Giấy ủy quyền: Mẫu giấy ủy quyền phân phối sản phẩm 2026

Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm là văn bản do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu hàng hóa lập, cho phép một cá nhân hoặc doanh nghiệp khác được nhân danh mình giới thiệu, bán sản phẩm trong phạm vi, khu vực và thời hạn xác định. Bài viết cung cấp mẫu đầy đủ để sao chép, cách điền từng mục và các lưu ý để giấy ủy quyền có giá trị.

Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm là gì?

Giấy ủy quyền là văn bản thể hiện việc một bên (bên ủy quyền) giao cho bên khác (bên được ủy quyền) thực hiện công việc nhân danh mình. Về bản chất, đây là quan hệ đại diện theo ủy quyền theo Bộ luật Dân sự 2015. Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận mà bên được ủy quyền có nghĩa vụ làm công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao khi có thỏa thuận hoặc luật có quy định.

Trong hoạt động kinh doanh, giấy ủy quyền phân phối thường được dùng để:

• Chứng minh nhà phân phối, đại lý được nhà sản xuất cho phép bán sản phẩm tại một khu vực, kênh bán hàng (cửa hàng, sàn thương mại điện tử…).
• Tham gia đấu thầu, báo giá, làm việc với khách hàng cần xác nhận nguồn hàng chính hãng.
• Làm cơ sở để bên được ủy quyền ký hợp đồng mua bán với khách hàng trong phạm vi được giao.

Cần phân biệt: giấy ủy quyền chỉ cho phép “làm thay”, còn quyền, nghĩa vụ chi tiết về giá, chiết khấu, bảo hành, doanh số… thường nằm trong hợp đồng phân phối hoặc hợp đồng đại lý. Khi hoạt động ổn định, hai bên nên có cả hai văn bản; giấy ủy quyền là bản “xác nhận” gửi cho bên thứ ba.

Mẫu giấy ủy quyền phân phối sản phẩm

Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay các nội dung trong dấu ngoặc vuông. Mẫu dùng khi bên ủy quyền là doanh nghiệp (nhà sản xuất, nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối cấp 1) và bên được ủy quyền là doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bước 1 – Xác định đúng người ký: bên là doanh nghiệp thì người ký là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đó ủy quyền hợp lệ. Thông tin phải khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bên là cá nhân điền theo giấy tờ tùy thân còn hiệu lực; cách ghi nơi cấp xem thêm tại bài nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
2. Bước 2 – Mô tả sản phẩm cụ thể: ghi tên, mã, quy cách. Nếu nhiều mặt hàng, lập phụ lục để tránh tranh chấp “sản phẩm nào được phân phối”.
3. Bước 3 – Giới hạn khu vực, kênh bán và tính độc quyền: càng rõ càng tốt, nhất là khi có nhiều nhà phân phối cùng bán một dòng sản phẩm.
4. Bước 4 – Ghi thời hạn bằng ngày tháng cụ thể: tránh ghi mơ hồ như “đến khi có thông báo khác”.
5. Bước 5 – Thỏa thuận thù lao/chiết khấu: có thể ghi trong giấy này hoặc dẫn chiếu sang hợp đồng phân phối.
6. Bước 6 – Ký và đóng dấu: mỗi bên ký vào cuối văn bản; nếu giấy ủy quyền nhiều trang hoặc kèm phụ lục, nên đóng dấu giáp lai. Cách làm xem tại bài cách đóng dấu giáp lai.

Mẫu giấy ủy quyền chung cho cá nhân

Nhiều người tìm “giấy ủy quyền” để nhờ người thân làm hộ thủ tục đơn giản như nhận hồ sơ, nộp giấy tờ, nhận hàng. Bạn có thể dùng mẫu ngắn sau:

Với các việc quan trọng như mua bán, tặng cho, thế chấp bất động sản, bạn không dùng giấy ủy quyền viết tay đơn giản mà phải lập hợp đồng ủy quyền theo đúng hình thức luật yêu cầu. Tham khảo thêm bài giấy tờ mua bán đất viết tay theo quy định.

