Quyết định điều chuyển nhân sự nội bộ là văn bản do người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký, giao người lao động sang vị trí, bộ phận hoặc địa điểm làm việc khác. Nếu công việc mới nằm trong phạm vi hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể ra quyết định ngay. Nếu khác hợp đồng, phải tuân thủ Điều 29 Bộ luật Lao động 2019 hoặc ký phụ lục hợp đồng với người lao động.
Tóm tắt nhanh
- Điều chuyển trong phạm vi công việc đã ghi trong hợp đồng: không cần người lao động đồng ý riêng.
- Tạm thời chuyển sang công việc khác hợp đồng: tối đa 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm, báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
- Chuyển lâu dài hoặc quá 60 ngày: phải có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động (thường ký phụ lục hoặc hợp đồng mới).
- Lương công việc mới thấp hơn: giữ nguyên lương cũ 30 ngày làm việc; sau đó tối thiểu 85% lương cũ và không thấp hơn lương tối thiểu.
- Làm sai có thể bị phạt đến 14 triệu đồng đối với tổ chức và buộc bố trí lại công việc đúng hợp đồng.
Điều chuyển nhân sự gồm những trường hợp nào?
Trong thực tế, cụm từ “điều chuyển” được dùng cho ba tình huống khác nhau. Mỗi tình huống có điều kiện pháp lý riêng, nên bạn cần xác định đúng trước khi soạn văn bản.
| Tình huống | Ví dụ | Cách thực hiện |
|---|---|---|
| Điều chuyển trong phạm vi hợp đồng | Nhân viên kế toán chuyển từ phòng kế toán tổng hợp sang kế toán chi nhánh, vẫn là công việc kế toán, cùng địa điểm làm việc ghi trong hợp đồng | Doanh nghiệp ra quyết định theo quyền quản lý, nên báo trước hợp lý |
| Tạm thời chuyển sang công việc khác hợp đồng | Nhân viên văn phòng hỗ trợ kho trong đợt hàng tăng đột biến | Theo Điều 29 Bộ luật Lao động 2019, tối đa 60 ngày làm việc cộng dồn/năm |
| Thay đổi lâu dài nội dung hợp đồng | Chuyển chức danh, đổi địa điểm làm việc sang tỉnh khác, đổi bộ phận lâu dài | Hai bên thỏa thuận, ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng lao động mới |
Với trường hợp thứ ba, người sử dụng lao động phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi. Nếu người lao động không đồng ý, hai bên tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết. Quyết định đơn phương trong trường hợp này không có giá trị thay thế cho thỏa thuận.
Lưu ý: Bài này nói về người lao động làm việc theo hợp đồng lao động ở doanh nghiệp, tổ chức. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước được điều động, luân chuyển theo luật chuyên ngành và quy định của cơ quan có thẩm quyền, mẫu văn bản có thể khác.
Điều kiện điều chuyển người lao động theo Điều 29
Những trường hợp được tạm thời chuyển công việc khác hợp đồng
Điều 29 Bộ luật Lao động 2019 cho phép người sử dụng lao động tạm thời chuyển người lao động sang công việc khác hợp đồng khi:
- Gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm;
- Áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Xảy ra sự cố điện, nước;
- Do nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Trường hợp này phải được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Thời hạn và thủ tục
- Thời hạn: không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm. Quy định giới hạn tổng số ngày, không giới hạn số lần chuyển.
- Báo trước: ít nhất 03 ngày làm việc, nêu rõ thời hạn làm tạm thời.
- Bố trí phù hợp: công việc mới phải phù hợp với sức khỏe, giới tính của người lao động.
- Quá 60 ngày: chỉ thực hiện khi người lao động đồng ý bằng văn bản. Nếu họ không đồng ý và phải ngừng việc, doanh nghiệp trả lương ngừng việc theo quy định.
Cảnh báo: Hết thời hạn tạm thời, người lao động phải được bố trí trở lại công việc ghi trong hợp đồng. Muốn giữ họ ở vị trí mới lâu dài, bạn cần ký phụ lục hoặc hợp đồng mới, không thể kéo dài bằng quyết định điều chuyển lặp lại.
Người lao động cần đủ độ tuổi và điều kiện làm công việc mới. Nếu bạn điều chuyển lao động trẻ, hãy đối chiếu với quy định về độ tuổi lao động tối thiểu và danh mục công việc cấm hoặc hạn chế.
Lương và quyền lợi khi bị điều chuyển
- Người lao động được trả lương theo công việc mới.
- Nếu lương công việc mới thấp hơn, họ được giữ nguyên lương công việc cũ trong 30 ngày làm việc.
- Sau thời gian đó, lương công việc mới ít nhất bằng 85% lương công việc cũ và không thấp hơn mức lương tối thiểu.
