Đơn xin xác nhận của địa phương là văn bản bạn gửi Ủy ban nhân dân (UBND) xã, phường, đặc khu nơi cư trú để đề nghị xác nhận một thông tin cụ thể như nhân thân, hoàn cảnh, tình trạng hôn nhân hay nơi sinh sống. Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện, nên bạn nộp trực tiếp tại UBND cấp xã. Riêng xác nhận cư trú do Công an cấp xã cấp.
Tóm tắt nhanh
- Nơi nộp đơn: bộ phận một cửa của UBND xã, phường nơi bạn thường trú hoặc tạm trú.
- Nội dung xác nhận phải là việc UBND xã quản lý hoặc nắm rõ. Việc về cư trú thì xin Công an cấp xã.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: giải quyết trong 3 ngày làm việc (cần xác minh thì lâu hơn) và có giá trị 6 tháng.
- Giấy xác nhận thông tin về cư trú: có giá trị 1 năm, có thể xin qua VNeID hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia.
- Bản sao, chữ ký: chứng thực tại UBND xã bất kỳ trên cả nước từ 01/11/2025.
Khi nào cần đơn xin xác nhận của địa phương?
Nhiều cơ quan, doanh nghiệp, trường học, ngân hàng yêu cầu bạn nộp giấy có “xác nhận của địa phương” để chứng minh một thông tin về mình. Các tình huống thường gặp:
- Xin việc, bổ sung hồ sơ cần xác nhận nhân thân, lý lịch.
- Đăng ký kết hôn, mua bán nhà đất, vay vốn cần xác nhận tình trạng hôn nhân.
- Làm hồ sơ học bổng, hỗ trợ, miễn giảm học phí cần xác nhận hoàn cảnh gia đình.
- Hoàn thiện hồ sơ cần xác nhận nơi cư trú, thời gian sinh sống tại địa phương.
Ví dụ: chị Lan ở một xã thuộc tỉnh Đồng Nai cần giấy xác nhận độc thân để đăng ký kết hôn. Chị nộp tờ khai tại bộ phận một cửa của UBND xã nơi thường trú, không cần viết một lá đơn tự do. Nếu chị cần xác nhận hoàn cảnh để xin học bổng cho con, chị mới dùng mẫu đơn đề nghị xác nhận ở phần dưới.
Việc nào do UBND xã, việc nào do cơ quan khác xác nhận?
Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, nước ta còn hai cấp chính quyền địa phương là tỉnh và xã. Những việc trước đây nộp ở UBND huyện hoặc Phòng Tư pháp huyện nay chủ yếu do UBND cấp xã hoặc cơ quan cấp tỉnh thực hiện. Bảng dưới giúp bạn xác định đúng nơi nộp.
| Nội dung cần xác nhận | Cơ quan thực hiện | Biểu mẫu |
|---|---|---|
| Tình trạng hôn nhân (độc thân, đã ly hôn, góa) | UBND cấp xã nơi thường trú; nếu không có thường trú thì nơi tạm trú | Tờ khai theo mẫu của Bộ Tư pháp |
| Thông tin về cư trú (thường trú, tạm trú, thời gian cư trú) | Công an cấp xã (cơ quan đăng ký cư trú), có thể xin online | Mẫu theo Thông tư 116/2026/TT-BCA |
| Bản sao đúng với bản chính, chữ ký | Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc người được ủy quyền), nơi nào cũng được | Không cần đơn, xuất trình bản chính |
| Nhân thân, hoàn cảnh gia đình, đang sinh sống tại địa phương | UBND cấp xã nơi cư trú, trên cơ sở thông tin địa phương nắm rõ | Đơn đề nghị xác nhận (mẫu bên dưới) |
| Xác nhận của nơi làm việc, trường học | Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, nhà trường | Theo yêu cầu của đơn vị |
Nếu bạn cần giấy xác nhận nhân thân dùng cho hồ sơ xin việc hay giao dịch, xem thêm mẫu giấy tại bài mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Mẫu đơn xin xác nhận gửi UBND xã, phường
Pháp luật không quy định một mẫu duy nhất cho mọi trường hợp xin xác nhận. Với nhiều việc, cơ quan chỉ yêu cầu đơn viết theo văn phong hành chính, nêu rõ nội dung cần xác nhận và mục đích sử dụng. Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và chỉnh sửa.
MẪU ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã (phường) ……………………………, tỉnh (thành phố) ……………………………
Tôi tên là: …………………………………………… Giới tính: …………
Sinh ngày: ……/……/………… Dân tộc: ………… Quốc tịch: …………
Số định danh cá nhân/căn cước: ……………………… Cấp ngày: ……/……/………… Nơi cấp: ………………………
Nơi thường trú: ……………………………………………………………………………………
Nơi ở hiện tại: ……………………………………………………………………………………
Số điện thoại liên hệ (nếu có): ………………………
Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ủy ban nhân dân xã (phường) xác nhận nội dung sau:
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
(Ví dụ: tôi có nơi thường trú tại địa chỉ nêu trên; hiện đang sinh sống cùng gia đình tại địa phương từ năm ……; hoàn cảnh gia đình thuộc diện ……)
Mục đích sử dụng: Để nộp cho ………………………………………………………………
Tôi cam đoan những thông tin nêu trên là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai.
