Văn bản hành chính mắc lỗi sai thường rơi vào bốn nhóm: sai thể thức, sai kỹ thuật trình bày, sai nội dung hoặc ngôn ngữ, và sai thẩm quyền, trình tự ban hành. Hiện nay chuẩn để đối chiếu là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Khi phát hành rồi mới thấy lỗi, bạn sửa đổi, thay thế hoặc đính chính tùy loại lỗi.
Tóm tắt nhanh
- Chuẩn hiện hành để kiểm tra lỗi: Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày; Phụ lục III về mẫu trình bày). Văn bản này vẫn còn hiệu lực tại thời điểm tháng 10/2026.
- Lỗi phổ biến nhất: sai Quốc hiệu và Tiêu ngữ, thiếu dấu hai chấm sau “Số”, sai ngày tháng, viết sai nơi nhận, ký sai thẩm quyền, đóng dấu lệch.
- Sai nội dung: phải sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Sai thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành: đính chính bằng công văn.
- Sau khi bỏ cấp huyện từ 01/07/2025, nhiều văn bản vẫn ghi sai tên cơ quan, địa danh hoặc căn cứ pháp lý đã hết hiệu lực.
Văn bản hành chính mắc lỗi sai là gì, dùng chuẩn nào để kiểm tra?
Văn bản hành chính mắc lỗi sai là văn bản không đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung hoặc thẩm quyền ban hành. Các loại văn bản hành chính gồm quyết định (cá biệt), thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép và nhiều loại khác.
Chuẩn để đối chiếu là Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nghị định này quy định cả công tác văn thư lẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Theo đó, văn bản phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Văn bản quy phạm pháp luật thì áp dụng Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, không dùng bảng lỗi trong bài này.
Lưu ý: Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng trực tiếp với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và các tổ chức tương tự. Doanh nghiệp, trường học, đơn vị khác thường vận dụng theo để văn bản thống nhất. Đơn từ cá nhân không bắt buộc đúng từng chi tiết kỹ thuật, nhưng phải có đủ các thành phần cơ bản và ngôn ngữ nghiêm túc. Ví dụ: đơn xin nghỉ phép cần có quốc hiệu, tiêu ngữ, người nhận, lý do, thời gian nghỉ và chữ ký.
Lỗi về thể thức văn bản hành chính
Thể thức là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản. Thành phần chính gồm: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ quan, tổ chức ban hành; số, ký hiệu; địa danh và thời gian ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu; nơi nhận. Thiếu hoặc sai một thành phần là lỗi thể thức.
Lỗi thiếu hoặc thừa thành phần
- Thiếu Quốc hiệu và Tiêu ngữ, hoặc ghi tắt thành “CHXHCNVN”.
- Thiếu tên cơ quan chủ quản, nhất là với cơ quan, đơn vị trực thuộc.
- Thiếu số và ký hiệu, hoặc ghi ký hiệu không đúng tên viết tắt loại văn bản (ví dụ quyết định phải là QĐ, báo cáo là BC, tờ trình là TTr).
- Thiếu trích yếu nội dung hoặc thiếu chữ “V/v” ở công văn.
- Không có phần nơi nhận, hoặc thiếu dòng “Lưu: VT” ở cuối phần nơi nhận.
- Thiếu căn cứ ban hành ở những văn bản cần có căn cứ như quyết định, quy chế.
Lỗi ghi số, ký hiệu, ngày tháng
- Quên dấu hai chấm sau chữ “Số” (viết “Số 123/QĐ-…” thay vì “Số: 123/QĐ-…”).
- Số văn bản nhỏ hơn 10 mà không thêm số 0 phía trước (đúng là 01, 02…).
- Dùng sai dấu: giữa số, năm và ký hiệu là dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu là dấu gạch nối (-), không có khoảng cách.
- Ghi thời gian ban hành thiếu năm, hoặc ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 mà không thêm số 0 (đúng là “ngày 05 tháng 02 năm 2026”).
- Không có dấu phẩy sau địa danh, hoặc ghi địa danh không đúng tên đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở.