Ví dụ: chị Lan đang hưởng 12 triệu đồng/tháng ở bộ phận hành chính, được điều tạm sang bộ phận bán hàng có mức lương 9 triệu đồng. Công ty phải giữ 12 triệu đồng trong 30 ngày làm việc đầu. Sau đó mức lương tối thiểu phải đạt 85% của 12 triệu, tức 10,2 triệu đồng, nên 9 triệu là không đủ.
Nếu điều chuyển kéo theo thay đổi mức lương đóng bảo hiểm hoặc chấm dứt hợp đồng để chuyển sang pháp nhân khác, bạn nên xem thêm cách tính bảo hiểm xã hội một lần trên VssID để nắm quyền lợi khi chốt thời gian đóng.
Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự nội bộ
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay thông tin trong dấu […]. Mẫu dùng cho điều chuyển nội bộ giữa các bộ phận, chức danh hoặc địa điểm của cùng một doanh nghiệp.
MẪU QUYẾT ĐỊNH ĐIỀU CHUYỂN NHÂN SỰ NỘI BỘ
[TÊN CÔNG TY / TỔ CHỨC]
Số: […./QĐ-..]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều chuyển nhân sự
GIÁM ĐỐC / TỔNG GIÁM ĐỐC [TÊN CÔNG TY]
– Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019;
– Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của [Tên công ty];
– Căn cứ Nội quy lao động của Công ty ngày [..]/[..]/[….];
– Căn cứ Hợp đồng lao động số [..] ký ngày [..]/[..]/[….] giữa Công ty và ông/bà [Họ tên];
– Căn cứ nhu cầu sản xuất, kinh doanh và năng lực của người lao động;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Điều chuyển ông/bà: [Họ và tên]
Ngày sinh: [..]/[..]/[….]
Số định danh cá nhân/căn cước: [……….]
Chức danh, bộ phận hiện tại: [……….]
Sang chức danh, bộ phận mới: [……….]
Địa điểm làm việc mới: [……….]
Điều 2. Thời hạn điều chuyển: từ ngày [..]/[..]/[….] đến ngày [..]/[..]/[….] ([tạm thời / lâu dài]).
[Nếu tạm thời: Hết thời hạn trên, ông/bà [Họ tên] trở lại làm công việc theo Hợp đồng lao động đã ký.]
Điều 3. Tiền lương và chế độ:
– Mức lương công việc mới: [……….] đồng/tháng.
– Trường hợp lương công việc mới thấp hơn, ông/bà [Họ tên] được giữ nguyên mức lương công việc cũ trong 30 ngày làm việc; sau đó hưởng mức lương không thấp hơn 85% mức lương công việc cũ và không thấp hơn mức lương tối thiểu theo quy định.
– Các chế độ khác thực hiện theo Hợp đồng lao động, Nội quy lao động và quy chế của Công ty.
Điều 4. Bàn giao công việc: Ông/bà [Họ tên] có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu, tài sản cho [Họ tên người nhận bàn giao] trước ngày [..]/[..]/[….] và lập biên bản bàn giao.
Điều 5. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành: Quyết định có hiệu lực từ ngày [..]/[..]/[….]. Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng các bộ phận liên quan và ông/bà [Họ tên] chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
– Như Điều 5;
– Lưu: VT, Nhân sự.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Xác nhận đã nhận quyết định: Tôi, [Họ tên], đã nhận Quyết định này vào ngày [..]/[..]/[….]. [Đồng ý / Ý kiến khác: ……..]
Người lao động ký, ghi rõ họ tên: …………..
MẪU VĂN BẢN ĐỒNG Ý CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG (dùng khi chuyển quá 60 ngày hoặc chuyển lâu dài)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
VĂN BẢN ĐỒNG Ý ĐIỀU CHUYỂN CÔNG TÁC
Kính gửi: Ban Giám đốc [Tên công ty]
Tôi tên là: [Họ và tên], chức danh hiện tại: [……….], bộ phận: [……….].
Tôi đã nhận được thông báo/Quyết định số [..] ngày [..]/[..]/[….] của Công ty về việc điều chuyển tôi sang vị trí [……….], bộ phận [……….], địa điểm [……….], thời hạn [……….].
Sau khi nắm rõ nội dung, mức lương và chế độ, tôi tự nguyện đồng ý với việc điều chuyển nêu trên và đề nghị hai bên ký phụ lục Hợp đồng lao động để ghi nhận.
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
Người lao động (ký, ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn điền mẫu
- Căn cứ: ghi đúng số, ngày hợp đồng lao động và nội quy lao động. Nếu điều chuyển vì nhu cầu sản xuất, kinh doanh, hãy viện dẫn điều khoản nội quy cho phép trường hợp này.
- Thông tin người lao động: dùng số định danh cá nhân (căn cước) hiện hành, tránh ghi số CMND đã hết giá trị.
- Thời hạn: điều chuyển tạm thời phải ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, tránh cụm “cho đến khi có thông báo mới”.
- Tiền lương: ghi rõ mức lương mới và cách tính trong 30 ngày đầu, để tránh tranh chấp về tiền lương sau này.
