Giấy ủy quyền: Làm ở đâu, mẫu và thủ tục mới nhất 2026

Giấy ủy quyền là văn bản để bạn giao cho người khác thay mình thực hiện một công việc cụ thể. Bạn có thể tự soạn rồi mang đến UBND xã, phường, đặc khu để chứng thực chữ ký, hoặc đến văn phòng công chứng để công chứng. Việc đơn giản thường chỉ cần chứng thực chữ ký. Việc liên quan nhà đất, tài sản lớn nên lập hợp đồng ủy quyền có công chứng.

Giấy ủy quyền là gì? Khác gì hợp đồng ủy quyền?

Bộ luật Dân sự 2015 không có khái niệm “giấy ủy quyền” riêng. Luật chỉ quy định hợp đồng ủy quyền (từ Điều 562 đến Điều 569). Trong thực tế, “giấy ủy quyền” là văn bản do bên ủy quyền lập và ký, thể hiện ý chí giao việc cho người khác. Hợp đồng ủy quyền là văn bản do cả hai bên cùng ký, có ghi quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

Người ủy quyền thường là người từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Người chưa đủ 18 tuổi hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự chỉ ủy quyền được trong phạm vi luật cho phép và thường cần có người đại diện theo pháp luật tham gia.

Làm giấy ủy quyền ở đâu hiện nay?

Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã). Vì vậy, bạn không còn đến Phòng Tư pháp quận, huyện để chứng thực. Có ba nơi chính để làm giấy ủy quyền:

UBND xã, phường, đặc khu

Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Từ 01/11/2025, Chủ tịch được phân công hoặc ủy quyền cho người khác ký chứng thực theo quy định. Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã bãi bỏ yêu cầu về nơi cư trú đối với chứng thực chữ ký, nên bạn có thể đến UBND cấp xã thuận tiện nhất, không nhất thiết là nơi có hộ khẩu hay thường trú. Bạn cũng có thể tham khảo cách làm tương tự ở bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.

Phòng công chứng, Văn phòng công chứng

Đây là nơi công chứng giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, giải thích quyền và nghĩa vụ, xác nhận việc ủy quyền là tự nguyện. Nhiều địa phương đã chuyển một phần việc chứng thực chữ ký sang tổ chức hành nghề công chứng. Hãy hỏi trước tại nơi bạn ở.

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Nếu bạn đang ở nước ngoài, bạn lập giấy ủy quyền tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam. Trường hợp công chứng tại nước ngoài, văn bản thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ khi có điều ước hoặc thỏa thuận miễn) trước khi dùng tại Việt Nam.

Khi nào cần công chứng, khi nào chỉ cần chứng thực chữ ký?

Luật Công chứng không bắt buộc mọi giấy ủy quyền phải công chứng. Bạn có thể chọn công chứng hoặc không, trừ các trường hợp luật quy định riêng. Cách chọn phổ biến như sau:

• Chỉ cần chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã: việc đơn giản, không có thù lao, không chuyển quyền sở hữu tài sản hay quyền sử dụng bất động sản. Ví dụ: nhờ nhận lương hưu hoặc trợ cấp, nhận bưu phẩm, nộp hoặc nhận hồ sơ, nhờ trông nom nhà cửa.
• Nên lập hợp đồng ủy quyền có công chứng: ủy quyền quản lý, sử dụng, định đoạt nhà đất; ủy quyền bán xe, bán nhà; ủy quyền có thù lao; ủy quyền kéo dài hoặc giá trị lớn.
• Bắt buộc theo quy định riêng: một số việc như ủy quyền trong thỏa thuận mang thai hộ (phải công chứng), ủy quyền đăng ký hộ tịch (phải lập văn bản và chứng thực, trừ khi người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột), ủy quyền kháng cáo trong tố tụng hành chính (phải công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ khi lập tại Tòa án). Hãy xem hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận hồ sơ trước khi làm.

Mẫu giấy ủy quyền chuẩn

Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền thông dụng giữa cá nhân với cá nhân. Bạn có thể sao chép, thay thông tin trong dấu […] và chỉnh phạm vi ủy quyền cho phù hợp.

Hướng dẫn điền mẫu

• Thông tin hai bên: ghi đúng họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân hoặc số giấy tờ tùy thân như trên giấy tờ gốc. Thẻ căn cước và CCCD còn hạn đều được dùng. Nếu cần ghi nơi cấp, bạn xem thêm hướng dẫn cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ. Không ghi số sổ hộ khẩu vì sổ hộ khẩu đã hết giá trị từ 01/01/2023.
• Phạm vi ủy quyền: liệt kê từng việc cụ thể. Tránh dùng cụm “toàn quyền quyết định mọi việc”, vì dễ bị cơ quan tiếp nhận từ chối và tạo rủi ro cho bạn.
• Tài sản liên quan: nếu ủy quyền liên quan xe, đất, nhà, ghi rõ biển số, số khung, số giấy chứng nhận, địa chỉ thửa đất.
• Thời hạn: ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, hoặc mốc “đến khi hoàn thành công việc”.
• Ủy quyền lại: mặc định nên ghi “không được ủy quyền lại” để kiểm soát phạm vi.
• Chữ ký: nếu chứng thực chữ ký, bạn chỉ ký khi đã có mặt trước người chứng thực. Không ký trước.

