Bạn làm giấy khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh. Hồ sơ gồm tờ khai theo mẫu, giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký. Bạn có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, VNeID. Đăng ký đúng hạn được miễn lệ phí.
Tóm tắt nhanh
- Thời hạn đăng ký: 60 ngày kể từ ngày sinh; cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký.
- Nơi nộp: UBND cấp xã (không còn UBND cấp huyện từ 01/07/2025).
- Hồ sơ cơ bản: tờ khai, giấy chứng sinh, giấy tờ tùy thân; thêm giấy chứng nhận kết hôn nếu có.
- Thời gian giải quyết: thường trong ngày làm việc nếu hồ sơ đủ, hợp lệ.
- Lệ phí: miễn khi đăng ký đúng hạn.
- Online: có thể làm liên thông khai sinh – thường trú – thẻ BHYT, và từ 01/09/2026 có thể đăng ký thẻ căn cước cho trẻ dưới 6 tuổi ngay trong quy trình.
Giấy khai sinh là gì và ai có trách nhiệm đăng ký?
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, ghi nhận lần đầu các thông tin nhân thân của một người: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi sinh và thông tin cha mẹ. Đây là căn cứ để làm hầu hết giấy tờ sau này như thẻ căn cước, bảo hiểm y tế, nhập học, hộ chiếu.
Theo Luật Hộ tịch 2014 (còn hiệu lực đến hết 28/02/2027), trách nhiệm đăng ký khai sinh thuộc về:
- Cha hoặc mẹ: đăng ký trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con.
- Nếu cha mẹ không thể thực hiện: ông, bà, người thân thích khác, hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ.
Mỗi trẻ chỉ được cấp một bản chính Giấy khai sinh. Các bản sao cấp theo nhu cầu.
Làm giấy khai sinh ở đâu?
Từ ngày 01/07/2025, chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã) vận hành, không còn cấp huyện. Toàn bộ việc đăng ký khai sinh, kể cả trường hợp có yếu tố nước ngoài trước đây do UBND cấp huyện làm, nay do UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) thực hiện, theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP.
Về nơi nộp, bạn nên nắm hai điểm:
- Trước đây, nơi đăng ký là UBND xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ; nếu không xác định được thì nơi trẻ đang sinh sống thực tế.
- Theo hướng dẫn hiện hành, người yêu cầu có thể chọn UBND cấp xã nơi mình cư trú (thường trú hoặc tạm trú). Bạn nên gọi hoặc xem thông báo của UBND xã dự định nộp để biết cách tiếp nhận cụ thể.
Lưu ý: Nếu bạn tạm trú, hãy xem hướng dẫn đăng ký tạm trú online để có thông tin cư trú hợp lệ khi làm hồ sơ.
Làm giấy khai sinh cần những giấy tờ gì?
Giấy tờ phải nộp
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu của Bộ Tư pháp (không cần nếu bạn nộp qua hệ thống điện tử và khai trên biểu mẫu điện tử).
- Giấy chứng sinh (bản chính) do cơ sở y tế cấp.
- Nếu không có giấy chứng sinh: văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
- Văn bản ủy quyền đã được chứng thực, nếu người đi đăng ký không phải là cha, mẹ và được cha mẹ ủy quyền.
Giấy tờ phải xuất trình
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị của người đi đăng ký (thẻ căn cước, CCCD còn hạn, hộ chiếu hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2).
- Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ (nếu đã đăng ký kết hôn) để xác định con trong thời kỳ hôn nhân.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký. Hiện thông tin cư trú được tra cứu trên cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bạn không cần mang sổ hộ khẩu (sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023).
Nếu cần bản sao giấy tờ, hãy xem hướng dẫn nơi chứng thực giấy tờ. Từ 01/11/2025, việc chứng thực bản sao không còn phụ thuộc nơi cư trú theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
NỘI DUNG CHÍNH CỦA TỜ KHAI ĐĂNG KÝ KHAI SINH
(Mẫu chính thức do Bộ Tư pháp ban hành; lấy tại UBND cấp xã hoặc điền trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công. Dưới đây là các mục bạn cần chuẩn bị thông tin.)
Kính gửi: UBND xã/phường/đặc khu ……… , tỉnh/thành phố ………
Người đi đăng ký: họ tên; giấy tờ tùy thân (số, ngày cấp); nơi cư trú; quan hệ với người được khai sinh.
