Sổ cổ đông (tên gọi đầy đủ là sổ đăng ký cổ đông) là tài liệu bắt buộc của công ty cổ phần, ghi nhận ai đang sở hữu bao nhiêu cổ phần. Công ty phải lập và lưu giữ sổ từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ có thể là văn bản giấy hoặc dữ liệu điện tử. Pháp luật chỉ quy định nội dung chủ yếu, không bắt buộc một mẫu thống nhất; bài này cung cấp mẫu đầy đủ để bạn sao chép và chỉnh sửa.
Tóm tắt nhanh
- Căn cứ chính: Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật 59/2020/QH14), được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 76/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2025). Đến tháng 10/2026 chưa có luật nào thay thế Luật Doanh nghiệp 2020.
- Chỉ công ty cổ phần mới có sổ cổ đông. Công ty TNHH lập sổ đăng ký thành viên.
- Sổ gồm 5 nhóm nội dung chủ yếu: thông tin công ty, cổ phần được quyền chào bán, cổ phần đã bán, thông tin từng cổ đông, số cổ phần và ngày đăng ký của mỗi người.
- Người mua cổ phần trở thành cổ đông khi thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ.
- Sổ phải được cập nhật kịp thời khi có thay đổi cổ đông.
Sổ cổ đông là gì và ai phải lập?
Sổ cổ đông là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty. Đây là tài liệu nội bộ, dùng làm chứng cứ xác định ai là cổ đông, họ nắm bao nhiêu cổ phần và từ khi nào.
Người phải lập sổ là công ty cổ phần. Thời điểm lập: ngay từ khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khác với danh sách cổ đông sáng lập nộp kèm hồ sơ đăng ký, sổ cổ đông là tài liệu công ty tự lập, tự giữ và cập nhật liên tục trong suốt quá trình hoạt động.
Nếu bạn điều hành công ty TNHH thì không có “sổ cổ đông”. Công ty TNHH lập sổ đăng ký thành viên (hoặc sổ đăng ký chủ sở hữu tùy loại hình) theo quy định riêng của Luật Doanh nghiệp.
Sổ đăng ký cổ đông phải có những nội dung gì?
Theo khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020, sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
| Nhóm nội dung | Chi tiết cần ghi |
|---|---|
| Thông tin công ty | Tên và địa chỉ trụ sở chính |
| Cổ phần được quyền chào bán | Tổng số cổ phần được quyền chào bán, các loại cổ phần và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại |
| Cổ phần đã bán | Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp |
| Cổ đông là cá nhân | Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân |
| Cổ đông là tổ chức | Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính |
| Phần sở hữu | Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông và ngày đăng ký cổ phần |
Đây là các nội dung tối thiểu. Công ty có thể bổ sung thêm cột như số điện thoại, email, số Giấy chứng nhận cổ phần, ghi chú về cổ phần hạn chế chuyển nhượng hay cổ phần đang thế chấp, miễn là không trái luật và Điều lệ.
Về “số giấy tờ pháp lý của cá nhân”, bạn có thể ghi số định danh cá nhân trên thẻ căn cước/CCCD hoặc số hộ chiếu với người nước ngoài. Nếu cần ghi nơi cấp, bạn xem cách ghi trong bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ; nếu cần đối chiếu thông tin thẻ, xem thêm tra số căn cước công dân online.
Mẫu sổ cổ đông mới nhất để sao chép
Dưới đây là mẫu sổ đăng ký cổ đông xây dựng bám sát khoản 2 Điều 122. Bạn có thể dán vào Word hoặc Excel, điều chỉnh số cột theo thực tế công ty.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG
CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]
SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG
PHẦN I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY
1. Tên công ty (tiếng Việt): …………………………………………………………
2. Tên giao dịch / tên viết tắt (nếu có): ……………………………………………
3. Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………………………
4. Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………
5. Ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: ……/……/………
6. Vốn điều lệ: …………………… đồng. Mệnh giá cổ phần: …………………… đồng/cổ phần.
7. Ngày lập sổ: ……/……/………
PHẦN II. CỔ PHẦN ĐƯỢC QUYỀN CHÀO BÁN
| STT | Loại cổ phần | Số cổ phần được quyền chào bán |
|---|---|---|
| 1 | Cổ phần phổ thông | ………………… |
| 2 | Cổ phần ưu đãi biểu quyết (nếu có) | ………………… |
| 3 | Cổ phần ưu đãi cổ tức (nếu có) | ………………… |
| 4 | Cổ phần ưu đãi hoàn lại (nếu có) | ………………… |
| Tổng số cổ phần được quyền chào bán | ………………… | |
PHẦN III. CỔ PHẦN ĐÃ BÁN
| STT | Loại cổ phần | Số cổ phần đã bán | Giá trị vốn cổ phần đã góp (đồng) |
|---|---|---|---|
| 1 | Cổ phần phổ thông | ………… | ………… |
| 2 | Cổ phần ưu đãi (ghi rõ loại) | ………… | ………… |
| Tổng cộng | ………… | ………… | |
PHẦN IV. DANH SÁCH CỔ ĐÔNG LÀ CÁ NHÂN
| STT | Họ và tên | Quốc tịch | Số giấy tờ pháp lý (CCCD/căn cước/hộ chiếu) | Địa chỉ liên lạc | Loại cổ phần | Số cổ phần | Tỷ lệ (%) | Ngày đăng ký cổ phần | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | … | … | … | … | … | … | … | …/…/… | … |
| 2 | … | … | … | … | … | … | … | …/…/… | … |
PHẦN V. DANH SÁCH CỔ ĐÔNG LÀ TỔ CHỨC
| STT | Tên tổ chức | Mã số doanh nghiệp / số giấy tờ pháp lý | Địa chỉ trụ sở chính | Loại cổ phần | Số cổ phần | Tỷ lệ (%) | Ngày đăng ký cổ phần | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | … | … | … | … | … | … | …/…/… | … |
| 2 | … | … | … | … | … | … | …/…/… | … |
PHẦN VI. THEO DÕI BIẾN ĐỘNG CỔ ĐÔNG
| Ngày cập nhật | Nội dung thay đổi (phát hành thêm, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho…) | Bên chuyển / bên nhận | Số cổ phần thay đổi | Căn cứ (hợp đồng, nghị quyết…) | Người cập nhật ký tên |
|---|---|---|---|---|---|
| …/…/… | … | … | … | … | … |
……, ngày ….. tháng ….. năm …….
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Hướng dẫn điền mẫu sổ cổ đông
- Bước 1 – Điền thông tin công ty: sao chép chính xác tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở từ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành. Nếu công ty đã đổi địa chỉ do sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, hãy ghi theo địa chỉ đang đăng ký.
- Bước 2 – Ghi cổ phần được quyền chào bán: lấy theo Điều lệ công ty. Tổng số cổ phần được quyền chào bán là cơ sở để tính vốn điều lệ.
- Bước 3 – Ghi cổ phần đã bán: chỉ tính số cổ phần đã được thanh toán, kèm giá trị vốn đã góp. Cổ phần chưa thanh toán không ghi vào mục đã bán.
- Bước 4 – Lập danh sách từng cổ đông: cá nhân ghi họ tên, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên lạc; tổ chức ghi tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở. Mỗi cổ đông ghi số lượng từng loại cổ phần và ngày đăng ký.
- Bước 5 – Kiểm tra số liệu: tổng cổ phần của tất cả cổ đông phải bằng tổng cổ phần đã bán; tổng tỷ lệ phải là 100% số đã bán.
- Bước 6 – Ký xác nhận: người đại diện theo pháp luật ký. Nếu sổ nhiều trang và lưu bản giấy, bạn nên đóng dấu giáp lai để tránh thay trang; xem hướng dẫn tại bài cách đóng dấu giáp lai.
Lưu ý: Nếu cổ đông là cá nhân đã có mã số thuế, công ty có thể ghi thêm cột mã số thuế để phục vụ kê khai thuế khi chia cổ tức hoặc chuyển nhượng. Từ 01/07/2025, mã số thuế cá nhân là số định danh cá nhân; bạn xem thêm tại bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
Lưu giữ, cập nhật và quyền kiểm tra sổ cổ đông
Sổ cổ đông lưu ở đâu?
Sổ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc tại tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ mà công ty thuê, theo quy định tại Điều lệ. Với bản điện tử, công ty nên có cơ chế sao lưu và phân quyền chỉnh sửa để tránh sửa số liệu tùy tiện.
Khi nào phải cập nhật sổ cổ đông?
Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan, theo cách thức quy định tại Điều lệ. Các trường hợp thường gặp:
- Cổ đông chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế cổ phần.
- Công ty phát hành thêm cổ phần, tăng hoặc giảm vốn điều lệ.
- Cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc: cổ đông phải thông báo kịp thời để công ty cập nhật; nếu không thông báo, công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được.
Ai được xem sổ cổ đông?
Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của các cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông. Sổ không phải tài liệu công khai cho người ngoài công ty, vì có chứa thông tin cá nhân. Công ty cần xử lý dữ liệu này theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2026).
