Giấy đề nghị thanh toán là văn bản để một cá nhân, bộ phận hoặc doanh nghiệp yêu cầu bên có trách nhiệm chi trả một khoản tiền. Khi viết, bạn cần nêu rõ người đề nghị, người nhận đề nghị, nội dung và số tiền (bằng số, bằng chữ), hình thức thanh toán, chứng từ kèm theo và chữ ký xét duyệt. Bài này có sẵn hai mẫu để sao chép: mẫu nội bộ và mẫu gửi khách hàng.
Tóm tắt nhanh
- Có hai loại: giấy đề nghị thanh toán nội bộ (nhân viên gửi công ty, thường theo Mẫu 05-TT) và giấy/thư đề nghị thanh toán gửi khách hàng, đối tác (đòi công nợ theo hợp đồng).
- Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp được tham khảo mẫu chứng từ và có thể tự thiết kế, miễn đủ nội dung bắt buộc.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn có thể tiếp tục dùng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc tự nguyện chuyển sang Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Luôn ghi số tiền bằng số và bằng chữ, nêu căn cứ (hợp đồng, hóa đơn, biên bản) và đính kèm chứng từ gốc.
Giấy đề nghị thanh toán là gì, dùng khi nào?
Đây là chứng từ để tổng hợp các khoản đã chi hoặc đã phát sinh, làm căn cứ cho kế toán và người có thẩm quyền xét duyệt chi. Tùy bên nhận, giấy này có hai dạng.
Dạng 1: Đề nghị thanh toán nội bộ
Nhân viên đã tự ứng tiền mua văn phòng phẩm, đi công tác, mua vật tư… nhưng chưa được hoàn lại, hoặc cần thanh toán một khoản đến hạn. Người đề nghị viết một liên, gửi giám đốc (hoặc người xét duyệt chi), kèm hóa đơn, biên lai, hợp đồng. Dạng này thường dùng Mẫu 05-TT.
Dạng 2: Đề nghị thanh toán gửi khách hàng, đối tác
Bên bán, bên cung cấp dịch vụ gửi bên mua để yêu cầu thanh toán tiền hàng, tiền dịch vụ theo hợp đồng đã ký. Dạng này không có mẫu bắt buộc của nhà nước, thường trình bày như công văn hoặc thư thương mại. Văn bản cần ngắn gọn, đúng thể thức, bạn có thể tham khảo thêm đặc điểm phong cách ngôn ngữ hành chính để viết cho chuẩn mực.
Dùng mẫu nào trong năm 2026?
Nhiều bài cũ vẫn ghi “ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC”. Hiện nay tình hình đã khác:
| Đối tượng | Chế độ kế toán áp dụng | Mẫu giấy đề nghị thanh toán |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC (từ năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026) | Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200/2014/TT-BTC | Mẫu 05-TT tại phụ lục chứng từ để tham khảo; được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp nhưng phải ban hành quy chế nội bộ |
| Doanh nghiệp nhỏ và vừa | Tiếp tục Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc tự nguyện chuyển sang Thông tư 99/2025/TT-BTC | Mẫu 05-TT theo chế độ đang áp dụng |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh | Có chế độ kế toán riêng (kiểm tra thông tư hiện hành dành cho nhóm của bạn) | Dùng mẫu đơn giản, đủ thông tin cần thiết |
| Đơn vị hành chính sự nghiệp | Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp | Theo mẫu của chế độ dành cho đơn vị mình |
Lưu ý: Về nội dung, các mẫu 05-TT qua các thông tư gần như giống nhau. Điều quan trọng là mẫu bạn dùng phải khớp với chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng và quy chế tài chính nội bộ.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán nội bộ (tham khảo Mẫu 05-TT)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Đơn vị: …………………………………………………… Mẫu số 05-TT (tham khảo)
Bộ phận: ……………………………………………………
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày ….. tháng ….. năm …..
Kính gửi: ……………………………………………………………… (Giám đốc / người xét duyệt chi)
Họ và tên người đề nghị thanh toán: ……………………………………………
Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………
Nội dung thanh toán: ………………………………………………………………
Số tiền: ……………………………… đồng
(Viết bằng chữ): ………………………………………………………………………
(Kèm theo: ….. chứng từ gốc)
Hình thức thanh toán: ☐ Tiền mặt ☐ Chuyển khoản
Thông tin nhận tiền (nếu chuyển khoản): Chủ tài khoản ………………………; Số tài khoản ………………………; Ngân hàng/chi nhánh ………………………
Giám đốc | Kế toán trưởng | Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên, đóng dấu nếu có) | (Ký, họ tên) | (Ký, họ tên)
Nếu đơn vị cần tách rõ khoản tạm ứng và khoản thanh toán, bạn có thể thêm bảng “Số tiền tạm ứng – Số tiền đề nghị thanh toán – Chênh lệch” ngay dưới phần nội dung.
