Hiện nay, công ty thành lập theo Luật Doanh nghiệp không còn phải đăng ký mẫu dấu với công an hay thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, nên cũng không có “giấy chứng nhận mẫu dấu” mới nào được cấp cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu. Khi ngân hàng hoặc đối tác cần mẫu dấu, công ty tự lập giấy xác nhận mẫu dấu (có mẫu bên dưới).
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/07/2015, công an không còn quản lý con dấu doanh nghiệp. Từ 01/01/2021, thủ tục thông báo mẫu dấu cũng bị bỏ.
- Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do công an cấp là giấy tờ của giai đoạn trước. Doanh nghiệp thành lập sau này không có loại giấy này.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức tôn giáo… vẫn đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP).
- Khi cần chứng minh mẫu dấu với ngân hàng, đối tác, công ty tự lập “Giấy xác nhận mẫu dấu” có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Giấy chứng nhận mẫu dấu là gì?
“Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu” (còn gọi là giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu) là giấy do cơ quan công an cấp sau khi tổ chức đăng ký mẫu con dấu. Giấy này xác nhận con dấu đó đã được lưu chiểu và được phép sử dụng.
Giai đoạn trước, doanh nghiệp phải khắc dấu tại cơ sở được cấp phép, đăng ký mẫu tại công an rồi mới được dùng. Vì vậy nhiều hồ sơ cũ (mở tài khoản, đấu thầu, hợp đồng) vẫn nhắc đến giấy này, và nhiều người vẫn tìm kiếm cụm từ “giấy chứng nhận mẫu dấu” hay “giấy xác nhận mẫu dấu công ty”.
Doanh nghiệp hiện nay có phải đăng ký mẫu dấu không?
Không. Quy định hiện hành đã thay đổi qua hai mốc:
| Giai đoạn | Quy định về mẫu dấu doanh nghiệp |
|---|---|
| Trước 01/07/2015 | Đăng ký mẫu dấu tại công an và được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. |
| 01/07/2015 – 31/12/2020 | Công an không quản lý con dấu doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự khắc dấu, nhưng phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng công khai trên Cổng thông tin quốc gia. |
| Từ 01/01/2021 đến nay | Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43) bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu; dấu có thể là dấu khắc hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. |
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp đã cụ thể hóa việc bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu. Trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng không bắt buộc phải đóng dấu. Từ 01/07/2025, việc đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và cũng không đặt lại nghĩa vụ thông báo mẫu dấu.
Hệ quả thực tế: con dấu của công ty có hiệu lực ngay khi khắc xong (hoặc khi công ty sử dụng chữ ký số làm dấu theo quyết định của công ty). Không có cơ quan nào “cấp” hay “phê duyệt” mẫu dấu của doanh nghiệp.
Lưu ý: Không bắt buộc đăng ký không có nghĩa là con dấu được làm tùy tiện. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả, mua bán con dấu trái phép đều bị pháp luật nghiêm cấm. Bạn chỉ nên khắc dấu tại cơ sở khắc dấu hợp pháp.
Giấy chứng nhận mẫu dấu cũ còn giá trị không?
Doanh nghiệp từng được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu trước đây vẫn có thể giữ giấy này như tài liệu lưu trữ. Con dấu doanh nghiệp được sử dụng không thời hạn; doanh nghiệp không phải đi đăng ký lại chỉ vì quy định đã thay đổi.
Tuy vậy, giấy cũ không còn là điều kiện bắt buộc để con dấu có giá trị. Nếu một tổ chức vẫn đòi “giấy chứng nhận mẫu dấu” mới nhất, bạn có thể gửi kèm giấy xác nhận mẫu dấu do công ty tự lập (mẫu ở mục 5) và giải thích rằng pháp luật hiện hành không còn cấp loại giấy này cho doanh nghiệp.
Nếu bạn khắc con dấu mới để thay con dấu đã đăng ký từ trước, nên hỏi Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh, thành phố nơi từng cấp giấy để biết cách xử lý con dấu và giấy chứng nhận cũ.
Ai vẫn phải đăng ký mẫu con dấu?
Nghị định 99/2016/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực. Văn bản này điều chỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, cơ quan của Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức tôn giáo… Các đối tượng này phải đăng ký mẫu con dấu và được cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Nghị định 58/2026/NĐ-CP (ký ngày 13/02/2026, áp dụng từ 15/03/2026) sửa đổi Nghị định 99/2016/NĐ-CP, với các điểm đáng chú ý:
- Cập nhật danh mục cơ quan, tổ chức được dùng con dấu cho phù hợp với tổ chức bộ máy mới và chính quyền địa phương hai cấp.
- Phân cấp nhiều loại hồ sơ về Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội của Công an tỉnh, thành phố thay vì Cục thuộc Bộ Công an.
- Bổ sung hình thức nộp hồ sơ đăng ký mẫu con dấu qua ứng dụng VNeID.
- Ban hành biểu mẫu văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu dùng thống nhất (Mẫu số 03).
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã không còn thuộc phạm vi điều chỉnh của nghị định này.
Nếu bạn là cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức, hãy xem thêm hướng dẫn về cách đóng dấu giáp lai để dùng con dấu đúng quy cách.
Mẫu giấy xác nhận mẫu dấu công ty
Đây là văn bản do công ty tự lập, để gửi ngân hàng, đối tác, chủ đầu tư hoặc đưa vào hồ sơ thầu khi họ yêu cầu mẫu dấu. Văn bản này không phải giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp. Bạn có thể sao chép và chỉnh sửa theo nhu cầu.
MẪU GIẤY XÁC NHẬN MẪU DẤU CÔNG TY
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY VIẾT HOA]
Mã số doanh nghiệp: [số]
Số: […./XN-MD]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
GIẤY XÁC NHẬN MẪU DẤU
Kính gửi: [Tên ngân hàng / đối tác / cơ quan tiếp nhận]
Tên doanh nghiệp: [Tên đầy đủ theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp]
Tên viết tắt / tên tiếng Anh (nếu có): [….]
Mã số doanh nghiệp: [….]
Địa chỉ trụ sở chính: [số nhà, đường, xã/phường, tỉnh/thành phố]
Người đại diện theo pháp luật: [Họ tên], chức danh [Giám đốc / Tổng giám đốc / Chủ tịch công ty…]
Số định danh cá nhân / căn cước: [số], cấp ngày [..], nơi cấp: [….]
Tôi, người đại diện theo pháp luật của công ty, xác nhận mẫu dấu dưới đây là con dấu hợp pháp do công ty quyết định sử dụng theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp, cụ thể:
- Loại dấu: [dấu khắc – dấu tròn / dấu vuông / dấu chức danh / dấu chữ ký số]
- Số lượng dấu: [..]
- Nội dung hiển thị trên dấu: [tên công ty, mã số doanh nghiệp, nội dung khác nếu có]
- Màu mực: [đỏ / xanh / khác]
- Công dụng: [dùng trong hợp đồng, chứng từ, văn bản của công ty…]
Mẫu dấu:
[Đóng 02–03 dấu rõ nét vào khung này]
Mẫu chữ ký của người đại diện:
[Ký 02 lần vào khung này]
Công ty cam kết các thông tin trên là chính xác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Giấy xác nhận này được lập để [mở tài khoản / tham gia đấu thầu / ký kết hợp đồng…] và có giá trị đến khi công ty có văn bản xác nhận thay đổi mẫu dấu.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn điền mẫu và lưu ý khi dùng
- Bước 1: Điền đúng tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành (nếu công ty đã đổi địa chỉ do sắp xếp đơn vị hành chính, hãy ghi địa chỉ mới đã cập nhật).
- Bước 2: Ghi thông tin giấy tờ của người đại diện theo pháp luật. Từ 01/07/2024 thẻ căn cước thay cho CCCD; nếu còn dùng CCCD còn hạn thì ghi theo giấy tờ đang có, xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Bước 3: Mô tả chính xác loại dấu, số lượng, nội dung và màu mực. Nếu công ty có nhiều dấu (dấu tròn, dấu chức danh, dấu chi nhánh), hãy lập bảng riêng cho từng dấu.
- Bước 4: Đóng mẫu dấu thật rõ vào ô quy định, ký mẫu chữ ký rồi đóng dấu lên chữ ký. Nếu gửi bản điện tử, dùng chữ ký số hợp lệ.
- Bước 5: Lưu một bản tại công ty cùng sổ theo dõi sử dụng con dấu.
Lưu ý: Mỗi ngân hàng có biểu mẫu mẫu dấu riêng. Khi mở tài khoản, bạn thường phải đăng ký mẫu dấu và mẫu chữ ký theo mẫu của ngân hàng. Giấy xác nhận ở trên chỉ là văn bản bổ trợ khi bên nhận chấp nhận.
Văn bản này nên viết theo văn phong hành chính: ngắn, rõ, đúng thể thức. Bạn có thể tham khảo bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để trình bày chuẩn hơn. Nếu cần chứng minh danh tính người ký, tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Quản lý con dấu thế nào cho an toàn?
- Ban hành quy chế quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu. Luật cho phép doanh nghiệp tự quy định việc này trong điều lệ hoặc quy chế nội bộ.
- Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu.
- Không sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng hoặc sửa chữa, làm biến dạng con dấu đã đăng ký.
Cảnh báo: Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả hoặc mua bán con dấu trái phép là hành vi bị cấm, có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ. Chỉ khắc và dùng dấu thông qua đơn vị khắc dấu hợp pháp.
Mất, hỏng giấy chứng nhận hoặc con dấu thì xử lý thế nào?
Với doanh nghiệp
- Mất con dấu: Công ty tự quyết định khắc dấu mới, không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nên lập biên bản nội bộ về việc mất dấu, thông báo cho đối tác và ngân hàng đang giao dịch, và thu hồi các mẫu dấu cũ trong hồ sơ giao dịch.
- Mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ (do công an cấp trước đây): Giấy này không còn cần cho hoạt động của doanh nghiệp. Nếu cần xác nhận lịch sử đăng ký, bạn liên hệ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh, thành phố nơi từng cấp giấy để được hướng dẫn.
Với cơ quan, tổ chức thuộc Nghị định 99/2016/NĐ-CP
Khi phát hiện mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, cơ quan, tổ chức phải kịp thời thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và cơ quan Công an nơi xảy ra việc mất để được hướng dẫn cấp lại. Hồ sơ đổi, cấp lại phải kèm con dấu đã đăng ký trước đó để cơ quan cấp đối chiếu. Hồ sơ đang giải quyết tại thời điểm Nghị định 58/2026/NĐ-CP có hiệu lực được xử lý theo quy định chuyển tiếp của nghị định này.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43 về dấu của doanh nghiệp), được sửa đổi, bổ sung năm 2025.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (đã được thay thế bởi Nghị định 168/2025/NĐ-CP từ 01/07/2025).
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP.
- Nghị định 96/2015/NĐ-CP (trước đây) về việc xử lý con dấu doanh nghiệp đăng ký trước 01/07/2015.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập có được cấp giấy chứng nhận mẫu dấu không?
Không. Luật Doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tự quyết định về con dấu nên không có thủ tục đăng ký mẫu dấu và không có giấy chứng nhận mẫu dấu dành cho doanh nghiệp. Bạn chỉ cần khắc dấu hợp pháp hoặc dùng chữ ký số làm dấu.
Có phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Nghĩa vụ này theo Luật Doanh nghiệp 2014 đã bị bãi bỏ từ 01/01/2021. Doanh nghiệp cũng không cần đợi đăng tải mẫu dấu trước khi sử dụng.
Giấy xác nhận mẫu dấu công ty có phải do công an cấp không?
Không. Đó là văn bản do chính công ty lập, người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu để gửi ngân hàng, đối tác khi cần. Giá trị của văn bản phụ thuộc vào việc bên nhận chấp nhận.
Công ty có bắt buộc phải có con dấu không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp tự quyết định có sử dụng dấu hay không, dùng dấu khắc hay chữ ký số. Tuy vậy, một số giao dịch, thủ tục chuyên ngành hoặc thỏa thuận giữa các bên vẫn có thể yêu cầu đóng dấu.
Hiện nay cơ quan nào đăng ký mẫu con dấu cho tổ chức thuộc Nghị định 99/2016?
Tùy loại tổ chức: Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an) hoặc Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội của Công an tỉnh, thành phố theo phân cấp tại Nghị định 58/2026/NĐ-CP. Hồ sơ có thể nộp qua VNeID theo quy định.
Tóm lại, “giấy chứng nhận mẫu dấu” là giấy tờ của giai đoạn trước dành cho doanh nghiệp, còn nay doanh nghiệp tự quyết định và tự quản lý con dấu. Khi cần chứng minh mẫu dấu, bạn lập giấy xác nhận mẫu dấu theo mẫu trên, ghi chính xác thông tin và quản lý con dấu theo quy chế nội bộ. Với hóa đơn bán hàng, bạn có thể xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để biết khi nào cần ký, đóng dấu.