Lỗi về kỹ thuật trình bày
Đây là nhóm lỗi dễ gặp nhất vì phần lớn do thao tác soạn thảo trên máy tính. Bảng dưới đây tổng hợp những lỗi người soạn thảo hay mắc, đối chiếu với yêu cầu của Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
| Nội dung | Lỗi thường gặp | Cách làm đúng |
|---|---|---|
| Khổ giấy, phông chữ | Dùng khổ Letter hoặc A5; dùng phông chữ lạ, nhiều màu | Khổ A4, phông chữ tiếng Việt Unicode Times New Roman, màu đen |
| Cỡ chữ nội dung | Cỡ quá nhỏ (11–12) hoặc quá lớn (15 trở lên) | Cỡ chữ từ 13 đến 14 |
| Căn lề | Để lề mặc định, không chừa lề đóng gáy | Lề trên và dưới khoảng 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm |
| Đường kẻ dưới Tiêu ngữ | Dùng lệnh gạch chân (Underline), dài ngắn không khớp chữ | Dùng lệnh vẽ đường thẳng (Draw), nét liền, độ dài bằng độ dài dòng chữ |
| Quốc hiệu và Tiêu ngữ | Viết thường toàn bộ Quốc hiệu; viết hoa lộn xộn Tiêu ngữ | Quốc hiệu in hoa, đậm. Tiêu ngữ in thường, chữ cái đầu mỗi cụm từ viết hoa, có gạch nối: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” |
| Tên cơ quan | Viết tắt khi chưa đủ điều kiện; đặt sai vị trí | In hoa, đặt ở góc trái phía trên, đối xứng với Quốc hiệu |
| Căn cứ ban hành | Không xuống dòng, thiếu dấu chấm phẩy, viện dẫn thiếu số hiệu | Chữ in thường, nghiêng. Mỗi căn cứ một dòng, cuối dòng chấm phẩy, căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm |
| Số trang | Đánh ở cuối trang, đánh cả trang đầu | Từ trang thứ hai trở đi, đặt ở giữa lề trên, chữ số Ả Rập |
| Chữ viết tắt | Viết tắt từ không thông dụng, không giải thích lần đầu | Lần đầu viết đầy đủ, đặt chữ viết tắt trong ngoặc đơn ngay sau; từ sau đó mới dùng chữ viết tắt |
| Nơi nhận | Kết thúc bằng “Lưu” sai cách | Dòng cuối: “Lưu: VT, [bộ phận soạn thảo], [số bản].” |
Lưu ý: Kích thước cụ thể từng thành phần (cỡ chữ, kiểu chữ đậm hay nghiêng, độ dài đường kẻ) nằm trong Phụ lục I và mẫu ở Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Khi soạn một loại văn bản cụ thể, bạn nên mở đúng mẫu của loại đó để đối chiếu, vì công văn, quyết định, biên bản trình bày khác nhau ở một số ô.
Lỗi về nội dung và ngôn ngữ
Văn bản đúng thể thức vẫn có thể sai ở nội dung. Lỗi nội dung ảnh hưởng trực tiếp tới việc thi hành, nên nghiêm trọng hơn lỗi trình bày. Những lỗi sau gặp nhiều trong thực tế:
- Viện dẫn căn cứ sai: ghi văn bản đã hết hiệu lực làm căn cứ, ghi sai số hiệu, ngày ban hành hoặc cơ quan ban hành.
- Nội dung không khớp trích yếu: trích yếu một đằng, nội dung một nẻo, hoặc trích yếu quá dài, không phản ánh được nội dung chính.
- Mâu thuẫn nội bộ: số liệu, thời hạn, tên người, tên đơn vị ở các phần khác nhau không thống nhất.
- Dùng khẩu ngữ, từ cảm xúc: văn bản hành chính cần ngôn ngữ chính xác, khách quan, trang trọng. Bạn có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để nắm các đặc trưng này.
- Câu dài, nhiều ý, thiếu chủ ngữ: khiến người đọc hiểu nhiều nghĩa khác nhau.
- Lỗi chính tả, viết hoa: viết hoa tùy tiện tên cơ quan, chức danh, hoặc không viết hoa những trường hợp bắt buộc. Quy tắc viết hoa nằm trong Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Thiếu cụ thể: không nêu rõ ai làm, làm gì, trước thời hạn nào, ai chịu trách nhiệm.