Ghi vào sổ có ý nghĩa gì với tư cách cổ đông?
Khi cổ phần được thanh toán đủ và thông tin của người mua được ghi đầy đủ vào sổ, người đó trở thành cổ đông của công ty. Vì vậy, nếu công ty để sổ sai hoặc không cập nhật, dễ phát sinh tranh chấp về quyền biểu quyết, nhận cổ tức hay tư cách dự họp Đại hội đồng cổ đông.
Cảnh báo: Không nên tẩy xóa, sửa số liệu trong sổ giấy mà không có chữ ký xác nhận. Việc ghi sai hoặc cố ý làm sai lệch thông tin cổ đông có thể dẫn đến tranh chấp và trách nhiệm pháp lý của người đại diện theo pháp luật.
Điểm cần lưu ý từ Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025
Luật số 76/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025. Một số điểm liên quan đến sổ cổ đông:
- Danh sách cổ đông dự họp: danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông, sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán của công ty. Do đó sổ cổ đông cần chính xác tại thời điểm chốt danh sách.
- Thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh: công ty cổ phần (trừ công ty niêm yết và đăng ký giao dịch chứng khoán) phải thông báo chậm nhất 03 ngày làm việc khi có thông tin hoặc có thay đổi của cổ đông là cá nhân nước ngoài hoặc tổ chức theo nội dung luật quy định. Hãy đối chiếu với Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Chủ sở hữu hưởng lợi: người nắm quyền sở hữu hoặc chi phối thực tế không nhất thiết là người đứng tên trên sổ cổ đông, nhưng thông tin này có thể phải kê khai riêng khi đăng ký doanh nghiệp.
Với công ty niêm yết hoặc đăng ký giao dịch chứng khoán, việc quản lý danh sách người sở hữu chứng khoán thực hiện theo pháp luật chứng khoán, thông qua tổ chức lưu ký.
Lưu ý: Mẫu trên mang tính tham khảo. Công ty nên đối chiếu Điều lệ và các văn bản hướng dẫn mới nhất; trường hợp có vốn nước ngoài hoặc đã đại chúng hóa thì cần rà soát thêm quy định chuyên ngành.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu sổ cổ đông có bắt buộc theo một biểu mẫu nhà nước không?
Không. Luật Doanh nghiệp chỉ quy định các nội dung chủ yếu phải có trong sổ, không ban hành một mẫu thống nhất bắt buộc. Công ty tự thiết kế mẫu miễn là đủ nội dung theo Điều 122 và phù hợp Điều lệ.
Sổ cổ đông có phải nộp cho cơ quan nhà nước không?
Không phải nộp sổ này khi lập. Sổ là tài liệu nội bộ lưu tại công ty. Tuy nhiên, khi có thay đổi thuộc diện phải thông báo (ví dụ cổ đông sáng lập hoặc cổ đông nước ngoài), công ty phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
Sổ cổ đông có thể lập bằng file Excel không?
Có. Luật cho phép sổ là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử. Bạn nên lưu kèm bản in có chữ ký người đại diện theo pháp luật tại các thời điểm quan trọng và sao lưu dữ liệu định kỳ.
Công ty TNHH có cần lập sổ cổ đông không?
Không. Công ty TNHH không có cổ đông nên không lập sổ cổ đông. Công ty TNHH hai thành viên trở lên lập sổ đăng ký thành viên theo quy định riêng.
Khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần, ai cập nhật sổ?
Công ty có trách nhiệm cập nhật kịp thời theo yêu cầu của cổ đông liên quan, theo trình tự trong Điều lệ. Hồ sơ thường gồm hợp đồng chuyển nhượng, giấy tờ nhân thân các bên và xác nhận đã thanh toán.
Cổ đông đổi địa chỉ thì làm gì?
Cổ đông phải thông báo kịp thời cho công ty để cập nhật vào sổ. Nếu không thông báo, công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14), trong đó có Điều 122 (Sổ đăng ký cổ đông) và Điều 124 (Thanh toán mua cổ phần).
- Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026).
- Điều lệ công ty cổ phần (quy định chi tiết về cách cập nhật và lưu giữ sổ).
Tóm lại, sổ cổ đông là tài liệu nền tảng của công ty cổ phần: chỉ cần ghi đủ nội dung theo Điều 122, cập nhật kịp thời mỗi khi cổ phần thay đổi và lưu giữ cẩn thận, bạn đã giảm đáng kể rủi ro tranh chấp về tư cách cổ đông. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
