Xác nhận đặt hàng (hay xác nhận đơn hàng) là văn bản hoặc thông điệp điện tử mà bên bán gửi cho bên mua để khẳng định đã nhận đơn và đồng ý cung cấp hàng theo các nội dung đã chốt: tên hàng, số lượng, đơn giá, thời hạn giao, cách thanh toán. Khi hai bên đều đồng ý, văn bản này là chứng cứ quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp.
Tóm tắt nhanh
- Mẫu xác nhận đặt hàng không có biểu mẫu bắt buộc của Nhà nước; hai bên tự thỏa thuận nội dung, miễn không trái luật.
- Nên có: thông tin hai bên, danh mục hàng, giá, thuế, thanh toán, giao nhận, hiệu lực và chữ ký/xác nhận.
- Xác nhận qua email, tin nhắn hoặc nền tảng bán hàng vẫn có giá trị nếu lưu được dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Xác nhận đơn hàng không thay thế hóa đơn bán hàng và không thay thế hợp đồng có giá trị lớn.
Xác nhận đặt hàng, xác nhận đơn hàng là gì?
Trong mua bán, người mua gửi đơn đặt hàng (bằng giấy, điện thoại, email hoặc đặt trên website, sàn thương mại điện tử). Bên bán kiểm tra tồn kho, giá, khả năng giao rồi phản hồi bằng một xác nhận đặt hàng. Nhiều người gọi tên khác nhau như “xác nhận đơn hàng”, “giấy xác nhận đặt hàng”, “đơn xác nhận đặt hàng” – về bản chất đều là một.
Văn bản này thường dùng trong các tình huống:
- Doanh nghiệp bán hàng cho khách quen, không ký hợp đồng riêng cho từng lô hàng.
- Cửa hàng nhận đặt hàng theo yêu cầu (may đo, in ấn, nội thất, quà tặng).
- Bán hàng online: tin nhắn hoặc email “đơn hàng của bạn đã được xác nhận”.
- Bên mua cần chứng từ để nội bộ phê duyệt chi, đối chiếu công nợ hoặc làm hồ sơ thanh toán.
Xác nhận đơn hàng có giá trị pháp lý không?
Có, nếu nội dung thể hiện rõ sự thống nhất ý chí của hai bên. Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể. Khi bên mua đặt hàng và bên bán xác nhận chấp nhận, quan hệ mua bán đã hình thành, dù không có hợp đồng riêng.
Với giao dịch qua mạng, Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/07/2024) thừa nhận thông điệp dữ liệu như email, tin nhắn, đơn hàng điện tử và hợp đồng điện tử. Các bên được thỏa thuận dùng phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng. Vì vậy, một email xác nhận đơn hàng được lưu trữ đầy đủ vẫn có thể làm chứng cứ.
Lưu ý: Xác nhận đặt hàng chỉ chứng minh các bên đã thỏa thuận mua bán. Nó không phải hóa đơn. Việc xuất hóa đơn, chứng từ khi bán hàng phải theo quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026). Bạn có thể xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để phân biệt hai loại chứng từ này.
Một mẫu xác nhận đặt hàng cần có những nội dung nào?