Đề nghị cơ quan đăng ký khai sinh cho:
1. Họ, chữ đệm, tên: ……… (viết chữ in hoa)
2. Ngày, tháng, năm sinh: ……… (ghi bằng số và bằng chữ)
3. Giới tính: ……… 4. Dân tộc: ……… 5. Quốc tịch: ………
6. Nơi sinh: ……… (cơ sở y tế hoặc địa chỉ nơi sinh)
7. Quê quán: ………
8. Họ tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú của người mẹ: ………
9. Họ tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú của người cha: ………
10. Số định danh cá nhân của cha, mẹ (nếu có): ………
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai.
Làm tại ………, ngày …… tháng …… năm ……
Người đi khai sinh (ký, ghi rõ họ tên)
Cách điền tờ khai để tránh phải sửa sau này
- Họ tên và ngày sinh khớp tuyệt đối với giấy chứng sinh và giấy tờ của cha mẹ.
- Dân tộc, quốc tịch của con xác định theo quy định của pháp luật về hộ tịch, quốc tịch; cha mẹ khác dân tộc thì thỏa thuận dân tộc của con.
- Quê quán của con xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ theo thỏa thuận; nếu không thỏa thuận được thì theo tập quán.
- Không tẩy xóa, sửa chữa trên tờ khai hoặc giấy tờ nộp kèm.
Các bước làm giấy khai sinh trực tiếp
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Điền tờ khai, gom giấy chứng sinh và giấy tờ tùy thân (như mục trên).
- Bước 2: Nộp hồ sơ. Nộp tại bộ phận một cửa của UBND cấp xã. Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, nếu đủ thì viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày hẹn trả kết quả.
- Bước 3: Công chức xử lý. Công chức tư pháp – hộ tịch cập nhật thông tin trên hệ thống để lấy số định danh cá nhân cho trẻ, ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, rồi trình lãnh đạo UBND cấp xã.
- Bước 4: Ký và nhận kết quả. Lãnh đạo UBND cấp xã ký 01 bản chính Giấy khai sinh. Bạn có thể yêu cầu cấp thêm bản sao theo nhu cầu. Từ 01/07/2025, người yêu cầu không bắt buộc phải có mặt ký tên vào sổ hộ tịch đối với khai sinh.
Bạn nên kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, thông tin cha mẹ ngay khi nhận giấy. Sai sót phát hiện sớm sẽ dễ chỉnh hơn nhiều so với khi đã dùng giấy cho các thủ tục khác.
Làm giấy khai sinh online qua VNeID, Cổng Dịch vụ công
Bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến thay vì đến UBND. Cách làm phổ biến nhất hiện nay là dịch vụ công liên thông: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi trong một lần nộp.
- Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử.
- Bước 2: Chọn dịch vụ công liên thông đăng ký khai sinh; điền tờ khai điện tử và đính kèm bản điện tử giấy chứng sinh (hoặc dữ liệu giấy chứng sinh được cơ sở y tế liên thông).
- Bước 3: Gửi hồ sơ, theo dõi thông báo tiếp nhận, yêu cầu bổ sung hoặc hẹn trả kết quả qua Cổng, VNeID hoặc tin nhắn.
- Bước 4: Nhận kết quả theo hình thức đã chọn. Khi UBND cấp xã yêu cầu, bạn mang bản gốc giấy chứng sinh đến đối chiếu.
Nghị định 301/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/09/2026, sửa đổi Nghị định 63/2024/NĐ-CP) có ba điểm mới đáng chú ý:
- Người đăng nhập bằng tài khoản Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID không phải ký số trên biểu mẫu điện tử.
- Cha mẹ có thể đề nghị cấp thẻ căn cước cho trẻ dưới 6 tuổi ngay trong quy trình khai sinh liên thông nếu có nhu cầu, không phải làm thủ tục riêng.
- Kết quả từng thủ tục được trả ngay khi cơ quan có thẩm quyền giải quyết xong, không phải chờ hết cả quy trình.
Nếu cần thông tin về thẻ căn cước, bạn xem thêm hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.
Thời hạn giải quyết và lệ phí
| Nội dung | Quy định |
|---|---|
| Thời hạn đăng ký | 60 ngày kể từ ngày sinh |
| Thời gian giải quyết (khai sinh thông thường) | Trong ngày tiếp nhận; nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo |
| Khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con | Khoảng 05 ngày làm việc, có thể kéo dài thêm tối đa 05 ngày làm việc nếu cần xác minh |
| Lệ phí | Miễn khi đăng ký đúng hạn; đăng ký quá hạn có thể phải nộp theo mức do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định |
Lưu ý: Phí cấp bản sao giấy khai sinh (nếu có) khác với lệ phí đăng ký. Bạn hỏi bộ phận một cửa để biết mức thu hiện hành tại tỉnh mình.
