Đơn xin nghỉ phép của công nhân là văn bản ngắn gửi người quản lý trực tiếp (tổ trưởng, quản đốc) và bộ phận nhân sự, nêu rõ họ tên, bộ phận, lý do, thời gian nghỉ và ngày đi làm lại. Công nhân mới vào làm vẫn có thể xin nghỉ, nhưng số ngày phép được tính theo số tháng đã làm. Bài này có sẵn mẫu đơn để bạn sao chép.
Tóm tắt nhanh
- Đơn cần có: quốc hiệu – tiêu ngữ, người nhận, thông tin người viết, lý do, thời gian nghỉ, cam kết bàn giao công việc, chữ ký.
- Phép năm: 12 ngày/năm với công việc bình thường (14 hoặc 16 ngày với công việc nặng nhọc, độc hại), cứ đủ 5 năm làm cho một công ty được cộng thêm 1 ngày.
- Làm chưa đủ 12 tháng: số ngày phép tính theo tỷ lệ với số tháng làm việc.
- Nghỉ việc riêng (kết hôn, tang) chỉ cần thông báo cho công ty, không phải chờ duyệt như nghỉ phép năm.
- Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Công nhân mới vào làm có được nghỉ phép không?
Có. Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng. Số ngày là 12 ngày làm việc với công việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày với lao động chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; 16 ngày với nghề đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Nếu bạn làm chưa đủ 12 tháng, số ngày phép được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Cách tính cụ thể do Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn: lấy số ngày phép cả năm chia 12, nhân với số tháng đã làm. Thời gian thử việc, học nghề, tập nghề cho chính công ty đó (nếu sau đó bạn được nhận làm việc) cũng được tính vào thời gian làm việc để tính phép.
Ví dụ: Anh Nam là công nhân may, điều kiện bình thường, vào làm từ tháng 1 và đến tháng 7 đã làm đủ 6 tháng. Số phép tạm tính là 12 ÷ 12 × 6 = 6 ngày. Anh có thể viết đơn xin nghỉ 2 ngày trong số đó. Nhiều công ty còn có quy chế riêng (ví dụ cho tạm ứng phép hoặc chỉ cho nghỉ sau khi ký hợp đồng chính thức), nên anh cần đối chiếu nội quy công ty.
Cứ đủ 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động, số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm 1 ngày. Công nhân mới chưa có thâm niên nên chưa được cộng khoản này. Muốn biết mình đã đủ tuổi và điều kiện để ký hợp đồng hay chưa, bạn xem thêm bài độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
Mẫu đơn xin nghỉ phép của công nhân
Bạn có thể chép mẫu dưới đây vào giấy A4 viết tay hoặc soạn trên máy tính, rồi thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của mình. Nếu công ty có mẫu riêng (thường có sẵn ở phòng nhân sự), hãy ưu tiên dùng mẫu đó.
MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP NĂM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————oOo—————
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi:
– Ban Giám đốc [Tên công ty];
– Phòng Nhân sự;
– Quản đốc/Tổ trưởng [Tên phân xưởng/tổ sản xuất].
Tôi tên là: [Họ và tên]. Sinh ngày: [dd/mm/yyyy].
Số căn cước/CCCD: [số], mã nhân viên (số thẻ): [mã].
Chức danh/Công việc: Công nhân [vị trí]. Bộ phận: [Tổ/Chuyền/Phân xưởng].
Ngày bắt đầu làm việc tại công ty: [dd/mm/yyyy].
Nay tôi làm đơn này kính xin Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự và Quản đốc/Tổ trưởng cho tôi được nghỉ phép năm [số ngày] ngày, kể từ ngày [dd/mm/yyyy] đến hết ngày [dd/mm/yyyy]. Tôi sẽ đi làm lại vào ngày [dd/mm/yyyy].
Lý do xin nghỉ: [Ví dụ: về quê giải quyết việc gia đình / đưa con đi khám bệnh / làm thủ tục giấy tờ cá nhân].