Kính mong Ủy ban nhân dân xã (phường) xem xét, giải quyết. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hồ sơ kèm theo (nếu có): ……………………………………………………………………
……………, ngày ….. tháng ….. năm ……
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ (PHƯỜNG) ……………………
Ủy ban nhân dân xã (phường) …………………… xác nhận: ……………………………………………………………………………
……………, ngày ….. tháng ….. năm ……
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
(Chức vụ người ký, ký tên, đóng dấu)
Lưu ý: nếu nội dung cần xác nhận thuộc loại có mẫu riêng (tình trạng hôn nhân, cư trú), hãy dùng đúng mẫu đó thay vì đơn tự do. Phần “Xác nhận của UBND” do cơ quan có thẩm quyền ghi, bạn không tự điền.
Hướng dẫn điền mẫu đơn
- Kính gửi: ghi đúng tên xã, phường, đặc khu và tỉnh, thành phố hiện hành. Không ghi tên huyện, quận vì cấp này đã không còn.
- Thông tin cá nhân: ghi theo thẻ căn cước hoặc CCCD đang dùng. Số định danh cá nhân là số trên thẻ. Nếu còn dùng CCCD gắn chip còn hạn thì vẫn hợp lệ. Cách ghi nơi cấp xem thêm bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân.
- Nội dung đề nghị xác nhận: chỉ nêu những thông tin có thật và UBND xã có cơ sở để xác nhận. Viết ngắn, cụ thể, không dùng lời lẽ cảm xúc. Nếu cần luyện văn phong, tham khảo bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì.
- Mục đích sử dụng: ghi rõ nộp cho cơ quan nào, làm việc gì. Một số loại giấy chỉ có giá trị đúng mục đích đã ghi.
- Cam đoan: khai sai sự thật có thể bị xử lý theo quy định, nên chỉ ghi thông tin bạn chắc chắn.
Thủ tục nộp đơn và nhận kết quả
- Bước 1: Chuẩn bị đơn đã ký và giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước hoặc CCCD). Nếu giấy tờ đã tích hợp trên VNeID, bạn có thể xuất trình bản điện tử.
- Bước 2: Nộp đơn tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (một cửa) của UBND xã, phường. Bạn cũng có thể nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công nếu địa phương đã triển khai thủ tục đó.
- Bước 3: Cán bộ kiểm tra, đối chiếu thông tin với dữ liệu quản lý của địa phương. Cơ quan có thể yêu cầu bổ sung nếu thông tin chưa rõ.
- Bước 4: Nhận kết quả đã có chữ ký và dấu của UBND xã. Nếu nội dung bị từ chối, bạn có quyền yêu cầu cơ quan nêu rõ lý do.
Với giấy tờ cần bản sao có chứng thực, bạn không còn bị giới hạn theo nơi cư trú. Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP cho phép chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký tại bất kỳ UBND xã, phường nào. Cơ quan chứng thực cũng không được đòi bản sao có chứng thực với giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc đã tích hợp trên VNeID. Nếu cần chứng thực hồ sơ lý lịch, xem thêm bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu.
Xin xác nhận tình trạng hôn nhân
Đây là loại xác nhận được tìm nhiều nhất. Theo Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã nơi bạn thường trú cấp. Người không có nơi thường trú nộp tại UBND cấp xã nơi đăng ký tạm trú.
- Hồ sơ: tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu của Bộ Tư pháp, giấy tờ tùy thân. Nếu từng kết hôn, bổ sung bản sao giấy tờ ly hôn có hiệu lực hoặc giấy chứng tử của vợ/chồng.
- Thời hạn: 3 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì không quá 23 ngày làm việc.
- Giá trị: 6 tháng kể từ ngày cấp và dùng đúng mục đích đã ghi trên giấy. Mục đích đăng ký kết hôn phải ghi rõ họ tên người dự định kết hôn.
- Lệ phí: do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nên khác nhau giữa các địa phương. Một số đối tượng được miễn hoặc giảm theo quy định về phí, lệ phí.
- Nộp online: đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID mức 2, tìm thủ tục “cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân” và chọn UBND cấp xã nơi thường trú.
Cảnh báo: không nhờ người làm giả hoặc mua giấy xác nhận. Khai sai sự thật hoặc dùng giấy tờ giả để đăng ký kết hôn, giao dịch có thể bị xử phạt hành chính hoặc xử lý hình sự. Cách duy nhất an toàn là xin giấy tại cơ quan có thẩm quyền.