Pháp luật không bắt buộc một khuôn mẫu, nhưng để dùng được khi có tranh chấp, văn bản nên có đủ các phần sau:
| Phần | Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu là văn bản giấy) | Tên văn bản, số, ngày lập, địa điểm | Xác định thời điểm và nơi lập |
| Bên bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, liên hệ | Xác định chủ thể chịu trách nhiệm |
| Bên mua | Tên cá nhân/tổ chức, địa chỉ, liên hệ, mã số thuế (nếu cần hóa đơn) | Xác định người đặt hàng, nhận hàng |
| Căn cứ | Số, ngày đơn đặt hàng hoặc báo giá | Liên kết với đề nghị ban đầu |
| Danh mục hàng | Tên, quy cách, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền | Tránh giao sai hàng, sai giá |
| Thuế, phí | Giá đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT, phí vận chuyển | Tránh cãi nhau về tổng tiền |
| Thanh toán | Hình thức, tiến độ, tài khoản, tiền đặt cọc (nếu có) | Cơ sở đòi tiền, hoàn tiền |
| Giao nhận | Thời gian, địa điểm, người nhận, chi phí vận chuyển | Xác định hạn giao hàng |
| Bảo hành, đổi trả | Thời hạn, điều kiện | Quyền lợi sau bán |
| Hủy, thay đổi đơn | Thời hạn được hủy, mức phạt/hoàn cọc | Hạn chế tranh chấp |
| Chữ ký | Đại diện hai bên (và đóng dấu nếu doanh nghiệp có quy định) | Thể hiện sự đồng ý |
Mẫu xác nhận đặt hàng (bản giấy, có thể sao chép)
Bạn có thể sao chép mẫu xác nhận đơn hàng dưới đây vào Word hoặc Excel rồi chỉnh theo thực tế. Phần trong ngoặc vuông [ ] là chỗ cần điền.
MẪU XÁC NHẬN ĐẶT HÀNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
XÁC NHẬN ĐẶT HÀNG
Số: [số xác nhận]/[năm]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005;
Căn cứ đơn đặt hàng số […] ngày [..]/[..]/[….] của Bên mua (hoặc báo giá số […] ngày [..]/[..]/[….] của Bên bán);
Hôm nay, hai bên gồm:
BÊN BÁN (Bên A): [tên công ty/cá nhân/hộ kinh doanh]
Địa chỉ: [……]
Mã số thuế: [……]
Đại diện: [họ tên] – Chức vụ: [……]
Điện thoại/Email: [……]
Tài khoản: [số tài khoản] – Ngân hàng: [……]
BÊN MUA (Bên B): [tên công ty/cá nhân]
Địa chỉ: [……]
Mã số thuế/Số định danh cá nhân (nếu cần xuất hóa đơn): [……]
Đại diện/Người liên hệ: [họ tên]
Điện thoại/Email: [……]
Bên A xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của Bên B và đồng ý cung cấp hàng hóa với nội dung sau:
1. Hàng hóa đặt mua
STT | Tên hàng, quy cách | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá (đồng) | Thành tiền (đồng)
1 | [……] | [……] | [..] | [……] | [……]
2 | [……] | [……] | [..] | [……] | [……]
Tổng cộng: [……] đồng (Bằng chữ: [……] đồng).
Giá trên [đã bao gồm / chưa bao gồm] thuế GTGT và [đã bao gồm / chưa bao gồm] phí vận chuyển.
2. Thanh toán
Hình thức: [tiền mặt / chuyển khoản / thanh toán khi nhận hàng].
Tiền đặt cọc: [……] đồng, nộp trước ngày [..]/[..]/[….].
Số tiền còn lại thanh toán: [……] trong [..] ngày kể từ ngày [nhận hàng / nhận hóa đơn].
3. Giao nhận hàng
Thời gian giao: [……]
Địa điểm giao: [……]
Người nhận hàng: [họ tên, số điện thoại]
Chi phí vận chuyển do: [Bên A / Bên B] chịu.
4. Chất lượng, bảo hành, đổi trả
[Nêu tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn bảo hành, điều kiện đổi trả.]
5. Thay đổi, hủy đơn hàng
Bên B muốn thay đổi hoặc hủy đơn phải thông báo bằng văn bản/email trước [..] ngày so với ngày giao. [Nêu mức xử lý tiền cọc, phạt vi phạm nếu có thỏa thuận.]
6. Hiệu lực
Xác nhận này có hiệu lực từ ngày ký đến khi hai bên hoàn thành nghĩa vụ. Văn bản được lập thành [02] bản, mỗi bên giữ [01] bản có giá trị như nhau. Các nội dung chưa thỏa thuận được giải quyết theo quy định của pháp luật; nếu có tranh chấp, hai bên thương lượng, không thành thì đưa ra Tòa án có thẩm quyền.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Hướng dẫn điền mẫu xác nhận đơn hàng
- Bước 1: Ghi số và ngày lập. Đánh số theo thứ tự trong năm để dễ đối chiếu sổ sách.
