Để làm giấy khai sinh cho con, bạn cần tờ khai đăng ký khai sinh, bản chính Giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân còn hạn của người đi đăng ký (thẻ căn cước hoặc CCCD). Nếu cha mẹ đã kết hôn mà dữ liệu chưa có trên hệ thống thì mang thêm giấy chứng nhận kết hôn. Hồ sơ nộp tại UBND xã, phường trong 60 ngày kể từ ngày sinh và được miễn lệ phí.
Tóm tắt nhanh
- Giấy tờ chính: tờ khai đăng ký khai sinh; Giấy chứng sinh (bản chính); giấy tờ tùy thân của người đi khai; giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ (nếu có và nếu hệ thống chưa có dữ liệu).
- Nơi nộp: UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu). Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện nên không đến UBND huyện/quận như trước.
- Thời hạn khai sinh: 60 ngày kể từ ngày sinh. Đúng hạn thì được miễn lệ phí.
- Cách nộp: trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID.
- Trẻ dưới 6 tuổi: có thể dùng dịch vụ công liên thông 3 trong 1 (khai sinh, thường trú, thẻ BHYT).
Làm giấy khai sinh cho con cần giấy tờ gì?
Theo Luật Hộ tịch 2014 và Thông tư 04/2020/TT-BTP (đã được sửa đổi, bổ sung), hồ sơ đăng ký khai sinh thông thường gồm các giấy tờ dưới đây.
| Giấy tờ | Cách nộp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tờ khai đăng ký khai sinh | Nộp | Theo mẫu của Bộ Tư pháp, lấy tại UBND cấp xã hoặc khai trực tuyến. |
| Giấy chứng sinh | Nộp bản chính | Do cơ sở y tế nơi sinh cấp. |
| Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký | Xuất trình | Thẻ căn cước, CCCD còn hạn hoặc hộ chiếu. Có thể dùng căn cước điện tử trên VNeID tùy nơi tiếp nhận. |
| Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ | Xuất trình khi cần | Cần nếu cha mẹ đã kết hôn và thông tin này chưa có trong cơ sở dữ liệu dân cư. |
| Văn bản ủy quyền | Nộp | Chỉ khi cha mẹ nhờ người khác đi khai. Văn bản phải được chứng thực. |
Lưu ý: Nhiều nơi đã kết nối dữ liệu dân cư và hộ tịch nên cán bộ có thể tra cứu thông tin kết hôn, cư trú của cha mẹ qua số định danh cá nhân. Bạn vẫn nên mang giấy chứng nhận kết hôn bản gốc để tránh phải đi lại nếu hệ thống chưa cập nhật.
Nếu không có Giấy chứng sinh thì sao?
Trẻ sinh tại nhà hoặc sinh ngoài cơ sở y tế thì không có Giấy chứng sinh. Khi đó bạn nộp văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh. Nếu không có người làm chứng thì làm giấy cam đoan về việc sinh. Cả hai loại giấy này đều phải trung thực, vì khai gian sẽ bị xử phạt (xem mục chế tài bên dưới).
Giấy tờ thay đổi thế nào trong các trường hợp đặc biệt?
Cha mẹ chưa đăng ký kết hôn
Con vẫn được khai sinh bình thường. Nếu muốn ghi tên người cha vào giấy khai sinh, hai bên làm thêm thủ tục nhận cha, con. Thủ tục này thường kèm giấy tờ chứng minh quan hệ cha con (ví dụ kết quả giám định ADN nếu cần), và có thể làm cùng lúc với khai sinh tại UBND cấp xã. Bạn nên hỏi bộ phận một cửa để biết chính xác giấy tờ cần có trong trường hợp của mình.
Người đi khai không phải cha hoặc mẹ
Nếu cha mẹ không thể tự đi, người có trách nhiệm đăng ký thay gồm ông bà hoặc người thân thích khác, hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ. Họ mang giấy tờ tùy thân của mình và các giấy tờ về việc sinh. Khi cha mẹ ủy quyền thì cần văn bản ủy quyền có chứng thực.
Con sinh ra ở nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài
Trẻ sinh ở nước ngoài có thể đăng ký tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước đó. Giấy chứng sinh do nước ngoài cấp thường cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt. Trường hợp cha hoặc mẹ là người nước ngoài thì hồ sơ có thêm giấy tờ của người đó. Đây là nhóm hồ sơ riêng, bạn nên hỏi trực tiếp UBND cấp xã trước khi nộp.
Nộp hồ sơ khai sinh ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Trước đây, một số trường hợp khai sinh (như có yếu tố nước ngoài) do UBND huyện/quận giải quyết. Từ 01/07/2025, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký hộ tịch được giao cho UBND xã, phường, đặc khu (gọi chung là UBND cấp xã). Công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã nhận các việc mà trước đó Phòng Tư pháp cấp huyện làm.
Nghị định này cũng cho phép cá nhân chọn nộp hồ sơ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú. Nếu nộp nhầm nơi, UBND cấp xã tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ chuyển hồ sơ trực tuyến đến đúng nơi có thẩm quyền. Nơi cư trú được xác định theo pháp luật về cư trú.
