hội, đều là hành vi bị cấm dù bạn không có ý xấu. Nếu vô tình nhận được tài liệu nghi là văn bản mật, bạn không nên chuyển tiếp, chụp lại hay lưu trữ. Hãy báo cho cơ quan, người có trách nhiệm hoặc cơ quan Công an gần nhất.
Mức xử lý khi vi phạm
Xử phạt vi phạm hành chính
Từ 15/12/2025, hành vi vi phạm về bảo vệ bí mật nhà nước bị xử phạt theo Điều 22 Nghị định 282/2025/NĐ-CP, thay cho Điều 19 Nghị định 144/2021/NĐ-CP trước đây. Nghị định quy định bốn khung phạt tiền:
| Mức phạt | Ví dụ hành vi |
|---|---|
| 1 – 3 triệu đồng | Không ban hành quy chế, nội quy bảo vệ bí mật nhà nước; sao, chụp, lưu giữ, vận chuyển, giao, nhận không đúng quy định; không thu hồi tài liệu; không xác định, đóng dấu chỉ độ mật |
| 3 – 5 triệu đồng | Không ngăn chặn, khắc phục hậu quả hoặc không thông báo khi xảy ra lộ, mất bí mật nhà nước |
| 5 – 10 triệu đồng | Các hành vi nghiêm trọng hơn về sao chụp, vận chuyển, tiêu hủy trái quy định |
| 20 – 30 triệu đồng | Làm lộ, cung cấp, đăng tải bí mật nhà nước nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự |
Ví dụ thực tế: tháng 7/2026, Phòng An ninh chính trị nội bộ Công an TP. Hà Nội xử phạt ba cá nhân theo Điều 22 Nghị định 282/2025/NĐ-CP, trong đó có hai trường hợp bị phạt 25 triệu đồng mỗi người.
Bảng trên chỉ tóm tắt. Khi áp dụng cụ thể, bạn cần đối chiếu từng khoản của Điều 22 vì cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ tính chất, mức độ hành vi.
Trách nhiệm hình sự
Nếu hành vi đủ yếu tố cấu thành tội phạm và không thuộc tội gián điệp (Điều 110), người vi phạm có thể bị truy cứu theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025):
- Điều 337 (cố ý làm lộ bí mật nhà nước; chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước): khung cơ bản tù 2 – 7 năm; khung tăng nặng 5 – 10 năm (bí mật độ Tối mật, lợi dụng chức vụ quyền hạn, gây tổn hại về quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, văn hóa); 10 – 15 năm (có tổ chức, bí mật độ Tuyệt mật, phạm tội từ 2 lần trở lên, gây tổn hại về chế độ chính trị, độc lập, chủ quyền…). Có thể bị phạt tiền bổ sung 10 – 100 triệu đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc hành nghề 1 – 5 năm.
- Điều 338 (vô ý làm lộ bí mật nhà nước, làm mất tài liệu bí mật nhà nước): cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc tù 6 tháng – 3 năm; khung tăng nặng tù 2 – 7 năm (ví dụ bí mật độ Tối mật, Tuyệt mật).
Lưu ý: Ngoài hai trách nhiệm trên, cán bộ, công chức, viên chức vi phạm còn có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định về cán bộ, công chức, viên chức hoặc kỷ luật Đảng.
Văn bản mật ban hành trước 01/03/2026
Trước đây, việc xác định độ mật, sao chụp, giao nhận văn bản mật thực hiện theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018 và Nghị định 26/2020/NĐ-CP. Hiện nay, từ 01/03/2026, áp dụng Luật 2025 và Nghị định 63/2026/NĐ-CP. Nghị định 63 thay thế Nghị định 26/2020/NĐ-CP.
Tài liệu đã được xác định độ mật, đã đóng dấu theo quy định cũ không mất giá trị bảo vệ. Cơ quan vẫn tiếp tục quản lý, lưu giữ. Cơ quan, tổ chức cần rà soát quy chế nội bộ, danh mục bí mật nhà nước và chuẩn bị hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước theo lộ trình mà Nghị định 63/2026/NĐ-CP đặt ra, hoàn thành trước 01/03/2027.
Về bản chất, bảo vệ bí mật nhà nước là một nội dung trong công tác bảo đảm an ninh quốc gia. Nếu bạn muốn nắm nền tảng lý luận về vai trò của bộ máy nhà nước, có thể đọc thêm bài bản chất của nhà nước là gì.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 117/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/03/2026)
- Nghị định 63/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (hiệu lực từ 01/03/2026)
- Nghị định 282/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội (hiệu lực từ 15/12/2025), Điều 22
- Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2017, 2025 (Điều 337, Điều 338)
- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2018 và Nghị định 26/2020/NĐ-CP (đã được thay thế, chỉ còn áp dụng cho nội dung chuyển tiếp)
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản mật có mấy độ?
Có ba độ là Tuyệt mật, Tối mật và Mật. Độ mật phụ thuộc mức nguy hại đối với lợi ích quốc gia, dân tộc nếu thông tin bị lộ hoặc bị mất. Người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức là người xác định độ mật.
Thời hạn bảo vệ văn bản mật là bao lâu?
Tối đa 30 năm với Tuyệt mật, 20 năm với Tối mật và 10 năm với Mật. Thời hạn có thể ngắn hơn và phải thể hiện trên tài liệu khi xác định độ mật. Hết thời hạn, tài liệu được giải mật theo quy định, trừ trường hợp được gia hạn.
Văn bản “lưu hành nội bộ” có phải văn bản mật không?
Không mặc nhiên là văn bản mật. “Lưu hành nội bộ” chỉ là cách quản lý phạm vi sử dụng trong cơ quan. Chỉ thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước và đã được người có thẩm quyền xác định độ mật mới là bí mật nhà nước.
Chụp ảnh văn bản mật gửi qua Zalo có bị phạt không?
Có thể bị xử lý. Sao, chụp, lưu giữ, giao nhận trái quy định hoặc làm lộ, đăng tải bí mật nhà nước là hành vi bị nghiêm cấm. Tùy tính chất, mức độ, bạn có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Vô ý làm mất văn bản mật có bị xử lý hình sự không?
Có thể. Điều 338 Bộ luật Hình sự quy định tội vô ý làm lộ bí mật nhà nước hoặc làm mất tài liệu bí mật nhà nước. Khung cơ bản là cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc tù 6 tháng đến 3 năm. Nếu chưa đủ yếu tố tội phạm, người vi phạm vẫn có thể bị xử phạt hành chính hoặc kỷ luật.
Văn bản mật là tài liệu bí mật nhà nước đã được xác định độ mật, nên mọi khâu soạn thảo, sao chụp, giao nhận và lưu giữ đều phải tuân theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2025 và Nghị định 63/2026/NĐ-CP. Người dân chỉ cần nhớ nguyên tắc cốt lõi: không thu thập, chụp, chuyển tiếp hay đăng tải tài liệu mật dưới bất kỳ hình thức nào, và báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền khi phát hiện tài liệu có dấu hiệu lộ, mất.