Các trường hợp đặc biệt khi làm giấy khai sinh
Cha mẹ chưa đăng ký kết hôn có làm giấy khai sinh cho con được không?
Được. Trẻ sinh ra đều có quyền được khai sinh, không phụ thuộc cha mẹ đã kết hôn hay chưa. Có hai hướng:
- Không khai thông tin cha: phần thông tin về cha để trống; họ, dân tộc, quốc tịch của con theo người mẹ.
- Khai sinh kết hợp nhận cha, con: cha nộp thêm tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con và chứng cứ chứng minh quan hệ cha con. Khi đó giấy khai sinh có đủ thông tin cả cha và mẹ.
Không có giấy chứng sinh thì làm thế nào?
Bạn nộp văn bản của người làm chứng về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì nộp giấy cam đoan về việc sinh. Khai sai sự thật ở các giấy này có thể bị xử phạt.
Khai sinh cho trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài
Từ 01/07/2025, hồ sơ nộp tại UBND cấp xã nơi cha hoặc mẹ cư trú (Nghị định 120/2025/NĐ-CP). Bạn cần thêm giấy tờ của người nước ngoài như hộ chiếu, và giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật nếu được yêu cầu. Cha mẹ chưa đăng ký kết hôn thì phải làm khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con.
Trẻ sinh ở nước ngoài chưa khai sinh, về Việt Nam sinh sống
Nếu có ít nhất cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, bạn làm thủ tục đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã nơi cư trú. Nếu trẻ đã được khai sinh ở nước ngoài, cần ghi vào sổ hộ tịch theo quy định.
Trẻ bị bỏ rơi
UBND cấp xã lập biên bản, niêm yết 07 ngày liên tục tại trụ sở. Hết thời hạn mà không có thông tin cha mẹ đẻ, người hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng sẽ đi đăng ký khai sinh cho trẻ.
Con sinh trong thời kỳ hôn nhân với chồng cũ
Trường hợp này có thể phải yêu cầu Tòa án xác định cha, mẹ, con trước khi khai sinh theo thông tin cha ruột. Nếu bạn đang trong tình huống ly hôn, xem thêm điều kiện ly hôn đơn phương để hiểu các quan hệ pháp lý liên quan.
Khai sinh quá hạn, khai sai có bị phạt không?
Quá 60 ngày thì gọi là đăng ký khai sinh quá hạn. Theo quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực tư pháp hiện hành (Nghị định 82/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 117/2024/NĐ-CP), hành vi chỉ đơn thuần chậm đăng ký khai sinh không bị phạt tiền. Bạn vẫn làm theo thủ tục thông thường, nhưng có thể phải nộp lệ phí theo mức địa phương và cơ quan đăng ký có thể yêu cầu giải trình hoặc xác minh thêm.
Các hành vi gian dối khi đăng ký khai sinh thì bị xử phạt:
- Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch giấy tờ để đăng ký khai sinh: phạt từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng.
- Cam đoan, làm chứng sai sự thật về việc sinh; cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về nội dung khai sinh; dùng giấy tờ của người khác để đăng ký: phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng.
Cảnh báo: Không nhờ người khác “làm giúp” bằng giấy tờ, giấy chứng sinh hay cam đoan không đúng sự thật. Ngoài bị phạt hành chính, giấy khai sinh sai thông tin còn khiến con gặp rắc rối khi nhập học, làm hộ chiếu, và có thể phải đi sửa qua thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch rất mất thời gian. Hành vi làm giả giấy tờ có thể bị xử lý hình sự.
Chậm đăng ký khai sinh còn ảnh hưởng thực tế: trẻ chưa có số định danh, khó đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế, tiêm chủng, nhập học.
Luật Hộ tịch mới thay đổi gì từ 01/03/2027?
Quốc hội đã thông qua Luật Hộ tịch (sửa đổi) ngày 23/04/2026, có hiệu lực từ 01/03/2027. Đến hết 28/02/2027, bạn vẫn áp dụng Luật Hộ tịch 2014. Các điểm mới liên quan trực tiếp đến giấy khai sinh:
- Thẩm quyền không phụ thuộc nơi cư trú: UBND cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Phạm vi nộp hồ sơ chi tiết sẽ theo văn bản hướng dẫn thi hành.
- Đăng ký khai sinh chủ động: khi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh kết nối, chia sẻ đầy đủ dữ liệu với hệ thống hộ tịch điện tử, UBND cấp xã sẽ chủ động đăng ký khai sinh cho trẻ mà người dân không phải làm như trước. Lộ trình thực hiện thống nhất toàn quốc chậm nhất từ 01/01/2031.