Xin xác nhận cư trú: nay nộp ở đâu?
Sổ hộ khẩu giấy hết giá trị từ 01/01/2023 và thông tin cư trú được quản lý trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hiện nay, việc xác nhận thông tin về cư trú do cơ quan đăng ký cư trú là Công an cấp xã thực hiện, không phải UBND xã. Quy định mới nhất nằm trong Luật Cư trú (sửa đổi bởi Luật 118/2025/QH15) và Thông tư 116/2026/TT-BCA, có hiệu lực từ 01/07/2026.
- Bạn có thể yêu cầu cơ quan đăng ký cư trú trên cả nước cấp xác nhận, không phụ thuộc nơi cư trú, qua Cổng dịch vụ công quốc gia, VNeID hoặc trực tiếp.
- Thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu thì giải quyết không quá nửa ngày làm việc; cần xác minh thì không quá 3 ngày làm việc.
- Giấy có giá trị 1 năm, nhưng hết giá trị từ lúc thông tin cư trú của bạn thay đổi và được cập nhật.
- Nếu thông tin đã khai thác được từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc VNeID, cơ quan, tổ chức không được yêu cầu bạn nộp thêm giấy xác nhận cư trú.
Nếu bạn chuyển chỗ ở và cần đăng ký tạm trú để có cơ sở xin các xác nhận khác, xem bài đăng ký tạm trú online.
Lưu ý để đơn không bị trả lại
- Xác nhận đúng cơ quan: việc về cư trú gửi Công an xã, việc hộ tịch và nhân thân gửi UBND xã.
- UBND xã chỉ xác nhận điều có cơ sở. Họ có thể từ chối nếu nội dung vượt khỏi phạm vi quản lý hoặc không kiểm chứng được.
- Viết tay hoặc đánh máy đều được, nhưng không tẩy xóa, không viết tắt thông tin quan trọng.
- Giữ lại phiếu hẹn trả kết quả. Kiểm tra họ tên, số căn cước, mục đích trước khi rời quầy.
- Kiểm tra thời hạn giá trị của giấy, đặc biệt là xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có hiệu lực 6 tháng.
- Với hồ sơ cần dấu, cần ký đúng người có thẩm quyền, tránh nhờ xin dấu ngoài quy trình. Xem thêm cách đóng dấu giáp lai khi hồ sơ nhiều trang.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Quy trình, biểu mẫu và lệ phí có thể khác đôi chút giữa các tỉnh, nên hãy đối chiếu với niêm yết tại bộ phận một cửa nơi bạn nộp.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch 2014; Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Thông tư 04/2020/TT-BTP (sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP).
- Luật Cư trú 2020, sửa đổi bởi Luật 118/2025/QH15; Thông tư 116/2026/TT-BCA (hiệu lực 01/07/2026).
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin xác nhận của địa phương nộp ở đâu khi không còn UBND huyện?
Bạn nộp tại bộ phận một cửa của UBND xã, phường nơi thường trú hoặc tạm trú. Việc trước đây thuộc UBND huyện hoặc Phòng Tư pháp huyện nay chủ yếu do UBND cấp xã hoặc cơ quan cấp tỉnh xử lý.
UBND xã có bắt buộc xác nhận mọi nội dung tôi yêu cầu không?
Không. UBND xã chỉ xác nhận nội dung thuộc phạm vi quản lý hoặc có cơ sở xác minh. Nếu từ chối, bạn có quyền hỏi rõ lý do và hướng dẫn nộp đúng cơ quan.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị bao lâu?
Giấy có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp và chỉ dùng cho mục đích đã ghi trên giấy. Hết hạn hoặc đổi mục đích thì bạn xin cấp lại.
Xin xác nhận cư trú có phải đến UBND xã không?
Không. Xác nhận thông tin về cư trú do Công an cấp xã (cơ quan đăng ký cư trú) cấp. Bạn có thể xin trực tuyến qua VNeID hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, không phụ thuộc nơi cư trú.
Tôi ở xa quê, có chứng thực bản sao giấy tờ ở nơi khác được không?
Được. Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú, nên bạn làm tại UBND xã, phường nào cũng được.
Có thể nhờ người khác nộp đơn xin xác nhận thay không?
Tùy loại giấy. Nhiều thủ tục cho phép ủy quyền hoặc nộp qua bưu chính, nhưng một số việc như xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn có yêu cầu riêng về người trực tiếp thực hiện. Hãy hỏi bộ phận một cửa trước khi nộp.
Tóm lại, bạn chỉ cần một đơn ngắn, rõ nội dung và đúng cơ quan thẩm quyền là đủ cho phần lớn yêu cầu xác nhận tại địa phương. Với tình trạng hôn nhân và cư trú, hãy dùng đúng mẫu và nộp đúng nơi để giấy tờ được giải quyết nhanh và không bị trả lại.
