Vi phạm kỷ luật lao động là hành vi của người lao động không tuân thủ các quy định về thời gian, công nghệ, điều hành sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động đã ban hành trong nội quy lao động, thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc do pháp luật quy định. Tùy mức độ lỗi, người vi phạm bị khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải theo Bộ luật Lao động 2019.
Tóm tắt nhanh
- Căn cứ xác định vi phạm: nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy định của pháp luật lao động (Điều 117, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019).
- Có 4 hình thức xử lý: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải (Điều 124).
- Sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp luật liệt kê tại Điều 125, gồm trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, dùng ma túy tại nơi làm việc, quấy rối tình dục, tái phạm, tự ý bỏ việc.
- Thời hiệu xử lý thông thường là 6 tháng, riêng hành vi liên quan tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh là 12 tháng.
- Từ 10/9/2026, mức phạt hành chính đối với doanh nghiệp xử lý kỷ luật sai quy định áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Vi phạm kỷ luật lao động là gì?
Bộ luật Lao động 2019 định nghĩa kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh. Những quy định này do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Hiểu đơn giản, vi phạm kỷ luật lao động là việc người lao động làm trái các quy định đó và có lỗi.
Để coi là vi phạm kỷ luật lao động và xử lý được, cần đủ hai điều kiện:
- Có hành vi vi phạm đã được quy định trước trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật về lao động.
- Người lao động có lỗi, và người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi đó.
So với Bộ luật Lao động 2012, quy định hiện hành mở rộng căn cứ. Trước đây chủ yếu chỉ xử lý hành vi trái nội quy lao động. Nay hành vi trái hợp đồng lao động hoặc trái pháp luật lao động cũng có thể bị xử lý.
Lưu ý: Cụm từ “vi phạm kỷ luật” còn dùng trong nhà trường, cơ quan nhà nước, tổ chức Đoàn, Đảng với căn cứ và hình thức xử lý khác nhau. Bài này chỉ nói về kỷ luật lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019. Nếu cần viết bản tường trình, tham khảo cách viết bản kiểm điểm.
Các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động thường gặp
Luật không liệt kê trọn vẹn mọi hành vi vi phạm. Mỗi doanh nghiệp tự quy định trong nội quy lao động, miễn không trái luật. Thực tế thường gặp các nhóm sau:
- Vi phạm thời giờ làm việc: đi muộn, về sớm, nghỉ không phép, tự ý bỏ vị trí làm việc.
- Vi phạm quy trình, an toàn lao động: không đeo thiết bị bảo hộ, vận hành máy sai quy trình, hút thuốc ở khu vực cấm.
- Vi phạm trật tự, tác phong: gây gổ, mất đoàn kết, say rượu bia trong giờ làm, không chấp hành lệnh điều hành hợp pháp.
- Vi phạm liên quan tài sản, thông tin: làm hư hỏng tài sản, lấy tài sản, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ.
- Vi phạm đạo đức nơi làm việc: quấy rối tình dục, phân biệt đối xử, xúc phạm đồng nghiệp.
Nội quy lao động bằng văn bản là bắt buộc với người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên. Nội quy phải được thông báo đến từng người lao động và niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động không bắt buộc có nội quy bằng văn bản, nhưng vẫn phải thỏa thuận các nội dung kỷ luật trong hợp đồng lao động nếu muốn xử lý.
Ví dụ tình huống
Anh A làm kế toán, hợp đồng và nội quy đều ghi rõ không được sao chép dữ liệu khách hàng ra ngoài. Anh gửi dữ liệu cho người ngoài công ty. Hành vi này đã được quy định từ trước, có lỗi rõ ràng, nên công ty có căn cứ xử lý. Mức xử lý phụ thuộc mức độ thiệt hại và quy định trong nội quy. Nếu nội quy không cấm, công ty không thể kỷ luật anh A chỉ vì “thấy không phù hợp”.