Các bước làm giấy khai sinh trực tiếp và online
Cách 1: Nộp trực tiếp tại UBND cấp xã
- Bước 1: Chuẩn bị tờ khai, Giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền.
- Bước 3: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu hợp lệ, họ cập nhật thông tin để lấy số định danh cá nhân và ghi vào Sổ đăng ký khai sinh.
- Bước 4: Bạn kiểm tra nội dung Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, rồi ký vào sổ.
- Bước 5: Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp 01 bản chính Giấy khai sinh. Bạn có thể xin thêm bản sao theo nhu cầu.
Hồ sơ hợp lệ được giải quyết ngay trong ngày. Nếu bạn nộp sau 15 giờ mà chưa giải quyết ngay được thì kết quả được trả trong ngày làm việc tiếp theo.
Cách 2: Đăng ký khai sinh online
- Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử.
- Bước 2: Chọn thủ tục đăng ký khai sinh, chọn UBND cấp xã nơi nộp hồ sơ.
- Bước 3: Điền tờ khai điện tử, đính kèm bản chụp Giấy chứng sinh và các giấy tờ cần thiết.
- Bước 4: Kiểm tra bản Giấy khai sinh điện tử và xác nhận thông tin. Nếu bạn không phản hồi trong thời hạn yêu cầu, hệ thống coi như đã đồng ý.
- Bước 5: Nhận kết quả theo hướng dẫn trên thông báo (qua bưu chính hoặc nhận bản chính tại UBND cấp xã, tùy lựa chọn).
Lưu ý: Có nơi yêu cầu mang bản gốc Giấy chứng sinh đến đối chiếu khi nhận bản chính Giấy khai sinh. Bạn nên giữ cẩn thận bản gốc cho đến khi hoàn tất.
Liên thông khai sinh – thường trú – thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi
Với trẻ dưới 6 tuổi, bạn có thể dùng dịch vụ công liên thông điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID. Bạn chỉ kê khai một lần để giải quyết cùng lúc đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế. Sau khi có bản điện tử Giấy khai sinh, hệ thống tự chuyển dữ liệu sang cơ quan quản lý cư trú và cơ quan bảo hiểm xã hội.
Nghị định 301/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/09/2026) sửa đổi Nghị định 63/2024/NĐ-CP. Theo đó, thời hạn giải quyết nhóm thủ tục liên thông này không quá 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, và không quá 5 ngày làm việc nếu phải xác minh. Nếu hồ sơ thiếu, bạn có 7 ngày làm việc để bổ sung, quá hạn thì hệ thống dừng xử lý.
Lưu ý: Khi chọn thường trú cho con, bạn nhập nơi đề nghị đăng ký thường trú và nơi khám chữa bệnh ban đầu ngay trong tờ khai điện tử. Hãy kiểm tra kỹ vì thông tin này đi thẳng vào hồ sơ cư trú và thẻ BHYT của con. Nếu cha mẹ đang ở trọ, bạn xem thêm cách đăng ký tạm trú online.
Thời hạn, lệ phí và chế tài
Phải đăng ký khai sinh trong bao lâu?
Theo Điều 15 Luật Hộ tịch 2014, trong 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh. Nếu cha mẹ không thể làm, thì ông bà, người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đăng ký.
Lệ phí khai sinh là bao nhiêu?
Đăng ký khai sinh đúng hạn được miễn lệ phí. Nếu quá hạn thì có thể phải nộp lệ phí theo mức Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, thường chỉ vài chục nghìn đồng và khác nhau theo địa phương. Bản sao Giấy khai sinh có thể mất phí cấp bản sao.
Khai sinh muộn có bị phạt không?
Nghị định 82/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 117/2024/NĐ-CP) không có quy định phạt riêng với hành vi đăng ký khai sinh quá hạn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên đi sớm để con kịp có thẻ BHYT, nhập học và các quyền lợi khác. Quá 60 ngày, thủ tục có thể phải qua thêm bước đăng ký quá hạn.
Cảnh báo: Điều 37 Nghị định 82/2020/NĐ-CP xử phạt các hành vi gian dối khi khai sinh. Tẩy xóa, sửa chữa giấy tờ làm sai lệch nội dung bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng. Cam đoan hoặc làm chứng sai về việc sinh, cung cấp thông tin sai sự thật, hoặc dùng giấy tờ của người khác bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng. Tuyệt đối không dùng giấy tờ giả hay khai sai thông tin để làm giấy khai sinh.
Sau khi có giấy khai sinh, bạn cần làm gì tiếp?
- Thường trú và thẻ BHYT: nếu chưa dùng dịch vụ liên thông, bạn cần đăng ký thường trú cho con và làm thẻ BHYT trẻ em.
- Thẻ căn cước: với trẻ dưới 14 tuổi, việc cấp thẻ căn cước theo nhu cầu theo Luật Căn cước 2023. Khi cần, bạn có thể xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online, và cách tra cứu số thẻ căn cước online của cha mẹ khi điền tờ khai.
