Công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào? (2026)

Công chứng do công chứng viên thực hiện, xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch, nên có giá trị chứng cứ cao. Chứng thực chủ yếu do Chủ tịch UBND xã, phường (cấp xã) thực hiện: xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng của người ký. Chứng thực chữ ký không xác nhận nội dung văn bản.

Công chứng và chứng thực là gì?

Công chứng

Công chứng là việc công chứng viên xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch giấy tờ. Trước khi ký, công chứng viên kiểm tra các bên có năng lực hành vi dân sự không, có tự nguyện không, mục đích và nội dung có vi phạm điều cấm hoặc trái đạo đức xã hội không. Công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mình công chứng.

Luật Công chứng 2024 (Luật số 46/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/07/2025 và thay Luật Công chứng 2014. Theo luật này, văn bản công chứng có hiệu lực từ thời điểm công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu. Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực theo quy định riêng của luật.

Chứng thực

Chứng thực là việc cơ quan, người có thẩm quyền xác nhận một số nội dung hạn chế, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP). Có bốn nhóm chính:

• Cấp bản sao từ sổ gốc: cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp bản sao (ví dụ bản sao giấy khai sinh từ sổ đăng ký hộ tịch).
• Chứng thực bản sao từ bản chính: xác nhận bản sao đúng với bản chính mà người yêu cầu xuất trình.
• Chứng thực chữ ký: xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu, ký trước mặt người chứng thực.
• Chứng thực giao dịch: xác nhận thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi, ý chí tự nguyện và chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên.

Trước đây nhiều người gọi việc chứng thực bản sao là “công chứng sao y” hoặc “công chứng giấy tờ”. Cách gọi này quen miệng nhưng không chính xác về pháp lý: sao y bản chính là chứng thực, không phải công chứng hợp đồng.

Bảng so sánh công chứng và chứng thực

Công chứng và chứng thực làm ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?

Từ 01/07/2025, nước ta tổ chức chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã), không còn UBND và Phòng Tư pháp cấp huyện. Những việc trước đây làm ở Phòng Tư pháp, như chứng thực chữ ký người dịch, nay thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND cấp xã theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã sửa đổi, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực:

• Bản sao từ bản chính của giấy tờ do cơ quan Việt Nam, cơ quan nước ngoài hoặc cơ quan Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp, chứng nhận;
• Chữ ký trong giấy tờ, văn bản;
• Chữ ký của người dịch (dịch từ hoặc sang tiếng nước ngoài);
• Giao dịch liên quan đến động sản, quyền của người sử dụng đất, nhà ở;
• Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản phân chia di sản.

Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền hoặc phân công người khác thực hiện việc chứng thực. Chứng thực bản sao, chữ ký không còn phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu, nên bạn có thể làm ở bất kỳ UBND xã, phường nào thuận tiện.

Công chứng viên cũng có thể chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký theo quy định về chứng thực. Vì vậy, nếu UBND xã đông hoặc đã chuyển giao thẩm quyền, bạn vẫn có thể đến văn phòng công chứng để chứng thực bản sao, chữ ký.

Giá trị pháp lý của hai thủ tục

Giá trị của văn bản công chứng

Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cao. Khi xảy ra tranh chấp, các tình tiết trong văn bản công chứng thường không phải chứng minh lại, trừ khi Tòa án tuyên văn bản đó vô hiệu. Hợp đồng công chứng cũng có giá trị thi hành đối với các bên theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Giá trị của chứng thực

• Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp luật có quy định khác. Pháp luật không quy định “hạn sử dụng” của bản sao, nhưng bản sao chỉ hữu ích khi giấy tờ gốc còn hiệu lực; một số cơ quan có thể yêu cầu bản sao mới cấp trong thời gian gần.
• Chứng thực chữ ký chứng minh bạn đã ký trước mặt người chứng thực. Người chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, người ký tự chịu trách nhiệm.
• Chứng thực giao dịch là cơ sở để giao dịch phát sinh hiệu lực khi luật yêu cầu hình thức công chứng hoặc chứng thực.

Khi nào chọn công chứng, khi nào chọn chứng thực?

Hãy dựa vào loại giấy tờ và quy định pháp luật chuyên ngành, không chọn theo thói quen.