Trong thời gian nghỉ, tôi đã bàn giao công việc cho anh/chị [Họ tên người nhận bàn giao] và sẽ liên lạc qua số điện thoại [số điện thoại] khi cần thiết.
Tôi xin cam kết thực hiện đúng nội quy lao động của công ty và trở lại làm việc đúng thời hạn. Kính mong Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự và Quản đốc/Tổ trưởng xem xét, chấp thuận.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
[Địa danh], ngày [dd] tháng [mm] năm [yyyy]
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Ý kiến của Tổ trưởng/Quản đốc: ……………………………………………
Ý kiến của Phòng Nhân sự: ……………………………………………
Ý kiến của Ban Giám đốc: ……………………………………………
Bạn cũng có thể tham khảo thêm một bản rút gọn trong bài mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản nếu công ty chỉ yêu cầu đơn ngắn.
Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép
- Bước 1 – Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên đơn: viết đúng thể thức, tên đơn là “ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP” (hoặc “ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC RIÊNG” nếu nghỉ theo Điều 115). Cách trình bày văn bản chuẩn có thể xem thêm ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính.
- Bước 2 – Người nhận: ghi theo quy trình duyệt của công ty. Công nhân thường gửi tổ trưởng/quản đốc trước, sau đó đến nhân sự và giám đốc. Không cần ghi cơ quan nhà nước nào.
- Bước 3 – Thông tin cá nhân: họ tên, mã nhân viên, bộ phận, ngày vào làm. Đây là căn cứ để nhân sự đối chiếu số ngày phép còn lại của bạn.
- Bước 4 – Thời gian nghỉ: ghi rõ số ngày, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngày đi làm lại. Không viết chung chung như “nghỉ vài hôm”.
- Bước 5 – Lý do: nêu ngắn gọn, trung thực. Nghỉ phép năm về nguyên tắc không bắt buộc phải có lý do cụ thể, nhưng ghi lý do giúp người duyệt sắp xếp ca kíp dễ hơn.
- Bước 6 – Bàn giao và cam kết: nêu người nhận bàn giao, cách liên lạc khi cần. Đây là phần giúp đơn dễ được chấp thuận ở xưởng sản xuất có định mức theo chuyền.
- Bước 7 – Ký tên và nộp sớm: ký, ghi rõ họ tên, ghi ngày làm đơn. Nộp đơn trước ngày nghỉ càng sớm càng tốt, giữ lại một bản có chữ ký nhận hoặc chụp ảnh đơn đã duyệt.
Trường hợp công ty yêu cầu đóng dấu “đã nhận” hoặc dấu duyệt, bạn tham khảo cách thực hiện ở bài cách đóng dấu giáp lai nếu đơn có nhiều trang đính kèm giấy tờ.
Mẫu đơn xin nghỉ việc riêng, nghỉ ốm ngắn ngày
Khi nghỉ vì kết hôn, tang chế hoặc ốm đau đột xuất, bạn có thể dùng mẫu gọn dưới đây.
MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC RIÊNG / NGHỈ ỐM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ [VIỆC RIÊNG / ỐM]
Kính gửi: Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự và Quản đốc/Tổ trưởng [bộ phận].
Tôi tên là: [Họ và tên], mã nhân viên: [mã], công nhân [vị trí], bộ phận [tên bộ phận].
Tôi làm đơn này để thông báo và xin phép được nghỉ [số ngày] ngày, từ ngày [dd/mm/yyyy] đến hết ngày [dd/mm/yyyy], với lý do: [kết hôn / cha mẹ mất / bản thân bị ốm, có giấy khám bệnh kèm theo].
Tôi xin cam kết bổ sung giấy tờ liên quan (giấy chứng nhận kết hôn, giấy báo tử, giấy ra viện hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH) khi công ty yêu cầu và đi làm lại vào ngày [dd/mm/yyyy].
