Phiếu đề xuất mua hàng (còn gọi là giấy đề nghị mua vật tư) là biểu mẫu nội bộ để bộ phận có nhu cầu xin cấp trên duyệt việc mua hàng hóa, vật tư, thiết bị. Pháp luật không quy định một mẫu cố định. Thông tư 200/2014/TT-BTC đã được thay bằng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ 01/01/2026, nên doanh nghiệp tự thiết kế mẫu theo quy chế nội bộ.
Tóm tắt nhanh
- Phiếu đề xuất mua hàng là tài liệu quản trị nội bộ, lập trước khi mua; không phải hóa đơn, không thay hợp đồng hay chứng từ thanh toán.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực; chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành là Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026).
- Doanh nghiệp được tham khảo mẫu chứng từ tại phụ lục của Thông tư 99 hoặc tự thiết kế thêm, miễn đủ nội dung chứng từ theo Luật Kế toán 2015 và có quy chế nội bộ.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa được tiếp tục dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc chọn áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Mẫu đầy đủ, hướng dẫn điền và lưu ý nằm ở các phần bên dưới.
Phiếu đề xuất mua hàng là gì?
Đây là văn bản do người hoặc phòng ban có nhu cầu lập, ghi rõ cần mua gì, số lượng bao nhiêu, dùng vào việc gì, ngân sách dự kiến. Phiếu được trình trưởng bộ phận, kế toán và người có thẩm quyền ký duyệt trước khi bộ phận thu mua tiến hành mua.
Tên gọi trong thực tế rất đa dạng: phiếu đề nghị mua hàng, giấy đề nghị mua vật tư, phiếu yêu cầu mua hàng, đề xuất mua sắm thiết bị, đề xuất mua văn phòng phẩm. Về bản chất, các tên này cùng một chức năng là kiểm soát nhu cầu mua sắm.
Phiếu đề xuất mua hàng khác gì hóa đơn, phiếu nhập kho?
| Loại giấy tờ | Thời điểm lập | Mục đích |
|---|---|---|
| Phiếu đề xuất mua hàng | Trước khi mua | Xin duyệt nhu cầu, ngân sách; kiểm soát nội bộ |
| Đơn đặt hàng / hợp đồng mua bán | Khi chốt với nhà cung cấp | Xác lập quyền, nghĩa vụ giữa hai bên |
| Hóa đơn | Khi bên bán giao hàng, cung cấp dịch vụ | Chứng từ bán hàng do bên bán lập (xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ) |
| Phiếu nhập kho | Khi hàng về nhập kho | Ghi nhận số lượng thực nhận để hạch toán |
Giấy đề nghị mua vật tư theo Thông tư 200: hiện nay áp dụng thế nào?
Nhiều người vẫn tìm “giấy đề nghị mua vật tư theo Thông tư 200”. Trước đây, Thông tư 200/2014/TT-BTC có hệ thống mẫu chứng từ hướng dẫn cho doanh nghiệp, và các mẫu phiếu đề nghị thường được in theo hệ thống này. Hiện nay, tình hình đã khác:
- Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025, hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC; áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026.
- Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp tham khảo, áp dụng biểu mẫu chứng từ tại Phụ lục I, hoặc thiết kế thêm, sửa đổi cho phù hợp đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng vẫn phải tuân thủ nội dung chứng từ theo Luật Kế toán 2015.
- Thông tư 99 cũng yêu cầu doanh nghiệp xây dựng quy chế quản trị, kiểm soát nội bộ, trong đó có quyền hạn ký duyệt chứng từ và quy trình xử lý giao dịch. Phiếu đề xuất mua hàng là một công cụ của quy trình này.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa) không bị Thông tư 99 thay thế. Từ năm 2026, doanh nghiệp nhỏ và vừa được chọn tiếp tục dùng Thông tư 133 hoặc áp dụng Thông tư 99. Với doanh nghiệp siêu nhỏ, bạn nên kiểm tra thêm văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính có hiệu lực từ giữa năm 2026.