- Bước 2: Điền căn cứ. Ghi đúng số và ngày đơn đặt hàng hoặc báo giá để thể hiện văn bản trả lời cho yêu cầu nào.
- Bước 3: Điền thông tin hai bên chính xác như trên giấy phép, mã số thuế hoặc giấy tờ tùy thân. Nếu bên mua là cá nhân, chỉ ghi những thông tin thật sự cần thiết để bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Bước 4: Lập bảng hàng hóa. Mô tả cụ thể quy cách, màu sắc, kích thước, mã hàng; tính thành tiền và tổng cộng, ghi cả bằng chữ để tránh sửa số.
- Bước 5: Thỏa thuận thanh toán, giao nhận, đặt cọc, bảo hành và điều kiện hủy đơn trước khi ký.
- Bước 6: Ký xác nhận. Văn bản nhiều trang nên ký nháy từng trang hoặc đóng dấu giáp lai, xem cách đóng dấu giáp lai.
Mẫu xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn
Với đơn hàng nhỏ, bán online hoặc khách đặt qua Zalo, email, bạn có thể dùng mẫu xác nhận đơn hàng ngắn gọn dưới đây. Điều quan trọng là bên mua phải trả lời đồng ý và hai bên giữ lại toàn bộ nội dung trao đổi.
MẪU EMAIL / TIN NHẮN XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG
Tiêu đề: Xác nhận đơn hàng số [mã đơn] – [tên cửa hàng/công ty]
Kính gửi Anh/Chị [tên khách hàng],
[Tên cửa hàng/công ty] xin xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của Anh/Chị vào lúc [giờ] ngày [..]/[..]/[….] với nội dung:
– Mã đơn hàng: [……]
– Sản phẩm: [tên, quy cách] – Số lượng: [..] – Đơn giá: [……] đồng
– Tổng thanh toán: [……] đồng (đã gồm/chưa gồm phí giao hàng, thuế GTGT)
– Hình thức thanh toán: [……]; Đã đặt cọc: [……] đồng
– Địa chỉ nhận hàng: [……]; Người nhận: [……] – SĐT: [……]
– Dự kiến giao: [ngày/khoảng thời gian]
Nếu cần thay đổi hoặc hủy đơn, Anh/Chị vui lòng phản hồi trước [thời hạn]. Nếu thông tin trên chính xác, Anh/Chị vui lòng trả lời “Đồng ý” để chúng tôi tiến hành giao hàng.
Trân trọng,
[Họ tên người gửi] – [Chức vụ]
[Tên cửa hàng/công ty] – [Điện thoại/Email]
Lưu ý khi lập và sử dụng xác nhận đặt hàng
Nên kèm hợp đồng khi giá trị lớn
Với đơn hàng giá trị lớn, mua bán thường xuyên hoặc có nhiều điều kiện phức tạp (bảo hành, nghiệm thu, phạt vi phạm), nên ký hợp đồng mua bán riêng và coi xác nhận đặt hàng là phụ lục hoặc chứng từ đi kèm. Nếu xác nhận đặt hàng và hợp đồng khác nhau, hãy ghi rõ văn bản nào được ưu tiên áp dụng.
Đặt cọc và phạt vi phạm
Nếu có đặt cọc, nên ghi rõ số tiền, thời hạn và hậu quả khi một bên không thực hiện. Theo Bộ luật Dân sự 2015, bên nhận cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì phải trả lại tiền cọc và một khoản tiền tương đương, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Với hợp đồng thương mại, Luật Thương mại 2005 quy định mức phạt vi phạm theo thỏa thuận nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.
