Hao hụt nguyên vật liệu nằm trong định mức là hao hụt hợp lý, đã được doanh nghiệp dự tính. Bạn không cần chờ xử lý mà ghi thẳng vào chi phí: Nợ TK 621 (hoặc 154, 627 với hoạt động sản xuất), Nợ TK 632 (với kho, thương mại), Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Từ năm tài chính 2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Tóm tắt nhanh
- Hao hụt trong định mức (có định mức được duyệt, có biên bản kiểm kê): ghi giảm TK 152, ghi tăng chi phí. Không qua TK 138.
- Hao hụt vượt định mức, chưa rõ nguyên nhân: ghi Nợ TK 138 (1381), Có TK 152, chờ quyết định xử lý.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này.
- Về thuế TNDN, phần hao hụt trong định mức hợp lý và có hồ sơ chứng minh thường được tính vào chi phí được trừ.
Hao hụt nguyên vật liệu trong định mức là gì?
Hao hụt trong định mức là phần nguyên vật liệu giảm đi một cách tự nhiên hoặc do đặc thù kỹ thuật, và vẫn nằm trong tỷ lệ doanh nghiệp đã tính trước. Ví dụ: bay hơi, rơi vãi khi xuất nhập, phế liệu khi cắt gọt, độ ẩm giảm khi lưu kho.
Để coi là “trong định mức”, bạn cần có đủ các điều kiện sau:
- Có bảng định mức hao hụt do doanh nghiệp xây dựng, thường lập từ đầu kỳ hoặc đầu năm và có người có thẩm quyền phê duyệt (hoặc do Nhà nước quy định với loại vật tư có định mức nhà nước).
- Tỷ lệ hao hụt thực tế không vượt tỷ lệ trong định mức.
- Có biên bản kiểm kê, kèm giải trình nguyên nhân hao hụt.
Ngược lại, phần thiếu hụt do mất cắp, nhầm lẫn, bảo quản kém, thao tác sai là hao hụt ngoài định mức. Bạn xử lý theo trách nhiệm cá nhân hoặc tập thể, không coi là hao hụt hợp lý.
Lưu ý: Trước đây doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC. Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành ngày 27/10/2025 thay thế văn bản này. Cách xử lý hao hụt trong định mức về cơ bản vẫn giữ nguyên: ghi nhận vào chi phí, ghi giảm giá trị nguyên vật liệu tồn kho.
Định khoản hao hụt trong định mức
Cách ghi cụ thể phụ thuộc vào nơi phát sinh hao hụt và loại hình doanh nghiệp.
| Tình huống | Định khoản |
|---|---|
| Hao hụt phát sinh khi đưa vào sản xuất (nằm trong định mức tiêu hao) | Nợ TK 621 (hoặc 154 / 627 tùy đối tượng chi phí) Có TK 152 |
| Hao hụt trong định mức khi bảo quản, vận chuyển, phát hiện lúc kiểm kê | Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 152 |
| Hao hụt phục vụ bán hàng hoặc quản lý (theo chính sách nội bộ) | Nợ TK 641 hoặc 642 Có TK 152 |
Với doanh nghiệp sản xuất, phần hao hụt trong định mức thường không tách riêng mà nằm sẵn trong lượng nguyên vật liệu xuất dùng. Khi bạn tính giá thành, phần hao hụt này tự cộng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của sản phẩm.
Với kho hoặc doanh nghiệp thương mại, khi kiểm kê thấy thiếu hụt nhưng nằm trong mức cho phép, nghiệp vụ ghi nhận vào giá vốn hàng bán: Nợ TK 632, Có TK 152.
Lưu ý: Thông tư 99/2025/TT-BTC cho doanh nghiệp quyền chủ động mở thêm tài khoản chi tiết và ban hành quy chế hạch toán nội bộ. Bạn nên ghi rõ trong quy chế nội bộ về định mức hao hụt, tài khoản ghi nhận và thẩm quyền duyệt để thống nhất cách làm.
Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Hao hụt trong sản xuất
Công ty A xuất kho 1.000 kg thép, đơn giá 20.000 đồng/kg, để sản xuất sản phẩm. Định mức tiêu hao đã duyệt là 2% (20 kg phế liệu và hao hụt).
Kế toán ghi một lần giá trị xuất dùng, đã gồm cả phần hao hụt:
Nợ TK 621: 20.000.000 đồng
Có TK 152: 20.000.000 đồng
Phần hao hụt 400.000 đồng (20 kg x 20.000) nằm trong chi phí nguyên vật liệu của lô sản phẩm. Nếu thu hồi được phế liệu có thể bán, bạn ghi nhận phế liệu thu hồi giảm chi phí theo chính sách của doanh nghiệp.
Ví dụ 2: Thiếu hụt khi kiểm kê kho, vẫn trong định mức
Cuối tháng, kho của công ty B kiểm kê thiếu 15 kg xi măng, giá 2.000 đồng/kg. Định mức hao hụt bảo quản cho phép là 20 kg. Có biên bản kiểm kê và giải trình.
Nợ TK 632: 30.000 đồng
Có TK 152: 30.000 đồng
Hao hụt vượt định mức hạch toán thế nào?
Khi thiếu hụt vượt mức cho phép, bạn tách thành hai phần. Phần trong định mức ghi vào chi phí như trên. Phần vượt chưa rõ nguyên nhân thì theo dõi qua tài khoản 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
Ví dụ: kho thiếu 35 kg thép (20.000 đồng/kg), định mức cho phép 20 kg. Phần trong định mức là 400.000 đồng. Phần vượt là 15 kg, tương ứng 300.000 đồng.
- Bước 1 – Ghi nhận phần trong định mức: Nợ TK 632: 400.000; Có TK 152: 400.000.
- Bước 2 – Ghi nhận phần vượt, chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381): 300.000; Có TK 152: 300.000.
- Bước 3 – Xử lý khi có quyết định:
- Cá nhân phải bồi thường: Nợ TK 138 (1388) hoặc Nợ TK 334 (trừ vào lương); Có TK 138 (1381).
- Được cấp có thẩm quyền quyết định tính vào kết quả kinh doanh: Nợ TK 632; Có TK 138 (1381).
Nếu nguyên nhân đã rõ và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ, bạn ghi trực tiếp vào các tài khoản liên quan, không cần qua TK 1381. Khi lập báo cáo tài chính, nếu không có bằng chứng chắc chắn là thu hồi được, doanh nghiệp phải ghi nhận giá trị tài sản thiếu vào chi phí của kỳ.
Cảnh báo: Không ghi toàn bộ chênh lệch kiểm kê vào chi phí khi chưa có định mức hoặc biên bản. Làm vậy dễ bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán, đồng thời không phản ánh đúng trách nhiệm quản lý kho.
Lưu ý về thuế khi hạch toán hao hụt
Thuế TNDN: hao hụt trong định mức có được trừ không?
Nguyên tắc chung: chi phí phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ hợp pháp thì được trừ. Hao hụt hợp lý trong định mức, có hồ sơ giải trình, thường được tính vào chi phí được trừ.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 15/12/2025) hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp mới. Văn bản này vẫn loại trừ phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa mà Nhà nước đã ban hành định mức. Với loại không có định mức nhà nước, doanh nghiệp tự xây dựng định mức hợp lý và chịu trách nhiệm giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Từ năm 2015, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, pháp luật không còn bắt buộc doanh nghiệp đăng ký định mức với cơ quan thuế. Tuy vậy, có định mức nội bộ rõ ràng vẫn là bằng chứng quan trọng nhất để bảo vệ chi phí.
