Hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC) của cơ sở là bộ tài liệu do người đứng đầu cơ sở lập, quản lý và cập nhật. Từ 01/07/2025, bộ hồ sơ này được quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, thay cho các mẫu cũ theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP. Hồ sơ gồm phiếu thông tin cơ sở, nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện, biên bản tự kiểm tra, báo cáo và các giấy tờ liên quan.
Tóm tắt nhanh
Căn cứ chính hiện nay: Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024, Nghị định 105/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025) và Thông tư 36/2025/TT-BCA.
Người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm lập và cập nhật hồ sơ; Công an hoặc UBND cấp xã lập hồ sơ quản lý riêng đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý.
Các mẫu quan trọng nhất: PC01 (phiếu thông tin), PC02 (tự kiểm tra), PC04 (báo cáo), PC06 (phương án chữa cháy).
Nghị định 347/2026/NĐ-CP (hiệu lực 15/09/2026) có thay đổi một số mẫu trong Phụ lục VIII, trong đó có PC01 – bạn cần dùng mẫu mới nhất.
Không xuất trình được hồ sơ khi kiểm tra có thể bị phạt hành chính.
Hồ sơ phòng cháy chữa cháy gồm những gì?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ về PCCC, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu chính dưới đây. Tùy quy mô, tính chất, một số mục có thể không phải có (ví dụ giấy thẩm duyệt thiết kế chỉ áp dụng với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt).
STT
Tài liệu
Mẫu / căn cứ
1
Phiếu thông tin của cơ sở
Mẫu PC01 (Phụ lục VIII NĐ 105/2025, đã có mẫu thay thế từ 15/09/2026)
2
Nội quy PCCC, cứu nạn, cứu hộ
Không có mẫu cố định, cơ sở tự ban hành
3
Giấy chứng nhận hoặc văn bản thẩm duyệt/thẩm định thiết kế về PCCC; văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu
Chỉ với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt, thẩm định
4
Quyết định thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở (hoặc văn bản phân công người làm nhiệm vụ PCCC), kèm thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ
Cơ sở tự soạn; văn bản huấn luyện do cơ quan có thẩm quyền cấp
5
Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở
Mẫu PC06
6
Sổ theo dõi phương tiện PCCC, cứu nạn, cứu hộ
Theo quy định của Bộ trưởng Bộ Công an (Thông tư 36/2025/TT-BCA)
7
Biên bản tự kiểm tra về PCCC
Mẫu PC02
8
Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, cứu nạn, cứu hộ
Mẫu PC04
9
Bản vẽ hoàn công hệ thống, hạng mục PCCC
Với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế
10
Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy của Công an (nếu có)
Do cơ quan Công an cấp
11
Biên bản kiểm tra về PCCC của UBND cấp xã, Công an hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng
Mẫu PC03 (do cơ quan kiểm tra lập)
12
Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc
Với cơ sở thuộc diện phải mua
Lưu ý: Danh mục trên tóm lược theo tên tài liệu để bạn dễ rà soát. Khi lập hồ sơ thật, hãy đối chiếu trực tiếp khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP (bản đã được sửa đổi, nếu có) và Thông tư 36/2025/TT-BCA.
Ai phải lập hồ sơ PCCC?
Cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC (liệt kê tại Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP) phải lập hồ sơ. Danh mục này gồm nhiều loại hình như nhà xưởng, kho, chợ, cơ sở kinh doanh dịch vụ, trường học, bệnh viện, nhà ở kết hợp kinh doanh ở mức nguy cơ nhất định. Cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ và cơ sở thuộc Phụ lục II thường có yêu cầu chặt hơn về hồ sơ, báo cáo, bảo hiểm.
Cơ sở nhỏ vẫn phải có hồ sơ nếu nằm trong danh mục, chỉ là bộ hồ sơ gọn hơn: thường không có nhóm giấy tờ thẩm duyệt thiết kế, và thay quyết định thành lập đội bằng văn bản phân công người phụ trách. Hộ kinh doanh có giấy phép hoạt động cũng cần lưu ý, vì hồ sơ PCCC thường là một phần trong hồ sơ kiểm tra của cơ quan quản lý, bên cạnh hóa đơn bán lẻ hợp lệ và các giấy tờ kinh doanh khác.
Ngoài hồ sơ của cơ sở, cơ quan Công an và UBND cấp xã cũng lập hồ sơ quản lý riêng đối với cơ sở thuộc phạm vi mình quản lý. Từ 01/07/2025, vì không còn cấp huyện, việc quản lý cơ sở nhỏ thuộc UBND cấp xã hoặc Công an cấp xã; cơ sở lớn, nguy hiểm về cháy nổ do lực lượng Cảnh sát PCCC và CNCH theo phân cấp quản lý.