Quyền của người tiêu dùng
Nếu bên mua là người tiêu dùng, bên bán vẫn phải tuân thủ Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 (có hiệu lực từ 01/07/2024), như cung cấp thông tin trung thực về hàng hóa và giá, không đưa điều khoản bất lợi một cách bất công cho người mua. Những điều khoản như vậy có thể không có hiệu lực dù bên mua đã đồng ý.
Bảo mật thông tin và lưu giữ chứng từ
Chỉ thu thập thông tin cá nhân cần thiết cho việc giao hàng, thanh toán và xuất hóa đơn; không dùng cho mục đích khác khi chưa được đồng ý. Nên lưu bản gốc, bản scan hoặc email xác nhận cùng phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán và hóa đơn để đối chiếu khi cần.
Không dùng mẫu để hợp thức hóa giao dịch không có thật
Cảnh báo: Lập xác nhận đặt hàng cho giao dịch không có thật để hợp thức hóa chi phí, kê khai thuế, vay vốn hoặc nộp hồ sơ là hành vi vi phạm pháp luật, tùy mức độ có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Chỉ lập văn bản cho giao dịch thực tế.
Trường hợp mua bán có kèm vay mượn, ghi nợ giữa hai bên, bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy ghi nợ viết tay. Khi mua bán tài sản đã qua sử dụng như xe máy, hãy xem hướng dẫn giấy tờ cần có khi mua xe máy cũ. Với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, xác nhận đặt hàng thông thường không thay thế các thủ tục theo luật chuyên ngành.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về hợp đồng, đặt cọc, giao kết hợp đồng);
- Luật Thương mại 2005 (hợp đồng mua bán hàng hóa, phạt vi phạm);
- Luật Giao dịch điện tử 2023 (số 20/2023/QH15, hiệu lực từ 01/07/2024);
- Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 (hiệu lực từ 01/07/2024);
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực từ 01/07/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Xác nhận đơn hàng là gì?
Là văn bản hoặc thông điệp điện tử bên bán gửi cho bên mua để xác nhận đã nhận đơn và đồng ý giao hàng theo các điều kiện đã thống nhất về hàng hóa, giá, thanh toán và giao nhận.
Mẫu xác nhận đặt hàng có bắt buộc theo một biểu mẫu nhà nước không?
Không. Pháp luật hiện không ban hành mẫu bắt buộc. Hai bên tự thỏa thuận nội dung, miễn đầy đủ, rõ ràng và không trái quy định của pháp luật.
Xác nhận đơn hàng qua email hoặc Zalo có giá trị không?
Có thể có. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu được thừa nhận trong giao dịch. Bạn cần lưu lại nội dung, thời gian gửi và thể hiện rõ sự đồng ý của các bên.
Có cần đóng dấu vào giấy xác nhận đặt hàng không?
Không có quy định bắt buộc chung. Việc đóng dấu tùy quy chế của doanh nghiệp hoặc thỏa thuận giữa hai bên. Điều quan trọng là người ký có thẩm quyền đại diện.
Bên mua hủy đơn sau khi đã được xác nhận thì sao?
Phụ thuộc vào thỏa thuận. Nếu đã đặt cọc hoặc có điều khoản phạt vi phạm, hai bên xử lý theo thỏa thuận và quy định của pháp luật. Vì vậy cần ghi rõ điều kiện hủy đơn ngay trong xác nhận.
Xác nhận đặt hàng có thay thế được hóa đơn không?
Không. Đây là chứng từ thỏa thuận mua bán. Bên bán vẫn phải lập hóa đơn khi bán hàng theo quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành.
Một xác nhận đặt hàng rõ ràng giúp hai bên thống nhất hàng hóa, giá, thời hạn và trách nhiệm ngay từ đầu. Bạn có thể dùng mẫu giấy cho đơn hàng giá trị lớn, mẫu email cho đơn nhỏ, đồng thời lưu lại toàn bộ chứng từ để làm căn cứ khi cần đối chiếu.