Hao hụt do hư hỏng, hết hạn, thiên tai
Nguyên vật liệu hư hỏng do hết hạn sử dụng, do thiên tai hoặc bất khả kháng mà không được bồi thường có thể được tính vào chi phí được trừ, nhưng phải có hồ sơ chứng minh. Hồ sơ thường gồm biên bản kiểm kê giá trị tổn thất, văn bản giải trình và tài liệu liên quan. Phần hư hỏng do thao tác sai hoặc do lỗi chủ quan thì không được trừ.
Hóa đơn, chứng từ đầu vào
Giá trị nguyên vật liệu bị hao hụt chỉ hợp lý khi lúc mua vào bạn có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Bạn có thể tham khảo thêm về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để kiểm tra yếu tố bắt buộc của chứng từ đầu vào. Hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hồ sơ, chứng từ cần có
- Bảng định mức hao hụt (hoặc quy chế định mức) được người có thẩm quyền phê duyệt.
- Biên bản kiểm kê vật tư, ghi rõ số liệu sổ sách, số liệu thực tế, chênh lệch và nguyên nhân.
- Văn bản giải trình, quyết định xử lý của giám đốc hoặc hội đồng xử lý.
- Phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn mua vào tương ứng.
- Với tổn thất do thiên tai, hết hạn: hồ sơ chứng minh sự việc và biên bản hủy (nếu có).
Biên bản cần viết rõ ràng, đúng thể thức. Bạn có thể tham khảo cách trình bày văn bản trong bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì. Việc ký và đóng dấu giáp lai cho biên bản nhiều trang giúp tránh bị thay thế hoặc tráo trang.
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán 2015 (sửa đổi, bổ sung hiện hành).
- Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 hướng dẫn thi hành.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC (áp dụng với các kỳ tính thuế trước khi có văn bản mới thay thế).
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực 01/07/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Bài viết mang tính tham khảo phổ thông, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản đang áp dụng cho kỳ kế toán, kỳ tính thuế của mình.
Câu hỏi thường gặp
Hao hụt nguyên vật liệu trong định mức hạch toán vào tài khoản nào?
Bạn ghi Có TK 152 và ghi Nợ vào tài khoản chi phí tương ứng. Trong sản xuất là TK 621 (hoặc 154, 627), tại kho hoặc thương mại là TK 632. Không cần qua TK 138 vì đây là hao hụt hợp lý, không phải tài sản thiếu chờ xử lý.
Hao hụt vượt định mức hạch toán thế nào?
Phần vượt chưa rõ nguyên nhân ghi Nợ TK 138 (1381), Có TK 152. Sau khi có quyết định xử lý, bạn kết chuyển sang TK 1388 hoặc TK 334 nếu cá nhân bồi thường, hoặc sang TK 632 nếu được tính vào kết quả kinh doanh.
Không có định mức hao hụt thì có được trừ chi phí thuế không?
Không có định mức và không có hồ sơ giải trình thì rủi ro cao. Cơ quan thuế có thể coi phần hao hụt là không hợp lý và loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán. Doanh nghiệp nên xây dựng định mức nội bộ và lưu hồ sơ.
Từ năm 2026 còn áp dụng Thông tư 200 không?
Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Một số nội dung riêng về cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước vẫn theo quy định chuyển tiếp.
Thủ kho làm mất vật tư thì xử lý ra sao?
Nếu xác định được người chịu trách nhiệm, doanh nghiệp lập biên bản và yêu cầu bồi thường theo quy chế và pháp luật lao động. Kế toán ghi Nợ TK 334 (trừ lương) hoặc Nợ TK 1388, Có TK 1381. Phần này không được coi là hao hụt trong định mức.
Tóm lại, hao hụt trong định mức là chi phí hợp lý, ghi nhận bằng cách giảm TK 152 và tăng chi phí sản xuất hoặc giá vốn. Phần vượt định mức phải qua TK 1381 để xác định trách nhiệm. Để vừa đúng sổ sách vừa an toàn khi quyết toán thuế, bạn cần có định mức được duyệt, biên bản kiểm kê và hồ sơ giải trình đầy đủ.