Các mẫu PC quan trọng và cách điền
Phụ lục VIII Nghị định 105/2025/NĐ-CP ban hành 23 mẫu từ PC01 đến PC23, gồm mẫu quản lý cơ sở, phương án chữa cháy, thẩm định thiết kế, nghiệm thu và cấp phép lưu thông phương tiện. Theo thông tin cập nhật về Nghị định 347/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/09/2026), các mẫu PC01, PC11, PC12 được thay thế và bổ sung mẫu PC24 về kê khai thông tin phương tiện PCCC. Vì vậy, hãy tải mẫu từ văn bản gốc, không dùng bản lưu cũ.
Mẫu PC01 – Phiếu thông tin của cơ sở
Ghi tên cơ sở, địa chỉ, người đại diện, loại hình hoạt động, quy mô, đặc điểm nguy hiểm cháy nổ, lực lượng và phương tiện PCCC tại chỗ. Cập nhật lại khi đổi địa điểm, quy mô hoặc người đứng đầu. Thông tin này còn được khai báo, cập nhật lên cơ sở dữ liệu về PCCC theo Điều 26 Nghị định 105/2025/NĐ-CP đối với cơ sở thuộc Phụ lục I.
Mẫu PC02 – Biên bản tự kiểm tra về PCCC
Do cơ sở tự lập sau mỗi lần tự kiểm tra. Nội dung thường gồm: thời gian, thành phần kiểm tra; việc lưu trữ hồ sơ; nội quy, biển báo; lối thoát nạn; hệ thống điện; bình chữa cháy, báo cháy, họng nước; tồn tại và thời hạn khắc phục. Ghi trung thực, ký tên đầy đủ, ghi rõ ai chịu trách nhiệm khắc phục từng tồn tại.
Mẫu PC04 – Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, cứu nạn, cứu hộ
Báo cáo tổng hợp kết quả công tác trong kỳ: tổ chức bộ máy, huấn luyện, kiểm tra, sửa chữa tồn tại, sự cố cháy (nếu có). Kỳ và nơi gửi báo cáo phụ thuộc cơ sở thuộc nhóm nào trong phụ lục, nên cần đối chiếu Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
Mẫu PC06 – Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở
Gồm đặc điểm cơ sở, giao thông và nguồn nước chữa cháy, sơ đồ mặt bằng, lối thoát nạn, tình huống cháy giả định, phân công lực lượng và phương tiện tại chỗ. Phương án cần sát thực tế và được người có thẩm quyền của cơ sở phê duyệt; riêng một số nhóm cơ sở phải được cơ quan Công an phê duyệt hoặc tham gia thực tập.
Sổ theo dõi phương tiện PCCC
Theo Thông tư 36/2025/TT-BCA, Sổ theo dõi phương tiện PCCC, CNCH và Phiếu chiến thuật chữa cháy là các mẫu ban hành kèm thông tư. Sổ ghi chủng loại, số lượng, vị trí, tình trạng, ngày kiểm tra, bảo dưỡng từng bình chữa cháy, thiết bị báo cháy, họng nước.
Mẫu tham khảo: văn bản phân công và nội quy PCCC
Hai tài liệu này không có mẫu bắt buộc của Nhà nước, cơ sở tự soạn theo thực tế. Bạn có thể tham khảo khung dưới đây rồi điều chỉnh. Khi soạn thảo, nên dùng văn phong rõ ràng, ngắn gọn, bạn có thể xem thêm bài về phong cách ngôn ngữ hành chính.
MẪU THAM KHẢO – VĂN BẢN PHÂN CÔNG NGƯỜI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ PCCC
[TÊN CƠ SỞ]
Số: …/PC-…
…, ngày … tháng … năm …
QUYẾT ĐỊNH
Về việc phân công người thực hiện nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ
1. Nghiêm cấm hút thuốc, đốt lửa, sử dụng nguồn lửa, nguồn nhiệt ở khu vực có biển cấm.
2. Không tự ý câu mắc, sửa chữa điện; không để vật dụng chắn lối thoát nạn, cửa thoát hiểm, đường đi của xe chữa cháy.
3. Hàng hóa, nguyên vật liệu dễ cháy phải sắp xếp đúng nơi quy định, bảo đảm khoảng cách an toàn.
4. Hết giờ làm việc phải kiểm tra, ngắt nguồn điện và thiết bị không cần thiết; khóa kho, chốt gas theo quy định.
5. Mọi người phải biết vị trí, cách sử dụng bình chữa cháy và lối thoát nạn gần nhất; không tự ý di chuyển, làm hỏng phương tiện PCCC.
6. Khi phát hiện cháy: hô báo động, cắt điện, dùng phương tiện tại chỗ chữa cháy, tổ chức thoát nạn và báo cho lực lượng Cảnh sát PCCC theo số điện thoại khẩn cấp quy định của Nhà nước.