Thời hạn và có cần công chứng không?

Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Vì vậy, bạn nên ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Giấy ủy quyền phân phối có bắt buộc công chứng không?

Pháp luật không đặt ra yêu cầu chung là mọi giấy ủy quyền phải công chứng. Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm thông thường chỉ cần lập bằng văn bản có chữ ký các bên. Tuy nhiên, bạn nên công chứng hoặc chứng thực chữ ký khi:

• Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền là cá nhân và cần đối chiếu với cơ quan nhà nước, ngân hàng, nhà thầu.
• Nội dung ủy quyền liên quan đến tài sản có đăng ký (bất động sản, xe…) mà luật yêu cầu công chứng, chứng thực.
• Giá trị giao dịch lớn, cần giảm rủi ro bị phủ nhận chữ ký.

Công chứng, chứng thực ở đâu hiện nay?

Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025. Theo luật này, trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, mỗi bên có thể chọn tổ chức công chứng khác nhau để công chứng hợp đồng ủy quyền, không bị hạn chế theo nơi cư trú. Về chứng thực chữ ký, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025): việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Sau khi bỏ cấp huyện từ 01/07/2025, bạn có thể làm chứng thực tại UBND cấp xã hoặc nhờ tổ chức hành nghề công chứng. Quy trình tương tự được giải thích tại bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.

Lưu ý pháp lý khi ủy quyền phân phối

• Không nhầm với quyền sử dụng nhãn hiệu: việc bán sản phẩm chính hãng không đương nhiên cho phép dùng logo, tên thương hiệu để quảng cáo, mở cửa hàng mang tên thương hiệu. Muốn dùng, hai bên cần thỏa thuận bằng văn bản theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ.
• Ủy quyền lại: theo Bộ luật Dân sự 2015, bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý (trừ trường hợp bất khả kháng theo luật), và không được vượt quá phạm vi ban đầu. Nên ghi rõ có hay không cho phép ủy quyền lại.
• Chấm dứt ủy quyền: ngoài hết hạn, hai bên có thể thỏa thuận chấm dứt hoặc đơn phương chấm dứt theo Bộ luật Dân sự. Bên đơn phương chấm dứt phải báo trước hợp lý và có thể phải bồi thường nếu gây thiệt hại cho bên kia.
• Chất lượng, nguồn gốc hàng hóa: bên bán vẫn phải tuân thủ quy định về nhãn hàng hóa, bảo hành, quyền lợi người tiêu dùng, xuất xứ; giấy ủy quyền không thay thế các giấy tờ chứng nhận chất lượng.
• Hóa đơn, chứng từ: mỗi bên lập hóa đơn cho giao dịch của chính mình theo quy định về hóa đơn hiện hành. Xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để nắm các nội dung cơ bản.
• Cạnh tranh: điều khoản độc quyền, ấn định giá bán lại, cấm bán ngoài khu vực cần cân nhắc để không vi phạm quy định pháp luật về cạnh tranh.
• Bên ủy quyền là doanh nghiệp nước ngoài: hoạt động phân phối có thể chịu các điều kiện riêng. Văn bản lập ở nước ngoài thường phải hợp pháp hóa lãnh sự (nếu thuộc diện) và dịch sang tiếng Việt.

Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Mẫu mang tính tham khảo; bạn nên điều chỉnh theo đặc thù hợp đồng và đối chiếu quy định mới nhất trước khi sử dụng.

Câu hỏi thường gặp

Một giấy ủy quyền phân phối tốt cần rõ ràng về sản phẩm, khu vực, thời hạn, quyền – nghĩa vụ và cách chấm dứt. Chỉ cần điền đúng thông tin, ghi thời hạn cụ thể, giới hạn phạm vi và chọn hình thức công chứng, chứng thực phù hợp là bạn đã hạn chế được phần lớn rủi ro tranh chấp sau này.