- Người ký: Giấy khai sinh do lãnh đạo UBND cấp xã ký, không ủy quyền cho người khác ký.
Trong thời gian chờ, bạn vẫn nên chủ động đi đăng ký khai sinh cho con trong 60 ngày thay vì đợi cơ quan nhà nước chủ động thực hiện.
Có giấy khai sinh rồi cần làm gì tiếp?
- Thường trú và bảo hiểm y tế: nếu chưa làm liên thông, bạn đăng ký thường trú và cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi.
- Thẻ căn cước: làm cho trẻ khi có nhu cầu; từ 01/09/2026 có thể làm ngay trong quy trình liên thông.
- Mã số thuế: số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế từ 01/07/2025. Nếu bạn khai trẻ làm người phụ thuộc, xem hướng dẫn tra cứu giảm trừ gia cảnh và cách đăng ký mã số thuế cá nhân. Mức giảm trừ cho người phụ thuộc hiện là 6,2 triệu đồng/tháng từ kỳ tính thuế 2026.
- Sao y giấy khai sinh: xin cấp thêm bản sao tại nơi đăng ký thay vì dùng bản chính cho mọi thủ tục.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (hiệu lực đến hết 28/02/2027).
- Luật Hộ tịch (sửa đổi) thông qua ngày 23/04/2026, hiệu lực từ 01/03/2027.
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch; Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền hộ tịch theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp (hiệu lực 01/07/2025).
- Nghị định 63/2024/NĐ-CP về liên thông điện tử khai sinh, thường trú, cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi, sửa đổi bởi Nghị định 301/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/09/2026).
- Nghị định 82/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp, sửa đổi bởi Nghị định 117/2024/NĐ-CP.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Bạn nên kiểm tra thêm hướng dẫn của UBND cấp xã nơi nộp hồ sơ vì cách tổ chức tiếp nhận có thể khác nhau giữa các địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Làm giấy khai sinh cho con mất bao lâu?
Nếu hồ sơ đủ và hợp lệ, UBND cấp xã trả giấy khai sinh ngay trong ngày tiếp nhận. Hồ sơ nhận sau 15 giờ thì trả vào ngày làm việc kế tiếp. Khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con cần thêm thời gian, thường khoảng 05 ngày làm việc.
Làm giấy khai sinh có mất tiền không?
Đăng ký khai sinh đúng hạn (trong 60 ngày) được miễn lệ phí. Đăng ký quá hạn có thể phải nộp lệ phí theo mức do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. Bản sao giấy khai sinh có thể thu phí riêng.
Có làm giấy khai sinh online được không, cần chuẩn bị gì?
Được. Bạn cần tài khoản định danh điện tử (VNeID) hoặc tài khoản Cổng Dịch vụ công quốc gia, ảnh chụp hoặc bản điện tử giấy chứng sinh và thông tin của cha mẹ. Từ 01/09/2026, bạn không phải ký số biểu mẫu điện tử khi đăng nhập bằng các tài khoản này.
Đi làm giấy khai sinh có cần mang sổ hộ khẩu không?
Không. Sổ hộ khẩu giấy hết giá trị từ 01/01/2023. Cơ quan đăng ký tra cứu thông tin cư trú trên cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Bạn mang giấy tờ tùy thân, giấy chứng sinh và giấy chứng nhận kết hôn nếu có.
Quá 60 ngày mới đăng ký khai sinh có bị phạt không?
Quy định xử phạt hành chính hiện hành không có mức phạt riêng cho việc chỉ đăng ký khai sinh muộn. Tuy nhiên, bạn vẫn phải làm thủ tục quá hạn, và nếu khai gian dối hoặc sai sự thật thì bị phạt từ 1 đến 5 triệu đồng tùy hành vi.
Mất giấy khai sinh thì làm sao?
Bạn xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại UBND cấp xã. Nếu sổ hộ tịch cũ bị thất lạc, hư hỏng và không còn dữ liệu gốc, bạn làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Làm giấy khai sinh là thủ tục đơn giản nếu bạn chuẩn bị đủ giấy chứng sinh, giấy tờ tùy thân và đi đăng ký trong 60 ngày. Từ 2026, dịch vụ liên thông trên VNeID giúp bạn giải quyết cùng lúc khai sinh, thường trú và thẻ bảo hiểm y tế, còn Luật Hộ tịch mới từ 01/03/2027 sẽ mở rộng thêm việc đăng ký không phụ thuộc nơi cư trú và đăng ký chủ động.