Hướng dẫn cách viết từng mục
- Đầu giấy: ghi tên đơn vị, bộ phận ở góc trên bên trái; ghi ngày, tháng, năm lập giấy.
- Kính gửi: ghi chức danh người có quyền duyệt chi (Giám đốc, Tổng giám đốc, thủ trưởng đơn vị).
- Người đề nghị: ghi đầy đủ họ tên, chức vụ, bộ phận công tác.
- Nội dung thanh toán: nêu cụ thể khoản chi và mục đích, ví dụ “Thanh toán chi phí công tác tại Đà Nẵng ngày 10–12/9/2026”. Tránh ghi chung chung như “thanh toán chi phí”.
- Số tiền: ghi bằng số và bằng chữ, hai phần phải khớp nhau. Gạch chéo phần trống để tránh bị thêm số.
- Chứng từ kèm theo: ghi rõ số lượng và loại chứng từ (hóa đơn, biên lai, hợp đồng, vé, biên bản nghiệm thu).
- Hình thức thanh toán: chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản; nếu chuyển khoản phải ghi chính xác chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng.
- Ký duyệt: người đề nghị ký trước, sau đó đến phụ trách bộ phận, kế toán trưởng và giám đốc theo quy chế của đơn vị.
Ví dụ tình huống: Chị Lan (phòng Kinh doanh) tự ứng 3.200.000 đồng tiền vé và khách sạn khi đi gặp khách hàng. Chị lập giấy đề nghị thanh toán, ghi nội dung “Hoàn chi phí công tác”, số tiền “3.200.000 đồng (Ba triệu hai trăm nghìn đồng)”, đính kèm vé, hóa đơn khách sạn và quyết định cử đi công tác. Sau khi trưởng phòng, kế toán trưởng và giám đốc ký, kế toán lập phiếu chi hoặc chuyển khoản cho chị.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
Mẫu dưới đây dùng khi bạn là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ và cần nhắc bên mua thanh toán đến hạn. Bạn có thể điều chỉnh giọng văn tùy mối quan hệ và số lần nhắc nợ.
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN (GỬI KHÁCH HÀNG)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày ….. tháng ….. năm …..
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Số: ….. /…..
Kính gửi: ……………………………………………… (tên khách hàng, đối tác)
Địa chỉ: ……………………………………………… Mã số thuế: ………………………
Căn cứ Hợp đồng số ….. ngày ….. tháng ….. năm ….. giữa (tên bên bán) và (tên bên mua);
Căn cứ Hóa đơn số ….. ngày ….. và Biên bản giao nhận/nghiệm thu ngày …..;
Chúng tôi trân trọng đề nghị Quý đơn vị thanh toán khoản tiền sau:
1. Nội dung thanh toán: ………………………………………………………………
2. Số tiền đề nghị thanh toán: ……………………… đồng (Bằng chữ: ………………………………………)
3. Thời hạn thanh toán: chậm nhất ngày ….. tháng ….. năm ….. (hoặc theo Điều … của Hợp đồng)
4. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản: Chủ tài khoản ………………; Số tài khoản ………………; Ngân hàng ………………
5. Nội dung chuyển khoản: “Thanh toán hóa đơn số ….. – Hợp đồng số …..”
Hồ sơ kèm theo: bản sao hợp đồng; hóa đơn; biên bản giao nhận/nghiệm thu; bảng đối chiếu công nợ (nếu có).
Rất mong nhận được sự hợp tác của Quý đơn vị. Nếu đã thanh toán, đề nghị Quý đơn vị gửi lại chứng từ chuyển tiền để chúng tôi đối chiếu.
Trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận: như trên; lưu VT, kế toán. ĐẠI DIỆN BÊN ĐỀ NGHỊ (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Để văn bản có giá trị, bạn nên đóng dấu của đơn vị đúng vị trí; cách thực hiện xem trong bài cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai. Nếu khoản nợ giữa cá nhân với nhau, bạn tham khảo thêm mẫu giấy ghi nợ, giấy vay tiền.
Lưu ý: Nên gửi bản giấy có ký tên, đóng dấu kèm bản điện tử qua email, đồng thời lưu bằng chứng gửi (biên nhận chuyển phát, email). Đây là chứng cứ quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp về thời điểm bên mua nhận được yêu cầu.