• Sao y bằng cấp, căn cước, hộ chiếu để nộp hồ sơ: chứng thực bản sao từ bản chính (UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng).
• Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc có chữ ký: chứng thực chữ ký của người khai. Cơ quan chứng thực không xác nhận nội dung bạn tự khai. Chi tiết xem bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành và mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
• Mua bán, tặng cho, thế chấp nhà đất, nhà ở: pháp luật đất đai và nhà ở thường yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, trừ một số trường hợp luật quy định riêng. Giấy viết tay không qua công chứng, chứng thực dễ gặp rủi ro khi sang tên. Xem thêm cách làm giấy tờ mua bán đất theo quy định.
• Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, phân chia di sản: có thể công chứng hoặc chứng thực, tùy nơi bạn làm và quy định địa phương.
• Bản dịch giấy tờ: công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng, hoặc chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã.
• Mua bán xe máy, ô tô: việc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng mua bán xe thường cần thiết cho thủ tục sang tên. Xem mẫu giấy bán xe máy cá nhân và giấy tờ cần khi mua xe máy cũ.

Ví dụ: Chị Lan cần nộp hồ sơ xin việc gồm bằng đại học, căn cước và sơ yếu lý lịch. Chị đến UBND phường nơi tiện đường, xuất trình bản chính để chứng thực bản sao, rồi ký sơ yếu lý lịch trước mặt cán bộ để chứng thực chữ ký. Cũng chị Lan, khi nhận tặng cho thửa đất từ bố mẹ, phải lập hợp đồng tặng cho và công chứng (hoặc chứng thực nếu địa phương còn thực hiện) rồi mới làm thủ tục đăng ký biến động đất đai.

Phí và thủ tục cơ bản

Phí chứng thực

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC (được sửa đổi năm 2022), phí chứng thực gồm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba trở lên 1.000 đồng/trang; tối đa 200.000 đồng/bản.
• Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp (một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản).
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch và việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ: mức riêng cho từng loại, đã được niêm yết tại nơi thực hiện.

Phí công chứng hợp đồng, giao dịch thường tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị giao dịch, cộng thù lao soạn thảo, sao chụp, nếu có. Bạn nên hỏi bảng giá niêm yết tại tổ chức hành nghề công chứng trước khi làm.

Các bước chứng thực bản sao từ bản chính

1. Bước 1: Mang bản chính và bản sao (hoặc yêu cầu cơ quan chụp) đến UBND xã, phường hoặc văn bản công chứng.
2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ tùy thân (căn cước, VNeID). Nếu giấy tờ đã tích hợp trên VNeID và bạn xuất trình thông tin tương ứng, cơ quan chứng thực không được yêu cầu nộp bản giấy.
3. Bước 3: Người chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, ghi lời chứng, ký, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
4. Bước 4: Nộp phí, nhận bản sao đã chứng thực.

Các bước công chứng hợp đồng, giao dịch

1. Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất), dự thảo hợp đồng nếu đã có.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng; công chứng viên kiểm tra hồ sơ.
3. Bước 3: Các bên đọc lại hoặc nghe công chứng viên đọc hợp đồng, xác nhận đúng ý chí rồi ký trước mặt công chứng viên.
4. Bước 4: Công chứng viên ký, đóng dấu; bạn nộp phí, thù lao và nhận văn bản công chứng.

Lưu ý để tránh sai sót

• Chỉ ký vào giấy tờ trước mặt người chứng thực hoặc công chứng viên; không ký sẵn rồi mang đi.
• Không chứng thực bản sao từ bản sao. Người chứng thực chỉ chứng thực khi có bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp luật có quy định khác (ví dụ bản chính cấp điện tử, VNeID).
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng trước khi công chứng. Công chứng không thay thế việc bạn tự kiểm tra tính pháp lý của tài sản và giao dịch.
• Giữ nguyên bản chính giấy tờ; không để người khác giữ giấy chứng nhận hoặc bản chính khi chưa hoàn tất giao dịch.
• Những quy định về dấu, sổ sách và mẫu lời chứng của cơ quan chứng thực có thể thay đổi, hãy xem hướng dẫn niêm yết tại nơi thực hiện. Bài cách đóng dấu giáp lai giúp bạn hiểu thêm về việc đóng dấu trên văn bản nhiều trang.

Tóm lại, công chứng dành cho hợp đồng, giao dịch và bản dịch cần độ tin cậy cao, do công chứng viên chịu trách nhiệm. Chứng thực là thủ tục đơn giản, chi phí thấp, phù hợp để sao y giấy tờ và xác nhận chữ ký tại UBND cấp xã. Thẩm quyền cụ thể có thể khác nhau giữa các địa phương, nên hãy xác nhận trước khi làm hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp