Để nộp công văn giải trình thuế qua mạng, bạn đăng nhập Cổng Dịch vụ công của ngành thuế bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID), tra cứu hồ sơ đã nộp có thông báo yêu cầu giải trình, chọn chức năng gửi văn bản giải trình, nhập nội dung, đính kèm tài liệu rồi nộp. Thời hạn thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.
Tóm tắt nhanh
- Nộp trên Cổng Dịch vụ công của ngành thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile, 24 giờ/ngày, kể cả ngày nghỉ, lễ.
- Chỉ giải trình đúng nội dung cơ quan thuế yêu cầu trong thông báo, kèm chứng từ chứng minh.
- Thời hạn giải trình: theo thông báo của cơ quan thuế, thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày ra thông báo.
- Có thể giải trình trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc bằng văn bản giấy nếu chưa tiện làm online.
- Nếu giải trình dẫn đến thay đổi số thuế phải nộp, bạn phải nộp thêm tờ khai bổ sung.
Khi nào phải nộp công văn giải trình thuế?
Bạn phải giải trình khi cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu. Thông báo này thường phát sinh khi:
- Hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế (kể cả quyết toán thuế TNCN) còn thiếu hoặc có số liệu cần làm rõ.
- Hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế cần thêm chứng từ.
- Dữ liệu kê khai chênh lệch so với dữ liệu cơ quan thuế đang quản lý (hóa đơn, thu nhập, người phụ thuộc…).
- Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có trạng thái “giải trình, bổ sung”.
Thông báo thường được gửi vào tài khoản thuế điện tử, email hoặc số điện thoại bạn đã đăng ký. Vì vậy hãy thường xuyên kiểm tra các kênh này.
Lưu ý: Nếu bạn tự phát hiện sai sót trong tờ khai đã nộp và chưa có thông báo nào, đó là trường hợp “khai bổ sung” chứ không phải giải trình. Khi việc khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, bạn chỉ cần nộp bản giải trình khai bổ sung cùng tài liệu liên quan, không phải nộp tờ khai bổ sung.
Chuẩn bị gì trước khi nộp giải trình online?
- Tài khoản đăng nhập: tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID). Cá nhân chưa có mã số thuế riêng có thể xem hướng dẫn tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng và cách tra cứu mã số thuế cá nhân để điền đúng thông tin.
- Chữ ký số: doanh nghiệp, tổ chức thường dùng chữ ký số để ký hồ sơ điện tử. Cá nhân xác thực theo hình thức hệ thống yêu cầu (ví dụ mã OTP hoặc mã xác nhận).
- Thông báo của cơ quan thuế: đọc kỹ số, ngày thông báo, nội dung cần giải trình và hạn trả lời.
- Công văn giải trình: soạn sẵn dưới dạng tệp Word hoặc PDF.
- Tài liệu chứng minh: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ khấu trừ thuế, giấy tờ nhân thân, giấy tờ người phụ thuộc… đã quét (scan) rõ nét. Về mức giảm trừ, bạn có thể đối chiếu bài mức giảm trừ gia cảnh mới nhất.
Cách nộp công văn giải trình thuế qua mạng từng bước
Thao tác dưới đây áp dụng cho việc giải trình, bổ sung thông tin theo đề nghị của cơ quan thuế trên Cổng Dịch vụ công của ngành thuế. Giao diện có thể điều chỉnh theo từng đợt nâng cấp hệ thống, nhưng trình tự cơ bản không đổi.
- Bước 1: Truy cập cổng. Mở Cổng Dịch vụ công của ngành thuế (tên miền dichvucong.gdt.gov.vn) trên trình duyệt máy tính.
- Bước 2: Đăng nhập. Chọn đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID). Chọn đúng đối tượng: cá nhân hoặc doanh nghiệp/tổ chức.
- Bước 3: Tra cứu hồ sơ đã nộp. Vào mục Tra cứu hồ sơ, chọn Tra cứu hồ sơ đã nộp. Chọn đúng tab: hồ sơ nộp trên Dịch vụ công hoặc hồ sơ nộp trên hệ thống thuế điện tử (đối với hồ sơ cũ). Nhập khoảng thời gian tìm kiếm, mã xác nhận rồi bấm Tìm kiếm. Khoảng thời gian tìm kiếm mỗi lần không quá 30 ngày.
- Bước 4: Mở hồ sơ cần giải trình. Xem thông báo của cơ quan thuế để nắm nội dung yêu cầu. Tại cột Thao tác, chọn chức năng nộp hồ sơ bổ sung và chọn “Gửi văn bản giải trình bổ sung thông tin”.
- Bước 5: Nhập nội dung giải trình. Màn hình hiển thị các trường thông tin của văn bản giải trình. Bạn nhập số, ngày văn bản và nội dung trả lời từng điểm cơ quan thuế yêu cầu.
- Bước 6: Đính kèm tài liệu. Ở màn hình Đính kèm phụ lục, tải lên công văn giải trình và các chứng từ liên quan. Nên đặt tên tệp rõ ràng để cán bộ thuế dễ đối chiếu.
- Bước 7: Ký/xác thực và nộp. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, ký số hoặc xác thực theo yêu cầu của hệ thống rồi bấm nộp.
- Bước 8: Theo dõi kết quả. Lưu lại mã hồ sơ hoặc thông báo tiếp nhận. Vào mục Tra cứu hồ sơ để xem trạng thái xử lý và thông báo kết quả từ cơ quan thuế.
Nộp giải trình trên eTax Mobile có được không?
Một số loại hồ sơ có thể giải trình ngay trên ứng dụng eTax Mobile. Ví dụ, khi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có trạng thái “Giải trình, bổ sung”, bạn mở chi tiết hồ sơ, xem nội dung cơ quan thuế yêu cầu, bấm “Giải trình”, nhập nội dung và chọn tệp đính kèm. Hệ thống chấp nhận các định dạng phổ biến như Word, Excel, PDF, PNG, JPG.
Nếu ứng dụng không có chức năng giải trình cho loại hồ sơ của bạn, hãy chuyển sang đăng nhập Cổng Dịch vụ công trên máy tính như hướng dẫn ở trên.
Mẫu công văn giải trình thuế và cách viết
Pháp luật cho phép giải trình bằng văn bản giấy hoặc phương thức điện tử. Công văn nên ngắn gọn, trả lời đúng từng nội dung được hỏi, có số liệu và chứng từ kèm theo. Cách trình bày có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính.
MẪU CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH THEO THÔNG BÁO CỦA CƠ QUAN THUẾ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày … tháng … năm ……
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
Về việc: Giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo Thông báo số …… ngày …/…/……
Kính gửi: ……………… (tên cơ quan thuế đã ban hành thông báo)
Tên người nộp thuế: ………………………………………
Mã số thuế: ………………… Địa chỉ/Điện thoại/Email liên hệ: ………………
Căn cứ Thông báo số …… ngày …/…/…… của …… về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu đối với hồ sơ ……… (tên hồ sơ, kỳ tính thuế), chúng tôi xin giải trình như sau:
1. Nội dung cơ quan thuế yêu cầu: ………………………………
2. Nội dung giải trình: ………………………………(nêu rõ nguyên nhân, số liệu, căn cứ)
3. Tài liệu kèm theo: (1) ………………; (2) ………………; (3) ………………
Chúng tôi cam kết nội dung giải trình là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin, tài liệu đã cung cấp. Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, giải quyết.
Trân trọng cảm ơn!
NGƯỜI NỘP THUẾ / ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên; đóng dấu nếu là tổ chức)
Hướng dẫn điền mẫu
- Ghi chính xác số, ngày của thông báo cơ quan thuế và tên hồ sơ, kỳ tính thuế liên quan.
- Trả lời theo thứ tự các điểm cơ quan thuế nêu, không viết lan man.
- Liệt kê đầy đủ tài liệu đính kèm và đặt tên tệp khớp với danh mục.
- Cá nhân ký tên; tổ chức do người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu nếu nộp bản giấy. Nếu cần in bản giấy, bạn có thể xem cách đóng dấu giáp lai cho nhiều trang.
Thời hạn và những lưu ý quan trọng
Thời hạn giải trình là bao lâu?
Theo hướng dẫn quản lý thuế trước đây (Thông tư 80/2021/TT-BTC), người nộp thuế phải giải trình, bổ sung trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo. Từ 01/07/2026, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn mới bắt đầu có hiệu lực. Vì vậy, bạn hãy lấy thời hạn ghi trong chính thông báo của cơ quan thuế làm căn cứ và nộp sớm hơn hạn.
Có thể giải trình bằng cách khác không?