7. Người vi phạm nội quy tùy mức độ bị xử lý theo quy định của cơ sở và pháp luật.
Lưu ý: Nội quy phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ sở (kho, quán ăn, xưởng may, trường học…). Nội quy ban hành sơ sài hoặc niêm yết sai vị trí có thể bị xử phạt hành chính.
Cách lập, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ
Bước 1: Xác định cơ sở của bạn thuộc Phụ lục I hay Phụ lục II Nghị định 105/2025/NĐ-CP, có phải cơ sở nguy hiểm về cháy, nổ hay không. Việc này quyết định bạn cần những giấy tờ nào.
Bước 2: Ban hành nội quy PCCC, niêm yết cùng biển cấm lửa, biển chỉ dẫn thoát nạn tại nơi dễ thấy.
Bước 3: Ra quyết định thành lập Đội PCCC cơ sở (nếu thuộc diện phải lập) hoặc văn bản phân công người phụ trách; đăng ký huấn luyện nghiệp vụ cho người thuộc diện bắt buộc.
Bước 4: Xây dựng phương án chữa cháy theo mẫu PC06, vẽ sơ đồ mặt bằng, đánh dấu lối thoát nạn, vị trí bình chữa cháy, nguồn nước; trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 5: Lập Sổ theo dõi phương tiện PCCC; tự kiểm tra định kỳ và lập biên bản theo mẫu PC02.
Bước 6: Lập báo cáo theo mẫu PC04 khi đến kỳ; mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc nếu thuộc diện.
Bước 7: Cập nhật thông tin cơ sở (PC01) lên hệ thống khi có thay đổi; lưu toàn bộ hồ sơ tại cơ sở để xuất trình khi kiểm tra.
Bạn nên đóng thành một tập, có mục lục theo thứ tự trong bảng ở trên. Với giấy tờ cần xác nhận hoặc đóng dấu của cơ sở, xem thêm cách đóng dấu giáp lai. Khi cần nộp bản sao giấy tờ cho cơ quan, bạn có thể tham khảo nơi chứng thực bản sao theo quy định hiện hành, vì thẩm quyền chứng thực đã thay đổi sau khi bỏ cấp huyện.
Khác gì so với hồ sơ PCCC theo quy định cũ?
Bài viết này trước đây hướng dẫn mẫu hồ sơ theo quy định năm 2022. Hiện nay, những quy định đó đã thay đổi:
Nghị định 136/2020/NĐ-CP và Nghị định 50/2024/NĐ-CP đã bị thay thế bởi Nghị định 105/2025/NĐ-CP từ 01/07/2025.
Bộ mẫu cũ theo Nghị định 136/2020 và Thông tư 149/2020/TT-BCA được thay bằng bộ mẫu PC01–PC23 và các mẫu của Thông tư 36/2025/TT-BCA. Nếu bạn vẫn đang dùng mẫu cũ, nên rà soát và lập lại.
Hồ sơ nay có thêm phiếu thông tin cơ sở (PC01), báo cáo PC04 và dữ liệu khai báo lên cơ sở dữ liệu PCCC.
Cơ quan quản lý cơ sở nhỏ chuyển từ cấp huyện sang UBND cấp xã/Công an cấp xã khi chính quyền địa phương hai cấp hoạt động từ 01/07/2025.
Từ 15/09/2026, Nghị định 347/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 105/2025 và Nghị định 106/2025, thay một số mẫu như PC01.
Thiếu hồ sơ PCCC bị xử phạt thế nào?
Xử phạt vi phạm hành chính về PCCC thực hiện theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP (hiệu lực 20/04/2026) và tiếp tục sửa đổi bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP. Mức phạt tiền tối đa với cá nhân là 50 triệu đồng; cùng hành vi, tổ chức bị phạt gấp 2 lần cá nhân. Một số mức phạt liên quan hồ sơ, tổ chức:
Hành vi
Mức phạt (mức của cá nhân)
Không xuất trình hồ sơ về PCCC, CNCH phục vụ kiểm tra, thanh tra
3 – 5 triệu đồng
Ban hành nội quy PCCC không đủ nội dung hoặc niêm yết không đúng vị trí
1 – 3 triệu đồng
Không ban hành hoặc không niêm yết nội quy, biển báo, biển cấm, biển chỉ dẫn
6 – 8 triệu đồng
Không thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở
10 – 20 triệu đồng
Không duy trì trữ lượng nước chữa cháy theo quy định
3 – 5 triệu đồng
Cảnh báo: Không nên lập hồ sơ “cho có”, sao chép máy móc hoặc làm giả tài liệu PCCC. Thông tin sai sự thật có thể bị xử phạt, và khi xảy ra cháy, hồ sơ là căn cứ để xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ sở. Mức phạt cụ thể còn phụ thuộc hành vi, văn bản sửa đổi và thẩm quyền, bạn cần đối chiếu văn bản hiện hành khi áp dụng.