Lưu ý: Phiếu đề xuất mua hàng thuộc nhóm tài liệu quản trị nội bộ, không phải mẫu bắt buộc thống nhất toàn quốc. Doanh nghiệp không bị phạt vì dùng mẫu khác Thông tư 200 hay Thông tư 99, nhưng chứng từ kế toán phát sinh sau đó (hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu chi…) phải đúng quy định.
Mẫu phiếu đề xuất mua hàng, giấy đề nghị mua vật tư
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây vào Word hoặc Excel, điều chỉnh theo quy chế của đơn vị.
MẪU PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG / GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Đơn vị: ……………………………………………. Mẫu số: ………… (nếu có)
Bộ phận: ………………………………………….
PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG
Số: ………/……… Ngày ….. tháng ….. năm …….
Kính gửi: Ban Giám đốc / Phòng Kế toán – Tài chính / Phòng Mua hàng
Họ và tên người đề xuất: ……………………………… Chức vụ: …………………………
Bộ phận/Phòng ban: …………………………………………………………………………
Đề nghị mua các hàng hóa, vật tư, thiết bị sau:
| STT | Tên hàng hóa, vật tư | Quy cách, mô tả | ĐVT | Số lượng | Đơn giá dự kiến | Thành tiền | Thời gian cần | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | … | … | … | … | … | … | … | … |
| 2 | … | … | … | … | … | … | … | … |
| Tổng cộng | … | |||||||
Tổng số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………
Mục đích sử dụng / lý do đề nghị: ………………………………………………………
Nguồn kinh phí / hạng mục ngân sách: ………………………………………………….
Hồ sơ kèm theo (báo giá, bản vẽ, thông số kỹ thuật…): ……………………………….
| NGƯỜI ĐỀ XUẤT (Ký, họ tên) |
TRƯỞNG BỘ PHẬN (Ký, họ tên) |
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) |
GIÁM ĐỐC DUYỆT (Ký, họ tên, đóng dấu nếu có) |
|---|---|---|---|
Ý kiến phê duyệt: ☐ Đồng ý mua theo đề xuất ☐ Đồng ý một phần ☐ Không đồng ý. Lý do: ……………………………………
Hướng dẫn điền từng mục
- Đơn vị, bộ phận, số phiếu, ngày lập: ghi theo hệ thống đánh số của công ty để dễ tra cứu và đối chiếu sau này.
- Người đề xuất: ghi người chịu trách nhiệm về tính cần thiết và chính xác của nhu cầu.
- Bảng hàng hóa: ghi tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng rõ ràng. Đơn giá chỉ là dự kiến, nên đính kèm báo giá để người duyệt so sánh.
- Mục đích sử dụng: nêu cụ thể (phục vụ đơn hàng nào, thay thiết bị nào hỏng…), tránh ghi chung chung như “phục vụ công việc”.
- Nguồn kinh phí: giúp kế toán kiểm tra còn ngân sách hay không.
- Chữ ký: ký đúng thẩm quyền theo quy chế phân cấp phê duyệt (ví dụ dưới một mức tiền do trưởng phòng duyệt, trên mức đó do giám đốc duyệt).
Nếu cần đóng dấu hoặc đóng dấu giáp lai khi phiếu gồm nhiều trang, bạn tham khảo thêm cách đóng dấu giáp lai. Về cách trình bày văn bản nội bộ gọn, rõ, đúng thể thức, xem phong cách ngôn ngữ hành chính.
Quy trình từ đề xuất đến thanh toán
- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề xuất, đính kèm báo giá hoặc thông số kỹ thuật.
- Bước 2: Trưởng bộ phận xác nhận nhu cầu; kế toán kiểm tra ngân sách, dự toán.
- Bước 3: Người có thẩm quyền phê duyệt (giám đốc hoặc cấp được ủy quyền).
- Bước 4: Bộ phận mua hàng chọn nhà cung cấp, ký đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
- Bước 5: Nhận hàng, kiểm tra, lập phiếu nhập kho; nhận hóa đơn hợp lệ từ bên bán.
- Bước 6: Kế toán đối chiếu phiếu đề xuất – hợp đồng – hóa đơn – phiếu nhập kho rồi thanh toán, lưu hồ sơ.
Trường hợp người mua ứng tiền trước, doanh nghiệp thường dùng thêm giấy đề nghị tạm ứng; cách đóng cuốn, lưu trữ do quy chế nội bộ quy định.
Lưu ý để hồ sơ mua hàng hợp lệ
Phiếu đề xuất có dùng để hạch toán chi phí, khấu trừ thuế không?
Một mình phiếu đề xuất không đủ. Chi phí được hạch toán và thuế GTGT đầu vào được xem xét dựa trên hóa đơn, chứng từ thanh toán và hợp đồng hợp pháp theo quy định về thuế. Phiếu đề xuất chủ yếu chứng minh quy trình phê duyệt nội bộ, giúp hồ sơ mua hàng chặt chẽ khi thanh tra, kiểm toán.
Nội dung tối thiểu của một chứng từ kế toán
Nếu doanh nghiệp quy định phiếu là một chứng từ trong hệ thống kế toán, nên bảo đảm đủ các yếu tố chung theo Luật Kế toán 2015: tên và số hiệu; ngày, tháng, năm lập; tên, địa chỉ của người lập và người nhận; nội dung nghiệp vụ; số lượng, đơn giá, số tiền; chữ ký của người có liên quan.
Cảnh báo: Không lập phiếu hợp thức hóa sau khi đã mua, không ký thay hoặc ghi khống số liệu. Chứng từ sai lập phải hủy bằng cách gạch chéo, không tẩy xóa trên bản gốc; người ký chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung.
- Phân cấp thẩm quyền duyệt theo hạn mức tiền và ghi vào quy chế nội bộ.
- Dùng chung một mẫu thống nhất; nếu thay đổi mẫu so với phụ lục của chế độ kế toán đang áp dụng thì ban hành bằng văn bản nội bộ.
- Lưu phiếu cùng bộ hồ sơ mua hàng (báo giá, hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho) trong thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.
- Có thể lập, ký, lưu dưới dạng điện tử nếu doanh nghiệp đáp ứng quy định về chứng từ điện tử.
Các biểu mẫu nội bộ khác như đơn xin nghỉ phép cũng nên chuẩn hóa tương tự, bạn có thể xem mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để tham khảo cách trình bày.
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán 2015 (nội dung chứng từ kế toán, lập và lưu trữ chứng từ).
- Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (hiệu lực 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực – nêu để đối chiếu).
- Quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn hiện hành và quy chế quản trị, kiểm soát nội bộ của từng doanh nghiệp.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu đề xuất mua hàng có bắt buộc theo pháp luật không?
Không có quy định bắt buộc mọi doanh nghiệp dùng một mẫu thống nhất. Đây là biểu mẫu quản trị nội bộ; doanh nghiệp tự quyết định có dùng hay không và dùng mẫu nào, thường được ghi trong quy chế mua sắm hoặc kiểm soát nội bộ.
Thông tư 200 còn hiệu lực không?
Không. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 đã thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc chọn Thông tư 99.
Giấy đề nghị mua vật tư có thay được hóa đơn không?
Không. Giấy đề nghị chỉ ghi nhận nhu cầu và việc phê duyệt nội bộ. Hóa đơn là chứng từ do bên bán lập khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Ai là người ký duyệt phiếu đề xuất mua hàng?
Theo quy chế của từng đơn vị. Thông thường gồm người đề xuất, trưởng bộ phận, kế toán trưởng và giám đốc hoặc người được ủy quyền, phân theo hạn mức giá trị mua.
Có cần đóng dấu lên phiếu đề xuất mua hàng không?
Pháp luật không bắt buộc đóng dấu lên biểu mẫu nội bộ này. Việc đóng dấu, đóng dấu treo hay giáp lai (nếu phiếu nhiều trang) do quy chế nội bộ quy định.
Tóm lại, phiếu đề xuất mua hàng là công cụ kiểm soát nội bộ chứ không phải chứng từ bắt buộc theo mẫu của Bộ Tài chính. Sau khi Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200, bạn chỉ cần thiết kế mẫu đủ thông tin, ban hành thống nhất trong công ty và lưu cùng bộ hồ sơ mua hàng để chi phí được chứng minh rõ ràng.