Các văn bản cá nhân thường gặp như bản kiểm điểm cũng hay mắc lỗi tương tự: lan man, không nêu rõ vi phạm, hướng khắc phục. Nếu bạn cần viết loại này, xem hướng dẫn cách viết bản kiểm điểm.
Lỗi về thẩm quyền, chữ ký và con dấu
Ký sai thẩm quyền, sai hình thức ký
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó chỉ ký thay khi được ủy quyền hoặc theo lĩnh vực được phân công. Các lỗi thường gặp:
- Cấp phó ký văn bản ngoài lĩnh vực được phân công mà không có ủy quyền.
- Dùng sai chữ viết tắt hình thức ký: TM. (thay mặt), KT. (ký thay), TL. (thừa lệnh), TUQ. (thừa ủy quyền).
- Ghi chức vụ không đúng quy định, ghi cả học hàm, học vị trước họ tên người ký (văn bản hành chính không ghi học hàm, học vị trước họ tên).
- Ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc mực dễ phai. Chữ ký trên văn bản giấy phải dùng mực không phai, thường là mực xanh hoặc đen.
Đóng dấu sai
- Đóng dấu lên văn bản chưa có chữ ký, hoặc đóng dấu khống.
- Dấu đóng lệch, mờ, ngược chiều, không trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.
- Đóng dấu nhầm loại (dấu treo, dấu giáp lai, dấu “Đến” dùng sai chỗ).
Chi tiết cách đóng dấu giáp lai, dấu treo bạn xem trong bài cách đóng dấu giáp lai nhanh, đơn giản.
Cảnh báo: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Văn bản ban hành sai thẩm quyền hoặc sai trình tự có thể bị yêu cầu thu hồi, hủy bỏ, không chỉ là đính chính.
Lỗi hay gặp sau khi sắp xếp đơn vị hành chính 2025
Từ 01/07/2025, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố và chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã, phường), không còn cấp huyện. Vì vậy, văn bản soạn theo mẫu cũ dễ mắc các lỗi sau:
- Ghi tên cơ quan chủ quản, địa danh theo đơn vị hành chính cũ (UBND huyện, quận, thị xã…) trong khi cơ quan đó đã chấm dứt hoạt động hoặc thay đổi tên.
- Gửi văn bản, hồ sơ “kính gửi” cơ quan cấp huyện không còn tồn tại. Thẩm quyền trước đây của cấp huyện nay chủ yếu thuộc cấp xã hoặc cơ quan cấp tỉnh.
- Dùng chữ ký hiệu cơ quan cũ trong số, ký hiệu văn bản.
- Viện dẫn căn cứ pháp lý đã được thay thế. Ví dụ nhiều thủ tục cư trú, căn cước, hóa đơn, thuế đã có văn bản mới.
Cách xử lý đơn giản: trước khi soạn, kiểm tra tên gọi chính thức của cơ quan nhận và cơ quan ban hành trên văn bản mới nhất của chính cơ quan đó. Sau đó rà lại từng căn cứ pháp lý còn hiệu lực hay không.
Văn bản đã phát hành bị sai thì sửa thế nào?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP phân biệt hai trường hợp:
| Loại sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai về nội dung | Sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương (quyết định sửa quyết định, thông báo thay thông báo…) |
| Sai về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành | Đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức đã ban hành văn bản |
- Bước 1: Xác định lỗi thuộc nhóm nào: nội dung hay thể thức, kỹ thuật, thủ tục.
- Bước 2: Báo cáo người có thẩm quyền ký văn bản gốc để quyết định hình thức xử lý.
- Bước 3: Soạn văn bản sửa đổi, thay thế hoặc công văn đính chính. Nêu rõ số, ký hiệu, ngày ban hành của văn bản bị sai, vị trí sai và nội dung đúng.
- Bước 4: Ký, đóng dấu, phát hành tới đúng những nơi đã nhận văn bản gốc.
- Bước 5: Lưu văn bản đính chính hoặc thay thế cùng hồ sơ của văn bản gốc.