Kính mong Ban Giám đốc, Phòng Nhân sự và Quản đốc/Tổ trưởng xem xét. Tôi xin chân thành cảm ơn!
[Địa danh], ngày [dd] tháng [mm] năm [yyyy]
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Lưu ý: Nếu nghỉ ốm và đang tham gia BHXH bắt buộc, bạn có thể được hưởng chế độ ốm đau từ quỹ BHXH thay vì dùng ngày phép năm. Cần giấy tờ của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hợp pháp. Khi sau này nghỉ việc và muốn rút BHXH một lần, bạn xem bài cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Phân biệt nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không lương
| Loại nghỉ | Số ngày | Lương | Cách xin nghỉ |
|---|---|---|---|
| Nghỉ phép năm (Điều 113, 114) | 12/14/16 ngày/năm, cộng thêm 1 ngày mỗi 5 năm làm việc | Hưởng nguyên lương | Công ty sắp xếp lịch nghỉ sau khi tham khảo ý kiến người lao động; người lao động có thể thỏa thuận chia nhỏ số ngày phép |
| Bản thân kết hôn (Điều 115 khoản 1) | 3 ngày | Hưởng nguyên lương | Thông báo cho công ty |
| Con đẻ, con nuôi kết hôn | 1 ngày | Hưởng nguyên lương | Thông báo cho công ty |
| Cha mẹ đẻ/nuôi, cha mẹ vợ hoặc chồng, vợ/chồng, con chết | 3 ngày | Hưởng nguyên lương | Thông báo cho công ty |
| Ông bà nội ngoại, anh chị em ruột chết; cha mẹ kết hôn; anh chị em ruột kết hôn (Điều 115 khoản 2) | 1 ngày | Không hưởng lương | Thông báo cho công ty |
| Nghỉ không lương khác (Điều 115 khoản 3) | Theo thỏa thuận | Không hưởng lương | Thỏa thuận với công ty bằng đơn và được đồng ý |
Như vậy, với nghỉ việc riêng ở khoản 1 và khoản 2 Điều 115, bạn chỉ cần thông báo cho công ty, không cần chờ “duyệt” như nghỉ phép năm. Việc làm đơn vẫn nên thực hiện để có chứng cứ.
Lưu ý để đơn được duyệt và không bị trừ quyền lợi
Báo trước và theo lịch nghỉ của công ty
Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước ít nhất 5 ngày. Vì vậy, khi xin nghỉ đột xuất vào mùa cao điểm, đơn có thể bị từ chối hoặc phải chờ sắp xếp. Bạn nên nộp đơn sớm và trao đổi trực tiếp với tổ trưởng.
Nghỉ gộp, nghỉ thêm ngày đi đường
Bạn có thể thỏa thuận với công ty để gộp phép của tối đa 3 năm nghỉ một lần. Khi nghỉ phép năm và đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi lẫn về trên 2 ngày, từ ngày thứ 3 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày phép, và chỉ tính cho 1 lần nghỉ trong năm.
Thanh toán ngày phép chưa nghỉ
Nếu thôi việc hoặc mất việc mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết ngày phép, người sử dụng lao động phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Khi nghỉ phép mà chưa đến kỳ trả lương, bạn còn được tạm ứng tiền lương theo Bộ luật Lao động.
Nghỉ không đơn, nghỉ quá hạn có thể bị xử lý kỷ luật
Tự ý nghỉ mà không có đơn hoặc không được chấp thuận có thể bị tính là nghỉ không phép. Nếu vi phạm nội quy lao động, công ty có thể xử lý kỷ luật theo quy định. Trường hợp bị yêu cầu viết giải trình, bạn tham khảo thêm bài cách viết bản kiểm điểm để trình bày đúng.