Chứng từ kèm theo và điều kiện hợp lệ
Giấy đề nghị thanh toán chỉ là phần “đề nghị”. Khoản chi có được duyệt hay không còn phụ thuộc chứng từ gốc đi kèm:
- Hóa đơn: khoản mua hàng, dịch vụ cần có hóa đơn hợp lệ. Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Mẫu hóa đơn bán lẻ xem tại mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
- Hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu: với khoản thanh toán cho đối tác.
- Quyết định, kế hoạch được duyệt: với chi phí công tác, mua sắm, tổ chức sự kiện.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: pháp luật thuế GTGT yêu cầu hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ mức quy định trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế. Bạn nên đối chiếu mức hiện hành trong Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và văn bản hướng dẫn.
- Thông tin người nhận là cá nhân: khi chi cho cá nhân không có hóa đơn, kế toán có thể cần thông tin định danh, mã số thuế để kê khai. Từ 01/07/2025, số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế; xem thêm mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
Lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại
- Số tiền bằng số và bằng chữ không khớp.
- Nội dung thanh toán chung chung, không nêu được mục đích, thời gian, địa điểm.
- Thiếu chữ ký của người có thẩm quyền hoặc ký sai thứ tự theo quy chế.
- Hóa đơn ghi sai tên, mã số thuế của đơn vị hoặc ngày hóa đơn không phù hợp với thời điểm chi.
- Thông tin tài khoản nhận tiền sai chính tả, lệch tên chủ tài khoản.
- Gửi khách hàng nhưng không nêu căn cứ hợp đồng, hóa đơn và hạn thanh toán, nên bên nhận khó đối chiếu.
Cảnh báo: Không lập giấy đề nghị thanh toán dựa trên chứng từ khống hoặc hóa đơn không phát sinh thực tế. Hành vi này có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế và kế toán, nghiêm trọng hơn có thể bị xử lý hình sự.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán 2015 (Luật số 88/2015/QH13) và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kế toán 2024.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC).
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (vẫn còn hiệu lực, doanh nghiệp được lựa chọn áp dụng).
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực từ 01/07/2026).
- Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc theo mẫu của Bộ Tài chính không?
Không bắt buộc đối với mọi trường hợp. Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, biểu mẫu chứng từ là mẫu tham khảo, doanh nghiệp được thiết kế lại miễn bảo đảm đủ nội dung chứng từ kế toán và ban hành quy chế nội bộ. Đơn vị nhà nước thì cần theo mẫu của chế độ kế toán áp dụng.
Giấy đề nghị thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng khác nhau thế nào?
Giấy đề nghị tạm ứng dùng để xin ứng tiền trước khi chi. Giấy đề nghị thanh toán dùng sau khi đã chi hoặc khi có khoản đến hạn cần trả, kèm chứng từ để được hoàn tiền hoặc thanh toán. Hai loại này là hai mẫu chứng từ riêng.
Ai là người ký giấy đề nghị thanh toán?
Người đề nghị ký đầu tiên. Sau đó là phụ trách bộ phận, kế toán trưởng và giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt chi, tùy quy chế tài chính của đơn vị. Nếu người ký thay, cần có giấy ủy quyền hoặc văn bản phân công hợp lệ.
Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng có phải đóng dấu không?
Văn bản gửi bên ngoài thường do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và đóng dấu (nếu đơn vị có dấu) để tăng giá trị chứng cứ. Doanh nghiệp được tự quyết định việc sử dụng con dấu theo điều lệ và quy chế của mình.
Có thể gửi giấy đề nghị thanh toán qua email không?
Có thể, nếu hai bên thỏa thuận hoặc hợp đồng cho phép trao đổi bằng văn bản điện tử. Bạn nên lưu email gửi đi và nên gửi thêm bản giấy có ký tên, đóng dấu để làm chứng cứ.
Nên lưu giấy đề nghị thanh toán trong bao lâu?
Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ kế toán, được lưu cùng bộ chứng từ của kỳ kế toán theo thời hạn quy định của Luật Kế toán và quy chế lưu trữ của đơn vị. Bạn nên hỏi bộ phận kế toán để biết thời hạn cụ thể áp dụng cho loại chứng từ của mình.
Tóm lại, một giấy đề nghị thanh toán tốt cần rõ người đề nghị, rõ khoản tiền, rõ căn cứ và đủ chứng từ. Hãy chọn mẫu phù hợp với chế độ kế toán của đơn vị, điền đủ các mục như hướng dẫn trên và kiểm tra lại số tiền, tài khoản, chữ ký trước khi gửi.
