Dấu giáp lai ảnh trên sơ yếu lý lịch là dấu đỏ của cơ quan xác nhận, đóng trùm một phần lên mép ảnh 4×6 và phần giấy bên cạnh. Bạn dán ảnh trước, rồi mang bản sơ yếu lý lịch (chưa ký) đến bộ phận một cửa của UBND xã/phường bất kỳ, hoặc nơi chứng thực khác, để ký trước mặt cán bộ và được đóng dấu.
Tóm tắt nhanh
- Người đóng dấu giáp lai ảnh là cơ quan/người xác nhận hoặc chứng thực sơ yếu lý lịch của bạn, bạn không tự đóng.
- Từ 01/11/2025 (Nghị định 280/2025/NĐ-CP), bạn chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã bất kỳ, không bắt buộc đúng nơi thường trú hay tạm trú.
- Không còn Phòng Tư pháp cấp huyện vì mô hình chính quyền 2 cấp từ 01/07/2025.
- Nên dán ảnh trước, chưa ký, mang theo căn cước/CCCD còn hạn.
- Tự khắc dấu hoặc làm giả dấu của cơ quan, tổ chức là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Dấu giáp lai ảnh sơ yếu lý lịch là gì, có bắt buộc không?
Trong biểu mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật, hồ sơ nhập học hay bản khai lý lịch, góc trên bên trái thường có ô ảnh kèm dòng chú thích kiểu “đóng dấu giáp lai của cơ quan xác nhận”. Dấu giáp lai ở đây là dấu tròn màu đỏ đóng đè lên một phần ảnh và một phần giấy, để ảnh không bị bóc ra thay bằng ảnh khác.
Về tính bắt buộc, bạn cần hiểu hai lớp:
- Pháp luật không có điều khoản riêng quy định “sơ yếu lý lịch phải đóng dấu giáp lai ảnh”. Quy định về chứng thực chỉ yêu cầu người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký của bạn, còn nội dung bạn tự chịu trách nhiệm.
- Yêu cầu thực tế đến từ mẫu hồ sơ và nơi tiếp nhận (cơ quan, doanh nghiệp, trường học). Nếu mẫu ghi “ảnh có đóng dấu giáp lai”, bạn nên làm đúng để hồ sơ không bị trả lại.
Vì vậy, trước khi đi làm, hãy xem kỹ mẫu bạn được yêu cầu nộp. Nếu mẫu không có ô ảnh hay không nhắc dấu giáp lai, bạn chỉ cần chứng thực chữ ký như bình thường.
Xin dấu giáp lai sơ yếu lý lịch ở đâu?
Dấu giáp lai ảnh do chính nơi xác nhận hoặc chứng thực sơ yếu lý lịch đóng. Hiện nay bạn có các lựa chọn sau:
1. UBND xã, phường bất kỳ
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký, và có thể phân công hoặc ủy quyền người khác ký chứng thực. Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú, nên bạn chọn nơi thuận tiện nhất: gần nhà, gần chỗ làm hoặc gần trường. Bạn nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa của xã/phường.
2. Tổ chức hành nghề công chứng
Một số phòng/văn phòng công chứng nhận chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch. Tuy vậy, bạn nên gọi hỏi trước vì có nơi không nhận loại việc này hoặc thu thêm phí dịch vụ.
3. Cơ quan, đơn vị đang công tác hoặc nhà trường (khi mẫu yêu cầu)
Một số mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật có mục “xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị” hoặc nhà trường. Khi đó đơn vị này xác nhận và đóng dấu của mình, kể cả dấu lên ảnh nếu mẫu yêu cầu.
4. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Nếu bạn đang ở nước ngoài, viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự có thể chứng thực chữ ký và đóng dấu của cơ quan đại diện.
Lưu ý: Trước đây, nhiều bài hướng dẫn nhắc tới “Phòng Tư pháp huyện, quận” hoặc phải về xã nơi có hộ khẩu. Hiện không còn cấp huyện, sổ hộ khẩu cũng hết giá trị từ 01/01/2023, nên bạn không cần xin xác nhận nơi đăng ký thường trú để làm việc này. Thông tin chi tiết hơn có trong bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành.