Thủ tục, hồ sơ và mức phí

Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

1. Bước 1: Soạn sẵn giấy ủy quyền (theo mẫu trên), chưa ký.
2. Bước 2: Mang giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (thẻ căn cước, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ tích hợp trên VNeID) đến bộ phận một cửa của UBND xã, phường, đặc khu.
3. Bước 3: Ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người này kiểm tra giấy tờ, nội dung không trái luật, rồi ghi lời chứng, ký và đóng dấu.
4. Bước 4: Nộp phí và nhận lại văn bản. Hồ sơ nộp trước 15 giờ thường được giải quyết ngay trong ngày làm việc.

Công chứng giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền

1. Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tùy thân của các bên, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (nếu việc ủy quyền liên quan tài sản), dự thảo văn bản (nếu có).
2. Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng/Văn phòng công chứng. Công chứng viên có thể soạn thảo theo yêu cầu của bạn.
3. Bước 3: Đọc lại nội dung, ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên.
4. Bước 4: Nộp phí, thù lao và nhận văn bản đã công chứng.

Mức phí tham khảo

Các mức phí trên theo Thông tư 257/2016/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC) và quy định về phí chứng thực. Mức thù lao có thể thay đổi, bạn nên xem bảng niêm yết tại nơi làm thủ tục.

Thời hạn, ủy quyền lại và chấm dứt ủy quyền

Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc luật quy định. Nếu không có thỏa thuận và luật không quy định, ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Pháp luật không giới hạn thời hạn tối đa. Bạn nên ghi rõ mốc thời gian để tránh tranh chấp.

Có được ủy quyền lại không?

Bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại khi bên ủy quyền đồng ý hoặc khi pháp luật có quy định, hoặc do sự kiện bất khả kháng nếu không ủy quyền lại thì mục đích của việc ủy quyền không thể thực hiện được (Điều 564 Bộ luật Dân sự 2015). Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.

Hủy giấy ủy quyền như thế nào?

Điều 569 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép đơn phương chấm dứt ủy quyền. Nếu ủy quyền không có thù lao, mỗi bên có thể chấm dứt bất cứ lúc nào nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý. Nếu có thù lao, bên ủy quyền chấm dứt trước hạn phải trả thù lao tương ứng phần việc đã làm và bồi thường thiệt hại. Bên ủy quyền cần thông báo bằng văn bản cho bên thứ ba biết, nếu không, giao dịch với bên thứ ba vẫn có thể có hiệu lực. Ngoài ra, ủy quyền cũng chấm dứt khi công việc hoàn thành, hết thời hạn, hoặc khi một bên là cá nhân chết.

Những lưu ý để giấy ủy quyền không bị từ chối

• Hỏi trước cơ quan tiếp nhận. Ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, đăng ký xe, đăng ký đất đai có thể yêu cầu giấy ủy quyền theo mẫu riêng hoặc phải công chứng. Ví dụ, khi nhờ người khác làm hồ sơ nhận bảo hiểm xã hội một lần, bạn cần xem cơ quan BHXH yêu cầu hình thức văn bản nào.
• Việc có chuyển quyền tài sản thì cẩn trọng. Với nhà đất, xe, bạn nên dùng hợp đồng ủy quyền có công chứng. Giấy tờ viết tay không đủ giá trị trong nhiều giao dịch. Bạn có thể xem thêm giấy tờ mua bán đất viết tay có giá trị không và mẫu giấy bán xe máy cá nhân.
• Không ký giấy ủy quyền “trắng”. Đây là lỗi thường gặp nhất gây mất tài sản.
• Chọn người đáng tin. Người được ủy quyền hành động trong phạm vi ủy quyền thì hậu quả pháp lý do bên ủy quyền chịu. Nếu làm vượt quá phạm vi, người này phải chịu trách nhiệm phần vượt.
• Không dùng giấy tờ giả, không giả mạo chữ ký. Giả mạo giấy ủy quyền để chiếm đoạt tài sản hoặc làm giả giấy tờ của cơ quan, tổ chức có thể bị xử phạt hành chính hoặc xử lý hình sự tùy mức độ.
• Giữ bản sao. Mỗi bên nên giữ ít nhất một bản gốc, và bản sao giấy tờ tùy thân đã đối chiếu.

Câu hỏi thường gặp

Giấy ủy quyền chỉ thật sự an toàn khi ghi rõ người nhận, việc được làm, thời hạn và được chứng thực hoặc công chứng đúng nơi có thẩm quyền. Việc đơn giản thì chứng thực chữ ký ở UBND cấp xã là đủ. Việc liên quan tài sản lớn, nên chọn hợp đồng ủy quyền có công chứng.

Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Nội dung do Ban biên tập Luật Sư X tổng hợp để tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.