Lưu ý: Nếu bạn là người dân hoặc doanh nghiệp nhận được văn bản của cơ quan nhà nước có sai sót (ví dụ sai họ tên, ngày tháng), bạn có thể đề nghị chính cơ quan đã ban hành xem xét sửa, đính chính. Với giấy tờ cần dùng cho thủ tục khác, ví dụ chứng thực sơ yếu lý lịch, thông tin sai lệch có thể làm hồ sơ bị trả lại, nên cần rà soát kỹ trước khi nộp.
Cách hạn chế lỗi khi soạn thảo
- Dùng mẫu chuẩn: soạn từ mẫu của đúng loại văn bản trong Phụ lục III, tránh tự dàn trang từ đầu.
- Cài sẵn định dạng: khổ A4, lề, phông chữ, cỡ chữ, giãn dòng, số trang từ trang thứ hai.
- Kiểm tra theo danh mục: đối chiếu lần lượt Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh, trích yếu, nội dung, chữ ký, dấu, nơi nhận.
- Kiểm tra căn cứ pháp lý: mỗi văn bản viện dẫn phải còn hiệu lực và đúng số hiệu, ngày ban hành.
- Phân công người kiểm tra thể thức: Nghị định 30/2020/NĐ-CP yêu cầu có người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi ký ban hành.
- Đọc lại một lượt chỉ để soát chính tả: tách riêng với lượt đọc soát nội dung.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản hành chính mắc lỗi sai thể thức có bị vô hiệu không?
Không phải lỗi thể thức nào cũng làm văn bản mất hiệu lực. Lỗi nhỏ về trình bày thường được đính chính bằng công văn. Tuy nhiên, văn bản sai thẩm quyền ban hành hoặc sai trình tự, thủ tục nghiêm trọng có thể bị thu hồi, hủy bỏ hoặc không được cơ quan khác chấp nhận.
Lỗi sai phổ biến nhất khi soạn văn bản hành chính là gì?
Phổ biến nhất là lỗi kỹ thuật trình bày: dùng gạch chân thay cho đường kẻ dưới Tiêu ngữ, thiếu dấu hai chấm sau “Số”, ghi ngày tháng không thêm số 0, đánh số trang sai vị trí, ghi sai phần nơi nhận.
Văn bản hành chính hiện nay theo quy định nào?
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hiện thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể là Phụ lục I và Phụ lục III. Thông tư 01/2011/TT-BNV trước đây hướng dẫn nội dung này đã được thay thế, không còn là căn cứ để áp dụng.
Văn bản đã ký, đóng dấu rồi phát hiện sai thì làm sao?
Nếu sai nội dung, cơ quan ban hành phải sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Nếu sai thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thủ tục ban hành, cơ quan đính chính bằng công văn. Không tự ý tẩy xóa, sửa tay trên văn bản đã đóng dấu.
Cá nhân viết đơn, bản tường trình có phải theo Nghị định 30 không?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP điều chỉnh công tác văn thư của cơ quan, tổ chức, không bắt buộc cá nhân trình bày đơn từ theo từng chi tiết kỹ thuật. Dù vậy, bạn nên ghi đủ Quốc hiệu, Tiêu ngữ, nơi nhận, nội dung rõ ràng, ngày tháng và chữ ký để hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi.
Có phải đổi địa danh trong văn bản sau khi bỏ cấp huyện không?
Từ 01/07/2025, văn bản mới phải ghi tên cơ quan và địa danh theo đơn vị hành chính hiện hành. Văn bản đã ban hành đúng quy định trước thời điểm đó không cần làm lại, nhưng khi soạn văn bản mới hoặc trích dẫn, bạn nên cập nhật tên gọi đúng.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Phụ lục I, II, III).
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (áp dụng với văn bản quy phạm pháp luật).
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ (đã được thay thế bởi Nghị định 30/2020/NĐ-CP – chỉ nêu để đối chiếu).
Tóm lại, hầu hết lỗi trong văn bản hành chính đều tránh được nếu soạn từ mẫu chuẩn, kiểm tra theo danh mục thành phần thể thức và rà lại căn cứ pháp lý còn hiệu lực. Khi lỗi đã xảy ra, cơ quan ban hành cần chọn đúng cách sửa: thay thế hoặc sửa đổi với lỗi nội dung, đính chính bằng công văn với lỗi thể thức. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