Có. Ngoài việc nộp qua mạng, bạn có thể giải trình trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi văn bản giấy theo thông báo. Hiện hệ thống thuế đã chuyển sang mô hình chính quyền hai cấp, nên bạn cần xem thông báo để biết đúng đơn vị thuế đang quản lý hồ sơ của mình.
Giải trình làm thay đổi số thuế thì làm gì?
Nếu sau giải trình, số liệu trên tờ khai phải điều chỉnh, bạn cần nộp tờ khai bổ sung kèm bản giải trình khai bổ sung. Luật Quản lý thuế 2025 cũng rút ngắn thời hạn khai bổ sung từ 10 năm xuống còn 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế. Với nội dung đã thanh tra, kiểm tra, luật quy định cơ chế bổ sung hồ sơ giải trình để cơ quan thuế xem xét chấp thuận.
Cảnh báo: Không để quá hạn trong thông báo mà không phản hồi. Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Hãy lưu thông báo, công văn, tài liệu và xác nhận nộp thành công để làm bằng chứng khi cần.
Lưu ý: Nếu hệ thống gặp sự cố kỹ thuật khiến bạn không thể giao dịch đúng hạn, Luật Quản lý thuế 2025 quy định người nộp thuế không bị xử phạt và không bị tính tiền chậm nộp trong trường hợp này. Bạn nên chụp màn hình lỗi và nộp lại ngay khi hệ thống hoạt động trở lại.
Ví dụ: Chị Lan nộp quyết toán thuế TNCN và nhận thông báo yêu cầu bổ sung chứng từ người phụ thuộc. Chị đăng nhập Cổng Dịch vụ công bằng VNeID, tra cứu hồ sơ đã nộp, chọn “Gửi văn bản giải trình bổ sung thông tin”, tải lên công văn và bản scan giấy tờ của người phụ thuộc rồi nộp trong thời hạn ghi trên thông báo.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2026, một số quy định về hộ, cá nhân kinh doanh có hiệu lực từ 01/01/2026).
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế (hiệu lực từ 01/07/2026).
- Thông tư 89/2026/TT-BTC về quản lý thuế và Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế (áp dụng từ 01/07/2026).
- Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 (nội dung về giải trình trong 10 ngày làm việc, áp dụng trước thời điểm luật mới có hiệu lực).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Giao diện hệ thống và thời hạn cụ thể có thể thay đổi, bạn nên đối chiếu thông báo của cơ quan thuế và hướng dẫn trên cổng chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Cách nộp công văn giải trình thuế qua mạng cần tài khoản gì?
Bạn cần tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID). Doanh nghiệp, tổ chức thường cần thêm chữ ký số để ký hồ sơ điện tử.
Tôi nộp công văn giải trình thuế ở mục nào trên Dịch vụ công?
Bạn vào Tra cứu hồ sơ, chọn Tra cứu hồ sơ đã nộp, mở hồ sơ có thông báo của cơ quan thuế rồi chọn Thao tác để gửi văn bản giải trình bổ sung thông tin.
Có thể đính kèm những định dạng tệp nào?
Các định dạng phổ biến như Word, Excel, PDF và ảnh (PNG, JPG) thường được chấp nhận. Dung lượng và định dạng cụ thể được hiển thị trên màn hình đính kèm của hệ thống.
Nộp công văn giải trình xong thì biết kết quả bằng cách nào?
Bạn xem trạng thái hồ sơ tại mục Tra cứu hồ sơ và các thông báo gửi về tài khoản thuế điện tử, email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Hãy lưu mã hồ sơ để tra cứu.
Quá hạn giải trình thì sao?
Cơ quan thuế có thể xử lý hồ sơ theo dữ liệu hiện có hoặc áp dụng biện pháp theo quy định. Nếu có lý do chính đáng, bạn nên phản hồi sớm bằng văn bản và đề nghị gia hạn thay vì để quá hạn.
Tôi có thể giải trình trực tiếp thay vì qua mạng không?
Có. Pháp luật cho phép giải trình trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc bằng văn bản giấy hay điện tử. Nên mang theo thông báo, giấy tờ tùy thân và bản gốc chứng từ để đối chiếu.
Nộp công văn giải trình thuế qua mạng khá đơn giản nếu bạn chuẩn bị sẵn thông báo, nội dung trả lời và chứng từ. Hãy nộp đúng hạn trên cổng chính thức, lưu lại xác nhận và theo dõi trạng thái hồ sơ cho đến khi cơ quan thuế có kết quả.