Cảnh báo: Công ty không cho nghỉ phép năm, nghỉ lễ hoặc nghỉ việc riêng đúng luật có thể bị xử phạt hành chính. Nghị định 283/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 10/9/2026, sửa đổi Nghị định 12/2022/NĐ-CP) quy định mức phạt tính theo số người lao động bị vi phạm. Không bảo đảm nghỉ việc riêng bị phạt 2–5 triệu đồng; vi phạm về nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm, nghỉ lễ, Tết bị phạt trong khung 10–20 triệu đồng. Nếu quyền lợi bị ảnh hưởng, bạn có thể phản ánh tới công đoàn cơ sở hoặc cơ quan quản lý lao động ở địa phương, nay thuộc Sở Nội vụ.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Cách tính phép và các quy định trên căn cứ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP; hãy kiểm tra thêm nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng của bạn vì có thể quy định có lợi hơn luật.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14): Điều 113, 114, 115.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (Điều 65, 66 về thời gian tính phép và cách tính ngày nghỉ hằng năm).
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (hiệu lực 10/9/2026).
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (chế độ ốm đau).
Câu hỏi thường gặp
Công nhân đang thử việc có được xin nghỉ phép năm không?
Pháp luật tính thời gian thử việc vào thời gian làm việc để tính phép nếu sau đó bạn được nhận làm việc chính thức. Tuy nhiên, việc cho nghỉ có hưởng lương trong thời gian thử việc phụ thuộc vào thỏa thuận hoặc quy chế của công ty. Bạn nên hỏi bộ phận nhân sự trước khi nộp đơn.
Đơn xin nghỉ phép có bắt buộc phải viết tay không?
Không. Pháp luật không bắt buộc viết tay hay đánh máy. Quan trọng là đơn có nội dung đầy đủ, có chữ ký của bạn và được công ty tiếp nhận. Nhiều công ty cho xin nghỉ qua phần mềm nhân sự hoặc ứng dụng nội bộ, bạn vẫn nên lưu lại bằng chứng đã gửi.
Công ty không đồng ý cho nghỉ phép năm thì làm thế nào?
Công ty có quyền sắp xếp lịch nghỉ nhưng không được từ chối cả năm để bạn không được nghỉ. Bạn nên trao đổi để chọn thời điểm khác hoặc thỏa thuận chia nhỏ số ngày phép. Nếu công ty cố tình không bảo đảm nghỉ hằng năm, bạn có thể phản ánh tới công đoàn hoặc cơ quan quản lý lao động.
Nghỉ phép năm có bị trừ lương không?
Không. Nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Nghỉ việc riêng ở khoản 1 Điều 115 cũng hưởng nguyên lương, còn trường hợp ở khoản 2 và nghỉ không lương theo thỏa thuận thì không được trả lương cho những ngày nghỉ đó.
Nghỉ kết hôn 3 ngày có phải xin duyệt không?
Theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019, bạn được nghỉ 3 ngày hưởng nguyên lương và phải thông báo cho công ty. Bạn nên nộp đơn hoặc báo bằng văn bản, tin nhắn có lưu lại, kèm bản chụp giấy chứng nhận kết hôn khi công ty yêu cầu.
Có thể dùng ngày phép năm để nghỉ khi người thân mất không?
Thân nhân thuộc nhóm được nghỉ việc riêng thì bạn nghỉ theo Điều 115, không cần trừ vào phép năm. Nếu cần nghỉ lâu hơn số ngày luật quy định, bạn có thể thỏa thuận dùng thêm ngày phép năm hoặc nghỉ không hưởng lương.
Một đơn xin nghỉ phép rõ ràng, nộp sớm và bàn giao việc đầy đủ sẽ giúp công nhân, đặc biệt người mới vào làm, được duyệt nhanh và giữ trọn quyền lợi về lương. Hãy đối chiếu số ngày phép của mình theo số tháng đã làm, phân biệt đúng nghỉ phép năm với nghỉ việc riêng, và lưu lại bản đơn đã được tiếp nhận.