Ví dụ tình huống: Chị Lan mở xưởng may nhỏ ở một phường mới sáp nhập. Khi đoàn kiểm tra đến, chị chỉ có biển cấm lửa, không có phương án chữa cháy và sổ theo dõi bình chữa cháy. Nếu thuộc diện quản lý, chị sẽ bị lập biên bản về thiếu hồ sơ, đồng thời phải bổ sung đúng mẫu trong thời hạn được yêu cầu. Nếu chuẩn bị từ đầu theo các bước ở trên, chị chỉ mất vài ngày để hoàn thiện bộ hồ sơ.
Căn cứ pháp lý
Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 (hiệu lực 01/07/2025)
Nghị định 105/2025/NĐ-CP ngày 15/05/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật PCCC và CNCH (Điều 4, Điều 26, Phụ lục VIII)
Thông tư 36/2025/TT-BCA của Bộ Công an (Sổ theo dõi phương tiện PCCC và các mẫu liên quan)
Nghị định 106/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực PCCC và CNCH
Nghị định 69/2026/NĐ-CP (hiệu lực 20/04/2026) sửa đổi Nghị định 106/2025/NĐ-CP
Nghị định 347/2026/NĐ-CP ngày 08/09/2026 (hiệu lực 15/09/2026) sửa đổi Nghị định 105/2025/NĐ-CP và Nghị định 106/2025/NĐ-CP
Nghị định 136/2020/NĐ-CP, Nghị định 50/2024/NĐ-CP, Thông tư 149/2020/TT-BCA (các quy định trước đây, đã được thay thế)
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ phòng cháy chữa cháy do ai lập?
Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ PCCC của cơ sở. Công an hoặc UBND cấp xã lập hồ sơ quản lý riêng đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý, không thay cho hồ sơ của cơ sở.
Cơ sở nhỏ, hộ kinh doanh có phải lập hồ sơ PCCC không?
Có, nếu cơ sở thuộc danh mục quản lý về PCCC tại Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP, kể cả cơ sở nhỏ. Bộ hồ sơ của cơ sở nhỏ thường gọn hơn, nhưng vẫn cần nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện và biên bản tự kiểm tra.
Mẫu hồ sơ PCCC mới nhất hiện nay là mẫu nào?
Là bộ mẫu PC trong Phụ lục VIII Nghị định 105/2025/NĐ-CP và các mẫu tại Thông tư 36/2025/TT-BCA. Từ 15/09/2026, Nghị định 347/2026/NĐ-CP thay một số mẫu như PC01, nên bạn cần tải mẫu mới từ văn bản gốc.
Hồ sơ PCCC lưu ở đâu và có phải nộp cho cơ quan Công an không?
Hồ sơ lưu tại cơ sở để xuất trình khi kiểm tra. Một số thông tin (như phiếu thông tin cơ sở) và báo cáo phải khai báo hoặc gửi theo quy định của Nghị định 105/2025/NĐ-CP, tùy nhóm cơ sở.
Không có hồ sơ PCCC khi bị kiểm tra thì bị phạt bao nhiêu?
Không xuất trình hồ sơ phục vụ kiểm tra bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với cá nhân, tổ chức gấp 2 lần. Thiếu các nội dung khác như nội quy, đội PCCC có thể bị phạt riêng theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP đã sửa đổi.
Mẫu hồ sơ PCCC năm 2022 còn dùng được không?
Không nên. Quy định năm 2022 đã được thay bởi Nghị định 105/2025/NĐ-CP từ 01/07/2025. Bạn nên lập lại hoặc cập nhật hồ sơ theo mẫu hiện hành.
Tóm lại, hồ sơ phòng cháy chữa cháy hiện nay được lập theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP và Thông tư 36/2025/TT-BCA, với các mẫu quan trọng là PC01, PC02, PC04, PC06 cùng nội quy, sổ theo dõi phương tiện và văn bản phân công lực lượng. Hãy rà soát hồ sơ hiện có, thay mẫu cũ và cập nhật theo văn bản mới nhất để tránh bị xử phạt khi kiểm tra.
Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, được biên soạn theo quy định pháp luật tại thời điểm cập nhật. Với vụ việc cụ thể, bạn nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền hoặc luật sư để được hướng dẫn chính xác. Xem miễn trừ trách nhiệm.
Ban biên tập Luật Sư X biên soạn, rà soát và cập nhật thông tin pháp luật phổ thông theo văn bản hiện hành, giúp người dân hiểu đúng quyền và nghĩa vụ của mình.