- Mã số thuế: từ 01/07/2025, số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế. Con có số định danh khi khai sinh nên không cần xin mã riêng. Xem thêm bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
- Giảm trừ gia cảnh: cha mẹ dùng giấy khai sinh để đăng ký người phụ thuộc cho con. Bạn xem hướng dẫn tra cứu giảm trừ gia cảnh mới nhất. Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc từ kỳ tính thuế 2026 là 6,2 triệu đồng/tháng.
Ví dụ: Chị Lan sinh con tại bệnh viện ở Đà Nẵng, hộ khẩu ở Gia Lai. Chị mang Giấy chứng sinh và thẻ căn cước, đăng nhập VNeID và nộp hồ sơ liên thông online. Chị chọn nơi đề nghị thường trú theo nơi ở hợp pháp của mình và nhận kết quả trong vòng vài ngày làm việc. Chị không phải đi nhiều cơ quan khác nhau.
Luật Hộ tịch 2026 thay đổi gì và khi nào áp dụng?
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/04/2026 và có hiệu lực từ 01/03/2027. Đến thời điểm tháng 10/2026, Luật Hộ tịch 2014 vẫn là căn cứ áp dụng. Luật mới thay thế luật cũ từ 01/03/2027 và có hai điểm đáng chú ý với cha mẹ:
- Cho phép đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã bất kỳ, không phụ thuộc nơi cư trú.
- Bổ sung cơ chế đăng ký khai sinh chủ động. Khi cơ sở khám chữa bệnh chia sẻ dữ liệu trẻ sinh ra với hệ thống hộ tịch, UBND cấp xã có thể chủ động đăng ký khai sinh. Việc này triển khai theo lộ trình của Chính phủ và thống nhất toàn quốc chậm nhất từ 01/01/2031.
Trường hợp không đăng ký theo cơ chế chủ động, cha mẹ vẫn phải đăng ký trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Hồ sơ nhận trước 01/03/2027 mà chưa xong sẽ tiếp tục giải quyết theo quy định tại thời điểm tiếp nhận.
Câu hỏi thường gặp
Làm giấy khai sinh cho con có cần giấy đăng ký kết hôn không?
Có nếu cha mẹ đã kết hôn và thông tin kết hôn chưa có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu dữ liệu đã đầy đủ, cán bộ có thể tra cứu mà không cần bạn nộp. Nếu cha mẹ chưa kết hôn thì con vẫn được khai sinh, nhưng muốn ghi tên cha thì phải làm thủ tục nhận cha, con.
Chỉ có mẹ đi làm khai sinh được không?
Được. Cha hoặc mẹ đều có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con. Người đi đăng ký mang giấy tờ tùy thân của mình, Giấy chứng sinh và tờ khai. Nếu muốn ghi thông tin người cha mà cha không đi cùng, bạn cần các giấy tờ phù hợp với từng trường hợp (kết hôn hoặc nhận cha, con).
Không có CCCD thì làm khai sinh được không?
Người đi đăng ký phải có giấy tờ tùy thân còn giá trị như thẻ căn cước, CCCD còn hạn hoặc hộ chiếu. CMND cũ hết hạn thì nên đổi sang thẻ căn cước trước khi đi. Nếu cha mẹ không đi được, bạn có thể nhờ người thân đủ điều kiện hoặc ủy quyền hợp lệ.
Đăng ký khai sinh mất bao lâu và nhận ở đâu?
Nộp trực tiếp và hồ sơ hợp lệ thì thường được giải quyết ngay trong ngày, nộp sau 15 giờ thì trả vào ngày làm việc kế tiếp. Với dịch vụ liên thông cho trẻ dưới 6 tuổi, thời hạn là không quá 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Bạn nhận kết quả tại UBND cấp xã hoặc qua bưu chính nếu đã chọn.
Khai sinh quá 60 ngày thì làm thế nào?
Bạn vẫn nộp hồ sơ tại UBND cấp xã như bình thường và có thể phải nộp lệ phí đăng ký quá hạn. Hiện không có mức phạt riêng cho việc khai sinh muộn. Nếu trẻ đã lớn hoặc không có Giấy chứng sinh, cán bộ có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh việc sinh và nơi cư trú.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (đang có hiệu lực đến hết 28/02/2027).
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/03/2027).
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Nghị định số 63/2024/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định số 301/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/09/2026), về liên thông điện tử khai sinh, thường trú, thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi.
- Nghị định số 82/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định số 117/2024/NĐ-CP, về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hành chính tư pháp.
- Luật Căn cước 2023; Luật Cư trú 2020.
Tóm lại, hồ sơ khai sinh cho con khá gọn: tờ khai, Giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân, kèm giấy chứng nhận kết hôn khi cần. Bạn nộp tại UBND xã, phường trong 60 ngày để được miễn lệ phí, hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và VNeID. Nếu con dưới 6 tuổi, hãy dùng thủ tục liên thông để xong cả thường trú và thẻ BHYT. Quy định cập nhật tháng 10/2026; bạn nên hỏi UBND cấp xã nơi nộp về biểu mẫu mới nhất trước khi đi.