Bốn hình thức xử lý kỷ luật lao động
Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định người vi phạm bị xử lý theo một trong bốn hình thức dưới đây, tùy mức độ lỗi.
| Hình thức | Nội dung chính | Thường áp dụng khi |
|---|---|---|
| Khiển trách | Nhắc nhở bằng văn bản hoặc tại cuộc họp, ghi nhận vào hồ sơ | Vi phạm lần đầu, mức nhẹ |
| Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng | Hoãn thời điểm được nâng lương theo thỏa thuận hoặc quy chế | Vi phạm nặng hơn hoặc tái phạm sau khiển trách |
| Cách chức | Thôi giữ chức vụ quản lý, điều hành đang đảm nhiệm | Người giữ chức vụ vi phạm nghiêm trọng, hoặc tái phạm sau khi bị kéo dài nâng lương |
| Sa thải | Chấm dứt hợp đồng lao động do kỷ luật | Các trường hợp luật liệt kê tại Điều 125 |
Cần nhớ hai điểm. Thứ nhất, với một hành vi vi phạm chỉ được áp dụng một hình thức xử lý. Thứ hai, nếu người lao động cùng lúc có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất ứng với hành vi nặng nhất.
Người sử dụng lao động cũng không được dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật. Đây là hành vi bị cấm và có thể bị xử phạt hành chính.
Những trường hợp bị sa thải theo Điều 125
Sa thải là hình thức nặng nhất nên pháp luật giới hạn chặt. Người sử dụng lao động chỉ được sa thải trong các trường hợp sau:
Nhóm 1: Hành vi vi phạm nghiêm trọng
- Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy ngay tại nơi làm việc.
- Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
- Gây thiệt hại nghiêm trọng, hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động. Mức thiệt hại cụ thể do nội quy lao động quy định theo hướng dẫn của Chính phủ.
- Quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Hành vi này được quy định trong nội quy lao động. Đây là điểm mới của Bộ luật Lao động 2019.
Nhóm 2: Tái phạm
Người lao động đã bị kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là lặp lại đúng hành vi đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật.
Nhóm 3: Tự ý bỏ việc
Người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày, tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc, mà không có lý do chính đáng. Lý do chính đáng gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền, và các trường hợp khác nội quy lao động quy định.
Cảnh báo: Nghỉ không xin phép không đồng nghĩa nghỉ có lý do chính đáng. Nếu có việc đột xuất, bạn nên báo ngay bằng văn bản hoặc tin nhắn lưu được, sau đó bổ sung giấy tờ. Có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để làm thủ tục đúng cách.
Nguyên tắc, thời hiệu và trường hợp không được xử lý kỷ luật
Nguyên tắc xử lý
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
- Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý là thành viên.
- Người lao động phải có mặt, có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người khác bào chữa. Nếu là người dưới 18 tuổi thì phải có cha mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật tham gia.
- Việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản.
Nếu người lao động còn trong độ tuổi lao động tối thiểu, bạn có thể xem thêm độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
Thời hiệu xử lý kỷ luật
- 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm.
- 12 tháng nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh.
Khi hết thời gian không tính vào thời hiệu (ví dụ người lao động nghỉ ốm đau, nghỉ điều dưỡng), nếu thời hiệu còn dưới 60 ngày thì được kéo dài, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian đó.
Trường hợp không được xử lý kỷ luật
Không được xử lý kỷ luật người lao động đang:
- Nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý.
- Bị tạm giữ, tạm giam.
- Chờ cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh và kết luận đối với hành vi bị coi là vi phạm nghiêm trọng như trộm cắp, tham ô.
- Là lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Người lao động mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi cũng không bị xử lý kỷ luật, vì không có lỗi theo nghĩa pháp lý.
Trình tự xử lý kỷ luật lao động
- Bước 1: Khi phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động lập biên bản vi phạm ngay tại thời điểm xảy ra. Biên bản được thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nếu người vi phạm chưa đủ 15 tuổi thì thông báo cả cho người đại diện theo pháp luật.
- Bước 2: Thu thập chứng cứ chứng minh lỗi, như camera, tin nhắn, lời khai nhân chứng, tài liệu chấm công.
- Bước 3: Thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp xử lý kỷ luật. Thông báo gửi cho các thành phần phải tham dự ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày họp.
- Bước 4: Tiến hành họp xử lý kỷ luật. Người lao động trình bày ý kiến, có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người bào chữa. Cuộc họp phải lập biên bản có chữ ký của các bên.
- Bước 5: Người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu và gửi cho người lao động, tổ chức đại diện người lao động.
Trường hợp người lao động hoặc người đại diện hợp pháp không có mặt mà không có lý do chính đáng, người sử dụng lao động phải thông báo lại để họp lần hai theo quy định chi tiết của Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Trong khi chờ xem xét, người sử dụng lao động có thể tạm đình chỉ công việc của người lao động nếu vụ việc phức tạp và việc ở lại làm việc có thể gây khó khăn cho xác minh. Thời hạn tạm đình chỉ tối đa 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày, và phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Xóa kỷ luật, giảm thời hạn kỷ luật
- Khiển trách: tự động được xóa kỷ luật sau 3 tháng kể từ ngày bị xử lý nếu không tái phạm.
- Kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức: được xóa kỷ luật sau 6 tháng kể từ ngày bị xử lý nếu không tái phạm.
- Sa thải: chấm dứt hợp đồng, không có quy định xóa kỷ luật.
Với kéo dài nâng lương hoặc cách chức, sau khi chấp hành được ít nhất một nửa thời hạn và người lao động có tiến bộ, người sử dụng lao động có thể xem xét giảm thời hạn.
Công ty xử lý kỷ luật sai bị xử lý thế nào?
Người sử dụng lao động bị nghiêm cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật (xem thêm quyền bất khả xâm phạm về thân thể của công dân). Cũng không được xử lý hành vi không có trong nội quy, hợp đồng hay luật, hoặc dùng phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật.
Về chế tài, từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP trong xử phạt vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm xã hội. Bạn cần đối chiếu nghị định này để biết mức phạt hiện hành. Trước đây, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, một số hành vi xử lý kỷ luật sai như dùng phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật bị phạt từ 20 đến 40 triệu đồng đối với cá nhân sử dụng lao động và gấp đôi đối với tổ chức.
Về quyền lợi dân sự, nếu bị sa thải trái pháp luật, người lao động có thể yêu cầu nhận lại làm việc, được trả lương cho những ngày không được làm việc và được bồi thường theo quy định về chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Người lao động có thể khiếu nại hoặc yêu cầu Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền giải quyết. Thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp về xử lý kỷ luật sa thải là 1 năm kể từ ngày bị sa thải.
Ngoài ra, khi nghỉ việc, người lao động nên xem lại quyền lợi bảo hiểm xã hội, ví dụ cách tính bảo hiểm xã hội một lần trên VssID.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), các điều từ 117 đến 130 về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (hiệu lực từ 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Luật Công đoàn 2024 (về tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Vi phạm kỷ luật là gì?
Vi phạm kỷ luật lao động là hành vi có lỗi của người lao động, làm trái nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc quy định pháp luật về lao động. Người sử dụng lao động có quyền xử lý theo một trong bốn hình thức: khiển trách, kéo dài nâng lương, cách chức, sa thải.
Nghỉ mấy ngày không phép thì bị sa thải?
Người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, mà không có lý do chính đáng thì có thể bị sa thải. Nội quy lao động không được quy định thấp hơn mức luật cho phép để sa thải.
Công ty có được phạt tiền hoặc trừ lương khi nhân viên vi phạm không?
Không. Pháp luật cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay xử lý kỷ luật lao động. Doanh nghiệp làm vậy có thể bị xử phạt hành chính. Việc bồi thường thiệt hại vật chất là vấn đề khác, thực hiện theo quy định riêng về trách nhiệm vật chất.
Công ty chưa có nội quy lao động có kỷ luật được nhân viên không?
Muốn xử lý kỷ luật, hành vi vi phạm phải được quy định trước trong nội quy, hợp đồng lao động hoặc pháp luật. Nếu hành vi không nằm trong ba nguồn này mà vẫn xử lý thì việc kỷ luật có thể bị coi là trái pháp luật.
Bao lâu thì được xóa kỷ luật?
Khiển trách được xóa sau 3 tháng, kéo dài nâng lương hoặc cách chức được xóa sau 6 tháng kể từ ngày bị xử lý, nếu không tái phạm. Sa thải không có quy định xóa kỷ luật vì hợp đồng đã chấm dứt.
Bị sa thải trái luật thì làm gì?
Bạn nên giữ lại quyết định sa thải, hợp đồng, nội quy, bảng lương và các chứng cứ liên quan. Sau đó có thể khiếu nại với người sử dụng lao động hoặc yêu cầu Tòa án giải quyết trong thời hiệu 1 năm kể từ ngày bị sa thải.
Tóm lại, người sử dụng lao động chỉ xử lý kỷ luật khi hành vi đã được quy định trước, người lao động có lỗi và quy trình, thời hiệu được tuân thủ. Người lao động nắm rõ bốn hình thức xử lý và các trường hợp sa thải sẽ chủ động bảo vệ quyền lợi. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu Nghị định 283/2026/NĐ-CP để tránh bị phạt khi xử lý sai.