Đóng dấu giáp lai vào ảnh như thế nào cho đúng?
Cách đóng chuẩn thường như sau:
- Ảnh 4×6 cm (hoặc cỡ theo mẫu), chụp gần đây, rõ mặt, được dán chắc vào đúng ô ảnh trên mẫu.
- Con dấu của cơ quan đóng bằng mực đỏ, rõ nét, ngay ngắn, đúng chiều, sao cho một phần dấu nằm trên ảnh và một phần nằm trên giấy.
- Dấu không che kín mặt người trong ảnh, vẫn nhìn rõ được khuôn mặt.
- Dấu giáp lai ảnh khác với dấu và chữ ký ở phần xác nhận cuối bản khai. Bạn cần cả hai nếu mẫu yêu cầu.
Cách đóng dấu hai mép cũng có hướng dẫn riêng, bạn có thể xem thêm trong bài cách đóng dấu giáp lai nhanh, đơn giản.
Các bước xin sơ yếu lý lịch có dấu giáp lai
- Bước 1: Chuẩn bị mẫu và ảnh. Tải hoặc mua mẫu sơ yếu lý lịch, điền đầy đủ thông tin bằng bút mực, rõ ràng, không tẩy xóa. Dán ảnh vào ô ảnh nhưng chưa ký. Bạn có thể tham khảo mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
- Bước 2: Mang giấy tờ tùy thân. Chuẩn bị thẻ căn cước hoặc CCCD còn hạn (có thể dùng giấy tờ tích hợp trên VNeID theo quy định mới). Phần nơi cấp giấy tờ, bạn xem cách ghi trong bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Bước 3: Nộp tại bộ phận Một cửa. Đến UBND xã/phường chọn (hoặc nơi chứng thực khác), nộp bản sơ yếu lý lịch và xuất trình giấy tờ tùy thân.
- Bước 4: Ký trước mặt người chứng thực. Cán bộ kiểm tra giấy tờ, nội dung, rồi bạn ký trực tiếp vào bản khai. Không ký trước ở nhà.
- Bước 5: Nhận kết quả. Cán bộ ghi lời chứng, ký, đóng dấu, ghi vào sổ chứng thực và đóng dấu giáp lai lên ảnh nếu mẫu có yêu cầu. Thông thường việc chứng thực được giải quyết ngay trong ngày làm việc.
- Bước 6: Kiểm tra lại. Trước khi về, bạn xem dấu đã đóng đè lên ảnh và giấy chưa, dấu có rõ nét không, ngày chứng thực và số chứng thực có đầy đủ không.
Về lệ phí, chứng thực chữ ký thường thu ở mức khoảng 10.000 đồng/trường hợp tại UBND xã/phường; tổ chức hành nghề công chứng có thể thu thêm phí dịch vụ. Bạn nên hỏi lại bộ phận Một cửa vì mức thu cụ thể có thể được địa phương niêm yết.
Ví dụ thực tế: Chị Lan thuê nhà ở phường A nhưng hộ khẩu cũ ở tỉnh khác, cần nộp sơ yếu lý lịch cho công ty. Chị dán ảnh 4×6, điền đủ nội dung, mang căn cước đến UBND phường A, ký trước mặt cán bộ và được đóng dấu lên ảnh trong buổi sáng. Chị không phải về quê xin xác nhận.
Giáp lai ảnh khác giáp lai nhiều trang thế nào?
Hai khái niệm này hay bị nhầm:
| Tiêu chí | Giáp lai ảnh | Giáp lai nhiều trang |
|---|---|---|
| Mục đích | Chống tráo ảnh, gắn ảnh với bản khai | Bảo đảm các tờ thuộc cùng một văn bản, chống thay trang |
| Vị trí đóng | Trùm một phần lên ảnh và giấy | Khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy |
| Quy định chung | Thường theo mẫu hồ sơ và thông lệ của nơi xác nhận | Công tác văn thư: mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ; chứng thực văn bản từ 02 tờ trở lên thì đóng dấu giáp lai |
Nếu sơ yếu lý lịch của bạn có từ hai tờ trở lên, người chứng thực sẽ ghi lời chứng ở trang cuối và đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Trong trường hợp hồ sơ nhiều tờ, bạn nhớ nhờ đóng cả hai loại: giáp lai ảnh và giáp lai giữa các tờ.