- Ký nhận: yêu cầu người lao động ký nhận, ghi rõ ngày nhận. Nếu họ từ chối ký, lập biên bản có người chứng kiến hoặc gửi bằng phương thức có xác nhận.
- Thể thức văn bản: trình bày ngắn gọn, đúng văn phong hành chính. Bạn có thể tham khảo đặc điểm phong cách ngôn ngữ hành chính khi soạn nội dung.
- Đóng dấu: dấu của doanh nghiệp đóng trùm một phần chữ ký người đại diện. Xem thêm cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai nếu văn bản nhiều trang.
Quy trình điều chuyển đúng luật
- Bước 1: Xác định loại điều chuyển (trong phạm vi hợp đồng, tạm thời khác hợp đồng hay thay đổi lâu dài) và đối chiếu với hợp đồng, nội quy lao động.
- Bước 2: Thông báo cho người lao động trước ít nhất 03 ngày làm việc, nêu rõ lý do, thời hạn, công việc, mức lương.
- Bước 3: Nếu chuyển quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong năm hoặc chuyển lâu dài, thu thập văn bản đồng ý và ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới.
- Bước 4: Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký quyết định, đóng dấu, gửi cho người lao động và bộ phận liên quan.
- Bước 5: Lập biên bản bàn giao công việc, cập nhật hồ sơ nhân sự và sổ quản lý lao động.
- Bước 6: Theo dõi tổng số ngày điều chuyển trong năm để không vượt 60 ngày làm việc cộng dồn.
Lưu ý: Chuyển người lao động sang làm việc ở tỉnh, thành phố khác thường làm thay đổi địa điểm làm việc đã ghi trong hợp đồng. Trường hợp này cần thỏa thuận và ký phụ lục. Sau khi sáp nhập đơn vị hành chính năm 2025, bạn nên cập nhật tên địa danh trong hợp đồng và quyết định cho đúng với tên đơn vị hành chính hiện hành.
Điều chuyển sai quy định bị xử lý thế nào?
Chuyển người lao động làm công việc khác hợp đồng không đúng quy định bị xử phạt hành chính. Mức phạt trước đây theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP là 3–7 triệu đồng với cá nhân sử dụng lao động và 6–14 triệu đồng với tổ chức. Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo các tài liệu hướng dẫn, mức phạt đối với hành vi này không thay đổi, và doanh nghiệp còn bị buộc bố trí lại công việc đúng hợp đồng.
Ngoài xử phạt, quyết định trái luật còn dễ dẫn đến tranh chấp lao động. Nếu người lao động bị xử lý kỷ luật chỉ vì từ chối quyết định không hợp pháp, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi bị khiếu nại hoặc kiện ra Tòa án. Với trường hợp người lao động có vi phạm nội quy và cần lập hồ sơ, bạn có thể tham khảo cách viết bản kiểm điểm để chuẩn hóa văn bản. Nếu người lao động xin nghỉ ngắn ngày trong thời gian chờ nhận nhiệm vụ mới, họ có thể dùng mẫu đơn xin nghỉ phép.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14), gồm quy định về chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động và sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (hiệu lực từ 10/09/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Nội quy lao động và hợp đồng lao động của từng đơn vị.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được tự ý điều chuyển nhân viên không?
Công ty được điều chuyển trong phạm vi công việc, địa điểm đã ghi trong hợp đồng lao động. Nếu chuyển sang công việc khác hợp đồng, công ty phải đáp ứng điều kiện tại Điều 29 hoặc có thỏa thuận với người lao động.
Điều chuyển tạm thời tối đa bao lâu?
Tối đa 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm, và phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc. Vượt thời hạn này, phải có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động.
Người lao động có quyền từ chối quyết định điều chuyển không?
Nếu việc điều chuyển không thuộc trường hợp luật cho phép, hoặc vượt 60 ngày mà không có văn bản đồng ý, người lao động có cơ sở để từ chối. Họ nên phản hồi bằng văn bản và lưu lại chứng cứ.
Điều chuyển có phải ký phụ lục hợp đồng không?
Điều chuyển tạm thời theo Điều 29 thường chỉ cần quyết định và thông báo. Khi thay đổi lâu dài về chức danh, lương hoặc địa điểm làm việc, bạn nên ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới.
Lương giảm khi điều chuyển thì tính thế nào?
Công ty giữ nguyên lương công việc cũ trong 30 ngày làm việc. Sau đó lương công việc mới ít nhất bằng 85% lương công việc cũ và không thấp hơn mức lương tối thiểu.
Điều chuyển nhân sự nội bộ hợp pháp phụ thuộc vào ba điểm: xác định đúng loại điều chuyển, báo trước và bảo đảm lương đúng quy định, có văn bản đồng ý khi vượt giới hạn 60 ngày hoặc thay đổi lâu dài. Hãy dùng mẫu quyết định trên làm khung và điều chỉnh theo hợp đồng, nội quy lao động của đơn vị bạn.