Lỗi thường gặp và lưu ý
- Ký trước khi đến nơi chứng thực: cán bộ có thể yêu cầu ký lại trên bản mới, mất thời gian.
- Ảnh dán lỏng, ảnh cũ, ảnh không đúng cỡ: nơi nhận hồ sơ có thể từ chối. Ảnh nên chụp trong thời gian gần đây, đúng cỡ theo mẫu.
- Dấu đóng mờ, lệch, không chạm vào ảnh: yêu cầu đóng lại ngay tại quầy.
- Nhầm “công chứng” với “chứng thực”: với sơ yếu lý lịch, thực chất là chứng thực chữ ký của bạn; bạn vẫn tự chịu trách nhiệm về nội dung khai.
- Khai không đúng sự thật: có thể bị từ chối hồ sơ, bị xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng tùy trường hợp. Hồ sơ xin việc cũng cần các giấy tờ hợp pháp khác, ví dụ giấy khám sức khỏe, xem thêm bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không.
Cảnh báo: Không tự khắc dấu, không làm giả hoặc nhờ người khác làm giả con dấu, dấu giáp lai của cơ quan, tổ chức, cũng không sử dụng dấu giả để hoàn thiện hồ sơ. Hành vi làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự; khoản 1 có mức phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm. Cách hợp pháp duy nhất là đến nơi có thẩm quyền để được xác nhận, chứng thực.
Nếu hồ sơ của bạn cần xác nhận nhân thân thay vì sơ yếu lý lịch, bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (đã sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP).
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025) sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (quy định sử dụng con dấu, dấu giáp lai: mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ).
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; chính quyền địa phương 2 cấp từ 01/07/2025.
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), Điều 341.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Đóng dấu giáp lai ảnh ở đâu?
Bạn đến UBND xã/phường bất kỳ, thường ở bộ phận Một cửa, hoặc nơi chứng thực khác như tổ chức hành nghề công chứng. Nơi nào chứng thực hoặc xác nhận sơ yếu lý lịch thì nơi đó đóng dấu giáp lai lên ảnh.
Có thể tự đóng giáp lai ảnh hoặc nhờ người quen đóng không?
Không. Dấu giáp lai chỉ có giá trị khi do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đóng. Tự khắc dấu hoặc dùng dấu giả là vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý hình sự.
Sơ yếu lý lịch đã ký rồi có đóng dấu giáp lai được không?
Thông thường cán bộ yêu cầu bạn ký trước mặt khi chứng thực chữ ký. Nếu đã ký trước, nhiều nơi sẽ yêu cầu ký lại hoặc làm bản khác, nên bạn nên để trống chữ ký cho đến khi tới nơi.
Ảnh chưa dán thì có xin được dấu giáp lai không?
Dấu giáp lai cần đóng khi ảnh đã được dán chắc vào ô ảnh. Bạn nên dán ảnh sẵn ở nhà bằng hồ dán, tránh dùng băng dính che mặt ảnh.
Sơ yếu lý lịch xin việc có bắt buộc phải có dấu giáp lai không?
Không có quy định chung bắt buộc cho mọi hồ sơ. Việc có cần dấu giáp lai hay không phụ thuộc yêu cầu của nơi tiếp nhận và mẫu hồ sơ, nên bạn hãy hỏi rõ trước khi làm.
Phải về xã nơi thường trú để đóng dấu không?
Không bắt buộc. Từ 01/11/2025, chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú nên bạn có thể làm tại UBND xã/phường bất kỳ.
Tóm lại, để có sơ yếu lý lịch có dấu giáp lai hợp lệ, bạn dán ảnh chắc chắn, chưa ký, mang giấy tờ tùy thân đến UBND xã/phường bất kỳ hoặc nơi chứng thực có thẩm quyền, ký trước mặt cán bộ và kiểm tra dấu đóng đè lên ảnh trước khi nhận lại hồ sơ. Luôn đối chiếu yêu cầu của nơi nhận hồ sơ để làm đủ, tránh phải làm lại.
